Как организовать работу с заказчиками из других городов?

    Мое дело
    Привет.

    За последнее время к нам в консультацю стало поступать много вопросов, ответы на которые будут интересны индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям. Вначале мы хотели сделать «Юридический FAQ», но потом поняли, что информации собралось очень много и в обычный FAQ она не поместится. Поэтому мы создали этот блог, где будем доступным языком рассказывать о некоторых моментах ведения малого бизнеса и обо всем новом, что происходит на нашем сервисе Мое Дело.org

    Сегодня топик будет о том, как грамотно организовать работу с заказчиками, находящимися в других городах.


    Итак, первое, что нужно четко понимать

    Любые копии договоров — не имеют никакой юридической силы при спорах с заказчиком.


    Вообще никакой. Это может быть факс, сканер, фотография или что угодно еще — не важно. Все это одинаково не будет иметь веса в случае суда с заказчиком. То есть, предположим, вы заключили договор на разработку сайта обменявшись факсимильными копиями, затем сделали сайт, денег не получили, пошли в суд. 95% что суд вы проиграете и денег не получите.
    То есть, если Вы не доверяете своему заказчику, то выбора нет — обмен договорами по курьерской почте. Только оригиналы будут иметь вес в случае разногласий с клиентом.

    Второе

    В идеале у вас должны быть все оригиналы документов — договор, счет и акт.


    И если вы посылаете почтой то еще и конверты и квитанции об оплате посылки.

    Только при таком варианте у вас гарантировано 100% не будет никаких проблем. Все что описано ниже — небольшой лайфхак, который будет работать в 95% случаев, но, как я уже писал выше, 100% гарантию, что у ИФНС или финконтроля не возникнет вопросов он не дает. Тем не менее именно так работает большинство ИП или организаций с удаленными заказчиками.

    Что нужно делать



    1. Берем стандартный договр на оказание услуг. Над текстом не загоняемся, т.к, как я писал выше, юридической силы в суде такой договор не будет иметь все равно.
    2. В нижний колонтитул договора вставляем подписи обеих сторон
    3. Распечатываем и подписываем каждую страницу договора, на последнюю ставим свою печать
    4. Отправляем скан договора по емейлу или факсом заказчику
    5. Заказчик подписывает копию на каждой странице, на последней ставит свою печать
    6. Заказчик отправляет копию Вам
    7. Вы распечатываете полученный документ и на каждой странице в произвольном месте ставите свою печать, подпись и пишите «Копия верна»
    8. Если того требует договор, вы отправляете заказчику скан счета на оплату (или pdf/xls со вставленной туда вашей подписью и печатью)
    9. После того как работа выполнена тоже самое проделываете с актом о выполненных работах — скан, подписи, заверенная вашей печатью фраза «Копия верна»


    Таким образом, после работы с любым удаленным заказчиком у вас должны остаться такие артефакты

    1. Копия договора, с подписью обеих сторон на каждой странице, заверенная Вашей печатью и фразой «Копия верна»
    2. Оригинал счета на оплату (он подписывается только Вами)
    3. Копия акта о выполненных работах, подписанного обеими сторонами, заверенная Вашей печатью и фразой «Копия Верна».

    В случае запроса из ИФНС или фин контроля отправляете им эти документы. Этого достаточно для того чтобы к Вам не было никаких вопросов.

    Я ничего этого никогда не делал???!!! Просто получал деньги по выставленным счетам. Чем это грозит?



    В реальности, очень часто на всю эту процедуру обе стороны сделки успешно забивают и без проблем продолжают вести бизнес. Первое, что нужно понимать, что на обычной очередной (раз в три года) проверки из ИФНС все эти документы никто не потребует.

    Для ИП на 6% УСН проверка как правило формальная, сравнение сумм по расчетному счету и кассовому аппарату с данными в декларации



    Исключение составляют ИП на УСН 6%, работающие как агенты, в этом случае однозначно нужно иметь все оригиналы документов.
    На 15% документы могут понадобится с большей вероятностью, но это зависит от настроения Вашего налогового инспектора. Тоже врятли, скорее будут интересоваться расходной частью.

