10 способов злоупотребления сотрудниками своим служебным положением и методы борьбы с ними с помощью учетной системы

    Не так давно на одном из проектов во время инвентаризации была выявлена очень большая недостача. Как результат, одно из важнейших требований клиента по проекту было: разобраться с тем, что у него происходит в системе, и привести остатки, как он выразился, «в адекватное состояние».

    А незадолго до этого у меня в практике был случай, когда уже на второй день после внедрения качественной системы учета движения наличных денежных средств (кассы) также была выявлена недостача, но уже в кассе.

    И в первом, и во втором случае вину за возникновение проблемы представители заказчика попытались возложить на людей, которые занимались внедрением новой системы. И только после долгих и, надо признаться, довольно неприятных и очень эмоциональных разбирательств, удалось доказать клиенту, что система работает правильно, а виноваты в случившемся сотрудники компании, которые намеренно или ненамеренно создали фактическую недостачу товара и денег.

    Подобные ситуации в моей практике далеко не единичные. В малом и среднем бизнесе, с которым я работаю, сложности с учетом и злоупотребления, связанные с отсутствием полноценной системы учета, являются очень распространенной проблемой. А потому я вынужден из раза в раз объяснять клиентам одни и те ж вещи, банальные для меня, но, как оказалось, не для клиентов.

    Эта статья призвана систематизировать мой опыт в выявлении злоупотреблений, и раскрыть типовые случаи, с которыми я сталкиваюсь очень часто. Я надеюсь, что она поможет руководству и владельцам бизнеса избежать ошибок и неприятных ситуаций. И, конечно же, очень надеюсь, что после написания этой статьи мне намного реже придется пояснять основные понятия и типовые схемы злоупотреблений своим будущим клиентам.

    Важно: в этой статье я пишу о методах, которые используют недобросовестные сотрудники. Я прекрасно понимаю, что большая часть сотрудников в любой компании — честные и порядочные люди, которые никогда не позволят себе некорректное поведение и обман работодателя. Но, как говорится, в семье не без урода, и как раз о таких ситуациях я и хочу поговорить. Тем более, что встречаются они, как это ни прискорбно, намного чаще, чем нам всем хотелось бы.

    Ниже я приведу 10 наиболее распространенных методов злоупотребления сотрудниками своим служебным положением, а также методы борьбы с ними. Но для начала нужно разобраться: почему такая ситуация вообще возможна?

    Причины злоупотреблений: как такое возможно?


    Дело в том, что представители современного малого и среднего бизнеса (а нередко и крупного) очень слабо разбираются в системах учета. Причина здесь кроется в том, что в нашей стране бизнес в “тучные годы” рос очень быстро, и руководители начинали работу с самыми простыми системами, а к тому времени, когда потребовалась более-менее серьезная система учета, у них уже был наемный персонал.

    В результате, участие во внедрении и постоянную работу с системой учета ведут сотрудники, а руководитель не находит времени, чтобы лично вникать во все нюансы, и с новой системой он также почти не работает. Как итог, руководство компании очень слабо разбирается в системе учета, которая используется в их собственной компании. Понятно, что сотрудники, обладающие определенными знаниями, видят возможность воспользоваться этой неосведомленностью в свою пользу.

    В прошлые «тучные» годы большая часть этих злоупотреблений оставалась незамеченной, так как на фоне высокой прибыли ее можно было просто не замечать. Но в последние годы в условиях кризиса и спада в экономике, владельцы и руководители бизнеса начали учитывать даже небольшие суммы убытков и обращать на них внимание.

    Почему такие злоупотребления вообще возможны? Главная причина – это отсутствие необходимых знаний у руководства, и наличие глубокого знания системы учета у сотрудников, которые с ней работают. Понятно, что человек в процессе работы с любой системой постепенно ее изучает, видит все «входы и выходы», замечает различные «дыры» и недочеты. И возникает соблазн использовать эти знания в свою пользу.

    При этом очень часто сотрудники компании преднамеренно вводят в заблуждение руководство о своем уровне знаний системы. Пытались так обманывать и меня, когда я выступал в роли приглашенного бизнес-консультанта и занимался изучением текущей работы компании. В некоторых случаях я даже начинал обучать работе в системе людей, которые ее на самом деле очень хорошо знали.

    Как я выяснял, что меня и руководство компании вводили в заблуждение, вопрос отдельный. Здесь я хочу рассмотреть причины, по которым люди поступали таким образом. И сводятся они к разным видам злоупотреблений, которые сотрудники пытались скрыть при помощи кажущегося незнания. Давайте рассмотрим самые распространенные из них.

    1. Реальное оказание одной услуги и проведение другой


    Этот вариант злоупотреблений обычно присутствует в сфере услуг. Например, я наблюдал такие действия в массажном салоне, где мастер оказывал реально услугу клиенту стоимостью 1000 рублей и получал наличными именно такую сумму. А в систему вносилась другая услуга, стоимость которой была всего 300 рублей. И в кассу компании отправлялась также небольшая сумма.

