Документы в проводах: ЭДО от МегаФона

    Один из мировых автопроизводителей посчитал, что печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоит порядка 580 рублей. В центрально офисе оператора мобильной связи из большой четвёрки провели исследования и оказалось, что они используют в месяц примерно 420 пачек бумаги. В то же время даже самый обычный интернет-стартап тратит за месяц около 11 пачек. Не сложно посчитать, что расходы на документооборот для любой компании это значительная сумма, которую любой руководитель с радостью бы сократил.


    При этом в исследованиях никто не учитывал время, которое тратят сотрудники на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема актуальна даже если в документообороте задействован всего один человек. При коллективном использовании документов она усугубляется в разы и, наконец, становится практически нерешаемой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Между тем, по расчетам AIIM (Association for Information & Image Management), предприятие, которое производит в среднем по 100 папок с документами в неделю, тратит $18,7 тыс. в год на восстановление потерянных документов. Также по статистике AIIM, среднестатистический исполнитель тратит по 2,5 часа в неделю на поиск необходимых документов, а у делопроизводителей на это уходит 20-30% рабочего времени.

    Не стоит забывать, что правительство России с каждым годом вводит всё больше усовершенствований в свою работу, законодательно закрепляя нормы передачи отчётности в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи. Например, приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ была введена новая обязательная форма отчетности для организаций и индивидуальных предпринимателей — 6-НДФЛ. Причём предоставлять в бумажном виде 6-НДФЛ могут исключительно те организации и индивидуальные предприниматели, которые выплатили доходы не более чем 25 сотрудникам. Остальным исключительно в электронной форме. Это означает, что электронные цифровые подписи (ЭЦП) сейчас есть практически во всех серьёзных организациях. Мы сделали опрос в нашей предыдущей статье (Что есть подпись. От капли крови до ЭЦП) и больше половины наших читателей уже работали с цифровой подписью.



    На этом фоне исключительно актуальны становятся сервисы сдачи электронной отчётности и системы электронного документооборота (СЭД). Рост IT-технологий и повсеместная компьютеризация позволили задуматься о переходе на принципиально новые методы управления. В некоторых странах внедрение СЭД стало задачей государственного масштаба. Так в правительстве Эстонии программа электронного правительства была запущена уже в 2002 году, когда доступ в Интернет в целом по Эстонии не превышал 30% населения. К настоящему времени 98% граждан Эстонии используют ЭДО при общении с госорганами. Даже голосовать на выборах в парламент и в президенты можно с использованием цифровой электронной подписи. Также можно получить «электронное резидентство» и, например, если вы являетесь соучредителем российско-эстонской компании, то можете удаленно получить ЭЦП и юридически-значимо подписывать документы все документы. Это не только удобство и экономия времени людей, но и значительное сокращение издержек для правительства. По средним подсчётам экономия же от внедрения СЭД в более-менее крупной организации может достигать 95-97%. Например, отправка документа по ЭДО стоит всего несколько рублей.

    Несмотря на существенное отставание России от западных компаний в этом вопросе, ежегодные темпы роста российского рынка СЭД по мнению аналитиков, составляют не менее 30%. Принятие закона об электронной цифровой подписи создало правовую основу для повсеместного распространения электронного документооборота. По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают приобретение СЭД критически важным для успешного ведения бизнеса.

    В России уже давно существуют системы СЭД, но это в основном масштабные операторы, типа ЗАО ПФ СКБ Контур, которые поддерживают работу федеральных структур и крупных предприятий и с которыми сложно работать малому и среднему бизнесу. Учитывая современные реалии, компания «МегаФон» разработала свой сервис Электронного документооборота (ЭДО) для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и иными документами внутри компании и между юридическими лицами. С помощью ЭДО вы можете упростить работу документооборота на предприятии и повысить эффективность работы отделов.



