Общий доступ к папкам в Zimbra Open-Source Edition

Общие почтовые папки являются одной из самых востребованных бизнесом функций электронной почты. Данная функция позволяет сразу нескольким людям читать письма, попадающие в один почтовый ящик, и поэтому она широко используется при организации работы в отделах продаж и технической поддержки. По просьбе нашего читателя мы рассказываем о том, как устроена функция общих почтовых папок в Zimbra OSE и в каких случаях её следует использовать.

image
1. Самый простой и самый распространенный сценарий использования общих почтовых папок в Zimbra OSE является общий почтовый ящик для целого отдела. Возьмем, к примеру, предприятие, которое имеет отдел продаж в количестве пяти человек и единый почтовый ящик sales@zimbra.cloud.loc, на который поступают заявки и вопросы от клиентов. Задача состоит в том, чтобы обеспечить доступ всех работников отдела к входящим письмам на данном почтовом ящике. Предполагается, что впоследствии работники будут вступать в переписку с клиентами со своих личных почтовых ящиков.



Для того, чтобы это осуществить, достаточно просто предоставить каждому работнику общий доступ к папке «Входящие» на почтовом ящике sales@zimbra.cloud.loc. Делается это следующим образом. В веб-клиенте необходимо осуществить вход под учетной записью sales@zimbra.cloud.loc и поочередно предоставить права доступа к папке «Входящие» каждому из работников отдела продаж. При предоставлении доступа можно выбрать права, которые пользователь будет иметь на данную папку. Разумно будет обычному сотруднику дать доступ только к чтению данных из папки, а руководителю отдела на ее полное администрирование.



Когда права доступа для сотрудников будут выданы, каждому из них на почту придет письмо с предложением добавить общую папку в список папок своего почтового ящика. После того как предложение будет принято, у сотрудника появится общая папка в левой части веб-клиента. Перейдя в нее, сотрудник сможет просматривать входящую почту в ящике sales@zimbra.cloud.loc и работать с этими письмами так, как будто они пришли в его собственный почтовый ящик.



Внимательный читатель может заметить, что подобный подход мало чем отличается от обычного списка рассылки, однако на деле отличия все же есть. Главным из них является то, что в отличие от списка рассылки, пользователи видят, был ли дан ответ на каждое из поступивших писем. Это сводит к минимуму вероятность того, что пользователь получит два и более ответов от разных менеджеров на одно отправленное сообщение.

2. Еще один распространенный сценарий использования общих почтовых ящиков — внутренняя техническая поддержка. К примеру, у техподдержки предприятия со множеством подразделений есть единый почтовый адрес TechSupport@zimbra.cloud.loc, на который сотрудники отправляют свои заявки. Разумеется, что собирать все поступающие заявки в один ящик и давать к нему доступ всем сотрудникам техподдержки — не вариант, так как возрастает риск того, что нужный специалист пропустит адресованные ему заявки в общем потоке.



Избежать этого могут помочь почтовые фильтры Zimbra OSE, которые проверяют входящую почту на соответствие каким-либо условиям и, в зависимости от результатов проверки, совершает или не совершает какое-то действие. Благодаря тому, что заявки специалистам приходят от ограниченного круга лиц, можно настроить почтовый фильтр таким образом, чтобы он на основании имени отправителя автоматически отправлял поступающую заявку в папку соответствующего специалиста. Таким образом, после этого все поступающие от сотрудников заявки будут автоматически распределяться по разным папкам и администратору останется лишь предоставить специалистам общий доступ к соответствующим папкам.



То же самое можно сделать и из командной строки. Как и в случае с веб-клиентом нам сперва потребуется предоставить пользователю права доступа к папке, а затем смонтировать её в почтовом ящике, к которому хотим получить доступ. Для того, чтобы предоставить доступ к папке следует воспользоваться командой zmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc mfg "/TechSupport1" account TechSupport1@zimbra.cloud.loc r. Последний атрибут в команде означает права, которые мы предоставляем пользователю. Помимо права на чтение ®, можно предоставить право на запись (w), создание подпапок (i), принятие приглашений (x), удаление элементов (d) и администрирование (a). Смонтировать папку можно при помощи команды zmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc cm "/TechSupport1" TechSupport1@zimbra.cloud.loc "/TechSupport1".





Большим плюсом такого варианта организации приема заявок на техническую поддержку, является то, что он прекрасно масштабируется, а также совместим со всеми почтовыми клиентами. Так, например, просмотр общих папок можно настроить в Thunderbird. Для того, чтобы общая папка отобразилась в данном почтовом клиенте, необходимо войти в нем в свою учетную запись и настроить её на получение почты по протоколу IMAP. Далее необходимо подписаться на общую папку в настройках учетной записи, после чего общая папка будет отображаться в общем списке почтовых папок. Аналогичным образом просмотр общих папок настраивается и в MS Outlook.





3. Кроме того, общие папки можно использовать для делегирования электронной почты на время отсутствия какого-либо сотрудника. Так, например, если сотрудник уходит в отпуск, он может предоставить доступ к своим почтовым папкам своему коллеге, который сможет просматривать входящую почту. Обычно такое делегирование почтового ящика сопровождается предоставлением права отправлять электронные письма от имени пользователя, предоставившего доступ к своим почтовым папкам.

