ECM/СЭД *

Три года назад с целью автоматизации управления организационно-распорядительной документацией была приобретена система elma. Но после года эксплуатации стало понятно, что от нее придется отказаться.

Рассказ о том, как я ушел от elma к easla.com.

В завершение описания своего опыта усовершенствования процесса управления перепиской, мне осталось рассказать только про выборки, с которым имеют дело все участники процесса. Наглядное представление информации – одно из важнейших составляющих успешного запуска, согласитесь!

Напомню, что в предыдущих статьях было описано поведение входящих и исходящих писем. Кульминация под катом: много текста, кода и немного анимации.

Хочу продолжить описание своего опыта усовершенствования процесса управления официальной корреспонденций в проектной организации, начатый в предыдущей статье. Напомню, что вместо elma была выбрана система easla.com и в ней уже было описано поведение входящего документа.

Следующим шагом к цели является описание поведения исходящего документа. То были цветочки… под катом еще больше текста и кода.

Вторым важнейшим компонентом приложения СЭД, помимо документов или карточек документов (в модели приложения, реализованной в платформе Docsvision), являются процессы. Если машина состояний, контекстно-ролевая модель и скрипты определяют поведение и логику отдельного документа в системе, то бизнес-процессы предназначены для реализации сложных сценариев маршрутизации, взаимодействия с внешними по отношению к СЭД приложениями, для обработки событий, не связанных с активностью пользователей, и другой серверной активности в отношении документов.

Опыт автоматизации непростой переписки (Часть 1. Входящий)
Работаю руководителем отдела информационных технологий в проектной организации г. Тюмени. Чуть больше года назад мне была поставлена задача, усовершенствовать процесс управления официальной корреспонденцией, работающий в то время на elma.

Взамен elma была выбрана система easla.com. Под катом много текста и кода.

В предыдущих статьях было рассказано о системе электронного документооборота easla.com и о том, как можно быстро начать с ней работать на примере одного процесса и одного пользователя. Тем, кто заинтересовался, наверняка интересно узнать, как организовать работу с системой всех пользователей организации. Особенный акцент сделан на совместителях — специально для сервисных компаний (service desk и help desk).

В easla.com зарегистрированный пользователь — это администратор, пользователь созданный администратором — это сотрудник, а сотрудник работающий в нескольких организациях — это совместитель! Заинтриговал?

В предыдущей статье я рассказал о новой системе электронного документооборота – easla.com и предупредил всех не ходить на сайт, чтобы не испугаться сложностей.
Теперь предлагаю ознакомиться с пошаговой инструкцией, как выполнить быстрый старт путем заимствования простого опубликованного бизнес-процесса.

Всего несколько простых шагов и любой администратор не знакомый с easla.com сможет заимствовать опубликованный процесс и передать его в эксплуатацию пользователям!

Easla.com – новая онлайн система электронного документооборота (платформа). Предназначена для управления, как данными, так и документами. Позволяет поэтапно или разом автоматизировать бизнес-процессы любой сложности в организации любого масштаба.

— А-а-а, опять новая система… — подумаете вы. Но, предлагаю чуть придержать скептицизм и ознакомиться с возможностями и особенностями системы, прежде, чем записывать ее в «длинный список» под названием «слышали — знаем».

Несколько лет назад в нашем блоге был пост об экологических инициативах, которые мы придумали и сделали у нас в ABBYY. Поскольку сотрудники у нас неугомонные инициативные всё время придумывают что-то новое, с тех пор возникли новые эко-проекты, и мы решили вернуться к этой теме. Если у вас в офисе тоже заботятся об экологии, давайте обмениваться опытом. Расскажите в комментариях, как у вас. Кстати, не знаете ли, когда у нас все-таки начнут перерабатывать использованные батарейки?

Важное отличие приложений СЭД от других привычных пользователю приложений (например, ERP-систем) в том, что документ СЭД – это объект с очень сложным и длительным жизненным циклом. Например, документ вида Договор — разрабатывается, согласовывается, утверждается, передается контрагентам, по нему ведется активная работа, к нему накапливаются приложения, создаются дополнительные артефакты, он архивируется, списывается и пр. Естественно, логика его обработки и права доступа к данным документа зависят от этапа его обработки. Но это еще не самое сложное.