    Услугу  «Электронный документооборот» (ЭДО)  ПАО «МегаФон» запустили в 2015 году для корпоративных клиентов в Столичном и Центральных филиалах оператора, а дальнейшем ей смог воспользоваться любой клиент компании. Сегодня с облачным сервисом может работать любое юридическое лицо, чем и воспользовались более 500 организаций. Раньше из-за стоимости и технических требований электронные подписи и юридически значимый документооборот были доступны лишь крупным компаниям. С помощью ЭДО можно формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры согласно требованиям и рекомендациям ФНС, а так же подписывать их ЭЦП и обмениваться с другими компаниями-пользователями.

    В России имеются стандарты на все необходимые операции для использования ЭДО: шифрование, хэширование, электронная подпись.

    1. Электронная подпись и хэширование используются для обеспечения юридической значимости электронных документов посредством использования электронной подписи (ЭП):

    • ГОСТ Р 34.10-2012: Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи
    • ГОСТ Р 34.11-2012: Функция хэширования

    Криптостойкость алгоритма шифрования основывается на проблеме дискретного логарифмирования в группе точек эллиптической кривой. На данный момент нет метода решения данной проблемы хотя бы с субэкспоненциальной сложностью. Для нас важно, что государство признает его достаточно криптостойким.

    2. Шифрование. Обеспечение конфиденциальности и контроля целостности информации посредством ее шифрования:

    • ГОСТ 28147-89: Алгоритм криптографического преобразования

    Это блочный шифр с простой структурой Файстеля, с размером блока 64 бита, 256-битным ключом и 32 раундами, разработанный ещё в Советском Союзе. Алгоритм был широко исследован ведущими экспертами в области криптографии, и все исследователи высказывались, что всё выглядит так, что он может быть или должен быть безопасным. Есть ряд замечаний к его работоспособности, Николя Куртуа даже сообщал об успешных атаках на этот алгоритм, но эксперты из КриптоПро реабилитировали его в глазах общественности.

    3. Защита каналов передачи данных в сети Интернет. Для этой задачи используется TLS – протокол безопасности транспортного уровня, в котором могут применяться описанные выше ГОСТовые алгоритмы шифрования ГОСТ 28147-89, и хеширование по ГОСТ 34.11-2012. Такая комбинация позволяет сертифицировать его в ФСБ и ФСТЕК, что было сделано компаниями КриптоПро, Криптоком, и VipNet в своих СКЗИ.

    Мы активно развиваем Электронный документооборот только в WEB-интерфейсе, потому что веб защищён сертификатами безопасности и обмен файлами через эти протоколы (относительно) безопасен. Требования, предъявляемые к операторам электронного документооборота, очень высоки и каждая компания обязана иметь соответствующую лицензию Федеральной службы безопасности, дающую право разрабатывать информационные системы и оказывать услуги по шифрованию данных. Отдельная лицензия выдается на оказание услуг связи и передачи данных. Наш базовый оператор – Калуга Астрал, он используется для обеспечения юридически значимого ЭДО. Все данные хранятся внутри сети МегаФон (не в Интернете), на всем сайте используется шифрование, что гарантирует безопасность ваших персональных данных. Наши технологии безопасности соответствуют всем требованиям, все данные резервируются и мы гарантируем бесперебойную работу сервиса в режиме 24/7. Максимальная недоступность сервиса при очень серьезных авариях не превышает 15 минут.

    ЭЦП


    Для использования ЭДО вам необходимо завести квалифицированную электронную подпись и настроить свой компьютер для работы с ним. Электронная подпись является юридическим аналогом собственноручной подписи, регулируется законом N63-ФЗ и предназначена для определения лица, подписавшего электронный документ. Получить сертификат ЭЦП в России можно в любом из Удостоверяющих центров. Они есть в каждом городе. Актуальный список УЦ можно найти на сайте Минкомсвязи России.

    После получения ЭЦП вам необходимо приобрести и установить программное обеспечение, которое реализует описанные выше алгоритмы защиты информации. Мы рекомендуем «Крипто-Про». Это средства криптографической защиты, с помощью которого осуществляется подписание документов на компьютерах.

