Опыт создания распределенного офиса



    Здравствуйте, уважаемые Хабраюзеры!

    Ночной кошмар руководителя – мысль о том, что сотрудникам не выдано задание и заработная плата проедается просто так. Хорошо бы ее уменьшить. А еще аренда дорогая. Расскажу, как я избавился от этих ночных кошмаров. Сразу скажу, что я не айтишник. Возможно, некоторые решения покажутся специалистам наивными. Но вопрос, на мой взгляд, актуальный.

    Несколько лет назад, в тучные докризисные годы родной Белоруссии, когда непричастному к IT бизнесу проще всего было “привозить и толкать импорт”, мы сделали ставку на продвижение белорусской инженерной продукции на экспорт. Были оседланы пару КБ с сохранившимся оборудованием и жаждой выпускать что-то новое. Для реализации было открыто предприятие в России и дело пошло.



    Но сразу пришлось гнать от себя мысль, что мы похожи на челноков с сумками. Для качественного обучения работе с оборудованием, технической поддержки и продаж, у российских компаньонов не хватало знаний. Во всяком случае, у тех специалистов, которых могла себе позволить молодая фирма (не люблю кредиты и инвесторов). Хорошие инженеры в России стоят заслуженно дорого. Тем не менее, новинками интересовались Казахстан и Украина, и для облегчения сбыта продукции там пришлось открыть по предприятию, без каких-либо специалистов вообще. Сразу обострилась проблема учета товара на складах, число которых достигло 6.

    К тому же, мы начали попытки локализации и частичной сборки оборудования в России, что требовало единой нумерации и прослеживаемости изделий. Выглядит это серьезно, но денег не было по-прежнему – развитие первого бизнеса в жизни забирает все. Оптимизацию работы мы начали с идеи автоматического выписывания паспортов на поставляемый товар. Так как мест производства было уже несколько – потребовалось что-то вроде складского ПО с общей базой и доступом через Интернет.

    Был освоена биржа фрилансеров и первый блин ушел в топку вместе с фрилансером — после аванса я его не видел. Второй предложил основать складское ПО на openERP, к проекту были добавлены еще 300% функций.

    Теперь за все свои 24000р оно умеет выполнять следующее:

    1. Учет заказов и отгрузок
    2. Анализ складских остатков с учетом заказов и груза в движении между складами
    3 Учет заявок на производство и возвратов с производства
    4. Присвоение уникальных заводских номеров и прослеживание судьбы изделия
    5. Автоматическая генерация PDF паспорта на серию изделий с проставленными номерами и значениями в техническом описании

    Общий интерфейс программы:



    Вот так выглядит общая история отгрузок:



    Окно присвоения заводских номеров:



    Это позволило высвободить часть рабочих рук и я начал думать дальше. К тому времени в штате появилась сообразительная англоговорящая девушка, которая за небольшие деньги из своего украинского городка обрывала телефоны потенциальным клиентам по всему миру через скайп. Необходимость объединения всего в единый живой офис назревала, аськи и другие мессенджеры не решали проблемы никак.

    Тут я был случайно познакомлен с талантливым и что важно работоспособным айтишником, любившим свое дело больше учебы в университете. Мы куда-то ехали в машине, когда он хвастался как помог обустроить удаленное рабочее место для пары логистов знакомому директору.

    После этого наше предприятие приняло несколько иной вид, благодаря факторам, которые сведены в таблицу.



    *Цифры абстрактные, отображают соотношение цифр при сопоставимых условиях.

    1. Российский офис – необходимый минимум сотрудников по продажам (для переговоров, а также для восточной части России из-за часовых поясов), специалист по первичной технической поддержке, специалист по первичному сервису, бригады по монтажу оборудования по области.
    2. Казахстанский офис (оно же Terra Incognita) – менеджер “по выписке счетов”
    3. Украинский офис — не требует оптимизации, рационально оставить все как есть.
    4. Белорусский офис – пора срочно расширять менеджерами по продажам, специалистами по технической поддержке и квадратными метрами. Белорусы осуществляют продажи по телефону в России и Казахстане, ведут переписку с клиентами, осуществляют квалифицированную техническую поддержку.

    Основой системы является центральный сервер маршрутизатор для компьютерной телефонии Asterisk. Сервер создан на основе дешевого VPS сервера в московском дата центре для наименьшего маршрута голосового трафика (задержки голоса, эхо, прерывание голоса и тд.).

    В общей схеме связи участвуют цифровые и аналоговые Мини-АТС. Старые аналоговые Мини-АТС, которые не имеют штатных возможностей для подключения к IP телефонии, в схему связи подключаются при помощи специальных SIP шлюзов. Также GSM-шлюзы, на основе старых компьютеров и обычных 3G-модемов, которые эффективно обходят международные роуминги.

    Структура системы


    Оптимальная структура распределенного офиса в нашем случае:



    У каждого сотрудника на видном месте висит листик с внутренней нумерацией.



    *и далее по списку

    Любой входящий звонок может быть переключен на любого абонента. Если абонента нет на месте или он не в сети, то вызов через местный шлюз приходит на мобильный телефон по цене местного звонка. Также совершать звонки можно с помощью программных телефонов “Softphone” или любых SIP клиентов, встроенных в современные мобильные телефоны.

    Система позволяет совершать вызовы без участия компьютера – через звонок на номер местного шлюза с тональным донабором вызываемого номера.

