Моя демократия заканчивается у кончика твоего носа: совместное редактирование в облаке

    Очередной этап Формулы-1. Напряженная гонка на запредельных скоростях. Пит-стоп, замена резины. Слаженная команда механиков за считанные секунды меняет колеса и болид продолжает гонку. Один профессионал — одна задача. А теперь представьте, что все колеса меняет один механик, или у каждого колеса мнется в растерянности целая команда, все мешают друг другу и дают бесконечные советы. Гонка безвозвратно проиграна.

    Итак, представим, что гонкой в нашем случае является коллективное редактирование одного объекта — документа (простого или многостраничного, с рисунками, таблицами и прочими атрибутами). Как правило, предметом совместного редактирования являются объемные документы, требующие внимания всех подразделений организации: годовые отчеты, бизнес-планы, проекты бюджета, положения и соглашения, стратегии развития и управления рисками, методики и т.д. Выбор надежного и профессионального инструмента совместного редактирования — важный момент при работе с корпоративной документацией.



    Онлайн-редактор документов TeamLab, реализованный на базе технологии HTML5, по функциональным возможностям редактирования давно обогнал конкурентов и все больше приближается к десктопным редакторам. О том, что он позволяет работать с документами до 5000 страниц и таблицами до 400 000 ячеек, уже известно многим, но не всегда замеченным остаётся ключевое, на наш взгляд, преимущество, а именно возможность совместного редактирования файлов, позволяющая не только улучшить юзабилити, но и говорить о редакторе Teamlab как о полноценном корпоративном решении.

    Преимущества совместного редактирования

    В последнее время появилось множество приложений, позволяющих работать с документами в режиме реального времени прямо в браузере (Google Docs, Office 365, Zoho и пр.). Для таких приложений одной из основных и привлекательных возможностей является коллективная работа над документом. Преимущества совместной работы над файлами в облаке неоспоримы:
    • сокращение времени работы и, следовательно, принятия решения; повышение производительности сотрудников и подразделений
    • эффективный и оперативный обмен информацией: отсутствие необходимости в ведении бесконечной корреспонденции с объемными вложениями
    • широкие возможности комментирования как удобнейшего инструмента рецензирования
    • возможность обсуждения задачи или проекта с рабочих мест пользователей любой географической удаленности
    • разделение прав просмотра и редактирования для любых групп пользователей

    Таким образом, именно редактирование документов должно быть наиболее продуманной частью корпоративной системы, нацеленной на создание полноценного офиса в рамках облачного сервиса.

    Реализация совместного редактирования

    Существуют три подхода к реализации совместного редактирования (collaborative editing) документов.

    Первый подход. Редактирование происходит строго последовательно. Казалось бы, идеально для пользователя и для разработчика. Один человек вносит свои правки в документ, блокирует его на запись, в то время как коллеги не могут сделать ни единого исправления в режиме чтения и дожидаются своей очереди. С такой ситуацией чаще всего пользователи сталкиваются при работе с оффлайновыми десктопными редакторами. Минусы такого подхода очевидны: долгое время работы, невозможность параллельного редактирования одного и того же файла, возникновение лишних коммуникаций с просьбой освободить/закрыть документ.

    Второй подход. Редактирование осуществляется синхронно и посимвольно. На первый взгляд может показаться, что это идеальное решение, ведь у пользователя создается ощущение, что документ целиком принадлежит ему и сохраняются исключительно его правки. Более того, решение кажется оптимальным и для разработчика: идет работа с каждым символом, не нужны дополнительные алгоритмы выделения и блокирования фрагментов файла, обозначения их, расстановки меток для пользователя. Однако, именно в такой ситуации можно легко столкнуться с рядом проблем и коллизий:
    • одновременный ввод и удаление одних и тех же символов несколькими разными пользователями, конфликт undo/redo и потерянные данные
    • автор может вводить текст с опечатками, набрасывать краткие тезисы и редактировать свою часть уже после создания абзаца целиком. Другие пользователи будут видеть опечатки, ход рассуждений и отвлекаться на их комментирование, исправление, оперативное уведомление автора о них в чате. Это приводит к затягиванию процесса совместной работы и отвлекает сотрудников от основной нити работы с документом
    • целая группа проблем, связанных с процессом undo/redo. При посимвольном редактировании отменяются/применяются изменения всех пользователей или же пропускаются «совместные» изменения (в зависимости от политики девелопера редактора) — это крайне неудобный конфликт исправлений, который может привести к исчезновению важных правок.