    КриптоПро – лидер по распространению средств криптографической защиты информации и электронной подписи в России. Основные продукты компании – средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КриптоПро CSP и удостоверяющий центр КриптоПро УЦ. За счет поддержки большинства мобильных платформ и носителей ЭП, СКЗИ встроен большинство мобильных решений на базе iOS, Android, и Windows8, использующих криптографию.

    Цены на лицензию вы можете найти на официальном сайте. Установить и настроить КриптоПро, а так же зарегистрировать в ней вашу ЭЦП не сложно. Об этом уже написано очень много инструкций. Кстати, компания МегаФон продолжает модифицировать свои SIM-карты путем оснащения их электронной цифровой подписью, которые позволят быстро подписывать документы любого рода.

    В нашем интерфейсе принимаются любые квалифицированные сертификаты, не зависимо от того, каким удостоверяющим центром они выпущены.

    Проблемы использования ЭЦП


    Мошенничество при работе с ЭЦП связано в основном с кражей или физическим использованием сертификата другими лицами. Это чаще всего происходит из-за неправильного хранения токена с сертификатом и пароля от него. Также злоумышленники часто используют внедрение вирусов на ПК пользователей ЭДО, например, подменяют на экране текст документа, который пользователь хочет подписать.

    Однако, все эти факторы зависят от защищенности интерфейса, в котором пользователь работает, и от того, соблюдает ли сам пользователь элементарные меры безопасности при работе с ЭЦП.

    Работа с ЭДО


    Регистрация


    Для регистрации в ЭДО (doc.megafon.ru) вам необходимо заполнить анкету и получить подтверждение на указанный вами адрес электронной почты. Это занимает пять минут.



    Вы можете воспользоваться тестовым периодом и за 14 дней попробовать сервис.


    После установки ЭЦП вам необходимо её зарегистрировать. Для этого зайдите в «Документы» и нажмите «Получить и отправить» или в «Настройки» и «Управление услугами».



    Выберите вашу электронную подпись:



    И заполните реквизиты вашей компании:



    Добавление пользователей и распределение ролей


    После регистрации сертификата ЭЦП завести в сервис всех сотрудников организации через меню «Моя Компания», а так же там можно добавить уже известных контрагентов, которые работают в электронном документообороте.

    В ЭДО есть три роли пользователей: Администратор, Оператор и Подписант. Вы можете сделать так, чтобы часть сотрудников могла только создавать необходимые документы, а подписывать их и отправлять контрагентам доверить только уполномоченным лицам. Например, главному бухгалтеру или коммерческому директору.

    Администратор заполняет и редактирует реквизиты Компании на Портале, распределяет роли и  формирует приглашения между сотрудниками и контрагентами, управляет сертификатами электронной подписи в компании, а также тарифами и набором услуг.

    Оператор формирует и подписывает извещения и уведомления о получении документов.

    Подписант подписывает документы для отправки или отклоняет их. Так же подписант может удалять ошибочно подписанные документы.



    Администратор может пригласить пользователя.



    Или найти его среди уже добавленных в систему ЭДО.



    Создание документов


    Рассмотрим процесс создание обмена документов, ради которого, собственно, вы и заводите себе систему ЭДО. Есть два варианта отправки документов контрагенту: либо загружать их, либо самому создать в интерфейсе. Система сама подскажет вам, если вы что-то сделаете неправильно.



    Попробуем создать счёт-фактуру, товарную накладную или акт в интерфейсе. Из меню «Загрузить» можно так же прикрепить договор и любой другой сопроводительный документ для отправки его контрагенту.



    Если в системе ещё нет вашего контрагента, то вы можете его добавить из соответствующего меню.



    После подготовки документа он выглядит так. Если всё правильно, то можно отправлять через оператора ЭДО. Для запуска процесса подписания компании необходимо подключить услугу спецоператора ЭДО.



