Как Agile и Google календарь изменили мою жизнь

    Как менеджер проектов в своё время я попытался интегрировать различные Agile/SCRUM методики в свою повседневную жизнь. Ведь она тоже в каком то смысле является долгосрочным и довольно динамичным проектом.

    Неоднократно пробовал использовать популярные GTD инструменты, но в итоге именно Google календарь ввиду своей наглядности и привязке ко времени — оказался наиболее эффективным. Получается такой вот Self SCRUM Board с итерациями и планерками :)

    image

    Как это работает


    Утром в понедельник — planning meeting
    Планируется грядущая неделя (итерация), производится учет и планирование бюджета (с привлечением супруги при необходимости). Задачи которые надо бы сделать, но не факт что хватит времени — планируются на четверг/пятницу. Также можно сразу накидать примерный план на следующую неделю.

    Каждый день с утра — daily meeting
    Запланированные задачи взвешиваются в соответствии с текущим положением вещей (погодой, настроением, проблемами или наоборот освободившимся временем и.т.д.). Что-то переноситься на другой день, что-то наоборот добавляется. На этом этапе важно по крайней мере большую часть задач примерно раскидать по времени, а не оставлять в состоянии «Весь день». Так появляется четкий ToDoList и день с большей вероятностью проходит как по маслу.

    В пятницу — ретроспектива
    Оцениваются результаты рабочей недели, если что-то важное всё же не сделано — при возможности это планируется на выходные. Если выходные свободны — планируется отдых с семьей.

    Backlog


    В качестве backlog'а (общего списка задач) выступает MindMeister с планированием по месяцам/годам. В основном потому что там можно привязывать к вехам картинки, а это удобно при планировании жизни/постановке больших задач и целей. Так например, недавно у меня пол года красовалась фотография одной базы отдыха, пока я наконец-то туда не съездил.

    Но вообще для backlog'а вполне сгодятся Google Tasks с размещением справа от календарей (раньше именно их и использовал). Главное чтобы бэклог был простым, иначе он будет съедать незаслуженно много времени. А это уже как раз снижение личной эффективности. Ну и важно, чтобы цели достигались в конце концов и разбивались на мелкие и измеряемые задачи (не «выучить английский язык», а «позвонить туда-то, записаться на курсы» и планировать на сегодня в календари), иначе какой во всём этом тогда смысл.

    Маркировка


    Задачи маркируются вручную. Конечно удобнее было бы ставить галочки, но это возможно только для Google тасков. А их нельзя назначать на конкретное время и делать нескольких видов/цветов, что уже не так удобно. Остается лишь надеется, что со временем Google исправит положение.

    Значения следующие:
    «Префикс /» — thing is done.
    «Префикс x» — задача зафейлена и переносу не подлежит (shit happens).
    «Префикс ?» — задача под вопросом (редко но бывает).

    Календари


    Задачи поделены на основные типы по календарям:
    • Фиолетовый — работа
    • Зеленый — личные дела
    • Розовый — общий календарь с женой (да-да, и ее я тоже заставил этим пользоваться))
    • Серый — вторичные дела (хорошо бы сделать, но не убежит)
    • Голубой — регулярные дела (парикмахерская, учеба итд)
    • Красный — очень важные события

    Ну и плюс ряд внешних календарей (дни рожденья, погода, луна, праздники России и.т.д.).

    Вдобавок сверху можно разместить бессрочную задачу и написать на ней что-нибудь мотивирующие вроде «Ходи в спортзал, не сиди допоздна, кушай в меру и.т.д.», и эта полоска постоянно будет мозолить глаза (надо только цвет правильно подобрать).

    Достоинства


    В результате я точно могу сказать, что делал в любой из прожитых дней начиная с июня 2008го года. А еще, благодаря описаниям — я без проблем могу найти и сказать, что например прописывал мне врач в прошлый раз при гриппе (плюс местоположения, графики работы и.т.д.).

    Раньше получалось выполнять по 4-5 базовых задач в день. Спустя годы это значение периодически доходит до 10-20 задач в день. Надо только встать пораньше и зарядится хорошим настроением.

    Если я что-то обещаю или планирую, то в большинстве случаев — делаю (независимо от реальной важности). Главное занести это в планы, до того как оно вылетит из головы ))

    Недостатки


    Основной проблемой как в любой системе — является лень. Иногда доходит до того, что таски месяцами планируются на выходные, но постоянно перетаскиваются на следующую неделю и всё никак не сделаются (мой основной epic task «отсортировать архив фотографий», блин их же там тысячи...).

