Продолжаем рассказ про здоровую продуктивность. Поговорим про планирование и выполнение задач.
Ок, ресурс набран, голова свободна и может хорошо решать задачи. Осталось организовать этот процесс.
TL; DR
При планировании исходите из своих ресурсов, а не из целей:
Сначала обеспечьте свою безопасность — выполните ключевые обязательные задачи.
Регулярно выделяйте ресурсы на проекты по улучшению жизни (обучение, доп. нагрузка по работе и т.п. — что-то, что ведёт вас вперёд)
Чего-то не делайте вообще! Даже если есть последствия — просто выбирайте самые дешёвые для продалбывания дела.
(*) Если чувствуете себя уверенно — самое продуктивное время посвящайте «важным-не срочным» задачам.
Как эффективно работать с задачами:
Формулируйте «обезьяно-понятно» и результато-ориентированно. Так, чтобы ничего не надо было расшифровывать и додумывать.
Разбейте задачи на несколько категорий (хотя бы отдельно рабочие и личные) и настройте фильтры таск-трекера так, чтобы видеть только ту категорию, с которой работаете прямо сейчас.
Делегируйте — прикиньте вашу почасовую оплату и покупайте всё, что стоило бы вам дороже по времени — такси, мытьё окон, доставку, оформление слайдов...
Всякую мелочь — скачать сериал, напомнить кому-то о чём-то — храните в отдельном списке и выполняйте всё сразу, в специально выделенное время. Но там не должно быть задач с дедлайном!
Как обрабатывать входящие:
Входящие — это ваши заметки (пункт 2.2) и сообщения в мессенджерах. Их нужно регулярно просматривать — например, раз в час.
Про все actionable понять, делать ли это прямо сейчас. Если да, то сначала что-то убрать из запланированного на сегодня. Если нет — просто добавить в список.
Полезную информацию занести в базу знаний, например по методу ограниченного хаоса.
Чтобы система продуктивности хорошо работала — постоянно её улучшайте, исправляйте тонкие места до тех пор, пока она не станет устраивать вас и окружающих.
Не надо! Не надо начинать новую жизнь с понедельника, сразу взявшись за все эти пункты. Попробуйте пару недель что-то одно, потом ещё одно.
Планирование
Планируйте отдых
Поскольку дел всегда больше, есть тенденция отдыхать по остаточному принципу, что, как мы уже обсуждали, ведёт к деградации производительности. Давайте поступать наоборот — начинать планирование с отдыха, а именно с вопроса «как и когда я сделаю себе классно сегодня, на неделе, в этом году?». Когда впереди маячит такая морковка, работается как-то легче 🙂
Помните избитый принцип кислородной маски? Да, тот самый где в случае разгерметизации надо сначала надеть маску на себя, а потом на ребёнка. Аналогично, сначала обеспечиваем возможность работать, а только потом саму работу.
Исходите из ресурса, а не из целей
Одна из самых больших ловушек — поставить нереалистичные цели без учёта своих возможностей. Это ведёт к стрессу и дальше к выгоранию. Попасть в эту ловушку легко — достаточно в самом начале жёстко закомититься на срок. Типа «подготовить выступление к 1 марта» и забронировать дату. И даже если в момент постановки цели 1 марта ещё очень далеко, есть риски:
Можно ошибиться с оценкой объёма работ.
Могут возникнуть непредвиденные трудности (или наоборот благоприятные возможности) в каких-то других проектах, и нужно будет временно отвлечься.
В обоих случаях можно не успеть в срок со всеми вытекающими проблемами, особенно если что-то уже обещано другим людям.
Из вышеописанной ситуации выпутаться можно, но лучше изначально ставить вопрос по-другому: «я регулярно выделяю на этот проект столько-то ресурсов и когда готово, тогда готово». Так можно не всегда — подробнее в следующем разделе.
Заплати налоги — спи спокойно
Задачи можно условно разделить на несколько категорий. И работать с ними нужно по-разному.
