Сегодня многие компании вынуждены мигрировать на российский софт, в связи с санкционными ограничениями или требованиями регуляторов. У нас есть похожий опыт, хотя сам процесс миграции произошёл до введения санкций, а обязательств по импортозамещению у нашей компании нет. Мы отказались от SAP и заменили его 1C ещё в 2021-м году. Под катом расскажем о том, почему у нас возникла такая необходимость, как переехали и с какими проблемами столкнулись.
Причины и задачи миграции
Причина 1: SAP - дорого и избыточно
Основной причиной, по которой мы осознали необходимость миграции, стали изменения в структуре компании. Ранее мы работали в составе холдинга, в ЕАЕ-Консалт было 45 обособленных подразделений и 1300 сотрудников, компания имела оборот 3 млрд. В этот период использование SAP себя оправдывало, так как функций и возможностей 1С:Предприятие, по нашему мнению, было недостаточно. Более того, сотрудники наших финансовых отделов привыкли работать с SAP, а переход на другую систему в такой большой компании был бы сопряжен с высокими расходами и рисками.
С 2011 по 2019-й весь холдинг работал на SAP. Управляющая компания холдинга пробовала работать с 1С, но в процессе унификации также перешла на SAP. C 2011 по 2014-й мы использовали SAP ERP ECC6 и SAP HCM, которые арендовали у Лукойл. С 2014 произошло разделение систем SAP ERP ECC6 и SAP HCM, мы мигрировали обе системы на СУБД HANA в собственный ЦОД. В 2017 перешли на SAP S4/Hana 1709 в Microsoft Azure. В 2019 внедрили SAP S/4Hana 1909. В 2020-м мигрировали SAP HCM в Yandex Cloud и выделили данные ЕАЕ-Консалт из системы HCM холдинга. Тогда начался наш самостоятельный опыт и он был достаточно удачным, в рамках тех задач, которые стояли перед нами в тот момент.
Когда ЕАЕ-Консалт начала самостоятельную деятельность вне холдинга, количество сотрудников сократилось до 150, подразделений до 20, а ориентировочный оборот стал составлять 300 млн. Стало очевидно, что прежний подход избыточен и экономически расточителен. SAP покупали для большой компании, и, в силу жесткой позиции вендора, размеры отчислений за поддержку — 22% от стоимости купленных лицензий, не уменьшались, а рассчитывались от исходной, когда количество пользователей было во много раз больше. Важно понимать, что тогда не было ERP и подходы к работе в SAP привычно поднимались из практики Лукойла.
Мы решили, что будет целесообразно перейти на 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП. Сыграло роль также то, что 1C подросла за это время, как продукт, и появилось понимание, что всю основную методологию, используемую для работы в SAP, можно реализовать там.
Отличия, безусловно, оставались, и мы понимали, что в SAP, как в транзакционной системе, проще искать ошибки, отслеживать изменения данных. Но эти отличия не показались настолько существенными, чтобы отказаться от идеи миграции. Профит от снижения стоимости владения грел душу значительно сильнее, чем возможность удобно отслеживать изменения. Сокращение ежегодных 22% от стоимости лицензии за поддержку, при использовании 1C, стал достаточно веским аргументом. В компании, где работает 150 человек, эти деньги не кажутся настолько несущественными.
Причина 2: 1С, как модуль для платформы управления предприятием
Ещё одной причиной миграции стало желание руководства сделать платформу управления компанией, которая позволит отказаться от подходов в ERP. Реализовать принципиально иной подход к ведению бухгалтерского и управленческого учета в компании. Структура, которая позволит интегрировать различные модули, например, бухгалтерию, отчетность, документооборот, налоги, транзакции и т.п. Эта миграция была первым шагом к тому, чтобы впоследствии создать такую систему.
В связи с этим сформулировали задачу:
Без кастомной разработки, используя стандартные настройки, организовать операции с данными, функции системы и структуру данных в базе 1С, также как это было с SAP. Подготовить интеграцию 1С:Предприятие в нашу систему управленческого учета (DSS-платформу). Иными словами, 1С должен был стать надстройкой нашей платформы, которая выполняет функции бухгалтерского, кадрового и налогового учета.
Чужой опыт, наше видение или почему ERP в существующем виде не нужна?
Мы изучали опыт других компаний и поняли, что они идут двумя путями:
либо превращают 1С в ERP с обилием функций, что, на наш взгляд, крайне не удобно;
либо начинают кастомизировать стандартные решения 1С до того состояния, в которых они превращаются в новые продукты, техническая реализация которых, мягко говоря, далека от идеала.