    Кроме того можно посмотреть и распечатать бумажную версию документа, а также видна вся его история. Полезная опция для руководителя.



    Если вы в организации работаете с системой 1С, то можно использовать специальный модуль автоматизации процесса обработки формализованных документов (ТОРГ-12, актов выполненных работ и счетов-фактур), полученных или выставленных в электронном виде.

    Контакты


    В меню Контакты собираются все ваши контрагенты, сотрудники и просто контакты людей, которые работают в системе ЭДО и с которыми вы обмениваетесь документами.



    Итог:


    Мы постарались сделать систему «Электронный документооборот» ПАО «МегаФон» максимально простой и понятной для пользователей. Вам будет достаточно лишь осуществить первоначальную настройку и начать с ней работать. Конечно, все ваши контрагенты также должны подключиться к ЭДО.

    К плюсам использования ЭДО можно отнести:

    • отказ от бумажных носителей и связанную с этим экономию времени и средств на расходные материалы и содержание оргтехники;
    • безопасный способ обмена и хранения информацией, а так же организацию многоуровневого доступа любого из сотрудников компании;
    • оперативный способ поиска нужных данных, что особенно важно для организаций, работающих с большими объемами документации.

    В системе «Электронный документооборот» можно быстро и бесплатно получить отчётные документы по услугам связи.

    1. Не нужно ежемесячно ездить в офис «МегаФона».

    2. Не требуется взаимодействие с почтой.

    3. Не нужно тратить деньги на курьерскую доставку.

    Что же тормозит развитие электронного документооборота в организации:

    • устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа
    • закрытие документов задним числом
    • необходимость обучить персонал электронной работе.
    • неготовность других контрагентов

    Операторы ЭДО стараются подтолкнуть компании, предлагая удобный инструмент поиска контрагентов, уже готовых обмениваться документами электронным способом. МегаФон не отстаёт и у нас продолжается работа над улучшением сервиса и упрощением интерфейса. Уже сегодня процесс отправки документа достаточно прост, но мы не останавливаемся на достигнутом и продолжаем свои исследования, стремясь сделать свой продукт максимально простым и удобным.
    «МегаФон»
    84,00
    Компания
    Поделиться публикацией

    Комментарии 28

      +2
      Добрый день! Всё у Вас красиво, но есть одно «но». По организации, где я работаю, Ваши специалисты с 24 июня 2016 года (а до этого с января или февраля (точно уже не помню) добивались, чтобы нам прислали ссылку на подключение) не могут наладить электронную отправку документов самого Мегафона. По телефону техподдержки отвечают только одно: «Ждите» и не с кем не хотят соединять. Может всё-таки прежде чем заявлять о себе надо всё наладить и отработать?
        +1
        Здравствуйте! Спасибо за обратную связь, ответили в ЛС.
        +1
        Хочу заметить что больше всего тормозит, отсутствие обмена между операторами ЭДО, то есть когда тебе и твоему контрагенту быть подключённым именно к одному оператору, вроде была инициатива Контура и еще пары крупных операторов сделать обмен. Но насколько я понимаю по хорошему это все должно быть прописано в законе!
          +1
          Думается мне, что крупные игроки этого рынка не особенно заинтересованы в обмене. А вот операторы ЭДО типа Мегафона легко могут в дальнейшем договориться.
            0
            Вы ошибаетесь, как раз операторы ЭДО в роуминге заинтересованы, так как клиент в отсутствие роуминга предпочтёт оператора к которому подключено максимум его контрагентов, а не того у которого самый красивый интерфейс, или самое удобное API. Например, у СКБ Контур(Диадок) уже налажен роуминг с десятком других операторов, и ещё пяток на этапах согласований и тестирований: www.diadoc.ru/roaming.
            У Такскома подключенных роумингов поменьше, но Такском вообще довольно неповоротливая контора.