    Также иногда ловлю себя на том, что слишком часто открываю Google календари и тупо сижу пялюсь в них, вместо того чтобы что-то полезное в данный момент сделать. Но это опять же личный фактор, с которым нужно бороться везде.

    А как же burn down chart и прочие Agile/SCRUM плюшки?


    В топку. Нет, ну правда — всё хорошо в меру ;). Ведь в итоге:
    • Личности и их взаимодействия важнее, чем процессы и инструменты
    • Реакция на изменения важнее, чем следование плану


    P.S: первый пост и всё такое, не судите строго

    Up: Чтобы календари выглядели как на картинке выше нужно зайти в Настройки — Общие — Режим просмотра по умолчанию: Вид по выбору пользователя; Ваш режим просмотра: 2 недели

    Похожие публикации

    Средняя зарплата в IT

    120 000 ₽/мес.
    Средняя зарплата по всем IT-специализациям на основании 6 247 анкет, за 1-ое пол. 2021 года Узнать свою зарплату
    Реклама
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее

    Комментарии 72

      +21
      как делаю я:
      беру блокнотик
      открываю новый лист
      на него переношу все что не зачеркнул вчера (если незачеркнул 3 дня подряд — надо найти кому сплавить)
      дописываю исходя из прожект менеджера(проект) и майндмеистера(личные) задачки
      когда сделал — зачеркнул

      это очень удобно
        +5
        Боюсь если я так начну делать, то много времени придется тратить на то, чтобы каждый раз расшифровывать свои каракули. А еще листочки не открываются на моем андройде! (
          +5
          андроИд же :(
            –1
            а вы купите вместо этой хрени блокнотик за 20 рублей и айфон
              +5
              вложив ещё тысяч пять-десять + 20 рублей?))
                0
                Тоже понравился инструмент — добавил в хром
                Понял что нельзя просматривать историю — удалил из хрома
              • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                +1
                А у меня ещё проще. Беру бумажку A4, складываю вдвое и пишу задачи. За 1-2 дня бумажка замусоливается так, что приходится всё существенное переписывать на новую, заодно подумать можно в процессе переписывания. Зачастую обращаю внимание на свой почерк. Не знаю как кто, а я по своему почерку могу сказать, когда был в настроении, работал продуктивно и планировал качественно, а когда был уставший и делал заметки невпопад. Одного взгляда хватает, чтобы определить качество GTD и сделать соответствующие корректировки.
                  0
                  Сколько в среднем задач у вас единовременно получается?
                    0
                    3-4 проекта около 7 задач каждый.
                  +2
                  Ухты. Я тоже так делаю :)

                  Перепробовал все туду-листы и прочие приблуды. Блокнотик заруливает всех в минуса :)
                    +1
                    До сих пор храню «todo-блокноты», которые вел в школе и институте (больше 20 лет назад). Презанимательное чтиво, когда взгрустнется :)
                      +1
                      А вот все todo-устройства (карманные wince ppc), которые использовал в 90х, сдохли. Сами-то устройства живы, но вот списки задач ушли вместе с CR-батарейками. И с недоделанными делами :) Так что в исторической перспективе бумажные блокнотики действительно всех заруливают :).
                        0
                        Облако?
                          0
                          Два дня назад восстанавливал сервер из бэкапов, которые автоматизированно делались на Amazon S3. И, как ни странно, не все файлы (а было несколько десятков тысяч) вернулись оттуда живыми — и это при их-то трехкратном резервировании!
                    +1
                    Аналогично, только вместо блокнотика — набор файлов в ReStructuredText. Всё равно бóльшая часть задач связана с ПК.
                    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                      0
                      Поздравляю, вы используете систему «Автофокус».
                        0
                        Наверно вы об этом.
                        Интересно, а есть такое приложение для мобильных?
                          +4
                          надо деду своему сказать, что его система называется теперь Автофокус :)))
                        +2
                        Хотелось бы в достоинствах видеть не только количество выполненных задач в день, а достоинства с точки зрения личностного развития. Что за эти годы изменилось у Вас? То, что обещания выполняете, это здорово, но какие успехи в работе, может времени больше свободного стало, удалось язык выучить?
                          0
                          я искал такой сервис, хотел как в качалке: 3 подхода по 20 раз
                          например учим язык — надо 200 часов. по 1.5 часа подход — получаем 135 подходов. выполнил галку ткнул — видишь сколько до завершения.
                          но ничего не нашел простого, есть какие то даже с секундомерами :) но это сложно для меня :)))
                            0
                            В итоге действительно высвободилось свободное время. Стал больше уделять его сыну, заниматься саморазвитием, путешествовать, разрабатывать indie проекты и.т.д. По финансам/работе — подъём конечно же тоже был (конкретно в прошлом году стал CEO). В общем, свято место пусто не бывает ^^
                            0
                            Спасибо! Тоже в итоге остановился на Google Calendar. Я бы в плюс ещё добавил то, что календарь практически всегда под рукой (Android).
                              0
                              Согласен — синхронизация со смартфоном удобна, прежде всего из-за напоминаний.