Количество программ — мобильных клиентов, привязанных к различным системам автоматизации деятельности предприятий, постоянно растёт. Согласно исследованию компании IDC, к 2016 году оно увеличится в 4 раза (по сравнению с 2014 годом). Конечно, ABBYY не могла остаться в стороне от этих тенденций, и у нас есть мобильные продукты, ориентированные на корпоративных пользователей. Об одном из них – ABBYY Mobile Imaging SDK (MI SDK) – мы ещё ни разу не рассказывали в блоге, исправляемся.

Наши пользователи привыкли, что мобильные продукты ABBYY – это либо про словари, либо про распознавание. Сразу оговоримся – в ABBYY Mobile Imaging SDK нет ни того, ни другого. Спрашивается, почему нам понадобилось выпускать такое приложение? Ответ – конечно, чтобы продать OCR ещё большему числу клиентов :). Ведь ABBYY Mobile Imaging SDK обычно используется в связке с нашими «корпоративными» решениями для распознавания данных (например, ABBYY Recognition Server) или извлечения данных (например, ABBYY FlexiCapture). Этот небольшой продукт призван помочь нашим «большим» решениям работать лучше, распознавать точнее.

Жизнь изменилась, и если раньше основным устройством, с которого мы получали изображение для распознавания, был сканер, то теперь его всё чаще заменяет мобильный телефон. Чем он отличается от сканера? Конечно, тем, что получить с него изображение хорошего качества гораздо сложнее (разумеется, в данном случае хорошее качество = достаточное для того, чтобы наши OCR-технологии могли распознать текст на фото).

Возьмем типового корпоративного заказчика, допустим, банк. В каждом банке есть руководящие органы – совет директоров и правление, потребности которых в работе с документами едва ли можно удовлетворить при помощи обычной СЭД. Причем не надо путать задачу обеспечения деятельности коллегиальных органов с так называемым «АРМом Руководителя», который есть в некоторых СЭД. Руководитель, пусть даже самого высокого ранга, в принципе такой же участник бизнес-процесса, как и любой другой сотрудник, он тоже согласует и утверждает документы. Только в силу своей занятости и высокого статуса, руководители более требовательны к удобству работы с системой и, как правило, очень мобильны. Короче говоря, руководителям нужно ограниченное подмножество функций СЭД, упакованное в красивый и удобный интерфейс на планшете, но это все-таки СЭД, а не какая-то другая система.
А когда мы говорим об автоматизации коллегиальных органов, типа совета директоров и правления, то на первый план выходит коллективная работа и поддержка процессов корпоративного управления, для чего используются специализированные системы. СЭД, даже с «АРМ Руководителя», не покрывает этот комплекс задач.

Современные разработчики систем автоматизации имеют богатые возможности: это многочисленные языки программирования, библиотеки, огромные репозитории открытого кода, наконец, относительно доступное практически любое оборудование, необходимое для разработки и тестирования. В 50-е годы, когда в СССР зарождалась идея создания АСУ и начала активно развиваться кибернетика, всех этих ресурсов не хватало. Учёные того времени были не только сухими прагматиками, но и мечтателями — им хотелось позитивных изменений социо-экономических отношений, которые была призвана обеспечить АСУ. Однако вся дальнейшая история создания автоматизированной системы управления в рамках командной экономики и бесконечной бюрократии не столь оптимистична. Но обо всём по порядку.

Данная статья является продолжением предыдущей статьи, в которой был анонс о подходе к управлению знаниями в компании по методологии KCS. Если вкратце, то было дано коротенькое определение, анонсированы результаты, которые даёт внедрение KCS, а также основная идея KCS — управление знаниями через двойной цикл. О нём сегодня и пойдёт речь. Постараюсь максимально просто и коротко донести идеи, потому что оригинал руководства по практическому использованию (practice guide) перепечатывать совсем не хочется, а там целых 184 страницы. И все важные!

Платину добывают так же, как золото – моют песок, собирают драгоценные крупицы, затем переплавляют. Регулярные работы по добыче платины на месторождении Кондёр в Хабаровском крае были начаты старателями артели «Амур» еще в 1984 году. Как оказалось, залежи платины здесь огромны, свидетельством чему стали самородки весом от полутора до трех с половиной килограммов. В 2007 году образовался холдинг «Русская платина», куда вошла артель «Амур» и ряд других предприятий.

А когда возникает холдинг, то неизбежно появляется и потребность в автоматизации документооборота, потому что бизнес-процессы усложняются, их участников разделяют тысячи километров, и не то что с бумагой, даже с электронной почтой и таблицами Excel для регистрации документов обработать весь поток становится невозможно. В общем, группа компаний «Русская платина» решила внедрить СЭД ТЕЗИС.

