Европлан - многолетний лидер автолизинга в России. Достигать такого результата во многом удаётся за счёт качества, скорости и гибкости HR-процессов в компании. Поэтому для нас стали настоящим открытием возможности Microsoft 365 для автоматизации и демократизации HR-процессов.
Если с автоматизацией всё в целом понятно, то вот слово «демократизация» вынесено в название статьи неспроста. Дело в том, что одной из основных задач перевода HR-процессов компании на решения в рамках платформы Microsoft 365 было снизить «порог входа», то есть дать максимальному числу сотрудников возможность создавать обучающий, информационный и другой контент. А также с помощью low-code/no-code решений помочь различным функциям HR автоматизировать свои процессы самостоятельно. Но обо всё по порядку.
Портал: обучение, База знаний и корпоративный журнал на платформе SharePointe Online
Долгое время в компании мы жили в условиях «многопортальности». Исторически разные функции использовали для размещения контента свои решения. Это приводило к тому, что отсутствовал сквозной поиск по всем материалам, кроме того, для размещения и редактирования информации нужны были навыки web-верстки. Решить эти проблемы удалось, собрав весь контент на одном портале. Его реализовали на базе SharePointe Online, конструкторе сайтов, который входит в платформу Microsoft 365.
Условно портал можно разделить на 3 больших кластера, взаимно дополняющих друг друга:
База знаний. Набор статей, описывающих бизнес-процессы компании.
Корпоративный журнал. Набор новостных публикаций о ключевых событиях в компании.
Обучающий контент. Набор лонгридов о способах и методах развития различных навыков.
Все материалы протегированы, перелинкованы и отлично ищутся по ключевым словам и косвенным признакам. Также за счёт того, что SharePointe Online - это очень простой для пользователя конструктор, созданием и размещением всех материалов занимаются сами «предметные эксперты». Например, разделы в Базе знаний ведут владельцы бизнес-процессов, что обеспечивает высокую скорость обновления и гарантию достоверности этих материалов.
Понятно, что в 2021 году просто страницами портала никого не удивишь. Всем хочется комплексных решений, и Microsoft 365 эти решения даёт. В состав платформы также входит свой видеосервис Stream, конструктор тестов и опросов Forms и конечно все офисные приложения (Word, Excel, PowerPoint и другие). То есть страница портала становится точкой входа, где может быть собран самый разный контент, реализованный разными инструментами и решающий самые разные задачи. И всё это под одной учётной записью Microsoft 365, с поддержкой всех прав доступа и уже упомянутым сквозным поиском по любому из типов контента.
Power Platform: с помощью low-code/no-code превращаем портал из набора статичного контента в систему управления знаниями/обучением и т.д.
После того как мы реализовали портал как единую точку входа к корпоративной информации, захотелось большего: настроить различные сценарии взаимодействия пользователя с порталом, выходящие за рамки коробочных возможностей SharePointe Online. Например, пользователи читают материал в Базе знаний, на этой же странице проходят тест для самопроверки, а ответственному за материал приходит уведомление, если средний процент прохождения теста, к примеру ниже 50, с просьбой проверить корректность материала. Эта задача легко решается с помощью комбинации инструментов Forms и Power Automate. Или, например, после изучения статьи про какое-нибудь ПО можно потренироваться в эмуляторе прямо на странице портала. В Power Apps такой эмулятор можно быстро собрать и встроить прямо на страницу. Также различные заявки, которые пользователь может отправить прямо с портала (со всеми типами уведомлений в Outlook, Teams или Push на смартфон) – всё это можно сделать инструментами, которые входят в пакет Power Platform, который в свою очередь тоже часть платформы Microsoft 365.
Microsoft Teams как единое окно взаимодействия со всеми сервисами
Если в первой части статьи мы говорили про то, где мы собрали всю информацию, во второй части - про то, какие сценарии взаимодействия с этой информацией мы создаём, то в третьей части важно поговорить о том, через что пользователь будет всё это «потреблять». Очень важно, чтобы пользователь имел под рукой контент в рамках той системы, где он осуществляет основную часть своей работы.
Microsoft Teams - это то ПО, где наши сотрудники проводят большую часть своего рабочего дня, и, как вы понимаете, это тоже часть платформы Microsoft 365, а значит оно прекрасно интегрируется со всеми решениями, о которых я писал выше. В режиме «одного окна» сотрудники могут участвовать в видеоконференции, вести фасилитации на совместной доске, записывать результаты встреч в какую-то учётную систему (например, Planner), из неё же ставить задачи, дополнять их необходимыми документами или статьями Базы знаний и много ещё чего. И всё это работает практически «из коробки» с минимальными low-code/no-code доработками.
Эта статья обзорная, про общие возможности Microsoft 365. Если вас заинтересует, как конкретно реализовано что-то из того, что описано выше, с радостью расскажу об этом в следующих статьях.