    Такое злоупотребление почти всегда предполагает наличие сговора с администратором, т.е. с человеком, который проводит услуги в системе, а также осуществляет контроль работы салона или отдела продаж. В другом случае подобные злоупотребления крайне рискованны, а потому возможны разве что в единичных случаях.

    Как с этим бороться:

    1. Персонификация клиентов и бонусные баллы. Если каждый ваш клиент будет зарегистрирован в системе, и после оказания услуги ему будут начисляться бонусные баллы, то фактором защиты от злоупотреблений сотрудников станут сами клиенты, заинтересованные в правильном начислении бонусов.
    2. Мотивация сотрудников. Продуманная система оплаты и мотивации также снижает число возможных злоупотреблений.
    3. Строгий учет продаж с персонификацией по сотрудникам и грамотная система отчетности. В этом случае руководитель всегда сможет проанализировать, какие услуги оказывает каждый из сотрудников, какие виды услуг продаются в каждом случае. Такая отчетность наглядно показывает, кто из сотрудников работает хуже других, продает больше дешевых услуг и т.д. Она же помогает заметить резкие изменения в работе сотрудников или несоответствия проданных услуг общей картине.

    Понимание, что такие показатели руководство может проанализировать в любой момент, и что сотрудников с низкими показателями продаж могут наказать финансово и даже уволить, также заметно снижает желание заниматься таким видом злоупотреблений.

    2. Услуга (продажа) не проводится через систему вообще


    В этом случае клиент получает товар или услугу, оплачивает ее в полном размере, но не получает чек и сама продажа вообще не проводится через систему учета. Покупатели об этом могут знать, а могут и не знать, это зависит от множества факторов.

    В случае продажи неучтенной услуги проблема заключается в недополученной прибыли, а при продаже товара, которую не провели вообще, возникают недостачи по складу, которые впоследствии также почти всегда «заминают». Их списывают на пересортицу или прячут в общем документе об инвентаризации среди других товаров, которые по разным причинам также оказались в графе «недостача». А потому выявить такую продажу впоследствии практически невозможно.

    Как с этим бороться:

    1. Так же, как и в предыдущем случае, хорошо работает персонификация клиентов и бонусная система. Заинтересуйте покупателей в том, чтобы их покупки правильно регистрировались, и они будут сами контролировать процесс продажи.
    2. Контроль работы сотрудников. Необходимо учитывать в системе входящие, исходящие звонки, переписку с клиентами через интернет, любые заявки клиентов.

    Для внедрения перечисленных решений подойдет качественно настроенная система работы с клиентами (CRM), а для покупателей нужно создать отдельный сервис, где они смогут увидеть свои покупки и начисленные бонусы. Очень хорошо работает, например, система смс-уведомлений, когда после каждой покупки человек получает уведомление «Спасибо за покупку, вам начислен бонус в размере …» или любые другие подобные методы.

    3. Менеджер продает товар (услугу) с одной скидкой, а проводит – с другой


    Здесь очень важно понимать, что вашим покупателям интересна их выгода, а не ваша прибыль. При этом в большинстве случаев возврат товара не производится, а потому покупателям не очень и нужны какие-то гарантийные документы и чеки или другие документальные подтверждения покупки. Особенно часто такая схема работает в небольших компаниях, которые зарегистрированы как ИП, и, соответственно, чеки им для бухгалтерской и налоговой отчетности не нужны.

    Как это происходит? Клиенты очень легко идут на сговор с продавцом, чтобы получить товар по лучшей цене. В результате менеджер проводит товар «для себя», т.е. с максимально возможной скидкой для сотрудников. Либо еще каким-то образом оформляет продажу со скидкой, например, создает карточку фиктивного оптового покупателя, на которого и оформляет товар, в то время как реальная продажа проходила нескольким розничным клиентам.

    При этом покупатели получают от менеджера некоторую скидку, например, 5%, и оплачивают покупки наличными. А менеджер оформляет товар с 15-20% скидкой, проводит поступление средств через кассу, а разницу забирает себе.
    Еще один вариант — это продажа товара вообще без скидки, а оформление покупки на карточку клиента, у которого имеется в системе неплохая скидка. Конечно, при сверке с клиентом эти продажи могут быть выявлены, но если всю работу с клиентом, в том числе и сверки по задолженностям проводит тот же менеджер, что и оформляет фиктивную продажу, то при такой схеме он остается безнаказанным.

    Как с этим бороться?

    Здесь поможет только качественный и постоянный контроль клиентской базы. При выявлении незнакомого крупного клиента, который оплачивает наличными, руководитель отдела продаж должен заинтересоваться, что это за клиент и как с ним можно связаться. Также вопросы должны возникнуть, если менеджер оформляет на себя большое количество товара.