                              Вообще, я (как и автор) перепробовал кучу GTD-сервисов, но гугловый календарь показался удобнее остальных. И прежде всего, тому что он в вебе и позволяет работать с ним и на работе, и дома. Единственное, как сказано в статье, хотелось бы более расширенного функционала задач: ну хотя бы цвета (их можно использовать и как категории, и как приоритеты).
                                0
                                да, согласен, с задачами в этом плане слабовато… думаю, google для задач нужно ввести значки приоритетов, чтоли…
                                +1
                                Гуглокалендарь хорош для организации встреч. Но вот как быть с общими задачами? Которые без времени, а просто вкл/выкл (т.е. не VEVENT, а VTODO)? Рождаемые по итогам этих самых встреч.
                                  0
                                  GTasks же!
                                    0
                                    я бы создал отдельный клендарь для этого проекта, и расшарил с остальными участниками (в рамках организации вполне осуществимо)
                                    0
                                    MindMeister кстати тоже всегда под рукой на андройде, также как SpringPad и Dropbox :)
                                      0
                                      А как вы такую проблему решили, которая мешает мне пользоваться MindMeisterом на телефоне — на стационарном компе я логинюсь в него с гугловым эккаунтом, а в телефоне он просит ввести логин и пароль, как я понимаю, свои. И никакой возможности вбить гугловый эккаунт нет. Есть лечение?
                                  0
                                  производительность не всегда измеряется количеством сделанного, а скорее качеством. а вот тут уже ни одна методика не помогает, всё строго индивидуально. кому-то надо месяц бездельничать, чтобы родить нечто такое, до чего труженник не дойдёт и за 3 месяца.

                                  сам пользуюсь гугл календарём, только не использую его как панацею в планировании. отмечаю дела с конкретными сроками и датами, очень удобно для периодических дел. удобство в наглядности, которое показывает одну важную вещь: если всяких дел-полосочек много, значит ты делаешь что-то не так и надо это скорее исправлять. естественно не банальной очисткой :)
                                    0
                                    Если бы он был панацеей не нужен был MindMeister ;) на счет полосочек — в точку, особенно фиолетовые ппц!
                                      0
                                      жаль MindMeister больно сыроват в текущем виде, да и по творческим возможностям сильно уступает сильно платному MindMap-у, но это же нас не останавливает ;)
                                        0
                                        Раньше пользовался Mindomo, он значительно функциональное, правда на флеше.
                                    0
                                    Супер! Сам использую методологию Agile в полном комплекте, но это решение вполне изящное и гибкое!
                                      0
                                      Спасибо! Хотя именно для командной работы оно на мой взгляд мало пригодно. Реальный SCRUM board рулит :)
                                      +1
                                      Приятно слышать что у кого-то это получилось.
                                      Честно говоря, у меня не получилось использовать календарный метод планирования :-(, я в итоге остановился на комбинации календаря и MLO. Чаще всего проще оперировать со стеком задач, и только некоторые ставлю в календарь — те, которые просто нельзя двигать. И ничего не приходится передвигать на следующую неделю — оно само ползет! :-)
                                        0
                                        Как? Как Вы сделали, чтобы между делом в 12 часов и делом в 15 не было этого жуткого пустого места в 2 часа, а чтобы они шли подряд?
                                          +1
                                          Если я правильно понял о чем речь — вам нужно настроить календари на просмотр 2х недель. Недельный просмотр меня тоже жутко напрягает ) хотя при плотном графике он бывает полезен
                                            0
                                            Можно на маленьком календарике (где весь месяц) выделить 2-3 недели (нажать и перетащить). Раньше можно было выделить в любом порядке, а сейчас если другая неделя — уже выделяет 2 недели сразу :(
                                            Выделение произвольных 4-5 дней иногда было нужно.
                                          +2
                                          > Фиолетовый — работа
                                          Показательно :)
                                            0
                                            Так исторически сложилось )) хотя возможно это подсознательное, да
                                              0
                                              у меня работа синим, но я стараюсь сделать её не сильно детерминированным процессом и перекрасить в более креативные тона, поближе к зелёному ;)
                                            0
                                            Делаю то же самое, но в бумажном ежедневнике.
                                            Из плюсов — в него проще записать что-то; интернет и удобное устройство ввода не всегда под рукой.

