company_banner

Удаленная бухгалтерия — как выгода для бизнеса

    Введение в условиях пандемии режима самоизоляции, нерабочих дней, самоизоляции и иных ограничительных мер подтолкнули еще большее число работодателей перевести сотрудников на удаленную работу из дома. Бухгалтерия – та деятельность, которую вполне можно осуществлять дистанционно. Главное – организовать рабочий процесс должным образом и при этом не нарушить нормативные требования.

    Ведение бухгалтерского учета — процедура, посредством которой осуществляется организация и регулирование бухучета компании, организации или учреждения любого типа. Так как работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации, заниматься ею должны опытные и проверенные сотрудники. Однако предприятиям малого и среднего бизнеса сегодня не требуется собственный бухгалтерский отдел. Те же задачи, причем с меньшими затратами, может решить удаленная бухгалтерия.


    Что же такое удаленная бухгалтерия? Бухгалтерский и налоговый учет компании может взять на себя аутсорсер — специализирующаяся на этом сторонняя организация или фрилансер, то есть работающий удаленно по договору бухгалтер. Его задача — учет всех финансовых операций заказчика и их документирование, составление отчетов, выписки, подготовка платежных документов, учет основных средств, расчеты с поставщиками, учет продаж и пр., поэтому он должен хорошо разбираться в бизнесе клиента, понимать, какие именно операции стоят за конкретными документами.

    Выгоды…


    В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.

    Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.

    Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.

    …и риски


    Однако дистанционное ведение бухучета – это более высокие риски: операционные, кадровые, репутационные риски, риски информационной безопасности, утечки конфиденциальной информации. Это также меньшие возможности эффективно контролировать работу привлеченных специалистов, потенциальное нарушение сроков сдачи отчетности в случае расторжения договора.

    Поэтому несмотря очевидные выгоды, «бухгалтер на удаленке» — вариант, с которым связаны определенные неудобства. Аутсорсинговая компания — более надежная альтернатива практически за те же деньги. Она может предоставить максимально компетентного в конкретной области сотрудника. Некоторые аутсорсинговые компании оказывают такие дополнительные услуги, как юридические консультации, кадровый учет, оптимизация налогообложения, доступ к справочным системам, проверку контрагентов.

    Аутсорсеру можно поручить полный бухучет или часть работ, например, составление отчетов или начисление заработной платы. Удобнее всего поручить аутсорсеру подготовку и сдачу всех отчетов, которые есть у компании: отчеты в ИФНС (прибыль, НДС, НДФЛ, ПФР, ФСС, ФОМС, транспортный налог, земельный налог, налог на имущество, акцизы и другие). Аутсорсинговая компания сама позаботится о создании электронной подписи и использует ее при составлении отчетов и их передаче через интернет.

    В договоре с аутсорсером, как правило, прописываются объем и график работы, критерии оценки качества услуг, размер и механизм выплаты вознаграждения, положения, касающиеся конфиденциальности информации, коммерческой тайны и ответственности сторон. Необходимо подготовить необходимые документы и соглашения, определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста. Заказчик предоставляет аутсорсеру доступ к первичным документам и бухгалтерской системе. Существует ряд систем для ведения бухучета – 1С, веб-сервис «Мое дело» и пр. Самой распространенной является 1С.

    Нужно также определить меру ответственности аутсорсера за собственные ошибки. Если аутсорсер страхует свою деятельность от бухгалтерских ошибок, то можно не опасаться, что ошибки в бухучете повлекут за собой штрафы.

    Бухгалтерия в облаке


    Следует определиться и с наиболее эффективной схемой документооборота. Часто практикуют отправку бухгалтеру сканов первичных документов по электронной почте. ПО и базы данных могут храниться на сервере компании, а доступ к ним организуется через интернет, либо они размещаются на серверах хостинг-провайдера или в облаке. Бухгалтеры уже оценили преимущество облачных технологий.


    Обычно аутсорсинговая компания предоставляет клиенту удаленный доступ к бухгалтерии для просмотра данных. А при необходимости можно будет забрать базу с данными. Бухгалтерская компания передаст вам подготовленную базу, поможет установить ее на ваше оборудование.