Часть моих публикаций на Хабре была связана с тематикой управления знаниями. Давным-давно (для сферы ИТ 4 года — много) я проводил исследование по управлению знаниями. Тогда собирал информацию с целью выяснить текущее развитие отрасли, собрать опыт пользователей Хабра и набрать материала для публикаций. Был опубликован опрос, собраны результаты и сделаны небольшие выводы . К слову, опрос до сих пор открыт и кто-то иногда даже заполняет анкету.

Предметно вопросом управления знаниями я заниматься перестал, но за всё это время получал отклики по опубликованным статьям. Это значит, что тема не угасла, и спустя 4 года я хотел бы добавить в информационное поле рунета дополнительных материалов.

Планирую небольшой цикл статей про KCS — Knowledge Centered Support.

Продолжаем серию материалов, позволяющих по-новому взглянуть на применение ECM или СЭД для автоматизации корпоративных бизнес-процессов.

Бывает так, что жизнь подбрасывает задачи, которыми ты вовсе и не собирался заниматься, когда проектировал свою систему документооборота. Можно, конечно, гордо сказать «наша система для этого не предназначена» и это будет вполне честный профессиональный ответ. А можно трезво подумать, как использовать возможности ЕСМ по-новому и рискнуть выйти за границы отведенной себе ниши – и заказчика удовлетворить, и новый опыт наработать.

Если ECM-система была спроектирована с хорошим запасом гибкости и адаптивности, то область ее применения можно безбоязненно расширить на многие смежные задачи, выходящие за рамки канцелярского документооборота. Автоматизировать процесс МТО – материально-технического обеспечения, посягнув при этом на традиционную поляну ERP? А почему бы нет, если заказчик того просит?

Чем грозит долгострой в разработке и с какими трудностями предстоит столкнуться на этом пути? Как бизнес-аналитик компании, которая 15 лет занимается разработкой и поддержкой одного продукта (СЭД), я решила поделиться своими мыслями и примерами из практики. Проблематика управления требованиями в любых программных продуктах с длительным периодом реализации – актуальный вопрос для аналитиков, руководителей проектов и владельцев продуктов. И, возможно, для непосредственных партнёров и заказчиков Docsvision, ожидающих выхода новых версий и заинтересованных в появлении новой функциональности.

Добрый день, меня зовут Сергей и я руководитель продуктового направления в компании «ДоксВижн». За время работы в сфере автоматизации электронного документооборота мне довелось участвовать в десятках проектов внедрения, причем в разных ролях (от инженера до руководителя проектного офиса), с разных сторон (заказчик, представитель компании-внедренца, вендор) и с разными системами (Docsvision и Directum). Своим проектным опытом я хочу поделиться с вами.

Зная процесс и набив кучу шишек, я даю в статье несколько рекомендаций, которые позволят подойти к проекту внедрения СЭД (как и любой ИТ-системы) подготовленными и более гладко его реализовать. Мой коллега уже давал советы ИТ-специалистам заказчика, ответственным за внедрение. Я взгляну на вопрос под другим углом и поделюсь рядом нюансов, которые стоит учесть именно компании-интегратору. Особенно, если вам предстоит первый проект внедрения. Надеюсь, статья будет полезна, хотя на многие «грабли» все равно нужно иногда наступать самостоятельно, и идеальных рецептов в проектной практике не существует.

Продолжаем серию статей на тему "СЭД: путь от простого к сложному".

Можно ли при помощи СЭД автоматизировать контроль казначейской деятельности в компании, у которой подразделения и дочерние организации находятся на большом удалении друг от друга? Это смотря какая у вас СЭД. Сразу оговоримся: речь не идет о том, чтобы все бизнес-процессы свести к перекладыванию «бумажек» и смоделировать работу всех подразделений по принципу канцелярии. Отнюдь!
Дело в том, что узко-предметный подход к разработке бизнес-приложений, в том числе и СЭД, давно в прошлом. Сегодня любая приличная система обладает изрядным запасом гибкости и функциональности, поэтому может быть использована для решения порой нетипичных задач. Так и получилось в вертикально-интегрированной нефтяной компании НК «Альянс», где, ввиду интенсивного документооборота и необходимости организовать эффективное взаимодействие между пользователями из разных регионов России и Казахстана, выбор СЭД ТЕЗИС в качестве платформы оказался более чем успешным.