Делается это в настройках учетной записи уходящего в отпуск сотрудника и может быть осуществлено двумя способами. В первом случае это именно «Отправка от имени», при котором получатель письма будет видеть, что с ним общается другой человек с почты человека, которому он изначально писал. Во втором случае это «Отправить как», при котором получатель письма получит письмо от человека с которым общается без какого-либо упоминания о том, что на самом деле ему отвечал другой человек.



То же самое можно осуществить и в командной строке. Так, при помощи команды zmprov grr account TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendAs мы предоставляем пользователю TechSupport1 право отвечать на письма как пользователь TechSupport2. Аналогичным образом действует команда zmprov grr account TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendOnBehalfOf только вместо права отправлять письмо как пользователь, мы предоставляем пользователю TechSupport1 право отвечать на письма от имени пользователя TechSupport2.

Таким образом даже в том случае, если сотрудник увольняется или уходит в отпуск, его почтовый ящик продолжит функционировать, а значит и часть бизнес-процессов, которые завязаны на сотруднике и его электронной почте, не будут прерваны.

По всем вопросам, связанными c Zextras Suite вы можете обратиться к Представителю компании «Zextras» Екатерине Триандафилиди по электронной почте ekaterina.triandafilidi@zextras.com
Zextras
Цифровое рабочее место Zextras на базе Zimbra OSE

Комментарии 5

    +3
    Оставлю это здесь:
    Changes To Zimbra’s Open Source Policy
    John E. explained that Zimbra 9 introduces a change to Synacor’s open source policy for Zimbra. Starting with Zimbra 9, a binary version of Zimbra 9 will no longer be released to the community and will instead only be made available to Zimbra Network Edition customers. There are currently no plans to release the source code for Zimbra 9 to the community. Zimbra 8.8.15 will remain open source for the community and continue to be supported for the remainder of its lifecycle through December, 31, 2024 (https://www.zimbra.com/support/support-… lifecycle/). Version 8.8.15 will also continue to receive patches during this time frame. John E. described this new model for Zimbra 9 as “open core” where the open source products on which Zimbra is built will continue to be freely available, but the Zimbra 9 product itself will not be open source. Marc G. asked if Synacor’s plans involved introducing new features to Zimbra 8.8.15, or if the focus for introducing new features will shift exclusively to version 9. John E. said that he did not have the answer to this question. John also shared that starting with Zimbra 9, a source code license will be made available to customers who are licensing Zimbra Network Edition.

    Reactions To Zimbra Open Source Policy Change
    Noah P. said that part of his customer base values that Zimbra is open source and that it has been a marketing advantage over other proprietary email platforms. Marc G. said he felt this change will be hard for the open source community to support. John E. shared his personal opinion that Zimbra has struggled for several years to engage the open source community, as the ratio of people using Zimbra, compared to the number of people contributing back to Zimbra, has been very low. He said the biggest difference currently between Zimbra 8.8.15 and 9.0 is the addition of the new, Modern UI and welcomes feedback from Zimbra partners and the open source community on this policy change. Mark S. shared that many developers he has discussed it with have said that they have found it very difficult (if not impossible) to contribute to the Zimbra project in the past, mainly due to issues with an earlier version of the contributor’s agreement, which was finally updated a couple of years ago. Randy L. mentioned that another open source project, VyOS (https://www.vyos.io/community/), overcame issues with soliciting contributions back to their open source project by making binaries available to those who could demonstrate a meaningful contribution to the project in code or documentation work and suggested that such an approach might be something that Synacor should look at too. John E. invited Zimbra partners concerned about continued open source access to make a business case explaining how the loss of open source access would have a financial business impact for Synacor.

    Пруф
    P.S. Разработчиков не осуждаю
      –2
      Клиенты Zextras не останутся без поддержки Zimbra.
        –1
        Добрый день! Zimbra 8.8.15 будет актуальной и поддерживаемой платформой ещё как минимум 3,5 года. За это время многое может поменяться, поэтому говорить о чем-то конкретном сейчас преждевременно.
          –1
          Как и ожидалось, Zimbra 9 по-прежнему остается проектом с открытым исходным кодом. Так что первый комментарий можно больше не принимать во внимание

          The source code for Zimbra 9 is available in the Zimbra source code repository on GitHub. All client and server code is available for Zimbra 9 except the Modern UI code and components in the Network Edition that are closed source. Zimbra 9 binaries are only available via a Network Edition license. In summary, there are two changes in Zimbra 9 regarding Open Source. First, the Modern UI uses a commercial license (similar to Network Edition components). Second, Zimbra 9 open source binaries are not being provided.

          https://blog.zimbra.com/2020/05/is-zimbra-open-source-yes-faqs-about-zimbra-ose-for-you/
          +2
          В течение 10+ лет миллионы пользователей по всему миру регулярно получали новые версии Zimbra, патчи, критические обновления в связи с обнаруженными угрозами. На корпорации с хоршими бюджетами работала большая международная команда разработчиков превратившая убогий почтовик в стабильно работающую систему с кучей разных доп. функций- от совместной работы с документами до поддержки S3 хранилищ. И не получали за свою работу от пользователей ничего. Халява для любителей бесплатных печенек скоро прикроется. Вполне логично. Интересно, что среди пользователей не только небольшие офисы с десятком ящиков, а крупные компании с 1000мя пользователей, исправно переплачивающим другим вендорам в разы за то же самое что могли получить от расширений разработчиков Zimbra. Непонятно почему так получилось, но исход логичен.

          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

          Самое читаемое