Как мы изучали проектный менеджмент в горах. Вершина #2

    После успешного весеннего проекта по организации и проведению учебной экспедиции на Первую вершину, мы решили продолжить. Рассказ о первой вершине здесь: habrahabr.ru/company/muk/blog/181498. О второй вершине читайте в этой заметке. Третью мы только начинаем готовить. Если хотите участвовать — контакты внизу статьи.

    Kickoff Meeting

    На горизонте маячил День независимости Украины и эти три выходных дня хотелось не просто пробухать, но провести с пользой и интересно. Таким нехитрым образом мы получили первое ограничение проекта — срок самой экспедиции и длительность подготовки. Второе ограничение вспомнилось с прошлой экспедиции — у нас был недобор высоты на первой вершине, поэтому нам нужно было выбрать самый высокий из 2,5-тысячников. Такой вершиной оказалась самая высокая точка Болгарии — гора Мусала (2925 м). Третье ограничение придумали сами, руководствуясь исключительно жадностью — нужно уложиться в 300$ на человека.

    Установочное совещание начали как грамотные проектные менеджеры — с изучения уроков опыта прошлого проекта. И хотя воспоминания были ещё свежи в памяти, было полезно прочитать рекомендации:
    • По возможности сократить время подготовки и проведения восхождения: Это снизит вероятность «потерять» членов команды из-за финансовых, социальных рисков и рисков, связанных со здоровьем. Больший интервал времени – увеличение вероятности непредвиденных внешних и внутренних факторов от изменений погоды до законодательства и настроя в команде.
    • Деньги на поход собирать сразу, после статусного совещания, чтоб исключить отказ от участия в восхождении по причине «не предвиденных финансовых расходов».
    • Создать страницу проекта, можно в Google, было бы очень удобно. Сюда можно и документы выложить. Это очень важно при виртуальном управлении командой проекта.

    Времени и так у нас было мало — всего месяц на организацию восхождения в чужой стране, в которой никто из участников ранее не был. Страницу создали прямо в Facebook, а документы, как и в прошлый раз, решили выкладывать на Google Drive.

    Взяли документы по первой вершине и быстро переоформили их под требования нового проекта — получили Устав проекта, План управления обеспечением экспедиции и План управления коммуникациями экспедиции. Все опубликованные для общего доступа документы наших экспедиций постоянно доступны по адресу facebook.com/groups/7PMSummits/files.

    Потом мы сосредоточились на графике подготовки экспедиции, основными этапами которого оказались:
    1. Проработка логистики Киев-София-Киев и покупка билетов.
    2. Подготовка документов на визы и получение виз.
    3. Разработка Плана действий и маршрута экспедиции.
    4. Приобретение недостающего оборудования и амуниции.

    В этот раз решили не использовать SmartSheet, а просто создали файл расписания в MS Project Professional 2013 и опубликовали его для рабочей группы на Google Drive. Получилось «дёшево и сердито», но не очень удобно. Поэтому SmartSheet пока продолжает удерживать лидирующие позиции в моём личном рейтинге облачного софта для управления небольшими проектами. Это не реклама, а личное впечатление. К сожалению, никто, кроме нас самих, пока не спонсирует наши экспедиции.

    Подготовка

    Последовательность подготовки к экспедиции расположили по величине затрат. Навскидку получалось, что больше всего от бюджета проекта «откусит» дорога в Болгарию и обратно. Чуть меньше, но тоже чувствительный кусок — визы. Третья часть самая малая — перемещение и жильё в Болгарии.

    Для начала рассчитали самое оптимальное перемещение Киев-София-Киев. В рассмотрение входили варианты:
    • Личный автомобиль — по стоимости почти, как самолёт (дорогой бензин за границей, плата за дороги и транзит). Плюс ко всему нужно было готовить машины к длительной дроге.
    • Автобус и поезд — недорого, но долго. Не успеваем. При этом автобус ещё и утомительно — сутки трястись сидя в кресле.
    • В итоге выбран самолёт — рейсы WizzAir Жуляны-София и София-Жуляны. Очень удобно, потому что из Жулян. Да, и Софийский аэропорт находится в черте города.

