Как заработать на IT-конференции: наши находки и ошибки



    Мы делаем крупную международную IT-конференцию. Вторую.
    Сейчас, когда уже много сделано и можно оценивать первые результаты, я решила поделиться нашими наработками, находками и ошибками в этом неоднозначном деле.
    Если вы как-то связаны с организацией любого мероприятия для IT-аудитории или только подумываете сделать что-то такое, статья будет вам полезна. Возможно, она убедит вас никогда за это не браться.
    У меня получилось вывести 17 моралей с картинками, примерами и конкретным описанием допущенных нами ошибок. Почему мы не боимся об этом открыто рассказывать? Потому что это нас не ослабит, а к следующему году идеи будут новыми.
    Тематика конференции в 2013 году – Деньги и управление в IT. Так что расскажу и о деньгах, и об особенностях управления, с которыми оказалась связана конференция.
    Идеи, которые описаны в статье, – результат работы команд организаторов прошлогодней и нынешней конференции.

    Откуда взялась идея
    Конференция IT Spring как идея родилась в голове одного из менеджеров белорусской IT-компании Oxagile. Год назад он подошел к руководству примерно с таким предложением: «Наши ребята хотят развиваться. Они ездят на тренинги и мастер-классы и тратят на это довольно много денег. Давайте сами сделаем конференцию для сотрудников и позовем на нее докладчиков, которые им интересны».
    Так возникла конференция IT Spring 2012 в Минске. По численности она была сравнительно небольшой – 300 гостей и 22 докладчика. Всей организацией занимался тот самый сотрудник, ему помогали еще 1-2 сотрудника компании. Он выбрал название, айдентику и лого конференции. Ребята делали огромную работу. Нашу студию привлекли тогда как экспертов-советчиков за 2 недели до старта. Мы советовали, но не сильно вмешивались в работу организаторов. Помогали больше на самой конференции и полностью взяли на себя оценку мероприятия и обработку обратной связи.
    Тогда со стороны мы давали много советов, не все из которых выполнялись организаторами. Сейчас мы в центре организационного комитета и тоже довольно скептически относимся к советам со стороны.
    За эти 2 года нам есть, что сказать об ошибках и находках в организации IT-конференций.

    Когда нужно браться
    По-хорошему, конференцию нужно начинать готовить за год: с пиара, создания связей и контактов, постепенного информирования, а также создания, проверки и укрепления команды оргкомитета.
    При более скученной работе – за полгода. За это время удается серьезно договориться с хорошими докладчиками, повлиять на формирование бюджетов будущих спонсоров, попасть в планы обучения сотрудников профильных компаний и начать информирование.
    Мы взялись за подготовку за 1,5 месяца до даты проведения конференции (при учете, что это была вторая конференция, хотя команда сменилась полностью). Этого времени катастрофически мало: на реализацию многих хороших идей просто не остается времени.

    Мораль 1: Учтите нашу ошибку, беритесь за организацию мероприятия не позже, чем за полгода. Иначе авторитетные докладчики и крупные спонсоры просто не воспримут вас всерьез.

    Как выбирать докладчиков
    В прошлом году докладчики выбирались только по интересам сотрудников компании-организатора. Как показала тогда обратная связь, некоторые спикеры “легли на душу” лишь ограниченному числу гостей, в то время как другие оказались безусловными любимчиками всей аудитории.
    В этом году, в силу значительного расширения аудитории, мы выбрали другой подход. Создали комиссию из организаторов, спонсоров и авторитетных лидеров мнений, а также запустили опрос прошлогодних гостей конференции.
    Несмотря на ограниченность временных ресурсов, нам удалось привлечь 6 спикеров из дальнего зарубежья, 4 из них – известные американские инвесторы и владельцы IT -компаний. Наверное, это не удалось бы сделать за такое время, если бы не личные связи и опыт сотрудничества с этими людьми компании-организатора.

    Итак, что мы придумали с докладчиками:
    1. Сделали акцент на зарубежных звездах IT стартапов и известных IT компаний.
    2. Пригласили докладчиков, хорошо известных в сфере финансов и управления, но редко пересекающихся с IT-конференциями. Ведь наша основная тематика – развитие молодых управленцев в IT, внесение «новой крови» и нового знания.
    3. Собрали редко выступающих, но имеющих, что сказать, неоспоримых экспертов в области управления и финансов в IT.
    4. Для создания дружеской домашней атмосферы пригласили несколько явных любимчиков и завсегдатаев IT –событий и конференций в России, Беларуси и Украине.

    Мораль 2: Отнеситесь внимательно к выбору докладчиков, старайтесь привезти побольше уникальных. С известными и опытными работать легче, но их можно послушать и на другой конференции – зачем идти к вам?

