Недавно наш отдел геймдизайна поменял основной инструмент и переехал с Google Документов на Notion — хотели решить проблемы хранения и организации документов. В общем, ни разу не пожалели.
Notion — это такой мегакомбайн, совмещающий в себе Jira, Confluence и Google Docs. В нем бок о бок уживаются огромная база данных, совместная работа над документами, календари, напоминания, списки задач, канбан-доски, интеграции сторонних инструментов и много-много другого.
Для себя мы организовали удобное хранилище всех геймдизайнерских материалов (ГДД, концепт-доки, фоллоу-апы, планы по контенту и так далее), сделали систему тегов, которая быстро позволяет найти любой документ, и создали готовые шаблоны для создания ТЗ в пару кликов.
Под катом расскажу, зачем решили сменить инструмент, как его выбирали и почему остановились на Notion. А мой коллега поделится логикой и организацией инструмента изнутри.
Почему решили переезжать
Раньше весь отдел геймдизайна пользовался исключительно сервисами Google. Для команды разработки был общий корпоративный аккаунт, внутри которого Google Drive с папками под различные геймдизайн-документы (ГДД), технические задания (ТЗ), конфиги и другие проектные материалы.
Все довольно стандартно и со своими проблемами.
В Google Drive нет прозрачной иерархии документов, есть лишь набор папок по аналогии с файловой системой. Из-за этого регулярно что-то терялось, приходилось пинговать коллег, спрашивать, искать ссылки в Slack и часто безрезультатно. Например, когда нужно было переработать старую фичу, а ТЗ по ней куда-то пропало или было спрятано в такой вложенности папок, что для поисков нужно было призвать Индиану Джонса или Нейтана Дрейка.
Отсюда первая проблема — в Google Drive очень ограниченный поиск. Он неплохо ищет по названиям, но совсем не умеет искать по тексту внутри документов. Геймдизайнер мог банально забыть имя файла и потратить лишнее время на его поиски. Вторая проблема — игнорирование шаблонов документации. У нас под каждую фичу готовится определенный набор шаблонных документов — ТЗ, концепт-доки, сетки ивентов и так далее. При этом каждый геймдизайнер сам изобретал структуру папок и ГДД, и, соответственно, только он ее и понимал, а другой просто терялся. Когда в очередной раз продакт-овнер получал на согласование подобный документ, то тратил время, чтобы понять хотя бы структуру. Шаблоны, конечно, были, но их почти никто не использовал из за банального неудобства самого процесса: найти ссылку на шаблон > копировать шаблон > переместить в нужную папку.
Примерно в то же время мы интегрировали Jira в качестве главного инструмента ведения проекта (об этом рассказывали отдельной статье), и оформили удобную внутреннюю Wiki на базе Confluence с полезной информацией для сотрудников — об отпусках, больничных, выплатах зарплаты, корпоративных бенефитах и так далее.
В какой-то момент проект покинул геймдизайнер, на котором было завязано очень много процессов и документов по монетизации и кору. Инструкций по работе с ними не осталось, пришлось вручную разгребать весь Google Диск, что привело к задержкам и различным проблемам на продакшене.
Процессы в отделе геймдизайна предстояло полностью переделать и выбрать для этого другой удобный инструмент. Опыт работы тогда был в Google Документах, Confluence и, внезапно, в Notion.
Требования к новому инструменту
Перед тем, как что-то делать, нужно сначала понять, зачем. Поэтому мы сформировали несколько целей:
сократить сроки разработки и согласования ГДД;
быстро вникать в задачу;
быстро и легко находить нужные документы;
удобно и комфортно работать в одном информационном пространстве.
Вместе с ведущим геймдизайнером и главой LiveOps мы определили критерии, которым должен был соответствовать наш будущий инструмент. После чего поставили оценки и вывели среднее значение.