                                            Из «не плюс и не минус, а отличие»:
                                            В чём-то он более наглядный, в чём-то менее. Отлистать странички на нужную дату удобно, но в пределах одного года.

                                            Из минусов по сравнению с онлайновым — нужно всегда носить с собой пухленький блокнотик.
                                            Нет поиска по заметкам.

                                            Как резюме: если у меня появится смартфон, в котором будет удобно писать в календарь и будет удобный дата-план, то переберусь в интернет.
                                              0
                                              Для меня стандартный google календарь на любом Android устройстве вполне удобен. Не хватает только удобного виджета, хотя это не критично.
                                              По удобству ввода мне больше всего нравились qwerty моноблоки от Nokia, серия N. На андройде таких в руках не держал, но в продаже есть, сейчас присматриваюсь. Что-то вроде LG Optimus Pro C660
                                              +2
                                              Emacs + OrgMode? Кто-нибудь?
                                              И самодописанная синхронизация с гуглокалендарем, чтоб напоминалки на телефон приходили?
                                                0
                                                Подскажите пожалуйста, аналоговый оффлайн клиент Mind Mapping с таким же приятным интерфейсом
                                                  0
                                                  Если на картинки web интерфейс google calendar, то как вы его так настроили?
                                                    0
                                                    Дабы не повторятся — добавил tip в конец статьи
                                                    0
                                                    Читал как про себя. Только цвета задач немного другие. А так один в один, даже задача с фотографиями уже который месяц весит:)
                                                      +1
                                                      Предлагаю объединить календарь с долгими задачами и перетаскивать их на следующие выходные вместе ))
                                                      +1
                                                      Пользуюсь такой штукой davidseah.com/blog/2009/08/the-printable-ceo-ix-the-plain-old-5-day-planner/. У этого парня в блоге есть ещё несколько интересных штук для планирования.
                                                        0
                                                        И правда интересная штука! Спасибо :) в хозяйстве пригодится
                                                        +8
                                                        image
                                                          –4
                                                          Это хуже демативатора
                                                            +1
                                                            Нужно не забыть запланировать, куда втиснуть стратегически необходимый пункт «Поделиться радостью с ближними». Чтобы потом запланировать и выполнить «Заставить жену этим пользоваться».

                                                            Тьфу, пакость — ведь планировал не комментировать эту статью. Отложу на завтра.
                                                            0
                                                            Жена программист? Как быстро убедил жену использовать систему?

                                                            У меня проблема сейчас больше не в том, чтобы выбрать систему, а в том, чтобы жена увидела в этом толк
                                                              0
                                                              Не программист. А откуда такая острая необходимость подсадить супругу? :) если она не чувствует необходимости, может и не надо
                                                              • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                                              0
                                                              Тоже примерно 4 лет пользуюсь похожей системой. Главная польза, помимо того что не надо хранить в голове задачи, это легкий доступ к истории, ибо взял в привычку записывать детали (люди\места) после выполнения задач\встреч и т.п.
                                                                0
                                                                сори, но немного офтопа

                                                                из вашего календаря )

                                                                09:30 /Побриться
                                                                09:30 /Зашить рюкзак

                                                                  0
                                                                  Это когда порядок дел не столь важен, главное сделать их перед каким-то событием ;) без фанатизма в общем
                                                                  0
                                                                  >> Что-то переноситься на другой день, что-то наоборот добавляется.

                                                                  добавьте задачу «выучить русский» ))
                                                                  обильные ошибки -тся/-ться в тексте.
                                                                    0
                                                                    Пытался и не раз. Какие-то проблемы на генном уровне :)
                                                                      0
                                                                      Заметили ошибку? Напишите в личку, пожалуйста. А то очень неприятно получаеТСЯ.
                                                                        0
                                                                        так же неприятно, как читать текст с ошибками?
                                                                          0
                                                                          Мне важен смысл.
                                                                            0
                                                                            это как с едой — давиться безвкусной массой с идеальным сочетанием белков, жиров, углеводов, витаминов и пр., или полноценно и вкусно пообедать. смысл (пищевая ценность и полезность) один, комфорт разный.
                                                                              0
                                                                              «И сказал им Пилат: «се, Человек!» Когда же увидели Его первосвященники и служители, то закричали: «распни, распни Его!»

                                                                    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                                                    Самое читаемое