Ваш инструмент для коллективной работы над текстами

    Одна из частых и проблемных задач в ИТ-бизнесе и не только — коллективная работа над текстами. Причем потребность в решении такой задачи возникает во многих случаях:
    • формулирование идеи для стартапа и первичный анализ;
    • написание статей для блогов;
    • написание и согласование PR-текстов
    • составление пользовательской документации;
    • составление и согласование текстов договоров и коммерческих предложений;
    • формирование отчетов;
    • маркетинговые и иные исследования;
    • написание базового и периодического контента для сайта.

    Во всех этих случаях нет абсолютного инструмента для эффективной работы. Однако, мы достаточно эффективно решили эту задачу внутри нашей компании.

    Продолжая продвигать идею коллективной работы в различных сферах, мы подготовили бесплатный сервис на платформе Google Wave.



    Попробовать его можно на нашем сайте. Для этого вам понадобится пройти регистрацию.

    Кроме этого, мы предлагаем ознакомиться с результатами статистических исследований, которые выявляют основные проблемы и тенденции в коллективной работе над текстами. Эта информация будет полезна всем, кто так или иначе сталкивается с этой задачей.

    Виды коллаборации: Изучение коллективного авторства
    оригинал
    Существуют различные варианты соавторства, начиная c ситуации, когда автор создает готовый документ в процессе обсуждения и рецензирования работы его коллегами, и заканчивая случаем, когда группа людей создает единый документ вместе. Здесь под термином «соавторство» мы будем подразумевать двоих или более людей, работающих над созданием одного текста.

    Исследования писательских групп выявили три типа стратегий: параллельную, последовательную и комбинированную.
    При параллельном сочинении задание делится на подзадания, каждое из которых закрепляется за определенным членом команды. Эти подзадания выполняются одновременно.
    Последовательное сочинение подразумевает, что одна часть работы должна быть выполнена прежде другой, другими словами — части работы выполняются по порядку.
    Комбинированная стратегия выражается в том, что участники группы работают над текстом вместе и одновременно.

    У каждой стратегии есть свои определенные преимущества и недостатки. Для каждой методологии ключевым моментом является то, как именно распределяется работа.
    Нельзя не отметить возможность совмещения этих подходов, что в свою очередь позволяет создавать новые сочинительские стратегии. Основываясь на исследовании Л. Иида и Э. Лансфорда, было выделено семь организационных моделей:
    1. команда намечает в общих чертах задание, после чего каждый писатель подготавливает свою часть, а затем группа составляет из частей и вычитывает весь документ;
    2. команда формулирует в общих чертах задание, затем один писатель подготавливает набросок, а остальные члены команды редактируют и проверяют его;
    3. один человек составляет план и делает набросок, далее вся группа рецензирует его;
    4. один автор составляет план и делает набросок, затем один или несколько участников рецензируют его, не совещаясь с автором;
    5. группа планирует работу и набрасывает черновой вариант, после чего один или несколько участников работают с подготовленным материалом, не консультируясь с авторами;
    6. один участник распределяет задания в группе, каждый выполняет свою часть, затем он собирает всё воедино и корректирует;
    7. один человек надиктовывает текст, остальные стенографируют и правят.

    Согласно результатам исследования, описанные выше модели используют от 3% (модель 5) до 31% (модель 3) писательских групп
    В упомянутом выше исследовании были опрошены участников различных профессиональных организаций об их писательском опыте. Результаты показывают каким образом люди предпочитают работать с такого рода задачами — индивидуально, группой, или комбинированно.
    Половина опрошенных придумывают идеи как в одиночку, так и в группе. При этом для генерации идей наиболее распространенными подходами являются:
    • у инженеров 82% совмещают групповую и индивидуальную работы;
    • у химиков 72% склоняются к индивидуальной работе;
    • у технических писателей 40% за совмещение групповой и индивидуальной работы.


    Для сбора информации и организационного планирования распределение долей следующее — 53% за одиночную работу, 46% за коллективную.
    Большинство опрошенных (63%) готовят наброски документов самостоятельно.
    Для финального этапа подготовки документов наибольшее количество голосов получил комбинированный подход — 39%, а для редактирования и вычитки индивидуальный — 56%.