            Причём и у Такскома и у Диадока есть API/SDK для самостоятельной реализации подключения к ЭДО корпоративных систем. В своё время(пару-тройку лет назад) смотрел ещё пару операторов(названия которых уже не вспомню), тоже предоставляли API/SDK, но размером были поменьше, и с роумингом тогда вообще было очень печально.
              0
              Интересно. Правда, не знал, что такие соглашения уже существуют. Тогда ждём всеобщего обмена между ЭДО. Мегафон, думаю, в этом очень даже заинтересован.
                0
                Заинтересован бизнес, а вот операторы к роумингу между всеми относились весьма скептически до вступления в силу приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174н. Правда это в части передачи счетов-фактур, но если транспорт налажен, то почему бы и не обмениваться другими документами.
              0
              В законе, а точнее в приказах Минфина и ФНС это прописано с этого года. Организация, претендующая на статус «Доверенный оператор ЭДО» обязана подтвердить наличие роуминга. Либо прямыми договорами со всеми Операторами ЭДО, либо наличием договора с Оператором, который обеспечивает «транзит» до других операторов.
              Формально всё должно заработать с 1 октября. Заработает ли реально — вряд ли.
              В настоящее время никто не может обеспечить доставку до всех. Ибо есть одна утвержденная технология, но реализация у всех операторов разная.
              Пару месяцев назад Ростелеком громко объявил себя «роуминговым оператором», но фактически к нему никто не подключен и сама реализация технологии у них если не в зародыше, то где-то в самом начале долгого пути.
                0
                с 1 октября организации не подтвердившие наличия роуминга должны потерять статус «Доверенный оператор ЭДО», это было бы логично. В таком случае, бизнес вправе требовать с 1 октября от своих оператором, имеющих статус «Доверенного оператора ЭДО» исполнения соответствующего положения приказа Минфина.
                Походу коммерция должна самоотрегулироваться и быстренько научиться (а они все умеют) обмениваться друг с другом.
                  0
                  >> Пару месяцев назад Ростелеком громко объявил себя «роуминговым оператором», но фактически к нему никто не подключен и сама реализация технологии у них если не в зародыше, то где-то в самом начале долгого пути.