    Любые хитрости менеджеров в подобных случаях выявляются только при помощи строгого контроля продаж. Качественная работа с базой клиентов – это метод, который поможет, как избежать обмана со стороны сотрудников, так и повысить качество работы с покупателями.

    4. Махинации с курсом валют


    Этот метод очень распространен в компаниях, где цены связаны с долларом, евро или любой другой иностранной валютой. Суть его заключается в том, что на момент сделки курс валют был один, а проводят эту сделку по другому, более выгодному для покупателя курсу.
    Например, компания продает товары по цене 1 у.е. Что дальше:

    1. Заказчик покупает, допустим, 20 единиц такого товара.
    2. По курсу 1 евро = 70 рублей сумма получается 1400 руб. Именно ее и оплачивает наличными покупатель.
    3. Менеджер проводит продажу по курсу 1 евро = 67 рублей.
    4. В результате стоимость покупки оказывается 1340 рублей, а разница (60 руб.) оказывается в кармане продавца.
    5. Курс в системе меняется обратно. Но накладная уже проведена, в ней сумма не меняется.

    Обычно такие махинации практикуют при продажах больших партий товара или при высокой цене в условных единицах. В некоторых случаях также вполне возможен сговор с клиентом, тогда разница в цене делится между менеджером и покупателем (последний получает скидку в рублях, т.е. продажу по курсу выгоднее, чем это реально на день покупки).

    Как с этим бороться?

    Общие рекомендации – это грамотное разграничение доступов к системе. Сотрудник с правами продавца не должен иметь доступа к смене курса в принципе. К сожалению, в малом и среднем бизнесе очень часто не обращают достаточного внимания на разграничение прав доступа сотрудников к системе либо продавец по совместительству занимается также и другими вопросами, в том числе, своевременной сменой курса валют.

    В последнем случае приходится искать нетривиальные решения. Например, один из моих клиентов реазизовал такую схему: при каждом изменении внутреннего курса валют в системе ему на электронную почту приходит уведомление. В его случае именно такой метод оказался наиболее эффективным.

    5. Правка задним числом


    В этом случае продавец создает правильный документ, проводит продажу по всем правилам, после чего помечает документ на удаление. При этом продавец получает на руки всю сумму налом, она оказывается полностью в его кармане, а в системе продажа оказывается «не состоявшейся».

    В этом случае обычно менеджер работает в связке с кладовщиком, сумма от продажи делится между ними, и потом при инвентаризации недостача прячется тем или иным способом. В случае недостаточного учета по складу кладовщик ссылается на пересортицу. А если это невозможно, то сумма восполняется при следующей закупке, т.е. компания получает в итоге товар или, в случае компенсации недостачи из зарплаты кладовщика, себестоимость продукции, кладовщик возмещает ущерб из суммы аннулированной накладной. А прибыль от продажи эти товаров, которую должна была бы получить компания, вместо этого делится между менеджером и кладовщиком.

    Также нередко задним числом корректируют суммы скидок или переносят расходный документ с одной даты на другую, чтобы получить продажу по выгодному курсу или расход товара по ценам до переоценки (повышения). Здесь менеджер работает обычно месте с кассиром, так как изменять надо также и оплату, а деньги получить можно только наличными из “плюса” по кассе, который при этом образуется.

    Как с этим бороться?

    • Самый эффективный метод – запрет на работу с документами задним числом на уровне прав доступа сотрудника.
    • В случаях, когда запрет на работу с проведенными документами по тем или иным причинам невозможен, также можно настроить уведомление руководителя о любом редактировании или пометке на удаление документов задним числом.

    Таким образом, каждая аннулированная после проведения накладная должна быть обоснована. Если менеджеры об этом знают, а руководитель не ленится вникать в причины правок в том или ином документе, то проблема также вполне успешно решается.

    6. Перед инвентаризацией товар продают без документов или крадут, а недостача списывается на неразбериху


    Обычно это происходит перед первой инвентаризацией в компании или при внедрении новой системы учета. Бывали случаи, когда люди вообще увольнялись перед самой инвентаризацией, которая и выявляла значительную недостачу.

    Как с этим бороться?

    Единственный эффективный метод – это установка видеонаблюдения. Программно проконтролировать подобные действия практически невозможно, так как обычно подобные хищения происходят перед инвентаризацией, которую проводят в целях наведения порядка и создания современной системы учета.

    Также дает определенный эффект выборочный подсчет реального товара на складе. Например, можно выбрать группу товаров и посчитать их за 2-3 дня до инвентаризации. Далее проверить движения по этим товарам в продажах. Если при инвентаризации количество не совпало с пересчитанным раннее (с учетом проданных позиций), значит, воровство выявить удалось.

    С другой стороны, можно быть уверенными, что после внедрения качественной системы учета товаров и продаж подобные хищения будут минимальными или прекратятся вообще. При каждой последующей инвентаризации можно будет наглядно увидеть, имеет ли место пересортица. А по группам товара, где недостача оказывается значительной, всегда можно просмотреть подробное движение (продажи, списания, перемещения и т.д.), выявить причину и принять соответствующие меры.