Сначала обеспечьте безопасность.
Некоторые задачи напрямую на неё влияют:
Основные рабочие задачи, за невыполнение которых могут уволить. Сейчас рынок труда в IT устроен так, что при увольнении скорее всего можно будет найти новую работу, но если вас будут увольнять систематически, то в какой-то момент поиск работы станет затруднительным. Так что это вопрос безопасности.
Организовать себе еду, сон, здоровье.
У кого дети — то же самое детям. Но классное обучение детей — уже из другой категории задач.
Сюда же относятся задачи с жёстким дедлайном, выполнение которых теряет смысл после определённого срока. Например, если у меня в марте билеты в какую-то страну (
надеюсь, это снова станет актуально), то получать визу этой страны нужно до марта.
Первым делом нужно сделать именно эти задачи, чтобы получить ощущение безопасности. Можно относиться к этому как к кредиту — из зарплаты сначала выплачивать кредит, а потом уже планировать остальные траты. Делать наоборот — стресс и выгорание. А если ни на что другое сил не остаётся? Это повод задуматься:
Скорее всего вы не привели себя в максимально производительное состояние — недостаточно отдохнули или не освободили голову.
И/или взяли слишком много жёстких обязательств (см предыдущий раздел).
Можно ещё отметить, что при выполнении таких задач мы не получаем какого-то вау-результата. Это просто ОК. А вот не сделать их — ощутимо плохо.
Выделяйте ресурс на улучшения
Это все задачи/проекты с понятным результатом, призванным улучшить нашу жизнь:
Получение нового опыта.
Организация поездок.
Обучение.
Дополнительная нагрузка на работе по собственной инициативе.
По возможности не ставьте на эти проекты жёсткие сроки, а просто регулярно выделяйте ресурсы. В какой-то момент они всё равно обрастут договорённостями с другими людьми и перетекут в разряд срочных. Например, готовить выступление можно заранее и не торопясь, но рано или поздно дату придётся назначить, и тогда уже оставшиеся финальные прогоны будут в категории обязательных задач. Стремиться нужно к тому, чтобы к этому моменту уже было сделано всё, что можно.
Если эти задачи не сделать, будет ОК, а если сделать — будет круто.
Периодически делайте то, что «хочется».
Некоторые дела не обязательны и не несут очевидной пользы , но чем-то они для нас привлекательны. Для меня это написание всяких скриптов для автоматизации своей работы. По факту это скорее идёт в минус — я больше времени трачу, чем экономлю, но мне нравится этим заниматься. В эту же категорию идёт чтение рандомных статей и новостей в интернете.
Такие дела — не отдых. Просто потому, что точно так же тратится когнитивный ресурс, ресурс глаз и т.д. В этой схеме вообще нет отдыхов, их мы уже запланировали 🙂
Если попытаться полностью исключить эти процессы из своей жизни, то рано или поздно плотину прорвёт, и вы обнаружите себя на сутки залипшими в инстаграме. Недаром все попытки вводить сухие законы провалились. Лучше контролируемо спускать этот пар, выделяя на это, например, пару часов в неделю. Дополнительный бонус в том, что когда снова возникнет зуд что-то такое поделать, можно сказать себе: да, всё будет, но это запланировано на приятный пятничный вечер.
Чего-то не делайте
Но дел-то всё равно больше, чем возможностей, поэтому, как не исхитряйся, что-то придётся не делать. Даже если будут последствия. Нужно просто выбрать такие дела, где последствия наименее болезненны. К примеру, недавно мне привезли из интернет-магазина не тот товар. Я мог бы отправить его обратно, но для этого надо идти на почту, а там всё не быстро. И я решил, что 900 рублей этого не стоят. Кстати, деньги мне вернули просто так , без товара. Мораль сей басни: бывает, что достаточно не суетиться, и вопрос решается сам собой.
Важное-несрочное
Эта классификация в целом похожа на предыдущую. Категории одинаковых цветов более-менее соответствуют друг другу.