                  У 1С тоже есть свой Хаб, сейчас 5 операторов ЭДО уже работают в нем.
                +3
                Ох, уж эти маркетологи Мегафона, похоронившие столько хороших и полезных сервисов, начиная от мессенджера, заканчивая виртуальной АТС.
                Делайте проще — пришлите каждому вашему абоненту письмо о том, что в его личном кабинете УЖЕ подключена система ЭДО, в которой его ждут все его контакты. (Подтягивайте из истории звонков и платежей. А у кого-то эти контакты с древних времён резервно хранятся в мегафоновской сети — да, да, был и такой сервис(!)) Которой он может пользоваться бесплатно в течение месяца. А через месяц, если понравится, приходите заключать договор, и тут же оформим ЭП (это то что по привычке все называют ЭЦП), с которой вы и на госуслуги сможете документы слать и в налоговую. Тогда все ИПшники будут ваши, это ж поле непаханное!
                С юрлицами ещё проще — личный кабинет в Мегафоне есть, реквизиты в Мегафоне уже все есть, данные о сотрудниках тоже есть. Подключайте сразу. А поскольку практически у всех юрлиц уже есть ЭП, импортируйте её. Этой же ЭП договор на ЭДО можно и подписать. Потом в своём УЦ перевыпустите.
                Моя бухгалтерия даже не попытается пользоваться вашим ЭДО только по одной причине — «зачем нам ещё одна (точнее две-три) регистрация где-то и ещё одна флешка… у нас от одной налоговой-то голова пухнет… еще банки… еще это...»
                  0
                  ЭП надо б давать сразу, а то какой толк в наличии доступа к ЭДО без ЭП?
                  И обновлять ежегодно автоматом… Бесплатно…
                  +1
                  А у себя чего не используете в офисах? Сапожник без сапог — контракты на сотовую связь печатаются на бумаге, подписываются там же, в офис с описями бумажными отправляются. С себя бы начали.
                    0
                    Наряду с появлением возможности заключить договоров онлайн, мы не отказываемся от традиционного обслуживания клиентов, например, не имеющих электронную подпись или предпочитающим живое общение с сотрудниками компании. Со своей стороны мы постараемся объяснить нашим абонентам все преимущества электронного взаимодействия с МегаФон и готовы в любое время перейти с ними на новый формат обслуживания.
                      0
                      Электронные подписи своим клиентам раздайте, чтоб было о чём говорить!
                    0
                    Дарю еще одну идею: сделайте один простой сервис. Авансовую отчетность на предприятии. Привяжите к вашему ЭДО платёжные карты, которые Мегафон недавно анонсировал. Продавайте их корпоративным клиентам в качестве бизнес-карт для корпоративных расчётов. Чтобы сотрудник предприятия мог рассчитываться этой картой в командировках (например) за гостиницу, топливо, билеты и т.п. А все далее расходные операции импортируются в ЭДО и формируют авансовый отчет.
                    Но сделайте его идеально, чтобы от и до, чтоб у пользователя был мизер телодвижений. Когда вы это отладите до блеска, то удивитесь, сколько народу потянутся в ваш сервис и за другими плюшками.
                      0
                      А какими ещё системами ЭДО пользуется Мегафон и как он мог бы о них отозваться? Точно знаю, что некоторые филиалы работают сейчас с ЭДО через Тензор и их программу СБиС или может это как-то из внутренней системы в сбис отправляется?
                        0
                        МегаФон работает со всеми основными операторами ЭДО в том числе мы используем систему ЭДО МегаФон внутри компании и для обмена документами с контрагентами.
                          0
                          Давайте сформулируем точнее.
                          С поставщиками Мегафон действительно работает через пятерку основных операторов. И это здорово.
                          А вот с клиентами — только через Калугу Астрал. И более того, те клиенты, кто подключен к Калуге Астрал (не через сам Мегафон) получить электронные документы от Мегафона НЕ могут!

                          Реальный кейс. У компании есть ЭДО интегрированное с учетной системой, оператор — Калуга Астрал. Но для получения документов от Мегафона все равно нужно получить новую регистрацию в той же самой Калуге Астрал, но уже на сайте Мегафона. И что потом с этими документами делать? Как их использовать для учета? Печатать и как с обычного бумажного документа ручками вбивать? Или обвешивать свою систему левыми обработками под каждого поставщика в отдельности?
                          Бухгалтера реально отказываются от такого «счастья» потому, что не готовы изучать 100500 интерфейсов и через 2-3 года вспоминать, а в каком же портале у меня лежат документы, которые ФНС теперь требует???
                        0
                        Еще один документооборот? Совместимость с СБИС и КОНТУРом будет? Цену у вышеупомянутых к примеру дешевле…
                          0
                          Добрый день! МегаФон планирует открыть роуминг с операторами ЭДО. Следите за новостями на сайте.
                            0
                            Почти год минул — а воз и ныне там.
                          0
                          У меня реальный кейс — у меня 1000 клиентов (договоров), всем я делаю документы ежемесячно. Как мне узнать кто из них уже пользуется вашей системой, чтобы отсылать им документы?
                          В Диадоке такая функция есть, и всем кого я там нашел я рассылаю документы именно через Диадок.
                            0
                            Спасибо за обратную связь. Мы планируем развивать функционал продукта и учтем ваше пожелание о необходимости добавления такого функционала.
                            0
                            а обычные счета будут в системе?
                              0
                              В системе ЭДО будут закрывающие документы от компании МегаФон за услуги связи. Получение этих документов абсолютно бесплатно.
                                0
                                Если быть точнее они уже есть и успешно выгружаются.
                                  0
                                  В куда выгружаются? В каких форматах? Первичка скорее всего в форматах ФНС. А счета на оплату? Есть ли у Вас формализованные счета на оплату?

                            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                            Самое читаемое