    Третий подход как золотая середина совместного редактирования

    Работая над редактором TeamLab, мы пришли к выводу, что «золотой серединой» может являться редактирование по группам («кускам») данных. Такая технология позволяет избегать ряда проблем, связанных, например, со скоростью применения правок с точки зрения пользователя или редактированием документов большого объема.

    Для удобства совместного редактирования редактор TeamLab блокированным для записи фрагментом редактирования считает абзац (картинку, таблицу, меню свойств таблицы). В процессе редактирования можно легко видеть, кто именно сейчас занял объект и применять правки, синхронизируя изменения всех участников редактирования в один клик.

    Возможности TeamLab при совместном редактировании впечатляют: видны правки и «занятые» участки документа, вносятся и очень быстро сохраняются совместные изменения даже в очень объемных документах, видно, какие именно коллеги участвуют в работе с файлом. Немаловажную роль играют и комментарии, которые имеют удобный интерфейс, видны как в режиме правки, так и в режиме просмотра, могут отображаться или не отображаться в зависимости от пользовательских настроек. Комментарий включает в себя текст, время, указание автора, предусмотрено также и поле ответа. Сохраненные комментарии позволяют дополнительно прослеживать историю модификации документа, т.к. представляют собой своеобразный протокол изменений.



    В отличие от именитых конкурентов TeamLab легко справляется с рядом сложных задач, которые не под силу другим редакторам:
    • при совместной работе с вставленным изображением оно блокируется на редактирование (перемещение, изменение размера и т.д.) одним пользователем, в то время другие не могут совершать с рисунком никаких действий. В подобной ситуации, например, в Google Docs, изображение, редактируемое несколькими пользователями, зависает, а затем зависает и возвращает сообщение об ошибке и весь редактор
    • «залоченным» фрагментом являются и колонтитулы — часть документа, требующая особой педантичности при внесении правки. При этом пользователь не замечает процесса исправления колонтитулов на остальных страницах документа. Данные изменения происходят для него в фоновом режиме, а документ не подвисает и никак не ограничивает его дальнейшие действия
    • допускается редактирование файла практически любого размера одновременно любым количеством пользователей, в то время, как Google Docs испытывает затруднения уже при работе с документом, превышающим 50-60 страниц.



    Совершая любые действия, внося изменения и правки, редактируя таблицы и рисунки, пользователь практически не замечает процесса сохранения изменений, продолжая работать со своей частью документа.

    От версии до версии: сохранность данных

    Не последним вопросом при совместном редактировании является версионность документа. Важно иметь сохраненным исходный документ и возможность «откатиться» к той или иной версии в зависимости от обстоятельств. Редактор TeamLab ведет список версий любой глубины, в сессии редактирования может участвовать неограниченное количество пользователей. Пользователям можно забыть о том, что нужно искать дополнительные инструменты для устранения конфликта версий, отслеживать действия и изменения, внесенные отдельными пользователями.

    При этом версии документа оцениваются по следующей схеме:



    Текущая сессия работы с документом заканчивается при выходе из редактирования последнего пользователя, и именно в этот момент формируется версия. Следующая версия появляется при окончании очередной сессии редактирования одним или несколькими пользователями. Версии хранятся в виде списка как независимые документы и к ним можно обратиться в любой момент. Они формируются независимо от указаний пользователя и, если не включенная версионность в Google Docs может закончиться потерей ценных данных, то в TeamLab даже самые забывчивые пользователи не упустят ни одного файла.