В спринте задачи в основном важные. И срочные, так как у спринта есть дата окончания. Задачи, конечно, могут переезжать в следующий спринт, но не бесконечно 🙂 Бывают и важные-несрочные рабочие активности — например, планирование следующего квартала, если оно делается заранее, а не когда надо было вчера.
В книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассказано, как применять этот подход к повседневным делам. Акцент делается на то, что самые полезные задачи — важные и несрочные. Именно они ведут нас к долгосрочным ориентирам. Например, изучение нового навыка. Один из показателей эффективности — высокий процент таких задач в дне.
Получается, самое продуктивное время имеет смысл посвящать важным-несрочным делам. Если оно у вас утром — начинать именно с них. Можно, например, выделять на это по часу каждое утро, но мне больше зашло по 2 часа через день. За два часа можно принести более ощутимый импакт, и зато на следующий день не думать об этой теме вообще.
Заметили противоречие с предыдущим разделом? Там говорилось начинать с «красных» задач, а здесь с «зелёных». Так и должно быть — на горных лыжах тоже сначала учат кататься плугом, а потом говорят «забудьте про плуг, так не ездят». Аналогично и в искусстве эффективности — на первом этапе больше внимания уделяем красным задачам. И только когда почувствуете уверенность, переходите к методу из этого раздела.
Работа с задачами
Теперь разберём несколько небольших практических нюансов по работе с задачами.
Внятно формулируйте задачи
Задачи в списке должны быть записаны так, чтобы даже обезьяна могла их прочитать и понять, что нужно сделать. Чтобы ничего надо было расшифровывать, додумывать и т.п. Не стоит экономить на формулировках.
Почему?
Программисты знают, что код чаще читается, чем пишется, аналогично и задачи заносятся в список один раз, а просматриваются регулярно.
Главное, читать список задач мы можем на бегу, в спешке, когда нет возможности и ресурса думать, а сделать что-то простое и понятное — вполне.
В начале должен быть глагол — что именно сделать.
Формулировка должна быть результато-ориентированной. Не «сходить в овощной магазин», а «купить ананасы и бананы в овощном».
Примеры:
«П. в.» — плохо, не надо так.
«Забери шторы из пункта выдачи» — годно.
Как можно больше делегируйте — особенно непрофильные дела
Делегирование актуально не только на работе и не только для больших начальников. В целом, всегда стоит задаваться вопросом «а может, я принесу больше пользы себе или компании, если сделаю что-то другое, а это передам кому-то ещё?»
В домашних делах можно прикинуть свою почасовую оплату, и если какое-то дело стоит не сильно дороже времени, которое вы на него бы потратили — лучше купить. Примеры — всевозможный мелкий ремонт, доставка, такси, оформление слайдов. Только нужно учесть ещё ваше время и силы на поиск качественной услуги — иногда в итоге дешевле сделать самому.
Делать непрофильные дела, (где вы не профи (спасибо, кэп)), имеет смысл только если нравится. Ну хочется иногда забить большой гвоздь — возьмите и забейте. А если просто нужно, чтобы картина висела — лучше собрать 10 подобных дел и вызвать мастера. Впрочем, даже если вы в этом профи — может, всё-таки дешевле купить?
Делайте мелочи скопом
Постоянно возникают мелкие и не очень критичные задачки — скачать сериал, кому-то о чём-то напомнить, заказать полочку для ванной в интернет-магазине. Их не стоит делать прямо сразу, а лучше собирать в отдельном списке (помните принцип «перед глазами только актуальное сейчас») и обрабатывать скопом. Выделять на это, допустим, час в неделю (или больше, если их много) и делать сразу все. Так мы экономим ресурсы на переключении контекста. Вместо того, чтобы постоянно переключаться с мелких задач на более важные и обратно, мы один раз входим в режим «мелочёвка» и выполняем все небольшие дела.
