За много лет работы на рынке систем электронного документооборота наша команда сталкивалась с самыми разными проектами. Были среди них и такие, что уже в процессе предпроектной подготовки становилась ясно: компания к внедрению СЭД не готова и система только навредит. Был у нас и опыт «реанимации» чужих проектов внедрения СЭД. В результате мы сформулировали общие принципы «противопоказаний» к внедрению системы электронного документооборота, которыми и хочу поделиться.

2006 год. На форуме специалистов SQL неожиданно поднимается вопрос о целесообразности моделирования бизнес-процессов в CRM-системах. Звучат слова: долго, дорого, Siebel, не нужно, сложно.
2014 год. Все чаще клиенты просят посоветовать CRM с возможностью построения и запуска бизнес-процессов. В чем причина? Первое подозрение — где-то услышали и теперь тянутся за модой. На вопрос «Зачем?» поступает взвешенный ответ: «Устали от беспредела и путаницы в организации работ. Хотя бы в часто повторяющихся действиях нужен порядок». Нельзя не согласиться с тем, что основное назначение регламентации бизнес-процессов в компании — именно порядок. Признайтесь, приятно осознавать, что многие процессы в организации проходят четко, слаженно, быстро, с минимальной нервозностью.

«Агитировать разработчиков за agile – все равно, что рассказывать, что Земля круглая. Да, еще встречаются заказчики, предпочитающие долгий и нудный процесс по ГОСТу (он же waterfall) с производством тонн документации, которую никто никогда читать не будет, но обычно в таких проектах истинной целью является не создание реально работающей системы, а правильно оформленное расходование бюджетных средств.

Agile в индустрии программного обеспечения стал нормой жизни. Ибо нет сегодня другой методологии, позволяющей управлять проектами в условиях высокой неопределенности и изменчивости требований.»



Статья журналиста-аналитика Станислава Макарова.

Понятие BPM (Business Process Management) все более плотно входит в жизнь больших и малых корпораций. Суть его в том, чтобы рассматривать бизнес-процессы компании, как активы, используя которые можно увеличить прибыльность своего бизнеса. Инструмент, который вы для этого используете, может быть любым: лист бумаги, текстовый документ, Visio или любое другое средство создания диаграмм… Но есть класс инструментов, которые специально предназначены для того, чтобы послужить инструментом для трансформации вашего бизнеса — это BPM-платформы.
Задача для такой платформы ставится двояко: с одной стороны необходимо визуализировать бизнес-процесс, а с другой стороны — его нужно исполнить.



Я не буду описывать весь рынок таких платформ, это неплохо сделано в статье независимого агентства Gartner, откуда я взял иллюстрацию выше (полный текст можно скачать с сайта Pega или IBM, но потребуется регистрация, или нагуглить самостоятельно по заголовку: “Gartner BPM Magic Quadrant 2014”).
Цель же данной статьи — провести сравнение технических возможностей двух лидирующих платформ, Pega и IBM BPM, доступных на текущий момент (осень 2014), с точки зрения опыта их использования в проектах по автоматизации бизнес-процессов.

Если вы задумали трансформировать свой бизнес или вам нужно IT-решение, которое позволит достичь бизнес-целей, поставленных высшим руководством, или вы просто интересуетесь BPM-решениями, то добро пожаловать под кат.

Эта статья представляет собой синтез пятилетнего опыта работы консультантом в области корпоративного документооборота в среде SAP. Мой опыт ограничивается только одним вендором — OpenText (Канада), но в последние годы эта технология становится все более и более популярной, в связи с чем и появилось желание опубликовать этот материал.

В статье описана технология работы с неструктурированными документами (сканы документов, электронные оригиналы в формате MS Office и т.д.) в среде структурированных электронных документов — транзакций SAP. Описаны как технический аспект, так и основные бизнес-сценарии работы с документами. Публикация будет полезна всем начинающим (и не очень) консультантам по документообороту, работающим на проектах SAP. Материал был написан практически «из головы», в качестве некоей шпаргалки, или методички.

Публикация здесь — это желание поделиться со всеми специалистами, чтобы передать свой опыт молодому поколению. Я отчётливо понимаю, что ни один учебный курс или методичка не позволят отдельно взятому человеку (сферическому консультанту SAP/ECM в вакууме) взять и выполнить для заказчика проект «под ключ». Поэтому опубликованный здесь материал я рассматриваю в качестве экономии драгоценного человеческого времени. Ну и рад критике, разумеется!