    Все для удобства пользователей

    Говоря о совместной работе в облачных сервисах, особое внимание следует уделить не только самому редактированию, но и возможности работать в различных браузерах — привычных и удобных каждому из пользователей. Для продукта TeamLab это не проблема — он кроссбраузерный и корректно работает во всех существующих браузерах, сохраняя при этом полную идентичность функциональности.

    При работе в редакторе пользователи могут совещаться или проводить мозговой штурм — как и в других сервисах, в TeamLab реализован удобный чат с подсветкой имен и текста пользователей. Такое решение позволяет видеть, кто именно из коллег работает с документом в конкретный момент и обмениваться мгновенными сообщениями в режиме реального времени. Согласитесь, удобно решать общую задачу, готовить проект и при этом общаться с коллегами в одном окне. Кроме того, к совместной работе можно с успехом привлечь стороннего пользователя, не зарегистрированного на портале — достаточно просто выслать ему на любую электронную почту приглашение к участию в совместном редактировании и предоставить полные права доступа или право на чтение файла. В сведениях о документе, доступных в один клик, можно ознакомиться с количеством версий, правами доступа, статистическими счетчиками.



    Готовый документ можно сохранить и загрузить в различных форматах. Так, для текста доступны — PDF, DOC, TXT, DOCX, ODT, RTF, HTML, EPUB. Такое разнообразие доступных форматов позволяет просматривать готовые документы и вне портала со многих десктопных и портативных устройств под управлением различных операционных систем.

    Планы на будущее: только развитие

    Однако ни одно программное обеспечение (особенно коммерческое) не может быть конкурентным без постоянного совершенствования и развития функциональности. В ближайшем будущем редактор TeamLab ждут новые преобразования, которые позволят облегчить жизнь пользователей, привыкших к десктопным редакторам и желающим получать те же самые «фичи» в облачных сервисах.

    • Уже сейчас есть вьюверы для планшетов, а совсем скоро появятся новые версии редактора для мобильных устройств: для планшетов на iOS, Windows, Android это будут полноценные версии, пригодные для индивидуальной и совместной работы и редактирования, а для телефонов и коммуникаторов — удобные вьюверы, позволяющие просматривать документы своего облачного офиса TeamLab из любой точки мира, где есть мобильная связь.
    • Появится важная и удобная функция автосохранения — причем это будет параметр, управляемый самим пользователем, который сможет выбирать необходимую ему частоту автосохранения в редактируемом документе.
    • Изменятся редакторы и функционально — с выходом новых версий появятся формулы, автофигуры, диаграммы, объекты SmartArt, сноски и ссылки, оглавление и прочий привычный для пользователя десктопный функционал.
    • Будет реализована и возможность сравнения разных версий одного и того же документа — это очень удобно для юристов, разработчиков, экономистов, менеджеров различного уровня.

    Когда идет работа над редактором TeamLab, разработчики и менеджеры заботятся о функциональности, скорости работы, интересных «фишках», удобном, красивом и понятном интерфейсе. Разработка новых версий редактора превращается, таким образом, не в создание красивой привлекательной игрушки для пользователей-гиков и любителей заманчивых интерфейсов, а в настоящий профессиональный продукт, созданный профессионалами и для профессионалов. Именно такой продукт, удобный, привычный и интегрированный в облачный сервис, позволяет посмотреть на IT-инфраструктуру бизнеса с другой стороны и приблизиться к новому мировому тренду — совместной эффективной работе над проектами в едином облаке.
    ONLYOFFICE
    Компания
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее
    Реклама

    Комментарии 29

      +2
      Не «демократия», а «свобода». Я искренне надеюсь, что вы знаете в чем разница.
        0
        В аутентичной французской поговорке именно «демократия», в дальнейшем были варианты перевода «свобода», «демократия», «право удара/кулака». Как всегда, трудности перевода.
          +3
          Не могли бы вы привести оригинал, потому что в приведенном варианте она совершенно бессмысленна? Я все еще надеюсь, что мне не придется рассказывать вам, что такое «демократия», и в чем состоит разница между «свободой» и «демократией».
          +3
          Отличная новость. Правда еще не знаю будем ли использовать эту необычную функциональность.

