Уходим на удаленку правильно: как организовать свою работу и работу проекта в Telegram?

    The удаленка is coming (here)!
    Кто не был к этому готов (да и те, кто был), уже окунулись в сотни разных чатиков по разным задачам, куча людей пишет одновременно, и невозможно разобраться, кто и кому отвечает. Задача теряется среди мемчиков и офф-топиков. Пора это остановить! И мы знаем как :)




    В прошлом году на DUMP в Казани в секции Management выступал классный спикер – Игорь Зильберг – создатель и руководитель компании SmartHead. Темой его доклада стала организация работы проекта в Telegram.


    Нельзя не согласиться, что в условиях пандемии перевод команды на удаленную работу – необходимость. Телеграм – привычный, понятный и удобный мессенджер для многих IT-компаний, но не все пытались поставить его в один ряд с теми инструментами, которые обычно используются для организации работы.


    Игорь в своем докладе рассказывает о том, как сделать из Телеграма пригодный для управления коммуникацией инструмент, упорядочить с его помощью свою работу и работу команды.




    Игорь выделил типичные проблемы, которые возникают при общении в чатах. Хоть без них и не обойтись, но никто не говорил, что их нельзя решить, но об этом чуть позже :)


    • Синхронность\асинхронность канала общения. Такая форма общения (чаты) ассоциируется, в первую очередь, с синхронностью, поэтому возникают проблемы из серии: ответы невпопад, вопросы без ответов, развитие только одной темы и прочее.
    • Бытовой стиль общения. Чаты часто используются в целях личного общения, поэтому в деловую переписку неизбежно просачивается бытовой стиль: фамильярность, короткие мысли без валидации, неуместные стикеры и гифки, отклонения от темы, отсутствие структуры и т.д.
    • Захламленность чатов. Куча непрочитанных сообщений триггерит у людей прокрастинацию – смешение личного и рабочего пространств, большое количество отвлекающего контента, сложность в отделении важного от неважного и другие отвлекающие факторы.
    • Сложности с сохранением контекста. В чатах нет цепочек переписки (как в письмах, например), тема постоянно может меняться, не всегда понятно кто, кому и на какой вопрос ответил.
    • Сложности обработки входящей информации.

    В каких случаях может понадобиться Telegram в качестве основного канал общения?


    1. Вы пришли в новую команду, а Телеграм здесь уже есть. Придется подстраиваться под существующую систему.
    2. Была создана стихийная рабочая группа. Например, создается чат для решения мелкой задачи (вроде, как и когда ходить на обед), а потом он незаметно вырастает до 20ти человек, и вы видите, что люди перешли уже на решение других рабочих вопросов.
    3. «Больше и не нужно». В случаях, когда у вас маленькая команда, каждый имеет хорошие коммуникативные навыки, а также высокий уровень дисциплины – отпадает надобность в какой-то сложной системе управления проектами. Проще использовать «подручные» инструменты.

    Как жить с Телеграмом?


    Соблюдайте меры предосторожности


    • Не тот чат. Например, не тому человеку письмо отправили, не в тот чат написали – все это создает дискомфорт. Решение: не называть чаты похожими именами. Используйте смайлы в названии, установите аватарку чата.
    • Стикеры. По возможности не используйте их в рабочих чатах. Особенно это может выйти боком, когда команда новая, люди еще не сдружились. Здесь могут сработать культурные различия, и стикер\гифка будут восприняты совсем не так, как вы ожидали.
    • История чата и новые люди. В Телеграме есть функция, когда добавленным людям доступна история чата. А вдруг вы перепутали человека и добавили не того? Тогда у него будет доступ ко всей информации, даже если вы удалите непрошеного новичка из беседы. В данном случае выходом будет удаление всех сообщений в чате. Для предотвращения подобных ситуаций внимательно следите за настройками чата, и добавляйте людей только по нику или номеру телефона.
    • Скажите «нет» голосовым сообщениям. Прям совсем нет. Если все таки попался клиент, который слишком занят, чтобы писать, либо у него другие причины, и он прислал аудио – расшифровывайте его сообщение и отвечайте текстом. Для транскрибации в Телеграме есть специальный бот – @VoiceMsgBot (хотя он не очень). Подсказка: еще в Телеграме есть функция ускорения воспроизведения аудио.

    Сделайте Телеграм удобным для работы


    • Разгружаем пространство. Все архивируем, что не нужно. При этом информация никуда не пропадает.
    • Workmode. В десктопе (only Win) если зайти в настройки Телеграма и набрать «workmode», то Телеграм перезапустится, и появится кнопка, которая скрывает все замьюченные чаты. Этот способ можно использовать, если не подходит архивация.
    • Saved messages. Хорошая штука для хранения черновиков, напоминаний, мыслей и чего угодно. Выгружаем из головы все туда: списки вопросов, тексты, задачи и прочее.
    • Принцип zero inbox. Есть такая «фича» – если заархивированный чат незамьючен, то он выплывет из архива, как только придет сообщение. Поэтому важные каналы не мьютим, при этом очищаем пространство при помощи архивирования.

    Решите распространенные проблемы при помощи возможностей самого мессенджера


    Вот и добрались до основных проблем любых чатов. Игорь предлагает решить их таким образом.


    Синхронность\асинхронность.


    • Используйте запиненные сообщения (например, список вопросов или текущие задачи по проекту). Можно будет на него ссылаться в ходе диалога, а также этой отличный чек-лист, в котором всегда будут содержаться актуальные данные.
    • Не стесняйтесь меншонить людей, потому что это пробивает мьют.
    • Создавайте искусственную синхронизацию. Задаем вопросы по очереди, пока человек онлайн и вовлечен в беседу. Как только вы получили ответ на первый вопрос, сразу же задавайте другой. Это помогает удерживать внимание.

