Далеко не все организации ещё перешли на электронный документооборот, тем более государственные организации. В то же время хранение бумажных документов — это огромные затраты. Ходят шутки про программистов, которых заставляют раз в полгода распечатывать код программы на 70 тыс. строк и сдавать в архив на хранение. Но для некоторых компаний это не шутки.
Вице-президент Сбербанка Анна Попова на парламентских слушаниях в Госдуме рассказала, во сколько компании обходится бумажный документооборот. Тезисно со слайда презентации:
«Раз уж зашла речь о хранении, 70 тысяч квадратных метров архивного хранилища, 12 млрд документов — это только цифры по Сбербанку, давайте умножим их на всю страну. Какой объём неэффективных затрат мы получим, и как от этого избавляться? Естественно, одномоментного перехода от бумаги на электронное полностью взаимодействие не произойдет. Мы ещё очень долгое время будем выводить бумагу», — прокомментировала Попова представленную презентацию.
Попова подчеркнула, что работа с бумажными документами связана с рисками в части сохранности и восстанавливаемости. Как ни странно, в цифровом виде информация сохраняется надёжнее, чем на бумажном носителе.
Она также добавила, что электронные документы проще хранить, проще восстанавливать и так далее.
На слушаниях в Госдуме обсудили создание электронных дубликатов бумажных документов и их постоянное хранение. «Прежде всего это дистанционное хранение, включая электронные подписи — так называемая облачная электронная подпись. Это, конечно, сильно повысит удобство ее использования. К этому законопроекту есть ряд вопросов, их обязательно нужно обсуждать, но этот законопроект требует скорейшего принятия, поскольку он создает инфраструктурную основу для решения множества смежных вопросов», — рассказал глава Минэкономразвития Максим Орешкин. По его словам, сейчас ещё нет понимания, какую силу имеет электронный документ по истечении срока действия сертификата электронной подписи. На него нельзя полагаться. Планируется обсудить, кто и как должен создавать электронный дубликат, какие требования предъявить к этому человеку и какую он несёт ответственность. Кроме того, планируется пересмотреть правила работы удостоверяющих центров. «Если за бумажные паспорта отвечает МВД, то электронная подпись — это базовая история в цифровом мире. За неё отвечают удостоверяющиеся центры. Без полного доверия к этим центрам невозможно двигаться дальше», — сказал Орешкин.
Как избавиться от бумаги — одна из самых больших проблем в документообороте. С появлением компьютеров количество бумажных документов не сократилось, а многократно выросло, и продолжает расти по мере удешевления принтеров и одной печатной копии. Сейчас некоторые распечатывают документы, которые распечатывать совершенно не обязательно.
К статистике Сбербанка следует добавить, что специалист не упомянула ещё одну статью расходов — собственно, стоимость самой печати. Можно представить, во сколько обошлись компании десятки тысяч принтеров и тонны бумаги, необходимые для производства тех 12 миллиардов листов, которые она сейчас хранит. Есть ещё одна скрытая статья: проблемы, связанные с печатью, становятся причиной до 60% звонков сотрудников в корпоративную техподдержку. Чем больше компания – тем больше потери. Итого для большой компании это всё выливается в миллиарды и миллиарды рублей.
Интересно, что внедрение на фирмы электронного документооборота часто саботируется самими сотрудниками, которые открыто выступают против таких изменений.
Вице-президент Сбербанка Анна Попова на парламентских слушаниях в Госдуме рассказала, во сколько компании обходится бумажный документооборот. Тезисно со слайда презентации:
- Количество документов: 12 миллиардов листов (P. S.: в комментариях пояснили, что это соответствует примерно 1,4 миллиона деревьев)
- Общая площадь хранилищ: 70 000 м² (171 428 документов на один квадратный метр)
- Стоимость хранения: 2,5 млрд рублей в год
«Раз уж зашла речь о хранении, 70 тысяч квадратных метров архивного хранилища, 12 млрд документов — это только цифры по Сбербанку, давайте умножим их на всю страну. Какой объём неэффективных затрат мы получим, и как от этого избавляться? Естественно, одномоментного перехода от бумаги на электронное полностью взаимодействие не произойдет. Мы ещё очень долгое время будем выводить бумагу», — прокомментировала Попова представленную презентацию.
Попова подчеркнула, что работа с бумажными документами связана с рисками в части сохранности и восстанавливаемости. Как ни странно, в цифровом виде информация сохраняется надёжнее, чем на бумажном носителе.
Она также добавила, что электронные документы проще хранить, проще восстанавливать и так далее.
На слушаниях в Госдуме обсудили создание электронных дубликатов бумажных документов и их постоянное хранение. «Прежде всего это дистанционное хранение, включая электронные подписи — так называемая облачная электронная подпись. Это, конечно, сильно повысит удобство ее использования. К этому законопроекту есть ряд вопросов, их обязательно нужно обсуждать, но этот законопроект требует скорейшего принятия, поскольку он создает инфраструктурную основу для решения множества смежных вопросов», — рассказал глава Минэкономразвития Максим Орешкин. По его словам, сейчас ещё нет понимания, какую силу имеет электронный документ по истечении срока действия сертификата электронной подписи. На него нельзя полагаться. Планируется обсудить, кто и как должен создавать электронный дубликат, какие требования предъявить к этому человеку и какую он несёт ответственность. Кроме того, планируется пересмотреть правила работы удостоверяющих центров. «Если за бумажные паспорта отвечает МВД, то электронная подпись — это базовая история в цифровом мире. За неё отвечают удостоверяющиеся центры. Без полного доверия к этим центрам невозможно двигаться дальше», — сказал Орешкин.
Как избавиться от бумаги — одна из самых больших проблем в документообороте. С появлением компьютеров количество бумажных документов не сократилось, а многократно выросло, и продолжает расти по мере удешевления принтеров и одной печатной копии. Сейчас некоторые распечатывают документы, которые распечатывать совершенно не обязательно.
К статистике Сбербанка следует добавить, что специалист не упомянула ещё одну статью расходов — собственно, стоимость самой печати. Можно представить, во сколько обошлись компании десятки тысяч принтеров и тонны бумаги, необходимые для производства тех 12 миллиардов листов, которые она сейчас хранит. Есть ещё одна скрытая статья: проблемы, связанные с печатью, становятся причиной до 60% звонков сотрудников в корпоративную техподдержку. Чем больше компания – тем больше потери. Итого для большой компании это всё выливается в миллиарды и миллиарды рублей.
Интересно, что внедрение на фирмы электронного документооборота часто саботируется самими сотрудниками, которые открыто выступают против таких изменений.