Критерий | Google Drive | Confluence | Notion |
Доступ и безопасность | Централизованный доступ | Централизованный доступ | Централизованный доступ |
Структуризация документов | Неудобная древовидная структура папок с медленной навигацией по ним | Удобная система страниц, которые можно в любой момент перемещать и переименовывать | Дерево + База Данных + Каждый блок может быть превращен в документ и обратно |
Поиск | Только по названиям | По названиям и тексту внутри документов | По названию, тексту внутри документов, тегам |
Кастомные шаблоны | Нет | Есть | Есть |
Экспорт/импорт картинок | Нет удобного экспорта через копирование или прямое скачивание | Широкие возможности для работы с картинками | Широкие возможности для работы с картинками |
UX и быстрота освоения | Простой и интуитивный интерфейс | Сложный и местами запутанный интерфейс | Простой и интуитивный интерфейс |
Совместная работа над документом онлайн | Есть, мгновенный отклик | Отсутствует | Есть, отклик быстрый, но иногда может подтормаживать |
Работа с кодом | Нет | Есть | Есть |
Офлайн-режим | Есть | Нет | Есть |
Приложения | Веб-версия + мобильные приложения | Веб-версия + очень кривое мобильные приложения | Отличные клиенты на macOS, Windows, iOS, Android + веб-версия |
Цены | Бесплатно или от $6 долларов за пользователя | Бесплатно или от $5 за пользователя | Бесплатно или от $8 за пользователя |
Далее провели несколько встреч с остальными геймдизайнерам, комьюнити-менеджерами, лидами, продактом и другим заинтересованными сотрудниками, на которых уточнили наиболее актуальные проблемы, которые хотелось бы решить. И все это сопоставили с возможностями инструментов, где безоговорочным победителем стал… спойлер-спойлер… Notion.
Краткий обзор инструментов
Сначала вкратце пробежимся по инструментам, их плюсам и минусам. А затем перейдем к главной теме статьи.
Google Документы
Про него уже многое сказали выше, но закрепим еще раз важные недостатки — слабый поиск, сложная структура папок по фичам, неудобство работы с множеством документов (перемещение, хранение и так далее), а также проблемы с управлением уровнями доступов.
Были и другие вещи, которые не устраивали. Например, в Google Документах сложно работать с картинками, гифками или видео. Мы постоянно взаимодействуем с визуальным контентом, но когда в документ вставляешь картинку, ее потом нельзя скопировать в другой док. Приходится скринить, вырезать и вставлять в другой инструмент. Одним словом — костыли.
Также здесь нет кастомных шаблонов, например, невозможно сделать пресет с ТЗ на фичу — можно использовать только официальные, которые нам не подходили. В определенный момент такие мелочи становятся критичными.
Плюсы:
+ одновременная работа в реальном времени над одним документом;
+ удобная работа с текстом и форматированием.
Минусы:
- ограниченный поиск;
- сложная иерархия папок;
- неудобная работа с изображениями;
- отсутствие кастомных шаблонов;
- слабая интеграция со сторонними сервисами.
Confluence
Изначально показался нам идеальной заменой, но когда копнули поглубже — мнение изменили.
На проекте мы постоянно работаем с гуглдоками не только для описания фичей, но и для управления игровым контентом и балансом. Поэтому сразу решили, что конфиги у нас останутся в Google Drive, какой бы инструмент мы в итоге не выбрали.
Другой решающий момент — нельзя редактировать страницу нескольким сотрудникам одновременно (как раз по этой причине долгое время не уходили с гуглдоков, где такая возможность есть). В онлайне у нас над одним документом может работать 5-6 геймдизайнеров, поэтому в Confluence приходится либо шарить экран, либо постоянно сохранять изменения.
Плюсы:
+ тесная интеграция с Jira;
+ удобная работа с текстом и форматированием;
+ хороший поиск;
+ наглядное отслеживание изменений на страницах.
Минусы:
- нет совместной работы над одним документом в реальном времени;
- низкая скорость отклика пользовательского интерфейса и его неудобство.
Notion
Notion объединил в себе все сильные стороны первых двух инструментов, приправив все это новыми возможностями и скоростью работы, которые перекрыли фактически все запросы сотрудников.
Решили переезжать на него всем отделом ГД и, по мере работы над задачами, переносить всю старую документацию. Но перед этим:
формализовали и согласовали процесс работы с инструментом;
сделали страницу онбординга для сотрудников, где подробно описали принципы работы инструмента, составили гайды, шаблоны и полезные лайфхаки;
провели презентацию для команды и показали демо;
раздали доступы сотрудникам.
Совсем отказаться от Google Документов, разумеется, не получилось, но организовать удобные процессы для геймдизайнеров — вполне:
Confluence оставили для высокоуровневого описания бизнес-процессов компании (регламенты, процессы, инструкции — все то, что может быть полезно сотруднику). Каждый сотрудник имеет к ним доступ.
