12 советов для повышения продуктивности, позволяющих контролировать свой рабочий день

Автор оригинала: David Finkel
  • Перевод
image

Если в течение дня вам приходится распылять свое внимание, приведенные советы по повышению производительности позволят вам сохранить контроль над своим рабочим временем.

1. Начните рабочий день, задав себе вопрос: «Какое ОДНО дело я мог бы сделать сегодня в течение не более 30 минут, которое окажет наибольшее влияние на мой бизнес?» Затем сделайте это одно дело, прежде чем приступать к остальным.

Предостерегаю вас: будьте крайне реалистичны в отношении того, что вы можете сделать за 30 минут. Из более крупного проекта выделите одну вещь, с которой вы сможете справиться в отведенные 30 минут.

2. Каждую неделю выделяйте целый 4-часовой отрезок времени (полдня) для важных дел. Чтобы заниматься вопросами, повышающими ценность бизнеса, нам нужны большие отрезки времени, в то время как у предпринимателей время постоянно распыляется на мелкие части.

Выберите один день в неделю, когда вы сможете выделить непрерывные 4 часа, чтобы сделать самую ценную работу. На это время отключите электронную почту, замкните дверь и, возможно, даже совсем покиньте офис, чтобы поработать в удаленном месте, где никто не будет отвлекать.

3. Сделайте «самое страшное» дело первым. Вместо того, чтобы растрачивать свою эмоциональную энергию, не решаясь приступить к этому пункту плана, спрашивайте себя каждое утро: «Какое дело из сегодняшнего списка пугает меня больше всего?». И просто сделайте его – сразу же, не сходя с места. Это высвободит огромное количество энергии, которую вы сможете применить к другим занятиям.

4. Сфокусируйтесь на нескольких вещах, которые действительно имеют значение. Большинство успешных бизнесменов разделяют лозунг: «Лучше меньше, да лучше».

Помните, ваше внимание не безгранично, поэтому распределяйте его разумно. Сконцентрируйтесь на том, чтобы как можно лучше выполнить 1-2 дела, вместо того, чтобы поверхностно заниматься десятью.

Сделать наполовину зачастую обходится дороже, чем не делать вообще. Если это важная задача, доведите ее до конца, прежде чем перейти к следующей.

5. Наймите личного помощника. Большинство людей боятся, что не смогут обеспечить достаточную загрузку личному помощнику. По опыту работы с тысячами владельцев бизнеса, могу сказать, что почти всегда ситуация оказывается противоположной: у вашего помощника будет не недостаток, а избыток работы.

Вы можете ему поручить:
  • организовать вашу поездку;
  • найти или упорядочить ваши файлы;
  • обновлять ваш блог;
  • вести расписание встреч;
  • просматривать входящую почту;
  • выставлять счета;
  • устранять компьютерные неполадки, когда вас нет в офисе;
  • записывать важные даты и напоминать вам о них;
  • поддерживать связь с вашей командой по ключевым вопросам, рассмотренным на совещании;
  • и т.д.

6. Нанимайте помощь со стороны для каждой работы, которая стоит менее 25$/час, чтобы не отвлекаться от главного. Например, наймите дополнительный офисный персонал; тех, кто будет переносить и перемещать вещи; тех, кто будет выполнять ваши мелкие поручения. Важно, что сэкономленное время вы сможете реинвестировать в более ценную для развития вашей компании деятельность или в повышение качества своей личной жизни.

7. Чтобы уменьшить переписку по электронной почте, не спешите отвечать. Помните, чем быстрее вы ответите, тем больше они будут вам писать снова.

8. Не используйте почтовую папку «Входящие» в качестве списка задач. Электронная почта — прекрасное средство поделиться информацией или сделать быстрые заметки, но она не пригодна в качестве менеджера задач. Для управления своими планами используйте список или специальное приложение-менеджер задач, а не почту.