    Особое внимание следует обратить на периодичность создания резервных копий баз данных (обычно за это отвечает провайдер) и на безопасность передачи данных, ведь дистанционно теперь чаще передаются, например, персональные данные, другая информация, требующая защиты от несанкционированного доступа.

    Если программа 1С расположена в облаке, то работать с нею можно и с домашнего ПК или ноутбука. Арендуя облачную 1С, вы получаете круглосуточный доступ к ней из любой точки мира. А по стоимости облачная 1С вполне доступна для любой компании.

    Аренда или хостинг 1С


    Независимо от того, кто занимается бухгалтерией – специалисты, состоящие в штате, фрилансер или аутсорсер, 1С: Предприятие удобно развернуть на виртуальном сервере (VPS) в ЦОД хостинг-провайдера. Такой сервер может работать как под Windows, так и под Linux. При этом не потребуется затрат на оборудование и его обслуживание. Все чаще компании рассматривают аренду сервера как альтернативу его покупки. 

    Большинство системных администраторов и разработчиков 1С используют ОС Microsoft Windows Server и СУБД MS SQL. Как правило, это VPS с гипервизором виртуализации KVM или Hyper-V. Для 1С нужно от 2 Гбайт оперативной памяти и не менее 40 Гбайт на диске.

    В России услуги аренды сервера VPS c 1С (1С: Бухгалтерия,1С: Управление нашей фирмой, 1С: Предприятие, 1С: Комплексная автоматизация и др.) предлагает целый ряд хостеров. В этом случае с 1С можно работать с любого устройства и из любой точки мира. Можно перенести на виртуальный сервер свои базы или создать их с нуля.

    Преимущества хостинга 1С:

    • Экономия на капитальных затратах, не требуется приобретать серверное оборудование, не нужно покупать лицензию на 1С, продукты Microsoft.
    • Информационные базы 1С на виртуальном сервере доступны круглосуточно, в любое время и в любом месте. 
    • Удобство работы, поскольку 1С на VPS функционирует на любых устройствах с доступом в интернет.
    • Не нужно тратить время на обновления и резервные копирования, обычно провайдер делает это за вас.
    • Высокая надежность ЦОД.

    RUVDS например, имеет широкую сеть надежных дата-центров (они расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Лондоне, Франкфурте, Цюрихе, Амстердаме, Екатеринбурге), и работаем с крупнейшими сетевыми и независимыми дата-центрами с высоким рейтингом надежности, не ниже TIER III (SLA 99,998%). Наши серверы работают на мощном и новом оборудовании от партнера — компании Huawei.
    Помимо усиленной защиты и резервирования на уровне дата-центра, сертификации ФСТЭК, мы заключили договор страхования с крупнейшей мировой компанией — страховщиком AIG и теперь можем предложить клиентам — юридическим лицам привлекательные условия индивидуального страхования их деятельности и данных на виртуальных серверах компании. Такое страхование дает клиентам уверенность в том, что в случае инцидента они смогут получить возмещение ущерба. Кроме того, это минимизация последствий кризиса, вызванного утечкой данных, компенсация в случае нарушения целостности корпоративной информации.

    Итак, виртуальная 1С в облаке по модели SaaS (Software as a Service) позволит пользоваться программным обеспечением как услугой с помесячной оплатой, работать с 1С в облаке из любой точки. Нет необходимости в покупке программного обеспечения, его обслуживании и обновлении. Обходится 1С в облаке значительно дешевле покупки ИТ-инфраструктуры под 1С.

    Поэтому облачное решение выбирают исходя из критериев практичности и стоимости обслуживания. Заказчики получают рабочее лицензионное решение без необходимости обращаться к специалистам для обновления системы 1С. Экономия времени, денег, а также возможность работать с приложением с разных ПК могут стать определяющими факторами в выборе продукта. Оформив подписку, клиенты могут автоматизировать основную деятельность, вести учет, рассчитывать зарплату, сдавать отчетность через интернет.

