Мы видим, что отказ от бумаги и переход к обмену электронными документами ускоряет процессы и делает их прозрачными. Например, один наш клиент рассказал, что они сократили трудозатраты в 13 раз после перехода на электронный документооборот (с ~6245 чел./ч до ~470 чел./ч в месяц). Государство также поддерживает переход на электронный обмен данными – за последние 3 года была существенно доработана нормативная база.
Электронный документооборот становится не только выгодным, но и безопасным с точки зрения рисков судебных споров. Компании могут обмениваться электронными документами с контрагентами и даже сотрудниками. Что уже легально в части работы с электронной подписью (ЭП), а что пока не определено – рассказываем в этой статье.
Новый формат ЭП и машиночитаемые доверенности
В процессе работы сложилось так, что организации покупают набор ключей для ЭП и передают их реальным исполнителям по видам операций. Эти ключи требуют ежегодного обновления. Их использование становилось дорогостоящим.
В 2023 г. нас ждёт переход на новые форматы ЭП. Поэтому в последнее время столько разговоров про машиночитаемые доверенности. Новый формат предполагает введение 2 типов ЭП: юридического и физического лица. Физическое лицо может подписать документ своей подписью, заверив её машиночитаемой доверенностью (МЧД). МЧД указывает доверенное лицо и коды полномочий и заверяется подписью юридического лица.
Изменения должны были вступить в силу с 1 января 2022 года. Но всё перенесли на 1 января 2023, а потом на 1 сентября 2023. Ждём-с…
ЭП в кадровых документах
Кадровые документы оставались на бумаге вплоть до начала пандемии. Изменения в Трудовом кодексе, утверждённые 1 ноября 2022 г., радикально изменили ситуацию. Они разрешили перевести в электронный вид все документы, кроме 3: акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и подтверждение прохождения инструктажа по технике безопасности.
Большинство кадровых документов со стороны работодателя должны подписываться УКЭП (усиленной квалифицированной подписью). Однако нужны они не для всех сотрудников, а для первых лиц компании и сотрудников кадровой службы. Сотрудники могут подписывать документы УНЭП или даже простой ЭП.
Тут сразу отметим, что применение простой ЭП в кадровом документообороте требует организовать передачу кадровых документов на портал Госуслуг. Механизмы интеграции пока не регламентированы, и реализовать такую связь сложно. Но можно воспользоваться бесплатным сервисом – «Работа России». Этот продукт может показаться привлекательным, но имеет существенное ограничение – организация может организовать обмен кадровыми документами через сервис только с 50 сотрудниками. Даже для многих компаний среднего бизнеса – угрожающе маленькое ограничение.
Самым разумным вариантом применения ЭП для сотрудников в кадровом документообороте сегодня является облачная УНЭП, на которую не накладываются требования ФСБ и которая уже сегодня доступна корпоративным клиентам. Стоимость использования облачной УНЭП варьируется у различных поставщиков в районе 500 рублей в год на пользователя. Накладные расходы на сопровождение такой подписи сводятся к нулю, в отличие от использования внутрикорпоративных сервисов ЭП. Таким образом, уже сегодня переход на безбумажный кадровый документооборот реален. Единственное, о чём стоит позаботиться – это интеграция вашей системы документооборота с выбранным вами провайдером услуг облачной УНЭП.
Приложение «Госключ»
Ещё шаг к доступности электронной подписи – приложение «Госключ». Минцифра анонсировала его ещё в 2021 г. В конце 2022 г. было открыто API. Это доступный на всех смартфонах сервис для онлайн-подписания документов между физическими и юридическими лицами.
Чтобы начать им пользоваться, достаточно скачать мобильное приложение. Пройти регистрацию с использованием данных своей подтверждённой учётной записи на портале «Госуслуги». Запросить и выпустить сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Для получения сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) дополнительно потребуется загранпаспорт нового образца, а смартфон должен быть с NFC-модулем. Ключ электронной подписи хранится и применяется в приложении – не нужны USB-токены и СМС-пароли. Выпуск электронных подписей в сервисе «Госключ» осуществляется бесплатно.
Юридическому лицу пока задействовать «Госключ» можно, только если оно присоединилось к эксперименту по согласованию с Минцифрами. Тогда, чтобы подписать документ, пользователь, т. е. сотрудник компании, должен послать этот документ через специальную форму на портале Госуслуг. Необходимость переключаться между различными интерфейсами создавала трудности, но пока не было опубликовано API, вендоры СЭД не могли реализовать бесшовные интеграционные связки в своих решениях. В ноябре 2022 года был представлен организационный процесс подключения по API и началась активная подготовка к интеграции на стороне вендоров корпоративных систем.
В последние годы законодательство поддерживает переход на безбумажные процессы – заполняются правовые пробелы, которым ранее много лет не уделялось внимание. До перехода на полностью цифровые технологии и экосистемы остаётся совсем немного. Если вам интересно узнать больше про переход на безбумажные технологии в организации с точки зрения технологий, процессов и нормативной базы, то мы подготовили подробную методичку, которая содержит ответы на эти вопросы.