    Правда была одна «засада» — обратных рейсов на 26 августа не было. Поэтому взяли обратные билеты на 27-е, а это уже рабочий день. Самолёт прилетает в 16:25. Пока таможня и багаж — в офис даже на конец дня не успеваем. Поэтому решили копнуть в глубь нашего временного ограничения "уложиться в 3 дня". Почему мы установили такое ограничение? Потому что хотели, чтоб экспедиция не пересеклась с основной работой. А если сделать так, чтоб мы не «прогуливали» работу, но при этом находились в Болгарии? Как? Рабочий день в аэропорту Софии А просто — найти недалеко от аэропорта или в самом аэропорту Софии хорошее подключение к И-нету и розетку. Благо в офисе есть MS Lync, MS Exchange, и прочие штуковины для удалённой работы. Можем звонить в офис и по Украине, отвечать на почту, организовывать встречи… Но это утяжеляет наш багаж на вес ноутов/планшетов и зарядников, которые бросить в лагере без присмотра не получится и придётся тащить с собой на Мусалу.

    Цена перелётов туда-обратно получилась по 173,5$ на каждого. Так что из бюджета у нас осталось по 126,5$ на человека. Следующая большая затрата — визы. И тут сработал классический позитивный риск, который последний PMBOK стал называть однозначно — «возможность». Как оказалось, мне болгарская виза не нужна, поскольку у меня шенгенский мультик. Я сделал запрос в посольство и получил такой ответ: "Посольство Болгарии обращает внимание, имея действующую шенгенскую визу с многократным въездом, национальную визу страны-члена ЕС или вид на жительство в одной из стран шенгенского союза, заявитель может пребывать на территории Болгарии до 90 дней в рамках каждого 6-месячного периода, без открытия визы в Болгарию. Общее количество дней разрешенных для пребывания в Евросоюзе с визы не высчитывается."
    Единственная сложность — страховка всё таки нужна и тем, кто только получает визу, и тем, у кого она есть. Нам сказали, что наличие страховки проверяют на въезде в страну (что в итоге оказалось неправдой). Чтоб не рисковать, мы по-быстрячку сделали самую простую туристическую страховку в Инго Украина. На вопрос "Это просто туризм, или будете заниматься чем-то экстремальным", ответили "Просто туризм". Цена вопроса — 5.4$ на человека. Итого из бюджета у нас осталось по 121,1$ на человека.

    Собрали все документы на визу, но оказалось, что распечатку о бронировании отеля из booking.com консульство не принимает. Вот вам и первый Change Request! Теперь нужно как-то получить копию бронирования на фирменном бланке отеля. Переписывались и созванивались с болгарами — но они такие же обязательные, как и украинцы... Пришлось помучиться и потратить лишние деньги. Консульство Болгарии есть только в Одессе и документы пришлось подавать в Киеве через визовый центр. Поэтому в расходы попали 35€ консульского сбора за визу, 22€ сервисный сбор визового цента, 30€ предоплата за проживание и 9,51€ за осуществление SWIFT-платежа в Болгарию. Итого: 96,51€ или 128,2$.

    После получения виз из бюджета у нас осталось 57$ на человека. Болгария, конечно, не очень дорогая страна, но по расчётам транспортные расходы в стране у нас откусят ещё по 31$, поэтому останется всего по 26$ резервных на каждого... Под завязку! Даже вина не выпить… А ещё нужно на вершину забраться…

    Параллельно с покупкой билетов и получением виз, мы доделали все документы управления проектом и создали План действий и маршрут. Документ получился такой, что можно мало-мальски грамотного барана отправить в путешествие и он вернётся оттуда довольный и с магнитиками. Сам документ ЗДЕСЬ, а я отступлю лирически:

