ECM/СЭД *

Несколько лет назад в нашем блоге был пост об экологических инициативах, которые мы придумали и сделали у нас в ABBYY. Поскольку сотрудники у нас неугомонные инициативные всё время придумывают что-то новое, с тех пор возникли новые эко-проекты, и мы решили вернуться к этой теме. Если у вас в офисе тоже заботятся об экологии, давайте обмениваться опытом. Расскажите в комментариях, как у вас. Кстати, не знаете ли, когда у нас все-таки начнут перерабатывать использованные батарейки?

Количество программ — мобильных клиентов, привязанных к различным системам автоматизации деятельности предприятий, постоянно растёт. Согласно исследованию компании IDC, к 2016 году оно увеличится в 4 раза (по сравнению с 2014 годом). Конечно, ABBYY не могла остаться в стороне от этих тенденций, и у нас есть мобильные продукты, ориентированные на корпоративных пользователей. Об одном из них – ABBYY Mobile Imaging SDK (MI SDK) – мы ещё ни разу не рассказывали в блоге, исправляемся.

Наши пользователи привыкли, что мобильные продукты ABBYY – это либо про словари, либо про распознавание. Сразу оговоримся – в ABBYY Mobile Imaging SDK нет ни того, ни другого. Спрашивается, почему нам понадобилось выпускать такое приложение? Ответ – конечно, чтобы продать OCR ещё большему числу клиентов :). Ведь ABBYY Mobile Imaging SDK обычно используется в связке с нашими «корпоративными» решениями для распознавания данных (например, ABBYY Recognition Server) или извлечения данных (например, ABBYY FlexiCapture). Этот небольшой продукт призван помочь нашим «большим» решениям работать лучше, распознавать точнее.

Жизнь изменилась, и если раньше основным устройством, с которого мы получали изображение для распознавания, был сканер, то теперь его всё чаще заменяет мобильный телефон. Чем он отличается от сканера? Конечно, тем, что получить с него изображение хорошего качества гораздо сложнее (разумеется, в данном случае хорошее качество = достаточное для того, чтобы наши OCR-технологии могли распознать текст на фото).

Современные разработчики систем автоматизации имеют богатые возможности: это многочисленные языки программирования, библиотеки, огромные репозитории открытого кода, наконец, относительно доступное практически любое оборудование, необходимое для разработки и тестирования. В 50-е годы, когда в СССР зарождалась идея создания АСУ и начала активно развиваться кибернетика, всех этих ресурсов не хватало. Учёные того времени были не только сухими прагматиками, но и мечтателями — им хотелось позитивных изменений социо-экономических отношений, которые была призвана обеспечить АСУ. Однако вся дальнейшая история создания автоматизированной системы управления в рамках командной экономики и бесконечной бюрократии не столь оптимистична. Но обо всём по порядку.

Продолжаем серию материалов, позволяющих по-новому взглянуть на применение ECM или СЭД для автоматизации корпоративных бизнес-процессов.

Бывает так, что жизнь подбрасывает задачи, которыми ты вовсе и не собирался заниматься, когда проектировал свою систему документооборота. Можно, конечно, гордо сказать «наша система для этого не предназначена» и это будет вполне честный профессиональный ответ. А можно трезво подумать, как использовать возможности ЕСМ по-новому и рискнуть выйти за границы отведенной себе ниши – и заказчика удовлетворить, и новый опыт наработать.

Если ECM-система была спроектирована с хорошим запасом гибкости и адаптивности, то область ее применения можно безбоязненно расширить на многие смежные задачи, выходящие за рамки канцелярского документооборота. Автоматизировать процесс МТО – материально-технического обеспечения, посягнув при этом на традиционную поляну ERP? А почему бы нет, если заказчик того просит?

Привет, Хабр! Мы продолжаем изучать последнюю версию системы EOS for SharePoint, вышедшую в ноябре прошлого года. В первой части статьи мы рассказывали о новых функциях, изменениях, конкурентных преимуществах, дополнительных опциях и подсистемах программы, переходе со старой версии на новую. Сегодня речь пойдёт об изменениях в интерфейсе и дизайне, улучшении юзабилити, а также планах на будущее.