    Как формировать программу
    Формирование программы – отдельная важная работа, которая всегда таит угрозу. Возможно ли в принципе близко к реальности рассчитать заполняемость аудиторий при одновременных 3-х потоках докладов?
    В прошлом году на нашей конференции были случаи, когда гости расходились по докладам неравномерно. Приходилось подставлять стулья, но особенно патовой ситуации не было. На некоторых конференциях я наблюдала случаи, когда докладчик оставался без аудитории вообще, в то время как у второго люди сидели на плечах друг у друга.
    Чтобы этого избежать, первоначально мы решили провести опрос среди всех посетителей о том, кого они собираются послушать. Но сразу стало понятно, что такой опрос не даст нам валидных результатов. Решение о том, на кого идти, принимается в сравнении, в выборе из 3-х (а еще и по тому, на кого идут знакомые). Поэтому возможными вариантами исследования спроса в таком случае является не списочная оценка докладчиков, а ранжирование, выбор из 3-х, а также вариативные формулировки по типу “Знаю этого докладчика и пойду”, “Не знаю этого докладчика, но хочу сходить” и т.д.
    Все эти методы исследования спроса требуют большой работы в обработке и интерпретации данных, поэтому в формировании программы мы пошли другим путем. Все доклады были разделены на 3 потока: “Финансы”, “Стартапы” и “Управление”. Одновременно компоновались неконфликтующие между собой по популярности тематики и фигуры с непересекающимися аудиториями зрителей (насколько это было возможно предусмотреть).
    Сейчас мы переделываем программу по этой методике. Если понадобится, мы запустим опрос среди гостей, но этот опрос обязательно должен будет строиться на новой программе.

    Ближе к запуску конференции в ней захотело принять участие больше спикеров, чем позволяло время 2-х дней. Спикеры интересные, некоторые из них вообще не известны завсегдатаям конференций и семинаров – упускать их не хотелось. И мы решили использовать американский вариант круглых столов с одновременным присутствием и дискуссией нескольких спикеров на сцене.
    Итак, к программе конференции добавились:
    Круглые столы с одновременным присутствием нескольких спикеров.
    StartupMixer (встреча стартапов с инвесторами, бесплатно и только для участников конференции).
    Тренинги и мастер-классы (мы специально предусмотрели большие скидки для участников конференции).

    Мораль 3: Уделите внимание изучению спроса на докладчиков и распределению потоков гостей по параллельным докладам. Используйте альтернативные формы докладов с одновременным участием и активностью гостей: воркшопы, open-space, мастер-классы, дебаты, круглые столы. Сделайте так, чтобы докладчики выдерживали формат, дали больше активности гостям и не переходили к лекции.

    Что тянет основные расходы
    В нашем случае основные деньги потянули:
    1. Аренда зала. Мы захотели много гостей в самом центре города и арендовали отреставрированные залы Дворца профсоюзов (в нескольких метрах от нулевого километра, в самом центре Минска).
    Также мы планируем мероприятие на 700–800 человек: для такого количества нужен простор.
    Итак, аренда оказалась раза в 4 дороже прошлогодней (тогда это был зал в хорошей гостинице на окраине на 300 человек + пара конференц-залов).
    2. Дорога, проживание и сопровождение иностранных докладчиков.
    3. Кофе-паузы. Как бы странно это ни звучало, но кофе и печеньки, действительно, довольно дорого обходятся.
    4. Типографская и промо-продукция. Это те самые приятные подарочки, которые можно принести детям с конференции. Они тянут на себя довольно большую часть финансов.

    Два последних пункта – кофе-паузы и типографскую продукцию – мы частично решили за счет спонсоров. Об этом – ниже.
    Все эти траты, плюс менее масштабные, но обязательные, в итоге не покрываются заявленной нами стоимостью билетов.

    Мораль 4: Не ожидайте, что билеты окупят затраты. В конкурентной среде IT-конференций это почти невозможно. Прибыльность конференций во многом зависит от вклада спонсоров и партнеров.

    Как рассчитывать цену билета
    Конечно, учитывали окупаемость, но выдержать баланс предложение–спрос было важнее.
    Поэтому полагались на опыт посещения подобных конференций и на представления нашей ЦА о том, сколько может стоить билет на 2-х дневную конференцию с такой программой. Мы сравнивали между собой цены от бесплатных вебинаров до 2 000 у.е. за то же время.
    Сошлись на цене в 99 долларов.
    И вот с какой интересной штукой столкнулись. Потенциальные посетители конференции – люди состоятельные и в среднем тратящие хорошие деньги на свое обучение и развитие. А мнения этих людей насчет цены разделились: часть с поникшей головой говорили: «Ну и цену вы загнули…», остальные удивленно восклицали «А что так дешево-то?!». Конечно, была треть людей, которые говорили: «Побеспокою начальство – пусть оплатят». Самая благожелательная треть.
    Как работали с возражениями по цене – ниже.

    Мораль 5: Ценообразование в IT-событиях легче всего объясняется законом «С Потолка». Чтобы удержать низкую цену на билет, нужно хорошо крутиться со спонсорами. Чтобы оправдать высокую цену, придется сильно вложиться в рекламу и ждать окупаемости подольше.

