За проблемы с документооборотом придется отвечать рублем

    Государство по-своему стимулирует развитие электронного документооборота – в последнее время были серьезно повышены существующие штрафы и введены новые за нарушения, связанные с управлением документами. Если раньше штраф был 50 рублей, то сейчас можно «попасть» и на несколько сотен тысяч.

    Согласно Кодексу РФ об административных правонарушениях за неправильно управление документами компании будут отвечать рублем, причем довольно большим. Например, ст.13.25 сообщает, что нарушение требований законодательства о хранении документов обойдется в « … штраф на должностных лиц в размере от 2000 пятисот до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей».
    А если нарушение не успели вовремя устранить – снова большой штраф. Об этом сообщает ст. 19.5. того же кодекса. За невыполнение в срок законного предписания положен «штраф на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей; на юридических лиц — от 500 000 до 700 000 рублей».
    И, что самое главное, надеяться на то, что если нарушение несущественное, вас пожалеют, не стоит – у нас хоть право не прецедентное, но конкретные дела уже есть и решения по ним вынесены. За несохранение бухгалтерских документов компания была оштрафована на 200 тысяч рублей (Дело № А32-4676/2010-51/155-74АЖ), а хранение документа не по месту нахождения АО – на 500 тысяч (Дело № А65-16109/2009) (источник — kad.arbitr.ru). От последнего вообще волосы дыбом встают – ведь многие компании никто ни разу не видел там, где находится их юридический адрес.
    Подогревает ситуацию и ФАС: оказывается, она может потребовать ВСЮ служебную электронную переписку – согласно ФЗ от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции»
    Ст. 25. Обязанность представления информации в антимонопольный орган. Закон вступил в действие еще 23 августа 2009 года.
    Со 2 сентября 2010 года увеличены штрафы и от налоговой. За непредставление необходимых документов (ст. 126) теперь придется платить 200 рублей за каждый документ – раньше штраф был 50 рублей. Несообщение сведений налоговому органу (ст. 129.1) грозит теперь не 1 тыс., а 5 тыс. рублей, а при повторном нарушении в течение года 20 тыс. рублей вместо 5 тысяч.
    Если вдруг кому-то покажется, что штраф в 200 рублей – полная ерунда, приведу пару примеров. В 2007 году при проверке «Дальсвязи» налоговики потребовали представить за 5 дней более 14 миллионов выставленных абонентам счетов и оштрафовали оператора на 707 млн рублей. В 2006 году «Самотлорнефтегаз» был оштрафован на 164 миллиона за не предоставление в срок 3,28 миллионов суточных рапортов о работе скважин. А теперь умножьте каждый штраф на 4 – столько бы эти компании заплатили, если бы их штрафовали сейчас.
    В некоторых случаях может наступить даже уголовная ответственность. Она предусмотрена за фальсификацию единого государственного реестра юридических лиц, реестра владельцев ценных бумаг или системы депозитарного учета (ст. 170.1 ФЗ от 1 июля 2010 г. № 147-ФЗ «О внесении изменений в Уголовный кодекс РФ и в статью 151 Уголовно-процессуального кодекса РФ»). Также за нарушение порядка учета прав на ценные бумаги – в том числе за «… умышленное уничтожение или подлог документов, …, если обязательное хранение этих документов предусмотрено законодательством РФ» (ст. 185.2.). Уголовной ответственностью карается и внесение в единые государственные реестры заведомо недостоверных сведений (действует для госслужащих) (ст. 285.3.).
    Вот такая вот ситуация. Для кого все это хорошо? Для государства, получающего серьезные суммы на штрафах. Для компаний, занимающихся системами управления документооборотом – при их грамотном использовании потери документов минимизируются. Собственно, для ИТ-специалиста, выбивающего бюджет на внедрение новых систем – при росте штрафов для руководства выделение средств на внедрение более обосновано.
    Реклама
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее

    Комментарии 12

      +1
      > хранение документа не по месту нахождения АО
      Юридический адрес если надо, можно и на фактический перенести.
      Другое дело, что документы в офисе многие не хранят специально на случай визита рейдеров в погонах.
        0
        Спорно это — перенести на фактический. Во-первых, многие арендаторы за юрадрес требуют серьезную доплату. И потом офис можно поменять, А вот юрадрес — сложнее, надо кучу бумажек заполнять. Еще один аспект — многим компаниям офис как таковой не нужен — сотрудники работают удаленно, а бухгалтерия на аутсорсинге. Кстати, это еще один аспект проблемы: если бухгалтерия на аутсорсинге, то где должны храниться документы? Логично было бы — в бухгалтерии, иначе им за каждой бумажкой ездить придется. Ан нет — надо по месту юрадреса. Вот так вот. Так что, по-моему, не так все просто здесь.
          0
          > Во-первых, многие арендаторы за юрадрес требуют серьезную доплату.

