Выступал на конференции «ITAM & SAMday 2018» (IT Asset Management и Software Asset Management). Основной вектор дискуссии – обмен опытом в построении моделей управления ИТ-активами в компаниях самых разных отраслей.
Поделюсь тезисами доклада и затрону вопросы:
- с чего начать внедрение процессов управления ИТ-активами;
- из каких шагов оно состоит.
Не раз в проектах приходилось сталкиваться с идеалистическим подходом, когда стремятся работать по принципу «внедряем всё и сразу». Практика показывает, что с многофункциональными ИТ-системами это сложновыполнимая задача.
Всегда предлагаю есть «слона» по частям, поэтапно.
Что говорит статистика
Интерес к ITAM стабильно растет. Это подтверждает мировая статистика. Например, в результатах исследования «Управление ИТ-услугами следующего поколения» от аналитической компании «Enterprise Management Associates» отмечен стабильный рост внимания к вопросам автоматизации процессов управления ИТ-активами со стороны бизнеса.
Посмотрим, как большой «слон» – ITAM – чувствует себя в российской практике.
Какие компоненты входят в ITAM-практику
Сначала разберу, на что похож «слон», – так условно называю совокупность компонентов, из которых состоит ITAM-практика.
Вспоминается древняя индийская притча о слоне и шести слепцах.
Первый слепой протянул руку и коснулся бока слона: «Какой гладкий! Слон похож на стену». Второй слепой протянул руку и коснулся хобота слона: «Какой круглый! Слон похож на змею». Третий слепой протянул руку и коснулся бивня слона: «Какой острый! Слон похож на копье». Четвертый слепой протянул руку и коснулся ноги слона: «Какой высокий! Слон похож на дерево». Пятый слепой протянул руку и коснулся уха слона: «Какой широкий! Слон похож на опахало». Шестой слепой протянул руку и коснулся хвоста слона: «Какой тонкий! Слон похож на веревку».
Чтобы не быть похожими на слепцов, посмотрим общим взглядом на ITAM-«слона» и «разложим» его на ключевые компоненты.
| С. |
Соглашения, которые определяют:
|
| Л. |
Лицензии. Учет и управление лицензиями. |
| О. |
Оборудование. Учет рабочих мест, периферии, серверов. |
| Н. |
Нематериальные активы. Учет виртуальной инфраструктуры, софт, знания. |
От чего зависит выбор модели управления ИТ-активами
Практика управления ИТ-активами многоаспектна, и не всем компаниям требуется внедрять абсолютно все подходы и области управления.
Важнее определить, для чего в компании реализуется управление ИТ-активами, каких целей хочется достичь? Это напрямую влияет на «внешний вид» С.Л.О.Н.а, а значит и на выбор последовательности шагов, и итоговую картину модели управления ИТ-активами.
Опираясь на свою практику внедрения ITAM-решений, предложу следующий набор целей, которые можно задать на старте:
- Минимизировать внеплановые закупки ИТ-активов при оптимальном размере складского запаса.
- Снизить процент секвенции бюджета при ежегодном планировании ИТ-бюджета, как следствие – улучшить обоснование затрат на ИТ.
- Сократить время на получение актуальной информации по ИТ-активам.
- Оптимизировать затраты на лицензирование.
Достижению этих целей поможет автоматизация функциональных «частей» ITAM. Их специфику рассмотрю далее.
Из каких частей состоит управление ИТ-активами
Поделю С.Л.О.Н.а на крупные части:
- идентификация и отслеживание изменений по ИТ-активам;
- планирование закупок и списания ИТ-активов;
- построение ресурсно-сервисной и ресурсно-финансовой моделей учета ИТ-активов;
- управление лицензиями и поставщиками.
Проанализирую первые две части через призму цели → шаги → результаты.
Идентификация и отслеживание изменений по ИТ-активам
Первым базовым этапом при внедрении ITAM должна стать агрегация информации об ИТ-активах компании.
Ставим цели:
- Сформировать централизованный источник актуальной информации об оборудовании, ПО и т.д.
- Получить актуальную информацию об ИТ-активах, включая:
- количество;
- виды;
- учетные параметры;
- местоположение.
- Установить связь ИТ-активов с Основными средствами как «мостик» для дальнейшего развития.
Для реализации целей двигаемся по шагам с учетом ITSM-процессов:
- Выбираем средство автоматизации.
- Разрабатываем классификатор ИТ-активов.
- Составляем сценарии обновления базы ИТ-активов.
- Проводим инвентаризацию и наполняем базу ИТ-активов.
- Устанавливаем связь активов и Основных средств (нематериальные активы, малоценка).
Важно отметить, что управление ИТ-активами рассматривается мною в постоянной связке с Каталогом услуг (в рамках которых осуществляется поддержка ИТ-активов внутри ИТ) и процессами эксплуатации услуг (управление инцидентами, запросами на обслуживание и изменениями).
В результате работа со сформированным единым источником актуальной информации об ИТ-активах позволит:
- Повысить утилизацию оборудования.
- Уменьшить количество закупаемого оборудования.
- Упростить процесс инвентаризации.
- Сократить время на поиск нужной информации.
Планирование закупок и списания ИТ-активов
Допустим, что мы «накопили» и сформировали базу ИТ-активов и наладили процесс актуализации информации в ней. Далее наступает этап управления жизненным циклом ИТ-активов и контроля всех процессов, связанных с их планированием, поступлением и выбытием.
Ставим цели:
- Оптимизировать процесс закупки ИТ-активов.
- Повысить контролируемость процесса списания ИТ-активов.
И идем по шагам:
- Проводим стандартизацию ИТ-активов.
- Разрабатываем сценарии планирования закупок.
- Интегрируемся с системами закупок.
- Прописываем сценарии списания ИТ-активов.
Эффектом от выполнения указанных шагов станет:
- Консолидация закупок и получение выгодных цен со стороны подрядчиков.
- Оптимизация складского запаса.
- Консолидация по договорам поддержки.
- Упрощение механизмов контроля за многообразием видов техники.
- Упрощение операций с ИТ-активами.
Каковы промежуточные итоги
Многокомпонентный характер ITAM-систем предопределяет поэтапный характер внедрения. Прежде чем внедрять, необходимо учесть следующее:
- Крайне важно уже в начале пути представлять, чего хочешь добиться и на каком этапе. Без этого придется постоянно решать какие-то текущие задачи без понимания дальнейшего глобального развития процесса.
- Ваши цели и их критичность должны четко ложиться на последовательность того, что вы делаете.
- Связка с процессами эксплуатации крайне важна и для процессов управления ИТ-услугами, и для процессов управления ИТ-активами.
При этом при внедрении ITAM всегда есть точки роста. Например, о том, как построить ресурсно-сервисную и ресурсно-финансовую модели учета ИТ-активов, как организовать процесс управления лицензиями и поставщиками, как развивать ИТ-систему, поделюсь своим мнением в следующей публикации.
Что почитать по теме:
Управление ИТ-активами: как мифы влияют на проекты
Внедрение ITAM-решений: как избавиться от мифов