В Notion переместились геймдизайнерские документы, аналитические отчеты и комьюнити отчеты.
А в Google Sheets остались конфиги для работы с контентом.
Теперь передаю слово моему коллеге @ArtemAnisin, Head of LiveOps, который изначально и предложил Notion. Он расскажет, чем же хорош инструмент, как мы на него переезжали и организовывали внутри, а также плюсы и минусы.
Переезд на Notion
Шаг 1. Создаем рабочие пространства
Первым шагом (помимо самой регистрации инструмента) сделали рабочие пространства. Каждый может просматривать любое содержимое, но редактировать только свое: геймдизайн, комьюнити, аналитика. Доступ трехуровневый: view, edit, admin. Admin — один аккаунт, view — только для просмотра, edit выдается всем, кто работает с инструментом в рамках своего пространства.
Есть и общее пространство, куда мы складываем фоллоу-апы с любых встреч. Например, провели плейтест, сделали фоллоу-ап и он сохранился в виде статьи в базе данных — по какой фиче, какого числа, кто проводил, кто участвовал, какая версия, какие решения приняты. При этом заполнять его можно одновременно прямо во время встречи.
Раздел фоллоу-апов для редактуры доступен всем, но, если нужно, то можно поставить запреты. Можно вообще расшарить доступ даже тому, кто не зарегистрирован в Notion — например, гостя-блогера, чтобы показать ему какую-то фичу. Он не сможет ничего менять, а только ознакомиться в удобном формате.
КМ используют Notion для предоставления оперативной отчетности: готовят опросники, исследования, ретроспективы. Все это сильно пересекается с ГД — они берут эти данные для аналитики, принятия решений и так далее. Все, что касается описания кухни и внутренних процессов отдела комьюнити — составление контент-плана, график публикации, список ресурсов — описывается в Confluence в отдельном пространстве, как и HR.
Как уже говорилось выше, основная работа по проекту ведется в Jira — создание эпиков, тикетов, выполнение задач и движение до релиза. При этом в эпиках по геймдизайну обязательно есть ссылка на документ в Notion.
Шаг 2. Придумываем шаблон документа
Мы сделали универсальный шаблон, на основе которого создаются геймдизайнерские документы. Внутри есть все, что нужно учесть при разработке фичи. Сотрудник делает пару кликов и получает готовый заполненный шаблон для ТЗ: подготовка, проблемы, гипотезы, юзерстори, девелоперстори так далее.
Каждый геймдизайнерский документ состоит из двух фаз: подготовка и реализация. В каждом прописаны необходимые тезисы, которые обязательно нужно отразить в итоговом документе, а также приведены примеры.
1. Подготовка (препродакшен). Здесь в несколько пунктов описывается целесообразность разработки фичи:
Проблема. Какую проблему хотим решить, откуда она и почему ее нужно решить;
Гипотеза. Что нужно проверить;
Цель / Описание фичи. Что хотим получить в результате;
User Story, Player Story, Developer Story. Описываем фичу в виде сценариев для игрока и разработчика.
2. Реализация (продакшен). Если фича прошла первую фазу подготовки, то здесь уже описывает конкретная реализация:
Ресурсы. Что понадобится для реализации фичи: конфиги, арты;
Аналитика, Статистика, EventLog. Что требуется по аналитике, какие данные нужно отследить;
GUI. Описание интерфейсов;
Code. Техническое описание алгоритмов, конфигов, параметров настроек и так далее;
Localization. Ключи локализации.
Проблема Google Диска как раз в том, что было непонятно, где находится шаблон, как его искать и так далее. А здесь достаточно нажать new —> GDD template —> генерируется шаблон, и в нем сразу можно писать, даже копировать ничего не нужно.
Документами в любой момент можно делиться по ссылке во вне, экспортировать в PDF или markdown.
Окно редактирования напоминает Confluence — все интуитивно и понятно. Но по юзабилити в разы лучше, особенно по времени отклика. Все нужные инструменты форматирования на месте: редактирование текста, заголовки, шрифты, добавление картинок и видео (с визуальным контентом теперь одно удовольствие работать).