Постановка задачи

Одной из неотъемлемых частей любой ECM-системы является управление бизнес-процессами, или workflow.

Бизнес-процессы в каждой отдельной организации имеют множество нюансов. Они постоянно изменяются вследствие изменений внутри организации, изменений законодательства и т.д. Поэтому дешевле и логичнее к разработке бизнес-процессов привлекать либо аналитиков, либо программистов, специализирующихся на бизнес-логике. А значит, создание и изменение бизнес-процессов должно быть максимально простым и удобным.

Так же при изменении процесса уже запущенные процессы должны корректно работать. Нельзя останавливать долгое и сложное согласование договора только потому, что теперь согласованный документ должен распечатать не инициатор согласования, а секретарь.

Это диктует некоторые требования, которые предъявлялись к движку бизнес-процессов:

• Процессы должны разрабатываться на основе высокоуровневых блоков. Примером такого блока может быть создание задания на согласование документа, старт подзадачи, выполнение произвольного куска кода и т.д.
• При изменении схемы процесса нужно обеспечить возможность конвертации уже запущенных процессов на новую версию схемы.

При разработке новой версии движка бизнес-процессов мы решили попробовать Windows Workflow Foundation (далее WF).

Часто после внедрения системы электронного документооборота (СЭД) компания сталкивается с неожиданным препятствием: сотрудники против. Неудивительно, ведь людям в одночасье приходится покидать зону комфорта и играть на работе по новым правилам вместо привычных и устоявшихся. Кому на деле выгодно и удобно работать в СЭД, а кому внедрение может доставить реальные неприятности?

Четыре года назад я увидел вакансию инженера по внедрению. Из словосочетания «инженер по внедрению» я мог сделать только очень общий вывод, чем занимается этот специалист. Но т.к. в требованиях было указано знание C# и необходимость писать код, я решил попробовать себя в этой роли. Звезды совпали удачно, и меня позвали на работу.
Как выяснилось в дальнейшем, понятие «инженер по внедрению» так же, как «программист», объединяет в себе очень много разных, но родственных вещей. Все внедренцы так или иначе устанавливают и настраивают «нечто» под требования конечного заказчика. Но областей внедрения так много, что специфику каждой расписать мне кажется невозможным.
В этой статье я постараюсь описать, почему вам может быть интересно стать инженером по внедрению. Если быть точнее, то инженером по внедрению какого-либо ПО, потому что сфера внедрения «железа» для меня — темный лес. Обращаю также внимание на то, что мой личный опыт может быть довольно однобоким.

Добрый день! Меня зовут Михаил. Имея многолетний опыт работы в проектах внедрения различных систем автоматизации (и документооборота, в частности), я часто сталкиваюсь с тем, что неготовность компании к проекту внедрения на самом начальном этапе влечет за собой существенные сложности его реализации. Хотел бы поделиться своими наблюдениями и дать несколько рекомендаций тем, кто планирует заниматься внедрением систем документооборота. Я бы мог дать ряд рекомендаций и компаниям-интеграторам, но сегодня сделаю акцент на другом: на что стоит обратить особое внимание ИТ-специалисту со стороны заказчика. Заблаговременное выявление слабых мест (несмотря на всю их кажущуюся очевидность) поможет вам избежать сложностей в дальнейшей реализации проекта.
Приведу ряд случаев из собственной практики (возможно, некоторые читатели узнают в примерах себя – но все совпадения случайны!)

Свой или чужой?

Вот уже 15-й год моя компания разрабатывает ПО. Сидим в Питере, специализируемся на системах управления корпоративным контентом (ECM), флагманский продукт — STOR-M, на базе которого строятся электронные архивы, электронные библиотеки и корпоративные базы нормативно-технических документов. Мы, как и многие российские компании, основным рынком сбыта которых является Россия, шкурно заинтересованы в поддержке своих продуктов на государственном уровне. Сегодня много говорят и пишут об импортозамещении, поддержке российских разработчиков, возможно за их же счет (десятина с продаж ПО). Хочу поделиться своим видением ситуации, обсудить возникшие вопросы.