9. Если каждый месяц вы назначаете много встреч, рассмотрите возможность использования специального приложения, позволяющего делать это более эффективно. Одно лишь такое приложение сейчас экономит мне 5 часов в неделю за счет уменьшения работы по планированию. (Рекомендуем прочитать полезную статью о 5 новых мобильных приложений, увеличивающих вашу работоспособность)

10. Для экономии времени, используйте несколько типовых подписей в электронных письмах. Их можно применять для создания бланков писем и шаблонов для повторяющихся писем, которые вы или ваши сотрудники рассылаете.

11. Погасите «повторяющиеся пожары» навсегда. Найдите системное и постоянное решение для трех повторяющихся проблем, с которыми вам приходится регулярно сталкиваться. Это можно сделать, устранив причину или поручив заниматься этими вопросами кому-то из сотрудников, предварительно обучив его. Помните, предотвратить почти всегда лучше, чем лечить.

12. Повысьте свою терпимость к невыполнению малозначительных задач. Некоторые вещи просто не важны. Чего стоит вам ваше желание поставить галочку напротив очередного пункта в списке задач? Зачастую, наилучший способ выполнить запланированное – это отказаться от выполнения нескольких задач.

P.S. Рекомендуем ещё одну статью по теме – Пять заблуждений о продуктивности, которые мы себе внушаем.

Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult
MBA Consult
Подготовка к экзаменам IELTS, TOEFL, GMAT, SAT
Реклама
AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

Подробнее

Комментарии 6

    0
    Видимо, я один, кто, прочитав данную статью, нашел время написать комментарий. Остальные отправились заниматься делами, решив не тратить на это драгоценного времени.
      –2
      У меня все больше складывается ощущение, что всяки Look at me и прочие издания со статьями типа «10 способов сделать <...>» перебираются сюда, скоро не возможно будет читать местные посты.
        0
        Можно взять себе личных помощников, (мотиватора, контролеров) на upzvon.com Одному с собой не всегда получается, а когда знаешь, что ты с кем-то то уже веселее
          +2
          Интересно, эти советы хоть кому-то когда-либо помогли?

          Особенно доставляет советы типа второго — выделите Х времени в период для важных дел. Какого хрена вообще вы делаете все остальное время? Неважные дела? Зачем их делать?

          Я видел много «очень занятых людей», все они срать хотели на такие советы. Многие их тих откровенно тащатся от того, что они такие занятые, это повышает их важность. Я и сам на такое чуть не подсел когда перешел из инженеров в развитие бизнеса, большое количество дел создавало ощущение, что я прям сильно нужный и важный человек. Но мне повезло, у меня было прекрасное мерило моей успешности — деньги, я мог заниматься сколько угодно и чем угодно, но это не приносило ничего. Поэтому я отбросил все, что не приносило денег и у меня стала уйма свободного времени.

          Сейчас я развивают небольшой ИТ-консалтинговый-внедренческий-разработческий бизнес, у меня 5-6 проектов параллельно и столько же оптей в разработке, и я не чувствую себя немерено занятым. Даже время остается комменты писать.

          Мне иногда кажется что занятость это осознанный выбор, который делает сам человек, поэтому в советах выше нет никакого смыла.
            0
            Спасибо за этот комментарий.
              0
              Полностью поддерживаю!
              Я получил больше денег и личного времени когда перестал решать чужие проблемы. Я согласен, друзья это очень важные для меня люди, но чем больше хорошего ты им делаешь, тем больше они используют тебя. И если они, друзья, не понимают этого, то может быть они эгоисты? С работой все еще проще. Тебе ставят задачу. Дальше ты задаешь вопрос — она входит в твои обязанности? Если да, то нужно решить, а если нет, то нужно подумать какие перспективы она тебе даст.

              В свое время я читал множество подобной литературы. Наибольшее впечатление на меня произвели книга «экстремальный тайм менеджмент» и рассказ «кирпичи». Подчеркнув для себя советы из книг я вырос на 2 ступени на работе и организовал небольшой бизнес. Заработок вырос в разы, хотя денег также не хватает.

              Сейчас я просто послал все в пень и второй день сижу с сыном дома. Смотрим мультики и играем в лего. Да, следующие дни я посвящу тому, что буду разгребать накопившиеся проблемы, но тут тоже есть свои плюсы. Я думаю что часть проблем разрешилась без меня.

            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

            Самое читаемое