    7. Оплата несуществующего вознаграждения


    Этот вид злоупотреблений практикуется в случаях, когда компания практикует ту или иную реферальную систему. Например, в моей практике была организация, которая торгует строительными материалами. И там работала система, при которой постоянные покупатели или партнеры по реферальной программе (дизайнеры, строители, ремонтные бригады и пр.) каждый раз, когда приводят клиента, получают определенный процент вознаграждения от суммы сделки. Аналогичные варианты вознаграждения за привлечение покупателей практикуются и в других сферах.

    Что делают в этом случае менеджеры по продажам? Часть сделок, которые не имеют никакого отношения к партнерам-рефералам, они проводят как сделки с участием реферала. В результате формируется сумма вознаграждения, которую менеджер забирает себе либо делит с рефералом, от имени которого проводятся эти сделки.

    В отдельных случаях, которые я наблюдал на практике, реферала и сумму выплат отражали в расходной накладной в качестве комментария. Обычно учетные системы изменения в комментариях не фиксируют, а потому впоследствии такие пометки очень легко было изменить или вообще удалить. В других случаях фиктивных “рефералов” добавляли в накладную в момент продажи, после чего никие правки уже не требовались.

    Как с этим бороться?

    Здесь может помочь только качественная система учета покупателей и продаж. Должно быть видно, каким образом появился тот или иной клиент (фиксироваться звонки и запросы через интернет), должна быть максимально возможная персонификация покупателей и т.д.

    8. Редактирование кассовых документов задним числом
    В этом случае из кассы сотрудник берет наличные средства, а потом, чтобы скрыть недостачу по кассе, задним числом изменяет какой-то из кассовых документов. Например, помечает на удаление приходный документ, который был проведен 3-4 дня назад. Либо изменяет в нем сумму на меньшую. В результате оставшиеся наличные средства в кассе совпадают с остатками, которые на сегодняшний день показывает кассовый отчет.

    Давайте разберемся на примере, как это работает:

    1. Остаток в кассе по итогам дня должен составлять 35 000 рублей. При этом на утро остаток был 15 000 рублей, а приход наличных средств от продажи товаров составил 20 000 рублей.
    2. Из кассы изымают наличные на сумму 10 000 рублей. Получается недостача. Что делает кассир?
    3. Из приходных кассовых документов, проведенных 2-3 дня назад, удаляется сумма 10 000 рублей. Это может быть пометка на удаление приходного документа или изменение суммы (уменьшение) и перепроведение задним числом.
    4. Результат: остаток на утро составляет 10 000 рублей. Продажи сегодня никто не трогал, они полностью соответствуют реальности — 20 000 рублей. Остаток в кассе — 25 000 рублей. Сотрудник изъял из кассы для личных целей 10 000 рублей, но по остаткам у него все сходится.
    5. Как с этим бороться?

    Здесь также наиболее эффективен запрет корректировки документов задним числом. Либо, если это невозможно по каким-то причинам, настройка уведомлений руководства в случае любых подобных корректировок.

    9. Передача заказов на сторону


    Очень распространенное злоупотребление, когда менеджер за вознаграждение передает заказы конкурентам. Это делается либо прямым текстом, т.е. клиенту сообщают «мы этим не занимаемся, но есть такая фирма – вот ее контакты – они вам помогут». Либо заказ принимается, но вся информация, включая перечень товаров, цены, дополнительные потребности клиента, его контактные данные, оперативно передается в отдел продаж конкурента.

    Как с этим бороться?

    Здесь поможет только внедрение CRM-системы, когда будут фиксироваться все обращения клиентов, все контакты, звонки и т.д. При этом очень важно, чтобы каждый сотрудник знал, что любой его контакт с клиентом на любом этапе, в том числе, в случае отказа от сотрудничества, может быть проверен руководителем. Контроль работы отдела продаж – это не менее важно, чем контроль учета товаров или денежных средств.

    10. Закупка товара у поставщика по завышенной стоимости


    Об этом методе злоупотреблений знают, наверное, все. И слово «откат» также не единожды звучало в любой компании. В случае этого злоупотребления сотрудник, отвечающий за закупки товаров, соглашается покупать тот или иной ассортимент у поставщика по завышенной цене, а разницу между реальной стоимостью и завышенной поставщик выплачивает ему наличными.

    Продавцы часто соглашаются на махинации с «откатами», так как подобная схема гарантирует, что покупатель будет работать с ними долго и делать закупки большими объемами. И останется верным поставщику даже в том случае, если на рынке появятся конкуренты с интересными для компании-покупателя предложениями. Выгода сотрудника или группы сотрудников, ответственных за закупки, очевидна.

    Как с этим бороться?

    Здесь поможет загрузка прайсов поставщиков, оформление заказов поставщикам через систему учета и контроль разницы цен между прайсом и приходными накладными при закупке товаров. Кроме программных, также помогут методы выборочного контроля.