    Один из вопросов, связанный с повышением эффективности — это использование стандартизированных форматов, а также болванок и шаблонов в документе. Респонденты отметили, что использование ими болванок зависит от типа документа.
    Кроме того, технические писатели полагают, что для групповой работы над текстом очень важно планирование. Также они отметили, что плохой план непременно приводит к провалу.
    При этом, если создавался план, то в 73% случаев это делал лидер группы, а в 23% случаев над составлением плана работала вся группа.
    Когда у респондентов спросили, кто занимается вычиткой документа, 33% ответили, что это делал лидер группы, а 23% заявили, что этим занимались несколько членов группы.
    В случае с тех.писателями, 50% отметили, что вычитка документа выполнялась самим техническим писателем или редактором группы.

    Опрос, который проводился среди большой группы писателей (примерно 800 человек), дает информацию о том, сколько времени приходится на разные фазы написания текста. Результаты показывают, что 14% времени уходит на придумывание, 13% на заметки, 13% на организационное планирование, 32% на набросок, 15% на рецензирование и 13% на вычитку и редактирование.
    Л. Иида и Э. Лансфорд также исследовали совместное авторство и выяснили, что на степень удовлетворенности группы в ходе работы влияет восьми моментов:
    • степень четкости формулирования целей и их донесения до членов группы;
    • степень открытости и взаимоуважения;
    • степень контроля авторов над текстом;
    • степень контакта авторов с теми, кто позже изменяет текст;
    • проявление доверия;
    • достижение согласия в спорах и конфликтах;
    • количество и типы ограничений, налагаемых на составителей — дедлайны, технические и юридические требования;
    • статус проекта в организации.


    Другое исследование (И.Бек) предоставляет информацию о соавторстве для выборок меньшего объема. У него, однако, не было сформулировано четкого определения соавторства.
    Большинство опрашиваемых обсуждали контекст и структуру документа в процессе его написания. Некоторые из этих обсуждениий происходили до начала написания документа или после его окончания. В основном подобные разговоры вовлекали всех участников группы, однако, иногда возникали и между членами подгрупп. Обзор результатов обсуждений, касающихся организации рабочего процесса, выявил следующие тенденции. Большинство участников команды обсуждали это во время написания документа. Наиболее распространенными оказались споры, которые охватывали всю команду. Но и подгруппы не избежали подобных дискуссий. Бек также обращает внимание на то, что роль каждого отдельного человека и их взаимоотношения чаще всего обсуждались в ходе работы над текстом.

    Давайте попробуем понять как стоит организовать процесс для продуктивной работы:
    • по возможности, максимально четко определите цель
    • донесите цель до участников группы, сделав в волне раздел Цель"
    • составьте простой первичный план или назначьте ответственного
    • важно помнить, что любое обсуждение должно стать завершенным и либо быть удалено, либо стать частью текста, либо стать формализованным знанием
    • используемая нами платформа (Google Wave) способствует максимальной открытости в процессе работы — всегда видно кто и что пишет.
    • старайтесь распределять компетенции исходя из интересов участников — это не только повысит степень удовлетворенности группы, но и позволит быстрее достичь результата.


    Итак, наверняка у вас есть задача по написанию текста. Самое время попробовать сделать это вместе с друзьями или коллегами.
    Проверьте на сколько это повысит эффективность!
    Поделиться публикацией

    Похожие публикации

    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее
    Реклама

    Комментарии 27

      +2
      Спасибо, интересный инструмент, да и статья тоже. На выходных надеюсь опробовать.
        0
        Google Wave еще жив? Мне кажется эта технология идеальна для проведения «мозгового-штурма», а для фиксации уже подойдет лучше что-то из Вики-багажа.
          0
          Свободно доступен код Google Wave
            0
            Весь код, или только код протокола? (Я не слежу за этим, но был бы рад поднять google wave в интранете).
              0
              Веб-интерфейса там не будет, но всё, достаточное для обмена сообщениями, выложено в открытый доступ. Впрочем, в этом виде оно практически ничем не лучше Jabber-а.
            +1
            Зачем отделять один тест от дургого? Из мозгового штурма и рождается нужные знания. А новые идеи или вопросы часто рождаються уже на имеющейся информации.