У других компаний цели связаны с кастомизацией, её задача — получение управленческой отчетности непосредственно в 1С. Такое решение является ресурсоемким, интерфейс пользователей перенасыщен функциями, могут возникать проблемы с обновлениями и поддержкой, велик риск критических ошибок.
Мы поставили задачу иначе и сконцентрировались на том, чтобы 1С правильно формировал данные в своей базе, которые потом можно было использовать для формирования аналитики в DSS-платформе, которую мы разрабатываем. Основная задача нашей будущей DSS — управление экономикой и финансами предприятия.
В качестве одного из основных условий миграции мы приняли фактическое отсутствие кастомизации, чтобы снизить расходы на разработку, внедрение и поддержку. Именно поэтому, изучив возможности актуальной версии 1С Предприятие, решили добиваться результата, используя стандартные возможности.
Для миграции были выбраны следующие версии 1С:Предприятие:
Платформа 1С: Предприятие 8.3.18.1334, версия ПРОФ.
1С:Бухгалтерия Предприятия 8.3 Корп.
1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3 Корп.
Всего в системах работает 28 пользователей.
Почему именно так или что нужно бухгалтерии и руководителям?
Предполагаю, что многие сочтут более рациональным совмещение стандартных и аналитических функций подобной системы. Однако, предвосхищая вопрос, мы готовы возразить, что, внедряя 1С, мы, в первую очередь, ориентировались на создание принципиально нового подхода к работе с данными, когда 1С становится интегрированным модулем DSS-платформы.
В нашем случае модуль 1С Предприятие (Платформа 1С:Предприятие 8.3.18.1334, версия ПРОФ, 1С:Бухгалтерия Предприятия 8.3 Корп, 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3 Корп) отвечает за бухгалтерию, налоги и HR, при этом передаёт и необходимые данные для управленческой отчетности. Перспективная задача — заменить привычный ERP новой платформенной архитектурой, а также исключить кастомизацию 1С, используя стандартные инструменты.
Задачи
Учитывая эти требования, мы сформулировали цель, как расширение стандартных функций 1С для получения той отчетности и тех структур баз данных, которые необходимы для управленческой аналитики. Таким образом, 1С:Предприятие и DirectumRX являются источником данных для аналитики и документов, а системой, использующей и интегрирующей данные между модулями становится DSS-платформа.
Важной частью миграции стала прямая интеграция 1С и Directum RX, с той же степенью свободы пользователя, которая была в SAP. Мы добивались возможности проваливаться из одной системы в другую, как это было c SAPом, чтобы сохранить или снизить количество операций с данными.
Таким образом для миграции определили следующие задачи:
минимизировать или полностью исключить кодинг и кастомизацию при настройке и интеграции бухгалтерского и кадрового модулей 1С;
обеспечить сохранение прежней методологии задач управленческих процессов, учета и управления финансами при переходе на 1С, без ущерба для бухгалтерских и налоговых функций;
полноценная интеграция с Directum RX, как альтернатива стандартному коннектору, где интегрируются только словари и справочники с созданием полноценного обмена данными между 1С и Directum RX;
превращение настроенных и интегрированных 1C и Directum RX в модуль системы поддержки управленческих решений.
Дополнительной задачей стало правильно свернуть и архивировать данные SAP, чтобы при необходимости можно было быстро получить к ним доступ.
Процесс миграции
Выгрузили все справочники по контрагентам, договорам, расчетным счетам. После этого актуализировали справочники — проверили, насколько они “живы”. После актуализации перенесли данные в 1С.
Параллельно началась интеграция 1С с Directum RX, основная цель которой было обеспечить сквозной доступ к документам, когда в 1С есть прямая ссылка на документ в базе Directum RX и можно в один клик “провалиться” туда и вернуться в один клик. Т.е. финансовым архивом компании (хранилищем документов) является Directum RX, все сканы счетов, актов, договоров хранятся в нём.
Благодаря нашей интеграции в 1С доступны активные ссылки на любой из документов.
Аналогичная история с документами, источником которых является 1С. Например, документы по выручке выставляются в 1С, автоматически отправляются в Directum RX, там подписываются цифровой подписью или печатается документ для подписи и сохраняется в архиве, при этом в 1С возникают ссылки на архив. Эту интеграцию мы подробно опишем в отдельном посте.
После этого началась настройка и адаптация функций 1С. И тут мы столкнулись с проблемой. Если в SAP, сотрудник, работающий с договором и осуществляющий операцию, функционально никак не мог повлиять на состояние и качество бухгалтерской отчетности. В 1С у него появилась возможность “накосячить” и сгенерировать головную боль бухгалтерии.