    Например, запрос прайса может провести руководитель компании, просто как анонимный потенциальный клиент. После чего цифры также нужно сравнить с теми, которые указаны в прайсах, введенных в систему учета. Особенно важно проверять те товарные позиции, цена на которые при стандартной наценке почему-то оказывается выше, чем у конкурентов. Также стоит выборочно мониторить цены других потенциальных поставщиков выбранной для контроля группы товаров.

    Давайте подытожим: почему эти беды стали возможными?


    На самом деле, почти все злоупотребления сотрудников становятся возможными просто потому, что в компании по тем или иным причинам, нет строгой системы автоматизации работы, нет жесткого контроля, зато присутствуют те или иные нарушения. Самые распространенные ситуации, которые способствуют злоупотреблениям сотрудников:

    • Недостаточная кассовая дисциплина. Многие компании стараются сэкономить на налогах, и принимают оплату на банковские карточки частных лиц (руководства компании, сотрудников), наличными без кассового чека и т.д. Все эти платежи – это потенциальные возможности для махинаций сотрудников, так как они не имеют отношения к клиент-банку или кассовому аппарату, подобные продажи проводятся с минимумом документов, а в систему такие варианты оплаты всегда вводятся вручную. Потом эти документы в системе нередко корректируются либо по причине злоупотреблений, либо просто из-за ошибок, связанных с человеческим фактором.
    • «Серый импорт». Это ситуация, когда компания официально торгует одним брендом, а заказчикам предлагается на выбор: оригинал или «почти такой, но дешевле, даже с тем же штрих-кодом, но сделанный в Подмосковье». В результате подобных не совсем корректных продаж сотрудники также получают «поле для деятельности», так как товар имеет разную цену, а различить его почти не реально. К счастью, я лично не сталкивался с такими ситуациями, но слышал о подобных методах работы неединожды и понимаю, что здесь злоупотреблений избежать невозможно.
    • Излишнее доверие владельцев бизнеса наемным сотрудникам. При этом очень часто эти же люди платят наемному персоналу совсем небольшую зарплату. Нужно понимать, что каждый из сотрудников, даже если он работает давно и много пользы приносит компании, в первую очередь, заинтересован в собственном благосостоянии, и только потом готов работать для вашего бизнеса. А потому повышенное доверие – это ненужный соблазн.

    Посмотрите, насколько жесткая кассовая дисциплина у кассиров в банках. Весь этот свод правил и жестко регламентированный перечень действий нужен как раз для того, чтобы у людей, которые работают с деньгами, не было ни малейшей возможности злоупотребить служебным положением.

    Также важно понимать, что при низких зарплатах соблазн улучшить свое финансовое положение всегда выше, чем в случае достойного заработка. Особенно это заметно в компаниях, где суммы сделок, которые заключает менеджер, насчитывают миллионы рублей, а его зарплата – 30 000 рублей + небольшие проценты. При этом итоговая сумма на руки составляет, например, около 45 000 рублей.

    Я видел такую ситуацию не единожды, и понимаю, что при таком подходе, особенно, если сотрудник еще и видит закупочные цены и может посчитать прибыль от сделки, мысли о том, что ему недоплачивают, появятся обязательно. А дальше только от человека зависит, что он сделает – уволится или будет при помощи разных злоупотреблений «исправлять несправедливость». Методы борьбы с такой ситуацией, думаю, очевидны: платить нормальные деньги и обязательно контролировать работу сотрудников.

    Кроме того, важно понимать: злоупотребления возможны не только при оплате наличными, но и в тех компаниях, которые работают только по безналичному расчету. При необходимости менеджер может вступить в сговор с кем-то из клиентов, и получить аналог “отката”, но уже от покупателя. А если сумма того стоит, любой сотрудник может в самые сжатые сроки создать фиктивную компанию либо ИП, а также провести безналичную оплату через третьих лиц по договоренности. Все зависит от выгоды: если итоговая цифра стоит того, никакие сложности ваших сотрудников не остановят. А потому учет и контроль также важны для компаний, которые работают только по безналу, как и для всех остальных.

    Надеюсь, что эта статья поможет вам избежать потерь от злоупотреблений сотрудников, а также оптимизировать работу своей компании. При этом очень важно создать продуманную систему контроля и учета товаров, продаж, движения денежных средств, при которой руководитель сможет получить доступ к любой информации при помощи удобных отчетов. А сотрудники будут знать, что проверить их могут быстро и неожиданно. Отсутствие соблазна – лучшая гарантия честности!
    Trinion
    58,00
    Внедрение систем ERP и CRM.
    Поделиться публикацией

