Перенос конференции в онлайн: опыт InnerSource Commons Summit

    Этой весной в моде домашние тапочки, футболки и длинные созвоны по зуму. Не отстают от трендов и конференционные активности. Большие российские IT-мероприятия уходят в онлайн, а международные гиганты, которые традиционно собирали на площадках тысячи посетителей, теперь распыляют виртуальные корона-вирусы. Не отстаём и мы, небольшая группа энтузиастов из сообщества InnerSource Commons, которые по планам должны были в Мадриде за паэльей обсуждать проблемы применения Open source подходов внутри организации, а теперь в перерывах между докладами устраиваем конкурс на самый вкусный кекс, приготовленный в микроволновке.

    InnerSource Commons Summit

    По словам Johannes Tigges, автора кекса и фото, получилось вкусно

    InnerSource commons – это небольшое международное сообщество людей, интересующихся темой InnerSource: применение принципов Open source внутри компании. Тема интересная, сложная, требующая внимания и специальных подходов. Практику применяют множество компаний, причем в каждом случае путь к успеху разный: где-то небольшая компания решила сделать у себя открытую зрелую культуру разработки, где инженеры общаются между собой на инженерном языке, где-то большая корпорация решает проблемы излишней зависимости между командами и справляется с языковыми барьерами между бизнес-юнитами. Это и обсуждаем раз в полгода в офлайне: один раз в Америке и один в Европе. На этот раз, по понятным причинам, в офлайне встретиться не получилось, и для того чтобы не потерять возможность поделиться наработками и пообщаться, решили перенести событие в онлайн. Этим опытом и поделюсь.

    Как все было хорошо вначале


    Типичный формат подготовки к саммиту: за пару месяцев созваниваемся раз в неделю, планируем улётный уик-энд, наполненный полезным общением и испанским пивом. Процесс как у взрослых ребят: приём докладов, работа со спикерами, регистрация участников, поиск спонсоров, подбор кейтеринга и аренда помещения. Подбор подходящей площадки — один зал для главного трека докладов, второй, поменьше, для «breakout sessions» — камерных обсуждений. Большинство людей, участвующих в подготовке, работают удалённо, в то время как для принимающей стороны (саммит каждый раз проходит в новой стране) работы больше. Одновременно с этим делаем вылазку на крупную Open source конференцию, чтобы рассказать об InnerSource. Отправили сообщение всем участникам, что конференция, как и планировалось, состоится в Мадриде. Спустя неделю, за несколько недель до начала конференции, закрываются границы, перестают летать самолёты, по всему миру начинается режим «confinado», как бы сказали испанцы, сидящие дома.

    Приходит понимание, что никакого события в офлайне быть не может и надо идти в онлайн. Первым делом меняем формат: три первоначальных полных дня мероприятия превращаются в два дня по четыре часа. Как показала практика, больше удерживать внимание людей сложно, посетители устают. Сразу отваливаются некоторые спикеры, так как не готовы идти в онлайн. Участие в виртуальном формате подразумевал уход от принятого в сообществе правила Chatham House Rule, обещающего некоторый уровень приватности, к полной публичности. Порезали тайминги докладов — вместо 30-40 минут на выступление оставили по 15 минут для презентаций и по 20 для главных кейноутов. Решение рискованное, но что поделать. Изменили формат выступлений — вместо живого выступления спикеры записывали видео доклада заранее.


    Участники конкурса Coffee Cup Contest

    Важная часть конференции — живое общение: если бы не это, можно было бы скинуть плейлист на ютубе, и дело в шляпе. На этом фокусировались саммиты в офлайне. На этом делали упор и в этот раз, и, как показал фидбэк после мероприятия, не зря. Всё начиналось с открытия входа на конференцию за 20 минут до начала, где люди знакомились и разговаривали на свободные темы, и происходило всегда, за исключением времени докладов. Постоянно включенные веб-камеры участников давали эффект личного присутствия.