    Как показывают результаты тестов, 1С на VPS/\VDS — интересное решение, которое может снять головные боли многих компаний. Поэтому стоит обратить внимание на услуги «VPS-сервер с предустановленной 1С». Конечно – принимая во внимание все плюсы и минусы такого решения.

    RUVDS.com
    RUVDS – хостинг VDS/VPS серверов

    Комментарии 15

      +2
      Понятно, что можно заоутсорсить бухгалтерию. На как узнать стоимость такого аутсорсинга до того, как заключать контракт? А еще лучше, чтобы сравнить разные фирмы? Есть ли какие либо цифры?
      Есть ли возможность проверить репутацию конкретной фирмы, предоставляющей бухгалтерские услуги? То есть количество клиентов, их удовлетворенность.

        +1
        1C в облаке — во-первых дорого и скорей всего будет дороже чем содержание своего сервера, сисадмин так и так нужен, т.к. парк компьютеров никуда не денется, изменится только сервер, во-вторых заказчик не имеет полного и неограниченного контроля над базами, повышается риск утечек, ответственность бухгалтера-аутсорсера почти отсутствует, а ещё хостер при первом же звонке сверху с радостью отдаст все клиентские базы, ну и нафиг оно надо? 1С вообще пора уже чем-то заменить, её лицензионная политика, политика в отношении пользователей и разработчиков, благодаря которым она так расползлась, не выдерживает никакой критики.
          +1
          1C в облаке — во-первых дорого и скорей всего будет дороже чем содержание своего сервера
          И да, и нет. Зависит от количества пользователей, количества и размера баз. Чем всего больше, тем больше требования к оборудованию, тем меньше выгод от облака в разрезе 1,5+ лет
          во-вторых заказчик не имеет полного и неограниченного контроля над базами
          Шифрование в SQL/дисковыми томами/полностью виртуалкой уже давно есть из коробки во всех ОС.
          ответственность бухгалтера-аутсорсера почти отсутствует
          Ответственность прописана в договорах, если там ничего не прописано, то и ответственности нет. Со стороны аутсорсера отвечает не какой то конкретный бухгалтер, а сама организация аутсорсер.
          а ещё хостер при первом же звонке сверху с радостью отдаст все клиентские базы
          Если закон обязывает, то отдаст. И вы отдадите. Каждому из вас своя задница ближе чем целостность и сохранность базы организации. Однако можете из героических побуждений своей задницей пожертвовать, но учтите, что это никогда не окупится если вы не собственник.
          1С вообще пора уже чем-то заменить, её лицензионная политика
          Вы сначала проанализируйте рынок, сравните варианты покупки и лицензирования, стоимость разработки и поддержки, стоимость и доступность специалистов. Я уверен, что вы не будете после этого столь категоричны.
            0
            Шифрование в SQL/дисковыми томами/полностью виртуалкой уже давно есть из коробки во всех ОС.

            Шифрование — это прекрасно, но пока я не владею железом, шифрование не решает проблему утечек.
            Ответственность прописана в договорах, если там ничего не прописано, то и ответственности нет. Со стороны аутсорсера отвечает не какой то конкретный бухгалтер, а сама организация аутсорсер.

            Это понятно, только мы в России, здесь многое… своеобразно, поэтому в случае чего ответственность и вред нужно будет доказывать в суде, это ещё расходы и временные и денежные.
            Если закон обязывает, то отдаст. И вы отдадите. Каждому из вас своя задница ближе чем целостность и сохранность базы организации. Однако можете из героических побуждений своей задницей пожертвовать, но учтите, что это никогда не окупится если вы не собственник.

            Говорите за себя.
            Вы сначала проанализируйте рынок, сравните варианты покупки и лицензирования, стоимость разработки и поддержки, стоимость и доступность специалистов. Я уверен, что вы не будете после этого столь категоричны.