Важно: в этом списке не должно быть задач с дедлайном! Если я знаю, что мне нужно заплатить за интернет до 20-го числа, иначе его отключат, я эту задачу, хоть и мелкую, обрабатываю основным алгоритмом — планирую на день и делаю. Иначе внутри будет постоянно свербить мысль «а что произойдёт раньше, я возьмусь за список мелочей или останусь без интернета?». Такое беспокойство — утечка ресурсов, которая стоит дороже переключения контекста.
Обработка входящих
Ура, мы следим за ресурсом, планируем отдых и дела, и грамотно работаем с задачами. Осталось разобраться с постоянно несущимся на нас потоком входящих.
Входящие скапливаются в инбоксах — в почте, чатах, заметках, записях в блокноте. Нужно регулярно просматривать эти инбоксы .
Алгоритм работы с входящими
Во входящих могут находиться:
Actionable items — прямые указания сделать что-то, или любое другое, по поводу чего нужно предпринять действия. Например, сообщение «Любимый, купи пожалуйста молока 😘😘😘». Нужно запланировать и сделать. Здесь есть несколько тонких моментов:
Когда делать? Насколько это важно и срочно? Нужно ли всё отложить ради этой новой задачи? Мы живём в динамичном мире, и всё-таки бывают ситуации, когда следует поменять курс. Необходимо только помнить, что все входящие обычно кажутся более важными, чем они есть на самом деле, и учитывать это при принятии решения. Например, чуть-чуть искусственно занижать им важность.
Ок, делаем сейчас. Но конвейер выполнения дел уже и так плотно забит, планы на сегодня составлены. Так что сначала надо что-то из них выкинуть, и только потом приниматься за новую задачу. Иначе «при попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое и уменьшается предел впихуемости».
А если не горит, то всё проще — заносим в список и планируем в обычном порядке.
Полезная информация — всё, что по вашему мнению может пригодиться в будущем. Письмо из авиакомпании с билетами и т.п. Нужно сохранить там, где вы потом сможете это найти. Я пользуюсь методикой ограниченного хаоса.
Всякий трэш — игнорировать.
Как видно, разбор входящих — дорогой процесс, нужно много думать. Это ещё одна из причин, почему не надо проверять чаты постоянно (об этом ниже). Но и раз в 3 дня это делать тоже не получится. Для меня золотая середина — где-то раз в час или пару часов. Как раз удобно ложится на 60/60/30.
Асинхронная коммуникация
Модная нынче тема, которая уже легла в основу процессов в некоторых компаниях. Не уверен, что подходит абсолютно для всех, но если основной результат вашей работы — какой-то артефакт, написанный код, дизайн в Фигме или протестированная и закрытая задача, то стоит рассмотреть эту идею.
Почему постоянно всплывающие уведомления — плохо? Это очень большая утечка ресурсов. Вот вы сидите, работаете — и тут всплывает нотификашка.
Вы уже потратили на неё внимание и сколько-то ресурса на то, чтобы противостоять искушению переключиться на чат.
Если вы перешли в чат — заплатили за переключение контекста и за то, чтобы противостоять искушению сразу взяться за новую задачу (даже написание ответа — уже считай новая задача).
Стали делать новое дело — ещё раз заплатили за переключение контекста. А тут и следующее сообщение пришло :)
Мой опыт показал, что в режиме «сразу переключаться на slack, отвечать и делать что там просят» моя батарейка садилась за пару часов, а иногда и вообще за час.
Ок, а как лучше?
Выключить все чаты на рабочем компьютере. Просто уведомления выключить недостаточно — много раз ловил себя на том, что начинаю судорожно нажимать Cmd + Tab, переходить в чат и попадать в вышеописанный цикл. На телефоне достаточно включить режим Don’t disturb и убрать ярлыки чатов с главного экрана.
Во время проверки входящих, режим которой вы уже наладили, включайте чаты и обрабатывайте их по алгоритму из предыдущего раздела.