    Комментарии 46

      0
      2. Услуга (продажа) не проводится через систему вообще

      Видел в магазинах не раз такое объявление: Вам продали товар и не выдали чек? Эту покупку оплатит магазин. Я так понимаю, в конечном итоге её оплачивает менеджер/продавец, не выдавший чек.
      Думаю, это самый эффективный метод борьбы.
      • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
          0
          Если сеть большая, то ее нужно дрессировать.
          Внезапные выборочные проверки со снятием с должности вплоть до уголовного преследования, но и не забывать о мотивации.
          Хорошо работаешь — получи пряник, плохо — увидимся в суде.
          Если маленькая — ты либо в системе и знаешь это всё, либо вне системы, какой тогда ты руководитель?
          Во всех организациях, в которых я строил отделы и подразделения у людей было право на две ошибки. Воровство засчитывалось за две. Ведь нет ничего опаснее обиженного вора.
          • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
              +2
              хорошо, повышать культуру поведения.
        +2
        То что скромно в 7 пункте называется «реферальной программой» порождает пункт 10.
        И называется откаты.
        Странно, с одной стороны принимать активное участие в обмане одних и обижаться на то, что другие ведут себя также.
        Конечно это не к автору, просто тема эта задрала уже.

        З.Ы. Некоторое время назад принял для себя решение — откатов не даю от слова совсем.
          +2
          ок, не даёте, а как насчет брать? Пока в массовом сознании хозяин фирмы будет злостным толстым буржуем, для сотрудников откаты — лишь способ _частичного_ восстановления справедливости.
          • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
              0
              не знаю, Пелевина не читал почти Но вообще, такие воззрения, отраженные в поговорках типа «сколько у государства не воруй — своего всё равно не вернёшь», ведут своё начало от октябрьской революции, если не раньше…
              0
              > ок, не даёте, а как насчет брать?
              нее, по определению нет.
              > Пока в массовом сознании хозяин фирмы будет злостным толстым буржуем [...]
              Те, кто хотят красть, всегда найдут отговорку и оправдание.
            0
            почти все злоупотребления сотрудников становятся возможными просто потому, что в компании по тем или иным причинам, нет строгой системы автоматизации работы, нет жесткого контроля, зато присутствуют те или иные нарушения.

            А нет ли обратной стороны медали у строгой системы автоматизации? Не отнимает ли слишком много времени и денег хранение видеозаписей, наклеивание штрихкодов, заполнение необходимых полей в учетке для точной идентификации?
              +1
              Если коротко, то нет.
              Все перечисленные вами действия помимо увеличения контроля способны ещё и улучшить сервис и скорость работы.
              Заполнение полей в учетке даст полную картину клиентов и продаж Штрихкодирование позволяет создать автозакуп, увидеть динамику продаж, оптимизировать склад.
              Хранение записей… ну терабайтный винт заполняется относительно долго и стоит не так уж и много (даже если считать RAID), а окупается в разы. Даже сам факт установки наблюдения (запись разговоров, доступ к переписке и видео) увеличивает качество работы сотрудников.
              –2
              Вы серьезно? Массажные салоны на хабре?
                +4
                Нет, на Хабре управленческая статья, какая разница на чём приводить примеры. Можно вообще на платном, общественном, туалете пример приводить — смысл статьи не меняется.
                –2
                Вообще, большинство руководителей прекрасно знают — сколько, когда и кто именно ворует. Более того, у них негласная договоренность «я тебе плачу Х МРОТ, ты доворовываешь еще на 3X» и получается примерно средняя зарплата по рынку. Он же понимает, что если сразу платить 4Х, то объем воровства составит уже 12Х, а отнюдь не Х (как мыслит себе наивный внедренец учета.)
                  0
                  Глупости вы говорите. Внедряли мы как-то ДУТ-ы(Датчики уровня топлива) в одной транспортной компании. На следующий месяц уволилась половина водителей, зато после трёх месяцев работы экономия на топливе вышла в районе 30%
                    –1
                    А новым водителям пришлось платить в два раза больше и они продают налево уже не ГСМ, а запчасти?
                    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                        –1
                        нет, конечно, мой пойнт совершенно в другом — обычному руководителю и обычному хозяйчику всегда гораздо удобнее и выгоднее, когда водитель контролируемо ворует, нежели когда он честен и при галстуке и в белой рубашке. Поэтому он себе специально отбирает таких водителей и создаёт им все условия. А необычных руководителей исчезающе мало, ибо в руководство нормальных людей никогда не берут. И честных водителей тоже на работу никто не берёт — замкнутый круг получается.
                          0
                          Ерунду пишете.

                          Если же учета нет вообще — то воровать будет даже честный.
                          «Замки для честных людей» — нужно выставить минимальные ограничения и воровать не будут.
                  0
                  Что-то ближе к концу поста пошёл совсем уж беспредел. Правка кассовых документов задним числом, удаление документов после продажи. В моей практике был случай, когда сотрудник на личном авто перевозил несколько серверов со склада в магазин в котором их купили и по пути решил, что он устал и он уходит. Срулил с этими серверами вообще из региона оставив дом, семью, большую часть документов. Его потом пол-года искали. Но это больше похоже на нервный срыв.
                  • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                      0
                      Это было в начале нулевых.
                        0
                        Помнится тогда был случай с какой-то крупной конторой, продающей стиральные порошки.
                        Они предупредили их представителя в регионе, что на следующей недели приедут его закрывать (будут менять дистрибьютера).