          Какие-то Вам неадекватные арендаторы попадались. Когда больше одного юр.лица на помещение — _иногда_ бывают вопросы. В остальном никогда не слышал подобных требований.

          > надо кучу бумажек заполнять
          Около 3к средней юр.конторе и около недели ожидания.

          > если бухгалтерия на аутсорсинге
          Думаю, если бухгалтерия на аутсорсинге, она должна быть достаточно профессиональной, чтобы решить в т.ч. этот вопрос.
            0
            Не спорю — решить можно все. Но это просто, если в компании все налажено, если это хотя бы средний бизнес. Для малых компаний это всегда было и будет большой проблемой. И несколько тысяч на перерегистрацию документов при каждом переезде — далеко не каждый директор маленького ООО согласен тратить — у него сейчас голова болит о том, как выжить с новыми налогами. А бухгалтерия на аутсорсинге — это только звучит круто и внушительно. Часто это также небольшая контора, в которой работают три-четыре специалиста. Причем их знания ограничиваются именно бухгалтерией, а юриста в штате нет.
            Что касается юрадреса, то часто сталкивалась с такой формулировкой — арендаторы часто съезжают, нам невыгодно, чтобы на нас числились разные компании. Поээтому если помещение крупное, как и арнедатор — то без проблем. А если это небольшая комнатка и маленькое ООО — предлагается приобретать юрадрес в другом месте. Хотя, возможно, действительно не везло с арендодателями
              0
              > Но это просто, если в компании все налажено, если это хотя бы средний бизнес.

              Средним бизнесом сейчас фирмы с каким оборотом считаются?
              Я вот говорю о фирмах с оборотом от 100к в месяц, т.е. очень-очень маленьких.

              > И несколько тысяч на перерегистрацию документов при каждом переезде

              Ээ, три тысячи — примерно столько же эта ОООшка отдаёт за сам переезд всяким «газелькиным».

              > у него сейчас голова болит о том, как выжить с новыми налогами

              А должна болеть у бухгалтера.

              > Причем их знания ограничиваются именно бухгалтерией, а юриста в штате нет.

              Нормальный бухгалтер, который обходится такой ОООшке в 5-10к в месяц, обычно знает как разрулить все подобные проблемы.
        0
        Да без проблем. Делается img.bz2 логического тома с почтой и документами, отдаётся налоговой. Налоговая не умеет читать img.bz2 с помощью loop device? Ай-ай-ай, плохая налоговая.
          0
          А судья вас потом спросит что мешало дать их в нормальном виде. Ничего — платите штраф.
            0
            А где-нибудь прописан «нормальный вид» в котором надо их сдавать? =)
              0
              Насколько я знаю, в нашей налоговой, например, все прописано: документы принимаются в таком-то виде, в таком-то формате. Возможно, законодательно это и не установлено, но в другом просто не примут. Спорить, думаю, будет достаточно бесполезно. Или нет?
              +1
              Что есть нормальный вид для архива переписки в собственном формате почтовой базы? И что за штраф? На каком основании?
                0
                Нормальный вид — то, что вы сможете обосновать судье как нормальный вид (если у вас прокачан дар гипноза, то вам беспокоиться не о чем). Образ диска в данном случае — обфускация.

                Я предполагаю, что налоговая получив его попросила убрать этот слой обфускации, а организация отказалась. Собственно на основании отказа и будет штраф.

                Конечно нет никаких гарантий что налоговая поведет себя разумно, так что реально может быть совсем другой сценарий и соответственно исход дела.
                  0
                  Это не слой обфускации, это гарантия передачи ВСЕЙ информации, которая может заинтересовать органы, включая удалённые файлы. И я с лёгкостью обосную причину такого формата и продемонстрирую, как легко можно осуществить подключение и просмотр данных с помощью простейших программ, входящих в состав большинства дистрибутивов СПО.

                  Обфускацией это не является, так как bz2 существенно уменьшает объём передаваемых данных и легко может быть распакован, а dd не является обфускацией хотя бы потому, что не изменяет исходные данные.

          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

          Самое читаемое