Чек-лист: как не потерять сотрудников, отправив их на удаленку

    Неожиданно удаленка стала востребована компаниями, которые совсем недавно заявляли, что никогда не будут экспериментировать в этом направлении. Мы в “Максилекте” работаем полностью удаленно с 2015 года. И специально для таких компаний в двух словах обобщили свой опыт.

    Представляем перечень важных моментов, на которые стоит обратить внимание, отправляя сотрудников на самоизоляцию. Надеемся, это поможет быстро наладить рабочие процессы.

    image

    Отправляя “невооруженных” работников на удаленку, важно понимать, что это большие изменения не только для компании, но и для конкретных людей. Ломаются привычные процессы, инструменты и расписание, меняется круг общения и потребности. Не стоит оставлять сотрудников один на один с этой неизвестностью.

    1. Объясните, что удаленка — это по-другому


    Работа из дома имеет множество подводных камней. По нашей статистике найма, примерно половина собеседуемых действительно хотят перейти на удаленку, но лишь процентов 20 из них смогут адаптироваться в условиях полной автономности на длинных дистанциях.

    Среди компаний, экстренно отправляющих сотрудников на самоизоляцию, почти никто не планирует работать так всегда. Удаленка — это временная мера. Но даже на коротких промежутках времени самоорганизоваться вне офиса способны далеко не все. Нужно подготовиться к тому, что с частью коллектива будут проблемы.

    С сотрудниками придется вести разъяснительную работу. Тот факт, что удаленка — это такая же работа, просто из другой локации, должны понимать не только они сами, но и их семья. В нашем блоге есть статья с рекомендациями, на что обратить внимание новоиспеченного удаленщика.

    Регулярно проводите мини-инструктажи, рассказывайте, как работать удаленно, напоминайте о защите корпоративной информации (и данных клиента, если у сотрудника есть к ним доступ).

    2. Помогите организовать рабочее место


    У каждого сотрудника должно быть полноценное рабочее место. Возможно, стоит поднять этот вопрос именно со стороны компании.

    Удобно иметь ноутбуки, с которыми сотрудники работают в офисе и при необходимости могут отправиться домой. Так не встанет вопрос о ресурсах и ПО. Если сотрудник привык в офисе работать с двумя мониторами, лучше и на удаленке предоставить ему эту возможность.

    С нашей точки зрения, обязательными являются хорошая гарнитура и камера для продолжения рабочего общения в онлайне. Качество общения на удаленке крайне важно. Не надо на нем экономить.

    Для сохранения рабочего настроя нужны ежедневные встречи. Кстати, включенная камера на таких встречах — элемент обязательный. Человек с выключенной камерой, скорее всего, будет отвлекаться на свои дела, пока его коллеги обсуждают рабочий вопрос. Некоторые сотрудники могут быть не готовы к видеосвязи. Но после одной-двух недель постоянных видеозвонков они привыкнут.

    3. Позаботьтесь о доступах


    Для работы обязательно нужны доступы к корпоративным системам. Прокачайте заблаговременно отдел технической поддержки. Сейчас у них самый большой объем работы — в их ведении добавление удаленного доступа в инфраструктуру.

    Чтобы это было безопасно, можно использовать VPN или даже eToken. RDP — не всегда лучший вариант, он может раздражать сотрудников.

    На наш взгляд, при правильной организации процесса удаленка — это даже более безопасный формат работы, поскольку всегда есть журналы доступа. Понятно, кто, когда и зачем заходил в систему.

    4. Установите расписание работы


    Формализуйте график работы сотрудников. Вынужденный выход на удаленку — это не переход на фриланс. Люди не должны работать ночью. Сотрудники должны понимать, что это полноценная fulltime работа, только не из офиса.

    А чтобы взаимодействие для всех было предсказуемым, стоит установить правила реакции сотрудника на внешние запросы, например, как это сделано у нас с электронной почтой и Slack. Мы уже писали в блоге о принципах построения внутреннего общения.

    Прививайте привычку шарить экран во время обсуждения проектов на митингах. Это упрощает и ускоряет восприятие.

    5. Ставьте задачи максимально четко


    Без четкой постановки задачи удаленные коммуникации не будут эффективны. Каждая задача должна иметь ответственного и срок исполнения.

    Если вы до сих пор не ввели такую практику в своей компании, сейчас самое время этому научиться. Иначе удаленка вскроет все проблемы управления и бизнес-процессы остановятся.

    6. Оценивайте по результату


    Мы не рекомендуем использовать системы слежки за сотрудниками. Это демотивирует. Для оценки проделанной работы надо смотреть на результат. Мы писали о том, как это происходит в нашей компании.

    Предупредите о необходимости создать рабочую атмосферу и периодически проводите видеовстречи один на один, чтобы вовремя понять, кому из сотрудников не подходит удаленный формат, чего и почему не хватает для эффективной работы.

    В целом для управления коллективом продолжайте использовать те же инструменты, что были задействованы в офисе, — Jira, Redmine, Wrike и т.п.

    7. Оцените зону риска по производительности


    По нашему опыту, даже те, кто способны самоорганизоваться вне офиса, могут просесть в производительности из-за различных окружающих факторов. В зоне риска:

    • Те, у кого нет возможности выделить отдельный угол для рабочего места. Живя в однокомнатной квартире с детьми (и учитывая карантинные меры в школах), будет сложно сосредоточиться.
    • Джуны, которые без глубокого погружения в коллектив могут потеряться.

    Уделите сотрудникам из этой “зоны риска” больше внимания. Почаще проводите видеовстречи один на один.

    8. Не отменяйте корпоративные традиции


    Если у вас в офисе была традиция внутренних докладов, конференций или митапов, не бросайте ее. Существует масса инструментов, которые помогут подхватить эту инициативу онлайн (проводить те же мероприятия дистанционно). Сотрудникам такие традиции помогут адаптироваться.

    Напоследок хочется порекомендовать не бояться этих перемен. Удаленка как формат вполне жизнеспособна и имеет свои плюсы и перспективы. Однако бизнесу следует внимательно отнестись к этому вынужденному эксперименту. Мировой опыт тут неоднозначен (и об этом мы тоже писали). Придется применить усилия, чтобы в вашем случае он был позитивным.

    P.S. Мы публикуем наши статьи на нескольких площадках Рунета. Подписывайтесь на наши страницы в VK, FB, Instagram или Telegram-канал, чтобы узнавать обо всех наших публикациях и других новостях компании Maxilect.
    Maxilect
    Умные решения для вашего бизнеса

    Комментарии 2

      0
      Если вы лучше среднего, то рецепт успеха:

      1. Не соглашайтесь работать с теми кто ставит трекеры

      2. Найдите пару компаний на постоянную удалёнку, лучше в разных странах, чтобы мнимизировать риски.

      3. Не показывайте своего потенциала, грузят обычно пока везёшь. Поэтому везите поменьше.

      4. Профит — две зарплаты (или три) вместо одной, за то же время
        0

        Это Вы нам про фриланс рассказываете, а статья про удаленную работу на карантине.

      Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

      Самое читаемое