    Контроль и напоминания


    • Используйте функцию «отложенные сообщения». Например, с вечера написали сообщения, создали расписание – все само в нужный момент уйдет в нужный чат.

    Структура и контекст


    • Всегда используйте reply, чтобы не было путаницы.
    • Используйте форматирование текста (жирный шрифт, курсив и т.п.). Это помогает сохранить структуру, выделить важное.
    • Используйте теги для типовых задач\вопросов\отчетов\действий. Потом легко будет собрать цепочку нужных сообщений воедино.
    • Используйте, опять же, pinned messages. Здесь можно собрать всю важную информацию о проекте и команде, чтобы ничего не потерять и быстро сориентировать новичка в чате.

    6 life hacks от Игоря Зильберга




    1. Можно создать несколько «saved messages» чатов. Это поможет упорядочить информацию по темам (черновики\напоминания\рабочее\нерабочее и т.п.). Для этого создаем чат с другом, друга удаляем – у вас готов чат с самим собой, затем называем его по цели использования.
    2. Поиск по тегам. По тегу можно не только кликнуть в чате, но и вбить его в общий поиск. Например, в разных чатах вы используете один и тот же тег «отчеты». В какой-то момент может понадобиться собрать документы из разных чатов – вы просто вбиваете тег в поисковую строку, и вам выпадут все помеченные сообщения. Это удобный способ структурировать информацию.
    3. Картинка в картинке. Эта функция выводит видео\картинки в отдельное окошко, что дает возможность параллельно писать в чат и смотреть материал. Для этого нужно кликнуть на объект и вывести в отдельное окно.
    4. Функция предпросмотра. Полезная вещь, когда вы не хотите, чтобы собеседник узнал, что вы читали сообщения, а посмотреть их и предыдущий диалог нужно. Для этого нажимаете на чат, долго удерживаете, затем появляется поп-ап со всей историей беседы, при этом сообщения остаются непрочитанными.
    5. Хак для телефонов с led-индикатором. Можно настроить его так, чтобы разные чаты сигналили разными цветами.
    6. Настройка чата. Сделайте всех администраторами, а потом заберите права (кроме одного человека, конечно). Первое — это нужно для того, чтобы настроить возможности каждого отдельного человека в беседе. Например, с недавних пор в Телеграме все могут удалять всё, а через настройки админов есть возможность запретить такие действия. Второе — в специальном окошке при настройке прав администраторов можно написать тайтлы (директор, менеджер, бухгалтер и т.п.). Они будут видны в описании самого чата и будут выводиться в диалоге.

    Заключение


    Для тех, кому лень читать статью целиком или смотреть видео, вот краткий перечень основных правил при работе с Telegram :)


    • разделяем визуально чаты;
    • говорим «нет» голосовым сообщениям;
    • архивируем все + используем принцип zero inbox;
    • убираем черновики и типовые сообщения в saved massages;
    • делаем отложенные сообщения для напоминаний и типовых сообщений;
    • отвечаем всегда через «reply»;
    • используем теги для навигации;
    • фиксируем важную информацию в закрепленном сообщении.

    Благодарность Игорю Зильбергу за такой познавательный доклад! Увидеть выступление своими глазами.


    На этом все! А теперь расскажите немного о своем опыте использования Telegram в рабочих целях. У кого какие проблемы есть с телеграм-чатами? Поведайте об этом, а мы «всем миром» попробуем дать совет. А какие вы лайфхаки используете? Поделитесь с нами!




    P.S. от команды DUMP`а хотим сказать, что с нетерпением ждем встречи со всеми участниками на конференции в этом году. Уверены, нас ждет море таких же крутых докладов!


    Билеты и информация о DUMP 2020 на сайте.

    IT-People
    Компания

    Комментарии 3

      +1
      Workmode. В десктопе (only Win) если зайти в настройки Телеграма и набрать «workmode», то Телеграм перезапустится, и появится кнопка, которая скрывает все замьюченные чаты.

      Кажется, статья немного залежалась. В TDesktop (он не only win, а кроссплатформенный) Workmode уже убрали (v2.1+), зато во всём мессенджере появилась возможность создать до 10 папок


      Стикеры. По возможности не используйте их в рабочих чатах.

      К слову, админы группы могут вообще отключить отправку стикеров, гифок и прочих отвлекалок всем в группе, кроме них самих.


      Для этого создаем чат с другом, друга удаляем – у вас готов чат с самим собой

      Странное решение. Альтернатива – создать приватный канал для себя. Тогда никого добавлять/удалять не нужно будет, да и сообщения будут отправляться от имени этого канала, например, «задачи» или «найденные баги». Плюс туда можно добавить какого-нибудь бота и он будет сам об этих багах сообщать.


      Например, с недавних пор в Телеграме все могут удалять всё, а через настройки админов есть возможность запретить такие действия.

      Групп это не касается. Там участники могут удалять только свои сообщения.

        0

        Нет проблем, т.к. используется для работы Teams.
        С интеграцией календарей, офисных телефонов и прочего.
        Телега для нербочих «смехуёчков» и т.п.
        Все счастливы, винда, линукс, мак, андроид и иос.

          0
          Для любой работы, в том числе и удаленной важны не только каналы коммуникации а обычные, введенные в обиход привычки постановки задач. Если задача по SMART, то значит в итоге она будет конкретной, достижимой, актуальной, измеримой и с дедлайном. Проблема удаленки заключается в том, что многие люди не адаптируются к правильному выбору приоритетности (АКТУАЛЬНОСТИ) выбранной задачи, ну и конечно же выполнению заадч в строго оговоренный период.

          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

          Самое читаемое