    В каких случаях эти документы 100% понадобятся


    • Ваш недоброжелатель (уволенный сотрудник, брошенная девушка, да кто угодно) решил Вам испортить жизнь и написал заявление в прокуратору, что в таком-то месяце были незаконные поступления на р/сч. В этом случае будут проверять очень внимательно. Документы, приведенные выше, обязательны.
    • Ваш контрагент оказался замешан в уклонении от налогов, тогда проверять будут все переводы денег с такого ООО и заодно проверят Вас как получателя средств. Тут выход один — старайтесь не связываться с ООО-помойками.
    • Недоброжелатели написали жалобу на Вашего контрагента, что он списывает расходы по «фиктивным договорам»
    • Ваш контрагент находится на ОСН или на УСН-15% и налоговый инспектор решил проверить все расходы ваших клиентов — и вы попадаете под эту проверку.


    Как видите, такие проверки могут инициируется жалобой физического лица. И несмотря на то, что есть Закон о защите малого бизнеса при проведении проверок — на практике он не работает.

    Достаточно письма от человека с выдуманными паспортными данными чтобы ИФНС или фин контроль организовал полную проверку с запросом всех договоров.



    Поэтому, если такие копии договоров и счетов Вы не собирали раньше, то лучше все таки себя обезопасить и собрать их хотябы со всех ООО задним числом, чтобы не иметь проблем в будущем.

    Еще раз подчеркну, что этот вариант с копиями договоров — это минимум, который нужно делать при работе с удаленными заказчиками. Его выполнение обезопасит Вас в большинстве случаев налоговых проверок, но тем не менее мы обязаны напомнить, что

    В идеале, на каждого контрагента нужно иметь

    • Оригинал договора, подписанный обеими сторонами
    • Копии регистрационных документов: ИНН, ОГРН, Выписка
    • Копию паспорта гендиректора (для ООО) и копию приказа о его назначении на должность
    • Оригинал акта о выполненных работ, подписанный обеими сторонами


    Надеюсь мы внесли ясность в этот вопрос — если что-то непонятно — пишите в коментариях или на cons@moedelo.org На все вопросы постараемся ответить.

    Ну и в честь открытия этого блога для всех хабралюдей даем промокод habr, который уменьшает сумму годовой подписки на наш сервис на 20%. Код действует до 15 марта.

    Успехов в бизнесе и не теряйтесь в бумагах!

    Следующая наша статья будет посвящена тому, какие документы нужно сколько хранить по времени и как организовать весь процесс работы с документами, чтобы они не лежали в одной куче в ящике стола.
    Мое дело
    Компания
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее
    Реклама

    Комментарии 31

      0
      спасибо, полезные вещи пишите!
        0
        А если в тексте договора добавить пункт, что стороны признают юридическую силу для документов отправленных факсом или электронкой. Это как-то может упростить дальнейший документооборот с данным контрагентом? Можно ли в таком случае ограничиться факсимильной копией акта (накладной)?
          0
          95% что ИФНС не примет и 90% что в суде Вы проиграете. Мы написали пост исходя из практики, а не теории.
            0
            Хм, а я думал, что эта норма похожа на использование ЭЦП. Один раз заключили договор, что ЭЦП принимается, и дальше можно работать без физической подписи.
              0
              habrahabr.ru/blogs/my_business/81082/#comment_2397559
              Вот тут активное обсуждение этой темы, не хочется развивать ее заново, мы лишь рекомендуем сделать так как проще и правильней.
            0
            Нельзя, т.к. данный пункт тоже не будет иметь силы )
            0
            Ребята, Вам цены нет за этот сервис. И статься в тему :) Спасибо!

            З.Ы. УСН-15% когда когда планируете?
              0
              до 15% расширить не так сложно, так что скоро будет, сейчас доделываем всякие вкусности и мелочи и обязательно возьмемся за 15%.
              0
              Спасибо за информацию. Расскажите пожалуйста еще про особенности работы по публичному договору. Можно ли принимать деньги за услуги ссылаясь на него без сложностей потом с проверками?
                0
                Это будет темой отдельного топика в этом месяце.
              • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                  0
                  Можно, только там должны быть какие-то хитрые специальные бумажки, пронумерованные и заверенные в налоговой (Ну и соответственно, как всегда, добавляются дополнительные сложности, связанные с этими бумажками).К сожалению, не помню, как называются, но налоговая должна проконсультировать.
                    –1
                    только на ЕНВД!

                    На УСН нельзя.
                    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                        0
                        если будет много клиентов физ.лиц с кассой удобней будет, скоро введем учет доходов по ККМ
                        • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                  –1
                  а как же гражданский кодекс? просто тупо «в этой стране не работает»

                  цитирую:
                  Статья 434. Форма договора
                  2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору

                  в статье намешано — и то что копии не имеют юридической силы, и то что в 95% случаев суд будет проигран, а прямо вопрос не отражен

                  если позиционируете себя как юридически грамотные — разберитесь с ситуацией до конца
                    0
                    Говорю прямо, что если у вас не будет оригиналов документов, то суд будет проигран в большинстве случаев при любых адвокатах. Это практика. Большинство дел даже не доходит до суда т.к. бестолку.