            Неоднократно это делал, но пока этот вариант, для целого пласта бизнеса, бесперспективен, особенно учитывая российские реалии.
            0
            Нельзя так обобщать. У всех ситуация разная — многое зависит от профиля бизнеса, количества людей, их квалификации и т.д. Я, например, занимался переносом бухгалтерии в облако в небольшой фирме *5 человек и могу сказать:
            1C в облаке — во-первых дорого и скорей всего будет дороже чем содержание своего сервера,

            Я посчитал стоимость железа, стоимость лицензий на ПО (Windows Server), электричества и обнаружил, что за эти деньги можно пользоваться облаком в течении 3-х лет. Зная, что техника за это время устаревает, то разница сравнительно небольшая. Но многие просто сидят на ворованной винде — тогда, конечно, свой сервер дешевле.
            сисадмин так и так нужен, т.к. парк компьютеров никуда не денется,

            В том-то и дело, что сисадмин при таком количестве людей отсутствует и возиться с установкой и настройкой сервера и 1С и его поддержкой вообще не было желания.
            во-вторых заказчик не имеет полного и неограниченного контроля над базами, повышается риск утечек,

            Риск утечек — пожалуйста. Только не вижу, кому может понадобиться наша база. А так в облаке база регулярно копируется и бекапится на мой гугл драйв.
            Да и по поводу утечек — я поверил своим хостерам, которые сказали, что имидж моего диска зашифрован и мне отдали админовские права от виртуальной машины и сказали поменять пароль. Имидж я могу скачать и убедиться, что это именно тот, с которым я работаю и он зашифрован.
            1С вообще пора уже чем-то заменить, её лицензионная политика, политика в отношении пользователей и разработчиков, благодаря которым она так расползлась, не выдерживает никакой критики.

            Ну бухгалтера не переучишь так легко на другую программу. Это большая проблема.
              0
              Но многие просто сидят на ворованной винде — тогда, конечно, свой сервер дешевле.

              Сервер 1С можно на Линуксе развернуть.
                0
                В терминалке?
                  0
                  Не понял вопрос. Речь о терминальном сервере? С 1С вроде чаще работают по классической схеме, с установкой клиента на машины пользователей.
                    0
                    С 1С вроде чаще работают по классической схеме, с установкой клиента на машины пользователей.

                    Может с современной версией и так, но с 7.7 в этом случае было много проблем из-за чего терминальный режим для нее основной.
                    Ну а перелазить на новую версию сопоставимо с переходом на новый продукт вообще, поэтому она еще много где используется.
                      0
                      Я бы не стал утверждать, что он основной. Даже с файловой базой чаще видел локальную установку клиентов, чем работу в ТС. Ну а сейчас-то 7.7 уже давно вроде везде изжита.
            0
            Мне кажется, что удалённый бухгалтер хорош только тогда, когда у вас есть человек который может проконтролировать как минимум договор, его условия и особенности, в противном случае будут ситуации из серии:
            — оплатите счёт в течении часа?
            — на сегодня я всё, завтра оплачу
              0
              Бухгалтер ведет учет и работает с первичкой, подает отчетность, может и платежки подготавливать. Управление деньгами на аутсорс обычно не отдают.
                0
                несколько раз встречался с удалённым бухгалтериями по принципу «или всё или ничего», т.е. никакого «своего» бухгалтера в фирме не было. Возможно, что это может иметь место если особой активности нет или есть чёткие инструкции как решить, а я сталкивался в контексте того, что я бы менеджер по продажам, у контрагента удалённый бухгалтер и закупщик (их) толком общаться не может, после чего перенаправлял меня. А я этому бухгалтеру никто от слова совсем, я даже в той фирме не работают.

                У нас, например, бухгалтерия своя, т.е. если у контрагента есть вопрос который не может решить с менеджером, то может обращаться в бухгалтерию, а с удалённым бухгалтером это может не прокатить т.к. банально оплата может быть за каждое действие.
              +2
              Чисто по картинке, бухгалтер слева эффективнее работает.
              Во-первых, на столе достаточно места — нет необходимости раскладывать бумаги на клавиатуре.
              Во-вторых, архив доступен на расстоянии вытянутой руки.
              Ну и в-третьих, бухгалтера справа отвлекает ползающий по ковру ребёнок.
                0
                Для очень маленьких предприятий возможно. Но для больших — вопрос.
                Первичку кто будет вносить, банки разносить, сотрудников принимать?

                Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                Самое читаемое