    Данный документ сделан на основе «Плана управления конфигурацией», но шаблон из PMBOK был полностью переработан, чтоб соответствовать нашей отрасли и нашему проекту. Внеся такие значительные изменения в документ мы выполнили рекомендации PMBOK. Цитата: «Основной целью Руководства PMBOK является выделение той части Свода знаний по управлению проектами, которая обычно считается хорошей практикой. Хорошая практика не означает, однако, что описываемые знания должны всегда одинаковым образом применяться ко всем проектам; организация и/или команда управления проектом самостоятельно определяет применимость этих знаний к тому или иному проекту».
    Что мы и сделали! А теперь представьте, что подобный документ получает инженер (а лучше сам его создаёт) и выполняет по нему свою техническую работу. Последовательность действий уже промоделирована до мелочей. Вероятность не выполнить работу минимальна, и даже если что-то пойдёт не так, зрелость мыслей и идей инженера по выполнению этой работы такова, что он быстро найдёт пути обхода и выполнит задачу. Если человек промоделировал всё в голове, он уже предусмотрел большую часть проблем и придумал пути их решения – остаётся только реализовать это на практике.

    У меня есть хорошая знакомая из Львова. В школе на уроках НВП их разделили на мальчиков и девочек. Мальчиков учили стрелять, маршировать, разбирать-собирать автомат и т.д., а девочек учили санитарному делу. А ей не хотелось быть санитаркой, ей хотелось стрелять и разбирать-собирать автомат. Ей настолько сильно этого хотелось, что она запомнила плакаты из кабинета НВП и каждый вечер, ложась спать, в уме «практиковала» разборку-сборку АК-47. А потом военруку пришла разнарядка «Прислать на городские соревнования от школы двух мальчиков и двух девочек». Воевода стал судорожно искать девочек, которые хоть как-то могли бы подойти к автомату. Нашёл только одну биатлонистку, а моя знакомая вызвалась сама. Когда военрук попросил их потренироваться, она с первого раза выдала на скорость армейский норматив на «отлично». НВП-шник охренел! А дело то происходило в советские времена во Львове, и сами понимаете, слухи о том что у каждой третей гуцульской семьи где-то припрятан Шмайсер были не без основательны… Вот он осторожненько так узнаёт «А у вас дома автомата случаем нет?». «Нет» — ответила она и рассказала ему как у неё так получилось.
    Сегодня она профессиональный сертифицированный проектный менеджер. А в свободное от безделья время пишет кандидатскую диссертацию по управлению проектами.
    Хорошая получилась притча о том, как полезно моделировать в голове будущее исполнение. А мысль имеет свойство материализовываться!

    Go-Go-Go Decision

    За 3 дня до вылета провели совещание «Go/No-Go Decision». Провели чисто формально, поскольку всё готово. Осталось только провести саму экспедицию. Даже в шутку назвали совещание "Go-Go-Go Decision".

    Поскольку бюджет проекта был на исходе, а сама экспедиция ещё и не началась, мы решили сэкономить и закупили провиант в Украине. Классический набор туристов — сухпай, сникерсы, консервы.

    Экспедиция

    Хочешь рассмешить Бога, расскажи ему о своих планах.
    Народная мудрость


    Любой план — это как костюм меньшего размера. В нем невероятно тесно и неудобно, и он всегда трещит по швам. Так и у нас — ещё момент сбора рюкзака всё пошло не по плану, а точнее не совсем по пану…

    Я вспомнил, что туристическую банку с газом в самолёте провозить нельзя. Соответственно нужно было отклониться от маршрута, найти туристический магазин в Софии и купить газ. Пришлось задействовать временнОй резерв на непредвиденные обстоятельства, благо расписание всего транспорта к подножью горы Мусала было прописано от приземления самолёта до ночи.

    Но дальше — больше. Вылет самолета задержали на 10 мин. Прилетели на 15 мин позже. Из-за этого опоздали на автобус в город, а следующий — через пол-часа. Пока бегали за газом — начался ливень. Использовали его как повод для покупки 3G-карточки. Пока пережидали ливень, покупали и настраивали карточку 3G, накопили общее отставание от графика в 1 час. Из-за этого не успели на последнюю маршрутку Самоков-Боровец. Ехали на такси, а это перерасход в 4 лева (3$) на человека. Итого из бюджета у нас осталось 23$/чел.