                        А ему для работы головная фирма выделила пару десятков компьютеров и порядка 50 автомобилей для развоза товара.

                        Когда головная фирма приехала в провинцию — ничего этого уже не было.

                        Следующие филиалы головная западная фирма закрывала уже с неожиданным приездом толпы сотрудников из службы безопасности.

                        Было в те же годы, около нулевых.
                        0
                        Я покупал в те годы сервера.
                        Как сейчас помню — примерно 100 моих зарплат дали мне наличкой и подвезли меня к магазину сделать заказ.
                        А сами уехали.
                        Мой не заходить в магазин и сразу срулить )))
                        0
                        нервный срыв от ваших, хм, «методов управления»?
                          0
                          ) каких таких моих методов управления? я к этим «эффективным менеджерам и HR`ам» никакого отношения не имею.
                        0
                        Кто ваши клиенты?
                        Мои — еще в «тучные годы» все эти схемы вывели на чистую воду в банальнейшей 1С. Конфигурация «Торговля и склад», версия еще 7.7…
                          0
                          На эти все злоупотребления чаще одна проблема: «Рыба гниет с головы».
                          Если коллектив отбирался не «по объявлению» и царит здоровая атмосфера, то проблемы с злоупотреблением это скорее частность.
                          При правильном управлении и адекватном отношении руководства к сотрудникам, а следовательно и наоборот таких проблем не то чтобы не будет, их будет крайне мало!
                            0
                            А я все ждал, что вот-вот появится новость, что «все эти процессы автоматизированны у нас» и ссылка где заказывать такую услугу.
                              0
                              Еще не вечер. Сейчас понесется купите CRM, мы настроим, мы обучим и прочее. Я же как непосредственный человек причастный к таим системам хочу отметить, что CRM работает только там где с ней работают!!!
                              Если кратко, то если дать не подготовленному человеку, а еще страшнее не понимающему зачем это, сложную систему, то будет только больше хаоса в коллективе!
                              Респект за то, что vlad72 вспомнил об автоматизации!
                              • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                  0
                                  На самом деле тема интересная, но сложная…
                                +4
                                насчёт 10 пункта про откаты, там надо без фанатизма.
                                Меня так несколько раз на деньги прокатывали, после чего энтузиазм погас.

                                В первом случае начальству не понравилось что покупаем бумагу не у как-бы офиц. представительства где дешевле, а у купи-продай конторы и дороже. Мои аргументы вообще не выслушивались. Оштрафовали. Через полгода пошли рекламации из отдела, который на бумаге печатал. На той что подешевле, краска расползалась сильней. Намного сильней. до не читабельного состояния. Потом пошли рекламации из контор, куда отдавали работы. В результате продолжили покупать у тех, что дороже. (кстати. формально, обе конторы брали бумагу у одного и того-же производителя, всё что что можно посмотреть-проверить в один-один совпадало, а результат печати разный). А штрафы откатывать не стали: что бы не повадно было (с).

                                Во втором случае не понравился ценник на системный блок. Покупал себе. Раза в два с половиной дороже среднего вышел. Тоже оштрафовали. Через год оказалось что я на своём
                                «уперевшись рогом» (разгон проца и памяти, отключение всей ненужной периферии вплоть до юсб и пи-си-ай для экономии памяти) считаю быстрей чем более навороченные «на бумаге» и дешёвые системники. При чём на моём запускались такие задачи, что на других просто отказывались стартовать. Штраф так и остался для профилактики, а я сделал выводы.

                                В результате контора особо не сэкономила, но если раньше я мог действовать по устной договорённости «днём стулья, а деньги на следующий день», то после только официально, что сильно сказалось на оперативности.

                                У папы на работе, закупили фотоаппараты для фотографирования документов. с штатной картой на 8 Мб. и всё… головная контора порекомендовала не выставлять качество снимков на максимум.
                                Зато дешевле в 4 раза от запрашиваемого. А потом был скандал, когда работники нафотографировали как смогли. И оказалось что в разрешении 640*480 лист формата А4 и А3 выглядит грустно, особенно когда фотоаппарат неспособен сфокусироваться с таких расстояний.
                                  0
                                  А тут уже вопрос доверия и делегирования полномочий — если начальство не доверяет своему подчиненному который осуществляет закупки, тогда не совсем понятно а зачем ему делегировать такие полномочия. Если доверие есть — то глупо его «проверять и править», проще самому осуществлять эту деятельность…
                                    0
                                    Это скользкий вопрос.

                                    Хорошо и редко, если начальник как человек, понимает что он чего-то не знает и понимая это, консультируется у нескольких независимых специалистов.
                                    Хуже и чаще, когда начальник считает что он в этом вопросе разбирается «не хуже».