    Подготовка к конференции


    Первая задача — выбор платформы. Поскольку времени до старта конференции было немного, выбирали надежный вариант, учитывающий критерии:

    • поддержка одновременно до ста участников с видео;
    • трансляция видеоконтента;
    • чат и модерация участников;
    • разделение аудитории по небольшим дискуссионным комнатам.

    Дальше прописали подробный план мероприятия с указанием ролей, создали маркетинг-план с заготовленными твитами и публикациями, подготовили видео выступлений и отбивки. Составили инструкцию для участников и спикеров и отрепетировали процесс. Заранее отправили приглашения в календарь.

    Роли были следующие.

    • Хост — ответственный за вход на конференцию из комнаты ожидания, распределение участников по дискуссионным комнатам, подглядывание за следованием плану.
    • MC (эмси или заводила) — ведущий вечеринки. Заводит разговор между участниками, рассказывает правила, объявляет спикеров, стримит видео, в перерывах шутит шутки.
    • Модераторы дискуссионных сессий — по двое на комнату — делают продуктивнее обсуждение в комнатах, ведут письменную запись происходящего для дальнейшего анализа.
    • Модераторы чата — заводят диалог в чате, там же объявляют спикеров для смены темы обсуждения.
    • Ответственный за внешние публикации — ведёт трансляцию в твиттере, мониторит канал сообщества.
    • Участники — наслаждаются происходящим и позируют на групповом фото в конце.



    Я в верхнем ряду второй слева

    Два дня конференции


    Из 80 человек, присутствовавших в первый день, 70 продержались до самого конца. Большинство посетителей из Европы участвовали вечером, для жителей Америки это было утро, а для пары ребят из Китая — глубокая ночь. На второй день предложили позвать друзей и собрали чуть больше ста человек. Несмотря на онлайновость и общее количество участников, судя по отзывам, удалось сохранить душевность офлайн формата. Этого добились с помощью интерактивных вставок.

    • Дискуссионные сессии (Unconference Breakout Sessions). 5 отдельных залов для обсуждения заранее объявленных тем. 3 из них подготовили заранее, ещё две родились совместно с участниками в течение 20 минут до начала конференции. Перед началом сессий попросили участников выбрать желаемую комнату. В каждой комнате было два модератора: один направляет дискуссию, другой ведет письменную запись для анализа.
    • Конкурсы. Соревнование на лучшее фото с кружкой, которые участники выкладывали в твиттер и во второй день конкурс на самый вкусный кекс, приготовленный во время паузы в микроволновке. Ингредиенты попросили участников подготовить заранее. В чате участники сами организовались на бинго, выкладывали заполненные текстом квадраты 5×5, а потом зачеркивали слова, как только слышали их на докладах.
    • Перерывы. Возможность сбегать в туалет или заварить чай без пропуска контента или повод завести разговор на неформальные темы в общей комнате. Бонусом запускаем виртуальную пешую экскурсию по Мадриду — как напоминание об оригинальном формате и создание атмосферы. В интернете нашли видео, где человек пару часов молча гуляет по городу с камерой от первого лица.



    Личные ощущения


    Онлайн хуже офлайна. Ничего не сравнится с личным общением. Но в текущих реалиях онлайн-мероприятия с упором на общение имеют право на жизнь. В виртуальном формате жесткая борьба за внимание: соперничать приходится с нотификациями, ютубом и желанием пошопиться на распродажах, находящихся на расстоянии одного клика. Без изменения формата мероприятия с монотонными часовыми лекциями окажутся непродуктивными. У нас, судя по отзывам, побороть это получилось.

    P. S. Если в вашей компании используются принципы InnerSource, напишите, пожалуйста, в личку или по контактам в профиле.
    Леруа Мерлен
    Ритейлер — технологическая компания платформа.

    Комментарии 1

      0
      Интересный опыт) спасибо

      Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

      Самое читаемое