          Наша небольшая стартап-команда пользуется вашей системой. На текущий момент не нашли лучшей системы, чем ваша, но неудобства доставляют:
          1. Нет облака тегов для обсуждений, задач, документов.
          2. Нет нормальной и быстрой ленты изменений. То что есть сейчас это скорее пародия.
          3. Не хватает переноса задач, обсуждений и т.п. из проекта в проект
          4. Не поддерживаются формулы в документах (видел что запланировано)
          5. Нет клиента для смартфонов (видел что запланировано)

          Желаем вам далее развиваться и радовать нас удобными сервисами за разумное вознаграждение.
            +3
            Спасибо большое за внимание к сервису и пожелания! Будем стараться развиваться. Теперь, по пунктам: как вы правильно, отметили 4 и 5 запланированы. 1- такой функционал не планируется; 2 — да, будем усовершенствовать. Какие конкретно у вас пожелания в данном случае? 3 — учтем и подумаем, как лучше реализовать
              0
              Спасибо за ответ.

              1. Жаль. Какая стратегия будет применяться вашей компанией для группировки/отбора/сортировки множества документов/задач/обсуждений в рамках одного проекта?
              2. У вас в разделе «Идеи» есть много толковых предложений. Мне больше по душе вот эта (ссылка)
              3. Спасибо.

              Раз у нас завязался мини-диалог, то я был бы очень рад, если бы компания высказалась о стратегии применения вашего сервиса для разных целевых групп: команд по созданию сайтов-визиток, команд по разработки нового программного продукта, команд по разработке минироботов и т.п.
              Было замечательно увидеть какие сценарии держат в уме создатели сервиса, как эти сценарии наполнены фичами и сопоставить все это со своими намерениями.
                0
                1. Группировка задач реализована по вехам, документов по папкам, отбор возможен через поиск, сортировка через фильтры.
                2. Да, планируем в одном из последующих релизов сделать группировку новостей.

                По поводу сценариев применения сервисов в разных отраслях уже думали и обязательно планируем сделать, только еще не выбрали конкретную реализацию. Например, в какой форме это представляете Вы: статьи, вебинары, видео-инструкции?
                  0
                  Мои предпочтения сортируются следующим образом:
                  1. Статьи. (Легче обсуждать, перечитать, цитировать, но минимум интерактива)
                  2. Вебинары (много интерактива, но тяжело цитировать и обсуждать и легче потеряться на просторах Интернета)
                  3. Видео (что-то среднее)

                  Вывод: мне ближе статья «шаг за шагом» с постановкой проблематики и решением этих проблем с помощью вашего сервиса, организационным путем и т.п.
                  habrahabr.ru/company/mailru/blog/167297/
                  habrahabr.ru/post/164463/
                    0
                    Разрешите по дискутировать с вами о группировке документов/задач/обсуждений.
                    В предложенной вами концепции используется только иерархическая группировка документов.
                    Несмотря на то что она имеет ряд преимуществ, в первую очередь простоту, основные ее недостатки проявляются когда мы пытаемся применять группировать объекты по нескольким параллельным иерархиям.