Обычно мы размещаем статьи о нашей платформе для разработки бизнес-приложений CUBA, но сегодня решили открыть еще одну тему на Хабре, связанную с другим нашим продуктом – системой электронного документооборота ТЕЗИС. Мы заметили, что выбирая систему документооборота, заказчики используют различные методики сравнения, но все они касаются только функциональных характеристик систем, а другие не менее важные факторы ускользают от их внимания. Что в общем-то понятно — в интернете не так много объективной и доступной информации о том, на что стоит обращать внимание при принятии решения о выборе СЭД, какие тонкости и нюансы следует учесть, каких подводных камней избежать, а мнение разработчика воспринимается как предвзятое.

Мы решили опубликовать статью журналиста-аналитика Станислава Макарова и его мнение о проблемах при выборе СЭД или ЕСМ-системы. На наш взгляд, это интересная информация для всех, кто подбирает систему для своей организации. В этом материале собраны полезные советы о том, как выбирая систему, не упустить из виду нефункциональные преимущества, которые будут влиять на долгосрочный успех внедрения СЭД.

Disclaimer: в некоторых моментах наше мнение может отличаться от мнения автора.

Здравствуйте!

Меня зовут Алексей, я инженер технической поддержки. Сегодня расскажу о том, как у нас в «ДоксВижн» выстроена служба Helpdesk, с учётом специфики платформенного ПО. Возможно, эта информация поможет компаниям, которые уже плотно работают в Helpdesk, а также тем, кто только планирует выстроить канал общения с заказчиками. К слову, ряд партнёров Docsvision уже воспользовались нашим опытом и внедрили Helpdesk с нашей помощью.

О продукте FlexiCapture, как показывает опыт, обычные пользователи за пределами компании знают совсем мало («Уж не этим ли ЕГЭ распознают?»), несмотря на то, что он используется во многих крупных организациях. Можно с этим мириться, считая, что продукт не для конечного пользователя, а корпоративный. А можно периодически рассказывать про него всякое, что будет не только полезно тем, кто с ним уже знаком, но и намекнёт далёким от продукта людям, что Flex — это не просто 4 буквы в названии.

Наши партнеры из новосибирской компании АТАПИ Софтвер поделились своим приемами обработки разных сложных случаев. Это набор конкретных практических советов, которые, мы надеемся, будут вам полезны. Кроме того, каждая из этих историй подобна дзенскому коану — помогает раскрыть истинную природу FlexiCapture во всем ее многообразии.

– «У каждого должна быть своя цель» – таков лозунг нашего времени. Движение к определенной цели придает жизни смысл.

Проблема в том, что целеполагание, как и любое явление массового характера, опирается, как правило, на стереотипы и штампы, распространенные в обществе.

Мы расставляем для себя приоритеты, исходя не из принципа целесообразности, а из понимания того, что престижно, а что нет.

Получив образование, мы находим работу, заводим семью, приобретаем машину и квартиру и т.д. В движении к подобным стереотипным целям нет места серьезному прорыву, сопровождающийся полным душевным и эмоциональным удовлетворением?

Погоня за «чужими» целями – это не только «болезнь» обычного человека, но и серьезная проблема для руководителей, связанная с эффективностью управления бизнесом.

Желание быть на высоте во всем, невзирая на актуальные проблемы компании также приводит к хаосу и неразберихе в менеджменте.

Такие шаги, как выбор системы управления компанией, определение процессов, которые необходимо оптимизировать в первую очередь и т.д., зачастую предпринимаются по принципу «чем больше – тем лучше». При этом игнорируется текущее положение дел (AS IS) и те задачи, решение которых критично для компании в данный момент.

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в текущем году отмечает 20-летие, а рынок юридически значимого ЭДО — 2 года.
Качество работы с документами в российских компаниях продолжает значительно уступать данному показателю за рубежом, работа с данными более 70% сотрудников по-прежнему не автоматизирована.
По оценке ФНС, в России в год выписывается около 15 млрд. счетов-фактур, а по данным некоторых операторов, за 2013 год было передано менее 10 млн. электронных документов. Т. е. проникновение — менее 0,1%, тогда как в странах Евросоюза этот показатель составляет около 20%.



Что же тормозит развитие электронного документооборота в России?

1. Устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа

Главная сложность на пути к безбумажному документообороту – устоявшееся на уровне общества и государства мнение о якобы большей надежности бумажного документа, заверенного подписью и печатью.
Российские компании сильно озабочены вопросом несанкционированного доступа к информации, хранящейся в СЭД.
Безусловно, работа с электронными документами в системе предъявляет новые требования к информационной безопасности современного предприятия. Это не только обеспечение сохранности и надежного резервирования электронного архива, но и разграничение доступа сотрудников к электронным документам, предотвращение атак на электронную инфраструктуру предприятия извне; антивирусная защита; ведение тотального контроля над целостностью информационной системы и всеми действиями пользователей.

В конце мая в Москве прошла конференция по вопросам управления корпоративной информацией DOCFLOW. Ее специальным гостем стал международный EСM-консультант — Майкл Циглер (Michael Ziegler). Раньше Майкл не делился своим опытом на деловых мероприятиях в России (происходило это только в рамках консалтинговых проектов), поэтому послушать его было особенно интересно.

Предлагаем вашему вниманию интервью Майкла и его взгляд на будущее рынка ECM-систем, а также видео недавнего выступления «Управление данными: что нужно знать заказчику сегодня».

Главным источником секретов ECM-профессионала Майкла Циглера является не только его двадцатилетний опыт работы на рынке ECM-BPM-Capture, но и учрежденный им проект DOCVILLE. Проект собирает экспертов со всей Европы для общения и обсуждения наболевших ECM-вопросов. Этой обобщенной экспертизой и наблюдениями за профессиональным сообществом Майкл и поделился с посетителями конференции.

Все когда то заканчивается, закончился один, затем и второй триальный период на Jelastic.com. А платить за виртуальный сервер у которого нет полноты управления каталогами и файлами мне так и не захотелось. На меньшей ступени явно не хватит ресурсов, а там где их вдоволь и цена уже кусается.

Alfresco Share — веб-приложение на платформе Spring Surf, подключающееся к репозиторию контента Alfresco через веб-скрипты. Приложение реализует функционал системы совместной работы с документами с простым пользовательским интерфейсом, предоставляя пользователям возможность полнотекстового поиска по контенту репозитория, просмотр документов в браузере, использование контента в бизнес-процессах организации и публикация контента в социальных сетях. Для пользователя интерфейс Alfresco Share — набор сайтов (групп) с библиотекой документов по определенной тематике, вики-страницами, ссылками, блогами и форумом. Пользователь может настраивать и конфигурировать Alfresco Share в соответствии со своими предпочтениями, а разработчики могут дорабатывать интерфейс для решения конкретных нужных пользователю задач. Доработка Alfresco Share происходит также, как и любых других приложений на основе Spring Surf. Примером доработки Share для решения конкретных задач является пакет Records Management, сертифицированный по стандартам DOD 5015.2, незначительно изменяющий интерфейс Share.

Jelastic.com один из сетевых ресурсов, предлагающий хостинг Java приложений и в частности предлагает развертывания систем управления контентом. Меня он привлек тем что предлагает хостинг Alfresco.
На сайте даже предлагается инструкция по развертыванию Alfresco ECM (enterprise content management system), на облачном сервисе Jelastic cloud. Далее на меня вылили немного рекламы, что Jelastic в состоянии запускать любые Java приложения без изменения кода, что может быть критично для большинства приложений. Немного не осторожное заявление, далее попробуем в этом убедиться. Эта статья не более чем адаптированный перевод, проверенный по шагам автором.

Мы, разработчики Docsvision, называем этот продукт платформой. Именно платформой, на базе которой можно создавать различные проектные решения.

Чтобы эти решения было удобнее и быстрее создавать, а в дальнейшем и изменять, для платформы Docsvision мы сделали различные инструменты (конструкторы, модули, шлюзы), которые позволяют за счет настройки смоделировать на платформе решение под конкретного заказчика, с учетом его требований.

Также с помощью этих же инструментов мы подготовили набор готовых приложений к платформе Docsvision, которые решают конкретную бизнес-задачу (например, автоматизация процесса проведения совещания). И, если подобную бизнес-задачу нужно решить заказчику, то такое готовое приложение можно брать за основу в процессе внедрения, останется только с помощью тех же платформенных инструментов настроить его под себя.