            А Wave да еще жив, и мало того обретаем новую жизнь в виде Wave in Box, а еще есть слухи что гугл запустит проект Wave in Docs(google wave in goole docs)
            0
            Google wave отличная штука. Все обсуждения компании ведем в нем, а конкретную документацию храним в GoogleDocs
              0
              Мы делаем так же, но и саму документацию мы пишем в гугл Wave, а потом часть блипов которые являются документацией экспортируються в google docs. Так к примеру мы делаем маркетинговые исследования, много людей с разных областей знаний, пишут структурированный текст в google wave, комментируют непонтные моменты, общаються, а то, что из комментариев уже стало текстом, улетает в google docs или в виде статьи на сайт.
                0
                Насколько конфиденциальна документация, которую вы пишете в гугл Wave?
                  0
                  НУ по поводу конфиденциальности информации у нас такая идея, что информацией надо быстрее обмениваться. А излишняя беспастность замедляет эот процесс.
                  В google wave находятся большая часть нашей бизнесс-активности и для многих это конфиденциальная информация. Мы же так не считаем.
                  По некоторым проектам информация полностью в публичном доступе: habrahabr.ru/blogs/wave/119028/
              +1
              Не помешал бы такой инструмент но локально в рамках одной компании без необходимости наличия интернета.
                0
                Тогда вам надо ждать выхода Wave in Box, думаю через пол года, уже можно будем им пользоваться.
                0
                У нас развернут Sharepoint 2010 Found+MS SQL Express. Решение настроено для интранета, там есть библиотеки документов (с версиями, ист. измений, хранениями версий) и вики. Ими и пользуемся.
                  +1
                  Я на прошлой работе много работал с технологиями SharePoint (SPS). Он неплохо подходит для рассылки приказов, для ведения базы регламентной документации, для документооборота и в целом для регулярных бизнес-процессов. Также у нас в связке с SPS работает MS ProjectServer (Project), где мы вели календарные планы проектов.
                  Для выдумывания: создания самих регламентов, планирования проектов и ведения базы знаний, использовать SPS и Project не получалось. Я вижу две причины:
                  Очень тяжкая система работы с версиями документов и невозможность внесения паралельных изменений
                  Для каждой задачи был нужен свой майндмэп со своей структурой. Такой темы в шарепоинте не было.
                  Поэтому мы остановились на варианте когда всё выдумывание происходит в MindMap Mindmanager, хотя нужно отметить что сами майндмэпы обычно лежали в библиотеке документов SPS. После выдумывания мы делали экспорт из Mindmanager в MS word или Project, и дальше работали уже с текстовой версией.
                    0
                    Добавлю, что мы вели в SPS систему IT-заявок
                      0
                      Ужс какой… Я как то для этих целей покрутил otrs — ставится на раз, настраивается быстро и используется приятно)
                    0
                    Здравствуйте, отсутствие возможности логиниться с аккаунтами созданными с помощью google apps это баг обусловленный ограничением гугла?
                    А так, отличная идея и по человески реализовано. Спасибо.
                      +1
                      На данный момент это наше внутреннее ограничение. Скоро мы от него откажемся.

                      Кроме того, мы скоро запустим еще сервисы, предназначенные для совместной работы.
                      Вам спасибо за отзыв, старались.
                        0
                        Какие-то подвижки в сторону google apps у вас произошли?
                          0
                          На данный момент нет. Это ограничение пока нельзя обойти.
                          А вообще, мы сейчас сфокусировались на разработке своей платформы.

                          Параллельно еще запустили сервис контекстной постановки задач на базе GW www.projectvolna.com/ru/tasks_landing
                      0
                      Интересно, но, честно говоря, после просмотра видео поленился пройти все шаги чтобы посмотреть что же там внутри, слишком много всего надо делать. Вот здесь значительно проще textcoworker.ru/ и, имхо, нагляднее.
                        0
                        А там можно одновременно работать нескольким пользователям?
                          0
                          Конечно, в этом же и смысл. Вверху справа вписывате свой ник и вносите все изменения под своим именем. И точно также делают все остальные. У каждого свой цвет чтобы видно было кто и где вносил изменения и комментарии.
                            0
                            Честно говоря так и не понял, как добавить еще человека к процессу.
                            И не дает ставить комментарии до сохранения, а сохранение выдает ошибку:
                            «Непредвиденная ошибка
                            You must specify the value to findOneBy»

                            Так что пока не увидел как это работает
                              0
                              Кликните на отправить и внесите email адрес того, кого хотите пригласить к сотрудничеству или просто дайте ему ссылку. Человек зайдет со своего браузера и укажет свой логин, вот и все.
                              К сожалению, не могу такую ошибку получить, у меня все работает. Какой у вас браузер?
                        0
                        Хоть и с задержкой, но всеже попробовали сервис.
                        Вполне понравился, думаю будем использоваться, как раз по работе часто нестыковки с созданием паспортов на оборудование.
                          0
                          Очень рады. Будем также признательны за отзывы, и пожелания которые у вас появятся в процессе использования.

                        Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                        Самое читаемое