Привет, Хабр! В сегодняшней статье мы расскажем о новых и измененных функциях EOS for SharePoint 2013 от компании «Электронные офисные системы» в разрезе пользовательской и технической эксплуатации, о преимуществах новой версии по сравнению с продуктами конкурентов, о новых и планируемых дополнительных опциях и подсистемах, о процедуре миграции со старых версий до EOS for SharePoint 2013, а также о пользовательском опыте первых клиентов.

Привет, Хабр! Сегодня мы хотим поговорить о принятии решений — но в психологическом смысле, а в самом практическом, бюрократическом смысле. Думаем, все, кто работал в компнии, в которой больше 20 сотрудников, знакомы с подводными камнями принятие решения в них. Психология тут бессильна: чем крупнее организация, тем сильнее в ней сроки совместного принятия решений зависят от внутренних регламентов, количества принимающих решение, быстроты их реакции и степени автоматизации процесса. В этом посте мы хотим рассказать о том, как устроена функция согласования и подписания электронных документов в нашей системе электронного документооборота (СЭД) EOS for SharePoint: на кого она ориентирована, что из себя представляет, и как настраивается.


Цепочка согласований не должна напоминать лабиринт без выхода

Доброго времени суток.

Изложить свои мысли о теме настоящей публикации натолкнула вполне насущная, «жизненная» необходимость — постепенно приближается время, когда возникнет потребность искать/нанимать на открытом рынке бизнес-аналитиков в штат компании (бизнес в области автоматизации процессов управления документами, контроля исполнительской дисциплины и т.д., в «простонародье» — СЭД). Все специалисты этого профиля, опыт и компетенции которых известны, иными словами тех кого знал и кого видел полезным для компании, либо уже в команде, либо устроены тоже неплохо. Проблему осложняет тот факт, что сколько ни старался, не получается сформулировать кратко и адекватно компетенции, особенности, которыми данный субъект должен обладать. Какие личные качества и таланты должен проявлять — что тоже актуально, так как морально подготовился к тому, чтобы искать талантливых новичков и пытаться их «выращивать». Уверен, что размышления ниже по тексту будут полезны менеджерам проектов, собственникам небольших ИТ-компаний интеграторского типа, да и самим бизнес-аналитикам.

За много лет работы на рынке систем электронного документооборота наша команда сталкивалась с самыми разными проектами. Были среди них и такие, что уже в процессе предпроектной подготовки становилась ясно: компания к внедрению СЭД не готова и система только навредит. Был у нас и опыт «реанимации» чужих проектов внедрения СЭД. В результате мы сформулировали общие принципы «противопоказаний» к внедрению системы электронного документооборота, которыми и хочу поделиться.

2006 год. На форуме специалистов SQL неожиданно поднимается вопрос о целесообразности моделирования бизнес-процессов в CRM-системах. Звучат слова: долго, дорого, Siebel, не нужно, сложно.
2014 год. Все чаще клиенты просят посоветовать CRM с возможностью построения и запуска бизнес-процессов. В чем причина? Первое подозрение — где-то услышали и теперь тянутся за модой. На вопрос «Зачем?» поступает взвешенный ответ: «Устали от беспредела и путаницы в организации работ. Хотя бы в часто повторяющихся действиях нужен порядок». Нельзя не согласиться с тем, что основное назначение регламентации бизнес-процессов в компании — именно порядок. Признайтесь, приятно осознавать, что многие процессы в организации проходят четко, слаженно, быстро, с минимальной нервозностью.

Четыре года назад я увидел вакансию инженера по внедрению. Из словосочетания «инженер по внедрению» я мог сделать только очень общий вывод, чем занимается этот специалист. Но т.к. в требованиях было указано знание C# и необходимость писать код, я решил попробовать себя в этой роли. Звезды совпали удачно, и меня позвали на работу.
Как выяснилось в дальнейшем, понятие «инженер по внедрению» так же, как «программист», объединяет в себе очень много разных, но родственных вещей. Все внедренцы так или иначе устанавливают и настраивают «нечто» под требования конечного заказчика. Но областей внедрения так много, что специфику каждой расписать мне кажется невозможным.
В этой статье я постараюсь описать, почему вам может быть интересно стать инженером по внедрению. Если быть точнее, то инженером по внедрению какого-либо ПО, потому что сфера внедрения «железа» для меня — темный лес. Обращаю также внимание на то, что мой личный опыт может быть довольно однобоким.