                    Рассмотрим пример, с разработкой ПО:
                    Пусть для задач мы имеем несколько вех: альфа-версия, бета-версия, релиз.
                    Но структура разрабатываемого ПО неоднородна: у меня есть задачи по пользовательскому интерфейсу, контроллеру, специфичным подсистемам, документации и другим «темам».
                    Как из множества задач данной вехи мне отобрать задачи по той или иной «теме»?
                    Как по выбранной теме мне также посмотреть обсуждения и документы?
                    Как мне отобрать все задачи по всем вехам по заданной «теме»?
                    В вашей идеологии — никак.
                    Предлагаемый поиск по запросам не является удобным средством использования в повседневной работе.

                    Именно тут нам может прийти на помощь облако тэгов, — величайшее достижение в таксономии, ИМХО.

                    Еще один пример:
                    Когда мы начинали работать с вашим порталом (при отсутствии тэгов) нам пришлось создать по каждому разделу отдельный проект. И это приводит к вечному выбору куда разместить обсуждение, задачу и документ, если они пересекают две и более тем. В итоге документы хранятся в беспорядке, их нелегко найти, затруднены ссылки, отсутствуют единые вехи. И меня это беспокоит как лидера команды и иногда порывает искать альтернативы, несмотря на трудности миграции.

                    Что скажете?
              +5
              А отдельно редактор можно будет купить, чтобы встроить в собственное веб-приложение?
                0
                Сомневаюсь — это гранд-фича их сервиса.
                  +4
                  В данный момент как раз ведется разработка такого решения, напишите, пожалуйста, нам на sales@teamlab.com, и мы оповестим Вас, когда все будет известно конкретно.
                    0
                    Написал, буду ждать :)
                  0
                  Очередной раз сейчас находимся в поиске системы, позвольте прямо здесь задать пару вопросов:
                  1. Работа с клиентами проектах. Можно ли дать клиенту доступ в систему и организовать например такой процесс: клиент ставит задачу менеджеру, тот в свою очередь принимает и делегирует или ставит новую задачу сотрудникам. При этом процесс работы над задачей должен быть не виден клиенту, ну как вариант можно создать под общение с клиентом отдельный проект и всегда ставить новые задачи персоналу в другом. Основной вопрос в доступе клиента.
                  Если клиент имеет доступ, то он кушает квоту количества сотрудников фирмы?

                  2. Работа с фрилансерами и учет времени. Ну допустим подключить человека к определённому проекту можно, он будет видеть только свои задачи, но есть ли возможность назначить ему какую-нибудь ставку, а он по выполнении задачи\её частей вводил затраченное время. А затем в отчетах это всё вывести?

                  3. Как вы видите организацию такого процесса:
                  3 участника, процесс написания и размещения статьи
                  1 ставит задачу на написание 2, 2 пишет, добавляет статью к задаче, 3 должен проверить результат и дать добро 2 на размещение, 2 размещает, 1 должен проверить и закрыть задачу. – надеюсь не запутал, спасибо :)
                    +2
                    1. Да, действительно вы можете просто создать разные проекты. Что касается доступа клиентов: в одном уже из следующих релизов добавится опция гостевого доступа, которая в основном будет предусматривать режим view-only, но гости также смогут добавлять комментарии и прикладывать файлы. Гости не будут считаться активными пользователями, т.е. «кушать квоту» сотрудников не будут. Планируется, но уже не в ближайших релизах, и доступ для фрилансеров, они будут обладать большими возможностями, но плата за них взиматься будет. Все подробности реализации расскажем уже непосредственно перед выпуском.
                    2. Что касается time tracking, конкретно то, о чем говорите вы, пока не запланировано (можно оставить пожелание здесь — feedback.teamlab.com/), но в одном из релизов появится доп.статус, как раз направленный на работу с клиентами — «оплачено/не оплачено».
                    3. На данный момент Вы можете использовать для этого подзадачи (напр. в Вашем случае редактура или размещение статьи) и назначение сразу нескольких ответственных на одну задачу. В идеале для Вашего случая подходят зависимости между задачами, они также запланированы у нас к разработке.
                      0
                      Спасибо за подробный ответ, 2 небольших уточнения:

                      по пункту 1: так как доступ гостевой, то вероятно в чистом виде постановку задачи заказчиком организовать трудно, но возможно ли например ставить задачу по почте? Тогда заказчик может отправлять менеджеру его проекта задачу на спец email, которая автоматом появляется у него в задачах?