                    Ключевая фраза в вашей цитате «позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору». Это невозможно для емейл, факсов итд.
                      0
                      а в вашей цитате самая сильная фраза «говорю прямо» хДД

                      то что суды нарушают нормы — это не новость, но практика может меняться

                      «до суда не доходят» — это как конкретно? на каком вообще основании иск отклоняется? или истцы сами сдаются?

                      и еще — почему именно это достоверно установить «невозможно для емейл, факсов итд.»? как-то обосновать эту фразу можете?
                        +1
                        В России есть два способа подтвердить что «Я — Вася создал этот документ»

                        1) Личная подпись Васи + печать
                        2) ЭЦП

                        Других способов нет!

                        Не хочу заново плодить дискуссию на тему которая обсуждалась очень подробно вот здесь habrahabr.ru/blogs/my_business/81082/#comment_2397559

                        Если кратко. То для того чтобы подтвердить что емейл отправили лично Вы нужен эксперт, который напишет экспертное заключение, что именно наш Вася сам написал этот емейл, а не кто либо еще.

                        Такого экспертного заключения не даст ни один эксперт. На этом суд заканчивается. И именно поэтому большинство дел не доходят до суда.

                        Невозможно даже доказать действительность факсимильной копии — где есть все номера телефонов, счета за переговоры итд. А вот доказать в суде не получится что факс реально был отправлен.

                        Я допускаю, что могли быть успешные дела — не представляю как это возможно, но в принципе в России возможно все, но Подавляющее большинство подобных дел будет проиграно
                    0
                    Вы молодцы, если бы вы ещё написали схему работы с электронными деньгами, а не только оплаты на р/с, как их правильно оформлять и выводить на р/с ип, была бы сказка, а не жизнь :)
                      0
                      Сейчас электронные деньги вывести с кошелька на р/сч невозможно. В правилах кошельков четко сказано что не могут использоваться для предпринимательской деятельности.

                      Но мы в ближайшую неделю запускаем сервис, который позволит нормально получать оплату электронными деньгами и пластиковыми картами.

                      Если интересно поучаствовать в «пусконаладочных работах» — пишите на info@moedelo.org или на m.yaremko@gmail.com — как мы закончим тестировать дадим желающим бесплатный аккаунт с полным доступом к этой функциональности.
                        0
                        насколько мне известно только яндекс для предпринимательской деятельности использовать нельзя, у webmoney таких ограничений не было, но если вы сделаете сервис такой, будет просто замечательно :)
                          0
                          Уже почти сделали. Осталось мелочи докрутить, прицепить DNS свой, протестировать и все. Единственное комиссия пока высоковатая получилась — без нашего дохода уже 5% — но я думаю со временем если это будет популярно, то получится снизить комиссии до 3-4%
                            0
                            думаю 5% нормально, робокасса тоже 5% берет, но она ориентирована на инет магазины.
                      0
                      Вопрос такой: допустим, подписанных документов у меня нет, но есть полученный аванс. Клиент сайтом недоволен (субъективно, без доказательств — ну просто не понравился). Какие у него шансы через суд вернуть эти деньги?

                      Расширим ситуацию. Вы говорите про 95% из практики — без документов денег не получить. Как попасть в те 5%? Из общих соображений: у меня есть доказательства, что клиент этот сайт заказывал (звонок на мобильный, разговор через скайп +2 свидетеля, эл. почта), есть доказательства, что работу я сделал — собственно сам сайт, есть факт (какая то статья закона), что если продукт делается по индивидуальному заказу (а для сайта — это так и есть), то клиент не имеет право от него отказаться, таким образом, все факты, вроде, за меня. Впрочем, практика нулевая, поэтому хотелось бы узнать — где ошибка?

                      Спасибо заранее.
                        0
                        Внимание, вопрос! А если нет печати — это как-то скажется на степени доверия налогового органа?
                          0
                          Индивидуальный предприниматель может работать без печати, так что это ни как не влияет на взаимоотношения с ИФНС.
                          0
                          Было бы интересно получить аналогичную информацию для ФЛП Украины
                            0
                            Было бы неплохо добавить список первичных и закрывающих документов для отгрузки товаров в другой город, а не только для услуг.

                            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                            Самое читаемое