    Логичным дополнением нашей системы VOIP стали безлимитные сим-карты и удобство работы из любой точки земного шара, в которой есть Интернет. Таким образом, для половины должностей мы выбираем сотрудников только по профессиональным качествам — независимо от их места жительства. А для расширения времени работы офиса сейчас ищем менеджера по продажам с Дальнего востока.

    На данный момент в системе связаны между собой 38 абонентов из 4 стран и 8 городов. В Белоруссии были приняты на работу пока 6 сотрудников для удаленной работы. Этот своеобразный бэк-офис экономит примерно 60000 рублей в месяц при затратах на создание VOIP-системы в 150 000.

    После этого был доработан и интегрирован с openERP сайт – поступающие заказы с Интернет-магазина автоматически добавляются в базу. А из базы на сайт подгружаются новые прайсы и информация о скидках для конкретного пользователя, а также информация о прослеживании товара – номера накладных транспортной компании и статусы заказов. Так мы освободили еще половину ставки сотрудника.

    Разумеется, для распределенного офиса обязателен планировщик задач. Лицензия на Управление от Iteamma скоро закончится, пока не остановились на чем-то еще. В планах – внедрение CRM-системы и ее интеграция с Asterisk. Сдерживает пока недостаточная компьютерная искушенность ряда сотрудников в работе с ПО типа SugarCRM. Мы по-прежнему предпочитаем вкладывать деньги в станки нежели в новую должность замдиректора по IT, потому распространение у нас получает только интуитивно понятное ПО – обучать пользователей работе с навороченными CRM просто некому.

    Все примененные у нас решения фактически самописные — сайт, управление складами на openERP и решение на Asterisk – потому что мы не нашли готовых устраивающих нас решений с минимумом лишнего.

    Итак, сделанные нами выводы:


    1. Распределенный офис – позволяет найти недорогих квалифицированных сотрудников и интегрировать их в Вашу компанию. Для предприятий инженерного направления это сотрудники отдела продаж (часть) и техническая поддержка (часть).

    2. Существующая разница в заработных и арендных платах в России и Белоруссии позволяет окупить затраты на создание удаленного рабочего места за 2-3 месяца.

    3. Для организации продаж в Казахстане элементы распределенного офиса необходимы ввиду дефицита инженерных кадров на местах.

    4. Для малого предприятия сотрудники которого живут и работают в разных городах необходимы системы управления предприятием и продажами. Но они должны быть просты в освоении – никаких лишних функций.

    P.S. В Белоруссии как раз грянул кризис и заработные платы резко упали. Если Вы продаете кукурузу в банках оптом по всей России либо другие IT-продукты не требующие личного визита – самое время обратить внимание на Распределенный офис.

    Средняя зарплата в IT

    120 000 ₽/мес.
    Средняя зарплата по всем IT-специализациям на основании 9 250 анкет, за 1-ое пол. 2021 года Узнать свою зарплату
    Реклама
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее

    Комментарии 17

      +2
      Реально классно сделали. Все вроде и на поверхности, но настоящую рабочую реализацию встретишь редко.
        +2
        По опыту скажу что у вас все сделанно достаточно правильно, и в рельности таких организаций как у вас очень мало. А внедрение маштабной ERP я думаю у вас не будет иметь сообо успеха, так как это надо проводить центролизованно. Мне кажеться вам проще уже рабоатть с человеком который доделывал для вас openERP чтобы расширял функционал!
          0
          Спасибо, приятно слышать.
            +1
            Спасибо за статью — все четко и по делу.

            Но что вы думаете об этом?
            www.klerk.ru/cons/demidova/198494/

            Информация, не проверенная. Вкратце, по ссылке пишут что для каждого удаленного рабочего места в России нужно регистрировать филиал О_о.
              +1
              "… удаленного стационарного рабочего места..."

              Выдавать всем ноутбуки и утверждать, что люди бегают по полю, в Интернете сидят через беспроводную сеть — обособленное подразделение не нужно
                +2
                Формально, возможно, это так. Мы пока в таких случаях обходились договором подряда. То есть в штат не оформляли, а подписывали временное соглашение (3 месяца, полгода) и перечисляли деньги на карточку.
                –7
                Ваше ПО можно было и не делать, а использовать готовые решения наподобии creator.zoho.com, mytaskhelper.ru, вышло бы намного дешевле.
                • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                  0
                  Мы в своё врем отказались от использования безлимитных тарифах на СИМ-ках. Как показала практика это не выгодно для бизнеса.
                  При наличии у вас статистики вызовов попробуйте посчитать по обычным тарифам, где есть стоимость за минуту. Возможно выгодно будет использовать тарифы где «после 5-ти минут бесплатно».
                    0
                    Так, а продаете то что, если не секрет?
                      0
                      системы спутникового слежения
                      0
                      В Беларуси запрещена телефония, кроме стандартной телефонной сети. По закону.
                        0
                        В России с тем же успехом запрещали WIFI недавно. Если не наглеть и не организовывать переговорные пункты в общежитиях иностранцев то все в порядке.
                          0
                          Если кому-то надо будет Вас потроллить, можете и споткнуться. Я просто предупредил.
                            0
                            Это да, но потроллить и так можно любую фирму и будет за что :)
                      • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                        • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь

                          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                          Самое читаемое