                      по пункту 3: а в системе имеются шаблоны? что бы каждый раз не создавать эти несколько подзадач, а ускорить процесс?
                        0
                        1 — у нас сейчас есть постановка задач через email, но будет ли такая возможность для гостей, пока точно неизвестно
                        3 — да, есть возможность создавать шаблоны проектов
                    0
                    попробовал открыть из androida (3.0.2) в родном хроме, написал что броузер не совместим. Планируется ли версия для мобильных платформ?
                      0
                      сорри, перефразирую:
                      Когда планируется версия для мобильных платформ, хотелось бы уточнить этот вопрос (в скором будующем как то не определённо)?
                        +1
                        В посте имелась в виду полноценная работа с редакторами с мобильных устройств, в целом же мобильная версия порталов уже доступна: portalname.teamlab.com/mobile
                        Если до сих пор проблемы с открытием, обратитесь, пожалуйста в нашу службу поддержки с детальным описанием — support@teamlab.com
                          +1
                          создал аккаунт, соединил с гуглем, вытащил документ doc с гугла и сконвертировал (внутри teamlab). Вошел с таблета sgs 10.1 android 3.0.2. Попробовал открыть полученный документ, написало что на этой бэтте andriod пока не поддерживается. Только яблочные устройства. С десктопа все прекрасно и очень понравилось. Очень хочется на андроиде такой же функционалитет. Желаю Вам удачи, это несомненно интересный проект у которого большое будущее.
                          п.с. а если ещё и их архивов лежащих напр на гугле научитесь открывать цены не будет Вам. И ещё, прикрутите к Вашим сервисам читалку электронных книг, по всей видимости Вам это будет не трудно, а нормальной конкуренции до сих пор мне пока не известно (помимо писания документов хочется и читать просто книги напрямую с того же Google Drive и желательно из архивов). Опять же через книги к Вам может прийти много пользователей и на редакторы. Напр. сделать недорогой книжный аккаунт только с читалкой с возможностью расширения до редактирования документов итп Кстати книги люди читают порой тоже коллективно и пометки на полях оставляют одни для других тоже.
                            0
                            В приложении есть режим для просмотра, его можно использовать как читалку. Вы имеете ввиду дополнительные фичи для чтения, такие как автоскроллинг?
                              0
                              спасибо, посмотрю
                              Нужно в основном сохранение последней позиции и желательно написание комментариев по месту просмотра (так что б другие их могли увидеть). Автоскроллинг никогда не использовал и не понимаю зачем он вообще нужен, если только руки заняты или их вообще нет (тьфу тьфу тьфу).
                              Чтение из архива тоже желательно (гугл вроде позволяет шариться по архиват если они не превышают определённый размер).
                                +1
                                Сохранение последней позиции — уже в багтрекере :)
                                Написание комментариев по месту просмотра противоречит режиму просмотра, тк комментарии это часть документа, соответственно его добавление, это изменение, а значит редактирование :) Будем думать.
                                Чтение из архива гугла надо поизучать.
                                  0
                                  не всякому комментатору хотелось бы доверять и редактирование. Если это на уровне прав пользователей будет разруливаться то пускай будет редактирование.
                                    0
                                    Я понял вашу мысль. Идея просто отличная!
                                      0
                                      ещё маленькое дополнение, комментарии разделить на те что для себя и те что для других или для конкретных читателей/редакторов. Хотя, думаю, это разумелось само собой.
                        0
                        Вы будете сейчас на Cebit в Ганновере? если да какой павилион и стенд?
                          0
                          нет, в этом году мы не участвуем в этой выставке

                        Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                        Самое читаемое