Так в 1С по-умолчанию нет преднастроенных ролей доступа под конкретные операции, что значительно расширяет права и возможности пользователей без возможности их ограничить. Таким образом, если человек никогда не работал с финансовой информацией, он может совершить множество ошибок, исправление которых займёт много времени и других ресурсов. А создание и внедрение такой ролевой модели - это очень долгий и трудоёмкий процесс.
Эти проблемы выявились ещё в период пользовательского тестирования. Один из сотрудников без разрешения бухгалтера начал заводить в системе документы, которые впоследствии пришлось “отлавливать” бухгалтерам. Повезло, что речь шла о об одной небольшой транзакции и всё удалось оперативно откатить.
Мы выявили, что проблемы могли возникнуть с некорректным внесением первичной информации, выставлением актов и другими операциями, которые тесно связаны с работой бухгалтерии. В связи с этим, возможности “договорников” в 1С были ограничены. Доступ открыли наиболее опытным менеджерам, для которых разработали детальные инструкции.
При этом в адаптационный тестовый период мы параллельно вели четвертый квартал в SAP и в тестовой 1С, чтобы отследить, какие ошибки возникают и какие настройки “забыли” оптимизировать. Тут мы преследовали три цели:
первая — научить сотрудников работать с инструментами 1С на реальных примерах;
вторая — сохранить стабильной психику главного бухгалтера в сложный переходный период перед годовым отчетом;
третья — возможность опираться на уже давно работающий SAP и сопоставлять работу функций перед полноценным внедрением.
Во время тестового периода мы наполняли систему первичной информацией, параллельно сотрудники обучались работать в 1С, в частности, с коннектором Directum RX, о котором мы писали выше.
Сопротивление и завершение миграции
Несмотря на то, что тестовый период показал успешность миграции и практическую идентичность полученной функциональности (кроме реализации транзакционного подхода, которым SAP принципиально отличается от 1С), главбух предложила никуда не “переезжать” и оставаться в SAP. С аналогичными предложениями обращались и некоторые другие сотрудники, для которых миграция означала изменение привычных способов работы.
Основные аргументы против были достаточно абстрактными: “система сырая”, “система не готова”, “отчетность не формируется”, “цифры не идут”. Также были более конкретные вопросы, например, по ошибкам в формировании налоговых деклараций, которые быстро устранили. Между тем, страх рисков, которые могут актуализироваться из-за ошибок, толкал бухгалтеров и других сотрудников сопротивляться. Даже после устранения небольших неточностей возникали предложения остаться в SAP с абстрактными формулировками из серии "система сыровата”.
Руководству пришлось банально продавливать полноценное внедрение, без задержек. В итоге, сотрудники достаточно быстро адаптировались, а претензии к 1С с их стороны прекратились. Практика показала, что нет ничего невозможного, при закрытии кварталов все цифры сошлись, отчетность сформировалась, никаких данных не потеряли.
Проблемы и риски миграции
Между тем, одной из важных и отчасти проблемных условий миграции стала переподготовка персонала, бухгалтеров, юристов, экономистов, сотрудников, формирующих первичку, работающих с договорами и т.д. Мы столкнулись с необходимостью очень жесткого разграничения ответственности каждой из служб.
Ещё перед миграцией, когда было принято решение отказаться от SAP, мы попросили сотрудников заняться самоподготовкой и освоить основные функции 1C. При этом ответственность за подготовку легла на плечи руководителей профильных подразделений. Возникшие при самоподготовке вопросы мы решили в тестовый период, который я описал выше.
Кроме того в 1С, по сравнению с SAP:
сложнее искать ошибки;
тяжелее отслеживать изменения;
выше нагрузка на бухгалтеров, система требует более аккуратного ведения отчетности;
непривычный пользовательский интерфейс для сотрудников, которые до этого работали в SAP;
меньше систем “защиты от дурака”.
В качестве заключения
В результате переезда мы сократили расходы без потерь в необходимых функциях и даже смогли оптимизировать несколько процессов, например, при использовании 1С исчезла конвертация данных, которая была частью интеграции SAP и DirectumRX. Мы немного перестроили процессы, в целом сохранив прежнюю методологию. Пока не реализована система принятия решений, часть аналитических данных выгружается в Excel, затем мы планируем их интегрировать в DSS-платформу. В целом, мы считаем этот опыт успешным. Если у вас остались вопросы, мы с радостью ответим на них в комментах.