    Таксист пытался поселить нас в отель по 20 лев/ночь. Рассказывая нам байки, что кемпингов в Боровце нет. Я достал распечатанный План действий и показал ему адрес и телефон. Он набрал номер и нехотя отвёз нас в кемпинг. Помогайство таксиста не принесло ему дополнительного дохода, а наш бюджет не уменьшился. План работал!

    В Боровце шёл ливень с грозой. Палатку ставили под дождем. Сидели в ней. Сделали короткое «нападение» на ближайший магазин и «раздобыли» бутылку болгарского красного. Готовили ужин прямо в палатке. Ждали прока закончится дождь. Пили вино. Когда закончился дождь, уже в темноте пошли искать откуда стартует подъёмник на гору Ястребец. Проверили время начала роботы и стоимость подъёма. Всё совпало до секунды и стотинки. План работал!

    Рано-раненько позавтракали и выдвинулись на штурм горы. Маршрут восхождения на Мусалу следующий:
    1. На гондольном подъёмнике на гору Ястребец (2369м).
    2. Пешком по тропе до хижины Мусала.
    3. Далее по направлению вершины Алеко до озер на высоте 2545 м.
    4. Минуем озера и после этого строго вверх на Мусалу (2926м).

    Как и планировали — в 12:00 мы были на вершине. Цель проекта достигнута!
    Мусала - вторая вершина управления проектами

    И вот тут-то мы и сделали самую большую и частую ошибку проектного менеджера — расслабили булки.

    Обратный путь планировался следующий: Малка Мусала (2902м) – Иречек (2852м) – Дено (2790м) – Шатрър (2495м) – далее у Сладката Вода на доходя вершины 2208 м уйти в лево к креселке «Ситняково Експрес» (1778м) и на ней спуститься в Боровец (тем более что у нас билет на подъём-спуск).

    В начале всё было отлично. Тропа трудная, в некоторых местах почти отвесная, но с протянутыми стальными тросами.
    Отвесный спуск
    Так что мы достаточно бодро и быстро продвигались вперёд. Потом тропа стала периодически пропадать и появляться снова. Через два часа пути она исчезла полностью. Двигаясь по ориентирам мы забрели в такой густой можжевельник, что двигаться дальше по хребту мы уже не могли. Вот тут-то нас и выручил, купленный во время дождя, 3G. Скачали Androzic, рассмотрели карту и наши GPS-координаты. Тропа уже давно ушла резко влево к реке. Если идти дальше по прямой, то выйдем к обрыву. Красиво, наверное, будет смотреть со скалы на Боровец, но как спускаться с этой скалы было не понятно и проверять мы этот путь не стали. Возвращаться тоже не хотелось. У нас оставалось ещё два часа до закрытия подъёмников. Поэтому мы выбрали единственное неправильное решение — спускаться тупо вниз к реке по зарослям можжевельника.

    С каждым шагом вниз можжевельник становился выше и достиг высоты 2-3 метров. Передвигаться можно было только наступая на стволы нижних деревьев и держась за ветки верхних. Главное было не падать между деревьями вниз и не выходить на мёртвый сухой можжевельник. Если срывался вниз, то сначала больно обо что-нибудь ударялся и выкручивал руки, а потом терял много времени на протискивание между ветвями деревьев и вскарабкивание на верхушки. Если выходишь на сушняк — то натыкаешься на большие и мелкие ветви, которые жесткий горный ветер превратил в остро заточенные сабли и копья.

    Шло время. Вода закончилась. Деревья становились всё выше. Сил становилось всё меньше. Группа распалась, но спасала рация. Периодически мы вызывали друг-друга и собирались вместе. От усталости мы всё чаще проваливались между деревьями, из-за чего тратили ещё больше сил…

    Когда мы спустились к реке, до остановки подъёмника оставалось пол-часа и у нас было два варианта:
    1. За пол-часа пробежать 3 км с набором высоты в 600 метров.
    2. Идти часа два вниз вдоль русла реки.