Иногда в процессе работы бывает нужно задать какой-то вопрос. Тут тоже можно включить чат, но не читать его (за противостояние этому искушению придётся заплатить). А только написать нужное сообщение и выключить.
Постоянно улучшайте систему
Чтобы ваша система продуктивной деятельности хорошо работала, нужно постоянно отслеживать тонкие места и их исправлять. Проводить себе своего рода ретро, спрашивая, «а что я мог бы сделать лучше за эту неделю, месяц и т.п.». Цель — довести систему до такого состояния, чтобы она устраивала и вас, и окружающих. Да, окружающие тоже должны быть довольны, чтобы вы не получали комментариев в стиле «перебарщиваешь с эффективностью в ущерб делу».
Переборщить с эффективностью невозможно — это ресурс для достижения результатов. Такие комментарии просто говорят о том, что вы пока недостаточно эффективны. Найдите, почему так происходит, и поправьте.
Например, когда я выключил чаты, я стал опаздывать на встречи. У нас в компании используется Microsoft Outlook + Teams, и поскольку Outlook теперь не запущен, уведомления о начале встречи тоже не приходят. Можно было бы как-то сделать уведомления на телефоне, но в Teams никаких настроек нет. В итоге, я добавил свой Teams календарь в гугл, настроил там удобные уведомления и перестал опаздывать.
Что всё это даёт в итоге-то?
Наладив собственную эффективность, мы получаем потенциал, который можно инвестировать куда угодно — в карьерный рост, в семью, в глобальные перемены, в хобби. Или просто почаще ходить с друзьями в бар. Это неотъемлемый капитал, не подверженный геополитическим рискам. Правда, некоторая инфляция всё же есть — со временем технологии устаревают и их нужно менять на новые.
Главное, поддерживая себя в ресурсном состоянии, мы автоматически получаем хорошие ощущения от жизни уже сегодня, а не когда-то в туманном будущем, где мы уже достигли своих великих целей. Которые ещё неизвестно, в плюс или в минус.
Пожалуйста, не надо
И самое важное. Если описанное в статье вам откликается, то не надо! Не надо пытаться начинать новую жизнь, выполняя все эти рекомендации. Это абсолютно невозможно, и не принесёт ничего, кроме разочарования — пробовал много раз. К тому же, попытки начать новую жизнь — признак первой фазы выгорания.
Лучше попробовать что-то одно, допустим, недели 2, и посмотреть на результаты. После этого можно попробовать ещё что-то… и так далее.
Чеклист дня
Как проверять, что полёт нормальный? Вот чеклист:
Отдых запланирован?
3 главных задачи на день поставлены?
Задачи сформулированы обезьяно-понятно?
Голова свободна?
Мессенджеры не отвлекают?
Перед глазами только то, что нужно?
Не пора ли отдыхать?
Полезные ссылки
Книга Путь джедая — замечательная точка входа в тему самоорганизации. Многие идеи и термины в статье почерпнуты оттуда.
Книга 4-Hour Workweek — название кликбейтное, но много полезных вещей от применения правила Парето до мелких практических рекомендаций.
Книга Gettings Results Agile Way — описание методики продуктивности, откуда взяты, например «три ключевых результата дня, недели и т.д.»
Книга Antifraglie — фундаментальный буст интеллекта. Читать придётся минимум дважды 🙂
Вебинар Выгорание стресса и скуки — разбор механики выгорания и борьба с ним.
Статья Как избавиться от профессионального выгорания — ещё один подробный разбор темы выгорания со ссылками на исследования.
Статья Как пользоваться Slack, чтобы он не раздражал — инструкция по асинхронной коммуникации.
Немного пиара
Я далёк от мысли, что я гуру продуктивности, поэтому продолжаю изучать эту тему. Результаты публикую в телеграм-канале — пара постов в неделю, в основном разные, проверенные на себе небольшие приёмы, которые можно брать и внедрять. А про жизнь и разработку приложения «Кошелёк» мы с командой пишем вот здесь. Заходите на огонёк :)