                                    Потом, содрогаясь от подписанного счёта приходит в магазин в гости к знакомому директору этого магазина и видит, что на витринах стоят комплектующие, компы намного дешевле. Вдобавок местный «специалист» начинает «втирать» что Целерон на 3,5 ГГц (абстрактно) более выгодный, чем всякие Коре2, Нехалемы и прочая нечисть… у которой формально тактовая частота ниже на 0,5-1ГГц.
                                    Возникает недоумение и может лёгкая обида.
                                    Тут уже всякие объяснения про поколения, технологии и прочее уже не пройдут.

                                    Полностью в наше время доверять — можно по миру пойти.
                                    Видел как организуются откаты по мелочи: закупается пачка мышей (а раньше шариковые дохли весьма быстро), клавиатур (дешёвые дохнут чуть реже), всякие салфетки/спреи (кто их считать будет), дискеты (вообще чёрная дыра, учитывая что любая гос. контора дискеты не возвращала). и выписывается счёт раза в 3 больше общей суммы.

                                    Вот и приходится быть настороже. Только нельзя разбираться во всём.
                                    А бьёшься об мелочи и тонкости.
                                    Даже банальное что белая бумага она белая по разному или что 80гр. бумага она может выглядеть по разному, бумага разных партий ведёт себя немного по другому — это практический опыт, абстрактно воспринимается тяжело.
                                    Все пользуются цифровыми фотоаппаратами. Но пока их не передержишь 2-3 десятка фотографируя пробный А4 (в магазине, из разных ценовых диапазонов), не все верят что они фотографируют по разному и что более дорогой не означает автоматически что он лучше.

                                    А может, и не сам начальник. Но у него есть замы, советники, жена (пилить может долго, если контора частная).
                                    У гос. надзора есть инструкции где вопрос качества стоит весьма размыто, а вопрос цены — весьма конкретно.

                                    Вот и получается: сильно доверять — скорее всего обворуют; сильно давить — убьёшь энтузиазм.
                                      0
                                      Так я и говорил о доверии — если ты делегируешь полномочия то ты доверяешь, иначе никак! Нельзя «сильно доверять, немножко проверять» и т.д. и т.п. — доверие либо есть, либо нет. Есть сомнения — значит надо менять доверенное лицо, без вариантов! Не бывает «немножко воров» — либо воруют, либо нет. Воровать могут очень осторожно и незаметно — но от этого воровство не перестает быть таковым. Так что вывод прост — есть сомнения — значит «на замену», работает — значит честен ( и таковым считается до конца).
                                        0
                                        Я бы предпочёл вариант с подсчётом «польза» — «вред».
                                        Т.е. человек имеет полномочия до тех пор, пока приносимая им польза превышает наносимый им вред.
                                          0
                                          Осталось только найти идеального человека, разбирающегося во всём на свете, который будет определять степень пользы и вреда от принятых решений.
                                            0
                                            я думаю, что им окажется тот же человек, который всем доверяет без оглядки :)
                                    0
                                    > А штрафы откатывать не стали: что бы не повадно было (с).

                                    Про ТВОИ штрафы уже забыли все, КРОМЕ тебя.
                                    Это же нужно ТЕБЕ — ты и поднимай вопрос перед руководством об отмене штрафа и назначении премии за предвидение.
                                    0
                                    4. Махинации с курсом валют

                                    Вообще-то это конкретное нарушение — ведение бухучета не в рублях, за это организацию могут конкретно наказать.
                                    И если обычный менеджер может устанавливать курс валюты самостоятельно — это очень плохо. А уж если он менялся неоднократно в течении дня — то тут уже сразу «тревожный звонок»!
                                    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                        +1
                                        Менеджер проводит продажу по курсу…

                                        Курс в системе меняется обратно


                                        Курс валюты в системе — это однозначный бухучет. И менять его точно не дело продавцов ( да и вообще фронт-офиса). А то что бухучет ведется в рублях сказано в приказе ЦБ РФ 486-п ( основной документ всех бухгалтеров РФ).
                                      0
                                      На само деле большинство вопросов решается:
                                      1)По каждой операции должен быть лог, и версионость документов (не важно о какой ERP ведем речь и о каком фронт-офисе)
                                      2)Договоры материальной отвественности
                                      3)Результаты ревизии взыскиваются только по розничным ценам, а не закупочным
                                      4)В фирме, где ведется учет должен быть кто-то, кто будет уметь «читать» логи операций и находить среди них мошеннеческие цепочки, если сама система не позволяет строить такие отчеты. Или же заказывать услугу у фирм, которые умеют проводить такой аудит.
                                        0
                                        К сожалению данный набор из 4 правил не поможет если по условиям задачи продавец может менять курс валюты в системе. И толку от прочтенного лога будет мало, а не «вы же сами мне позвонили и сказали курс поменять, вы разве не помните ???».

                                      Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                      Самое читаемое