Одна из крутейших возможностей — шорткаты, позволяющие очень быстро модифицировать, менять и перестраивать текст. Например, быстро заменить блоки текста на список или to-do.
Большой плюс Notion — огромное количество различных инструментов и интеграций, база которых постоянно растет. Например, в Notion можно нативно на страничку встроить интерфейсы Miro или Figma — такие embed-штуки, которые быстро работают и красиво выглядят. И не придется никуда переходить, в рамках одного документа будет только то, что к нему относится.
Шаг 3. Проектируем базу данных
Теперь нужно организовать сам формат хранения документов. Notion можно описать как огромную базу данных — все документы в ней хранятся в виде древовидной системы страниц и разделяются с помощью тегов.
Основная идеология — сформировать систему, в рамках которой можно комфортно работать и при необходимости расширять. В Notion добавить любое новое поле или тег, не боясь сломать текущую организацию. Это будет лишь дополнительный пункт для структурирования и поиска информации.
Внутри каждого отдела все организовано примерно одинаково: есть таблица, в ней документы, кастомные теги, исполнители, даты и так далее. Все это так или иначе похоже на любой таск-трекер с важным отличием — любой документ в Notion можно легко найти хоть через несколько лет с помощью гибкой системы тегов.
Теги, они же Лейблы, — это кастомные фильтры, по которым можно выделить и упорядочить нужные в данный момент документы. У нас они подразделяются на несколько групп.
1. Статусы документов (чтобы понять, на каком этапе находится документ):
Idea — есть идея для фичи;
Discuss — находится на стадии обсуждения;
Preproduction — подготовка, описание проблемы, гипотез, юзерстори и так далее;
Development — находится в разработке;
Done — фича готова;
Released — фича выпущена в прод.
2. Типы документов (чтобы понять содержание документа):
Research — исследование по фиче;
Develop — фича, которая уйдет на разработку;
Processes — описание рабочих процессов;
PostResearch — аналитика и пост-исследование;
Checklist — какие-либо чек-листы для проверок;
Presentation — презентация фичи.
3. Типы фичей (чтобы понять, к каким направлениям относится документ):
Core, Meta, UI, UX, Monetization, Art, Analytics и так далее.
4. Сроки, исполнители и все остальное:
Ответственный, дедлайн, ссылки на эпики в Jira и чаты в Slack, номер релиза, дата последнего обновления документа, кем оно было сделано и так далее.
На основе тегов и выстраивается вся база данных, которая частично совмещает в себе и таск-трекер вроде Jira, и инструмент для совместной работы вроде Confluence. Выглядит она как простая и понятная табличка, где каждый столбец по своей сути является лейблом, а значит — фильтром.
Все документы содержатся в одной базе данных с возможностью разделения по тегам и виду отображения. Можно, например, включить все готовые документы или уже выпущенные в релиз, отсортировать по статусу, версии апдейта и так далее. В Confluence или Google Документах такого и близко нет. Причем не важно, сколько именно документов у вас будет храниться, все работает крайне быстро.
Как и в Jira, можно менять вид отображения базы данных и фильтровать нужные документы: от простой таблицы до календарного представления и канбан-доски с механикой перетаскивания задач. Тут кому как удобнее.
А так, например, выглядит календарный вид отображения — когда нужно посмотреть дату обновления документа или дедлайн.
Плюсы, минусы и будущее
Идеальный сервис без недостатков скорее мечта, чем реальность. Поэтому и у Notion есть свой один очень неприятный минус — нельзя создать простую таблицу. Каждая таблица в Notion — это, по сути, отдельная база данных, где каждая ее строка — отдельный документ. Чтобы просто сделать табличку для каких-то заметок, приходится придумывать страшные костыли в виде формул для рисования.
Но если глобально подытожить — все стало катастрофически удобнее. Самое главное, что любой человек может посмотреть на все документы, а это важная точка для понимания проекта. Notion дал идеальное структурирование информации, чтобы было все в одном месте и никогда не потерялось. А рестрикшны по доступам, функциональный поиск с тегами и создание готовых шаблонов добавили очень много удобства.
В будущем планируем улучшить документы онбординга для новых сотрудников и подробнее описать внутреннюю организацию инструмента. Еще добавить интеграцию со Slack, чтобы при смене статуса документа он отправлялся в личку. То же самое планируем сделать и в Jira — связать тикеты и документы.