Свой или чужой?

Вот уже 15-й год моя компания разрабатывает ПО. Сидим в Питере, специализируемся на системах управления корпоративным контентом (ECM), флагманский продукт — STOR-M, на базе которого строятся электронные архивы, электронные библиотеки и корпоративные базы нормативно-технических документов. Мы, как и многие российские компании, основным рынком сбыта которых является Россия, шкурно заинтересованы в поддержке своих продуктов на государственном уровне. Сегодня много говорят и пишут об импортозамещении, поддержке российских разработчиков, возможно за их же счет (десятина с продаж ПО). Хочу поделиться своим видением ситуации, обсудить возникшие вопросы.

О продукте FlexiCapture, как показывает опыт, обычные пользователи за пределами компании знают совсем мало («Уж не этим ли ЕГЭ распознают?»), несмотря на то, что он используется во многих крупных организациях. Можно с этим мириться, считая, что продукт не для конечного пользователя, а корпоративный. А можно периодически рассказывать про него всякое, что будет не только полезно тем, кто с ним уже знаком, но и намекнёт далёким от продукта людям, что Flex — это не просто 4 буквы в названии.

Наши партнеры из новосибирской компании АТАПИ Софтвер поделились своим приемами обработки разных сложных случаев. Это набор конкретных практических советов, которые, мы надеемся, будут вам полезны. Кроме того, каждая из этих историй подобна дзенскому коану — помогает раскрыть истинную природу FlexiCapture во всем ее многообразии.

В конце мая в Москве прошла конференция по вопросам управления корпоративной информацией DOCFLOW. Ее специальным гостем стал международный EСM-консультант — Майкл Циглер (Michael Ziegler). Раньше Майкл не делился своим опытом на деловых мероприятиях в России (происходило это только в рамках консалтинговых проектов), поэтому послушать его было особенно интересно.

Предлагаем вашему вниманию интервью Майкла и его взгляд на будущее рынка ECM-систем, а также видео недавнего выступления «Управление данными: что нужно знать заказчику сегодня».

Главным источником секретов ECM-профессионала Майкла Циглера является не только его двадцатилетний опыт работы на рынке ECM-BPM-Capture, но и учрежденный им проект DOCVILLE. Проект собирает экспертов со всей Европы для общения и обсуждения наболевших ECM-вопросов. Этой обобщенной экспертизой и наблюдениями за профессиональным сообществом Майкл и поделился с посетителями конференции.

Недавно мы выпустили ABBYY FlexiCapture for Invoices – решение для потокового ввода европейских счетов в СЭД (системы электронного документооборота). Строго говоря, обрабатывать счета умеет и «большой» ABBYY FlexiCapture, на основе которого сделано новое решение. Но в нем нужно самостоятельно задавать все настройки для работы со счетами, а многие наши клиенты, как выяснилось, предпочитают уже настроенные решения. Ну, вы понимаете – достать «из коробки» программу, установить на компьютер оператору Мэри (продукт продается пока только в странах Европы), подключить к СЭД – и пусть работает.

Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».

Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.

Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.

Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».

На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.

Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.

Тема геймификации поднималась на Хабре уже неоднократно. Высказывались разные мнения о том, как ее правильно понимать, где и как она применяется и вообще – стоящая ли это затея. Наши коллеги из проекта DOCFLOW взялись выяснить, может ли геймификация помочь простым пользователям осваивать системы электронного документооборота (как показывает практика, обычно простые пользователи в компаниях не любят изучать новое сложное ПО, а уж если изучили, то используют далеко не все его возможности). Этой теме был посвящен недавний вебинар «Корпоративные игры – возможности и сложности геймификации ЕСМ-систем».

Геймификация – это применение подходов, характерных для компьютерных игр, в неигровых процессах с целью привлечения пользователей и потребителей, повышения их вовлечённости в решение прикладных задач, использование продуктов, услуг.