    Выбрали второе. Бежать уже не было сил. Разделись, помылись в реке. Иголки можжевельника я нашёл даже в трусах. Причём не одну-две, а целую жменю. Воды набрали в этой же реке. Пить хотелось так, что антисанитария никого не интересовала.

    Помылись, отдохнули, перекусили и не торопясь двинулись вниз к Боровцу. В лагерь мы вернулись в 7 часов вечера. Пройдя за 10 часов 25 км по горным тропам и без них. Мы записали трек: ЗДЕСЬ.

    Весь вечер тупили, сидели, говорили. Легли спать рано. А на утро выдвинулись в сторону Софии. Дальше всё было по Плану. Если какие-то отклонения и были, то они вносились сознательно.

    Днём гуляли по Софии. Вечером воздали хвалу Богам Проектного Мереджмента — пили вино, ели мясо. Болгария очень дешёвая страна. «Хвала» обошлась нам в 19$ с человека и у нас осталось еще по 4$ не израсходованного бюджета проекта. Проектный менеджмент рулит!

    На следующий день я захотел проверить, заметит ли система безопасности полетов туристическую банку с газом, упакованную в железную оболочку JetBoil? Заметила!
    Второй раз в жизни я был сопровожден в закрома аэропорта для изъятия банки с газом.

    А WizzAir, как всегда, задержался. В Киев мы прилетели с отставанием в 1,5 часа.

    Уроки опыта

    Горы представляют собой аккумуляторы энергии, а человек представляет собой трансформатор. Если ты идёшь в горы, тебе нужно уметь трансформировать энергию, которую они тебе дают. Если ты не трансформируешь её, то никакой пользы не получаешь.
    Учитель. Жизнь в горах


    Собрались после экспедиции и подвели уроки опыта. Сам документ ЗДЕСЬ, а рекомендации вот:
    1. При вылете из Жулян ожидали в терминале 1.5 часа. Считаем, что на регистрацию можно приезжать и позже, так как нет особого смысла быть первым в очереди на посадку.
    2. Очень внимательно нужно расценивать время при использовании low-cost авиалиний. Так как на обратном пути с Софии в Жуляны самолет задержался на полтора часа.
    3. Желательно иметь при себе мелкие деньги. К примеру, сложно рассчитываться с таксистом. Мы сообщили ему что у нас практически нет денег (чтобы он не «накручивал цену»), но когда пришлось с ним рассчитываться, как-то не фен-шуйно вытаскивать 100€ с кармана.
    4. При использовании общественного транспорта желательно формировать не только расписание маршрута данного транспорта по времени, но и знать список остановок для лучшей ориентации.
    5. В Плане действий было заложено время на покупку 3G карточки, но не учли того факта, что потратили около часа на настройку гаджета.
    6. Обращать внимание на ударения в иностранных названиях (вершин, отелей, мест и т.п.). Не сразу поняли, что правильно МусалА, а не МусАла.
    7. Особое внимание необходимо уделить вопросу навигации. В идеале – иметь отдельное устройство.


    P.S.

    Мы начинаем готовить третью вершину. Следующая вершина будет увеличена не ввысь, а «вширь». Планируем зимние восхождение или в Карпатах, или в Крыму. Помимо изучения методологии управления проектами, мы хотим потренировать альпинистские навыки — ходить в связке, пользоваться ледорубами, ходить в кошках и снегоступах, лазить по скалам и пр.

    Если хотите участвовать — пишите мне на anatoly@savin.pm.
    Группа «7 вершин ПМ» на Facebook: www.facebook.com/groups/7PMSummits
    Описание идеи на PMDoc.ru: Учебно-практическая программа «Семь вершин проектного менеджмента»


    Учебные курсы по управлению проектами Project Management



    МУК-Сервис — все виды ИТ ремонта: гарантийный, не гарантийный ремонт, продажа запасных частей, контрактное обслуживание
    МУК
    61,70
    Компания
    Поделиться публикацией
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее
    Реклама

    Комментарии 0

    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

    Самое читаемое