Чтобы понять, работает ли это на практике, на вебинар пригласили эксперта из компании-разработчика СЭД, которая недавно провела на своих сотрудниках эксперимент, связанный с геймификацией. В чём он заключался?

Конечно подобный пост найдет голосовательное одобрение только в пламенных сердцах ИТ-подрядчиков, и бойцов прифронтовой кибернетической полосы — но думаю опубликовать будет не лишне!

Работаю АйТишником в крупной компании. В общем, все нормально и замечательно. Как-то однажды наше руководство решило идти в ногу со временем и возникли мысли автоматизироваться. Выбирали довольно долго Электронный документооборот, но либо денег жалко было много платить, либо разработчики какие-то липовые, короче, времени заняло все это переговорно-презентационное безобразие предостаточно. В конечном итоге остановились на некотором решении. Продукт адекватный, разработан под Microsoft Sharepoint 2013 Worklite Docs (я в силу некоторых обстоятельств с этой системой хорошо знаком). В общем выбор пал на него.

Мы собрали воедино все наши корпоративные хотелки, заказали, внедрили — запустили. Все нормально, все работает. Но суть не в этом. Это была присказка.

От переводчика. Предыдущая статья вызвала небольшую, но дискуссию. «Унылая статья ни о чем», — заявил в комментариях Арам Пахчанян (вице-президент, директор департамента продуктов для ввода данных компании ABBYY) и отметил, что все публикации о мобильном захвате по сути представляют собой много шума об очевидных вещах. Мы уважаем мнение оппонента, но вряд ли можем с ним согласиться.

Применение мобильных технологий для захвата и оцифровки информации открывает огромные перспективы. Еще недавно возможность отсканировать при помощи смартфона визитку и занести данные в корпоративный CRM многими воспринималась как экзотика. Сегодня это уже давно не воспринимается как нечто необычное. Идет работа по созданию приложений, распознающих снимки счетов, извлекающих из них данные и передающих в программу по управлению электронными платежами. Как будут развиваться мобильные технологии дальше? Какова будет сфера их применения? Как они будут сосуществовать с традиционными технологиями захвата?

В поисках ответа на эти вопросы специалисты нашей компании перевели пост из блога Джо Буделли, вице-президента по продажам компании ABBYY. Читателей мы приглашаем поразмышлять над вопросами, сформулированными автором в конце статьи, и высказать свое мнение в комментариях.

От переводчика. Одним из направлений деятельности нашей компании является промышленное сканирование документов.
В зарубежных текстах по проблематике ECM (Enterprise Content Management) термин capture употребляется для обозначения операции оцифровки документов, их распознавания, индексирования и сохранения в системе. Как и многие другие термины из области ECM, не имеет буквального аналога в русском языке. Обычно его переводят как «захват» (мы используем именно этот вариант) или «ввод».

Под оцифровкой документов зачастую принято понимать их сканирование и распознавание. Но значение термина «захват» значительно шире: в системы электронного документооборота и хранения документов вводятся не только отсканированные бумажные документы: очень часто бывает необходимым конвертировать в подходящий для долгосрочного хранения формат и сохранять в системе документы, полученные по факсу или электронной почте. Операции захвата подразумевают не только перевод графического изображение в текст, но и последующий анализ текста с последующим извлечением нужных данных.

Технологии захвата данных с помощью мобильных телефонов и планшетов становятся все более популярными в зарубежном ECM-сообществе. Мобильный захват позволяет, например, автоматизировать такие рутинные операции, как оплата счетов. Уже есть программы, анализирующие снимки счетов и извлекающими из них данные о сумме к оплате, которые затем передаются в приложения для управления электронными платежами.
В последние годы в области мобильного захвата появилось много интересных разработок. Уже есть сканеры, позволяющие сканировать документ, просто перелистывая страницы:



Является ли всеобщее увлечение мобильными технологиями данью моде или же началом действительно революционных изменений? Попытаемся разобраться в этом, обратившись к зарубежным публикациям по теме. Цикл статей по проблеме использования мобильных устройств в ECM мы начинаем с перевода статьи Криса Райли, директора по маркетингу американской компании Pingar. Статья написана почти два года назад, но многие из высказанных мыслей не утратили актуальности и сейчас.