    Скидки
    Скидки нужны. Они дают приятные мелочи гостям и помогают регулировать покупку билетов. Если вам скажут, что люди устали от скидок – не верьте.
    Есть только одно важное правило: не меняйте условия скидок по ходу продажи билетов. Если начали продавать билеты по основной цене – к скидкам возвращаться уже нельзя. Зато есть много других вариантов увеличить продажи:
    1. Специальная цена для посетителей прошлогодней конференции
    2. Скидка при ранней покупке билетов (мы сделали за 25 дней)
    3. Скидка при групповой покупке билетов (мы сделали от 3-х билетов)
    4. Скидка для преподавателей и HR: растущая скидка на один билет при покупке от 3-х билетов по рекомендации этого человека.

    Мораль 6: Используйте скидки, но не меняйте условия, когда началась продажа.

    Подарки и розыгрыши
    Все розыгрыши мы проводим в Facebook. Возможно, это наше упущение, так как аудиторию, которую мы привлекли с помощью конкурсов и ежедневных полезных новостей, нельзя считать большой.
    Что мы использовали:
    1. Розыгрыш билета на конференцию среди тех, кто поставил «лайк» страничке конференции. Один из самых неудачных наших розыгрышей, так как его условия никак не способствовали распространению информации о конференции и не помогали нам расширять аудиторию.
    После розыгрыша было снято видео с победителем. Им оказался интересный парень, гость прошлой конференции. Так что интервью с ним немного исправило ситуацию.
    2. Розыгрыш 2-х билетов в конкурсе «Комикс о спикерах». Этот конкурс принес хороший фидбек: мы не только привлекли аудиторию, но и все хорошо развлеклись: было прислано более десятка смешных вариантов комиксов про Панкратова и Орлова, а интрига с голосованием заставила нас сделать второй этап и разыграть комикс с Дорофеевым. Вовлеченными в это действо, конечно, оказались и сами герои комиксов.



    Милым троллингом конференции отозвался на это один из героев – Максим Дорофеев. Он смастерил и повесил на страничке конференции в FB картинку:


    3. Розыгрыш (среди купивших билет) 2-х экземпляров книги про то, как покупать и продавать офшорный аутсорсинг американского спикера конференции Стива Мезака с автографом и контактами автора. Этот конкурс получил неожиданный поворот.
    Книга, действительно, классная. Она особенно полезна для компаний-разработчиков в России, Беларуси и Украине, так как содержит подробное описание того, почему американцам стоит или не стоит работать с нашими странами.
    Но вот что странно. Хороший охват новости (7 000 увидевших ее за 4 дня) и большое количество перепостов, а людей, оставивших для розыгрыша номера своих билетов, пока очень мало. Чтобы увеличить осведомленность наших гостей о том, что можно получить такую книгу лично от автора, будем их дополнительно информировать другими способами (например, имейл-рассылками).



    Автор книги специально снял видеообращения для гостей конференции:

    4. Розыгрыш (среди купивших билет) бесплатной индивидуальной (или парной) фотосессии известного брутального фотографа, фото-партнера конференции. Этого фотографа выбирали специально по необычному стилю. Так у нашей конференции получится необычный стильный фото-отчет. Розыгрыш фотосессии решили запустить специально к 8 марта.



    5. Розыгрыш (среди купивших билет) дорогого подарка от Юбилейного партнера. Подарок будет лакомым, раз в 8 превышающим по стоимости цену билета, поэтому этот конкурс мы придерживаем к самому старту конференции.
    6. Розыгрыши призов и конкурсы от партнеров во время конференции.
    7. Скидки на обеды для участников конференции в ближайших кафе и ресторанах.

    Мораль 7: Больше подарков и розыгрышей. Садитесь и выдумывайте. Каждый из них должен дарить радость, приводить новых пользователей и быть самостоятельным инфоповодом.

    Как работать с возражениями участников
    Возражения встречаются всегда, даже при посещении бесплатных мероприятий. А посадить однозначно опытного продавца на обзвон и прямые продажи всем потенциальным клиентам (при планировании 600-700 мест) – очень дорого. Честно сказать, такого талантливого продавца еще нужно найти.
    Поэтому мы решили выяснить основные возражения и работать с ними с помощью более точного позиционирования.
    Выясняли возражения в личных беседах с лидерами мнений и типичными представителями ЦА, а также путем обзвона гостей прошлогодней конференции.

    Возражений оказалось не так много:

    1. «Я таких конференций посетил уже штук 100. Зачем мне эта?»
    Такие возражения встречаются, в основном, у опытных менеджеров среднего возраста.
    Для таких возражений мы стали больше акцентировать внимание на 2-х особенностях:
    – на конференцию мы пригласили уникальных экспертов, которые ни разу не выступали на наших конференциях, а опыта в управлении IT-компаниями и командами у них много.
    – конференция задумана для молодых специалистов в IT, которые только хотят заняться управлением или уже начали управлять и столкнулись с проблемами. Здесь у них есть возможность задать свои личные вопросы экспертам и коллегам.

    По мере уточнения позиционирования конференции менялась картинка с тематикой: от более сложных формулировок, направленных на опытных менеджеров, к более простым – для начинающих.

    Первый вариант:



    Измененный вариант (куда более конкретный и продающий, но слишком многословный):



    Итоговый вариант (менее информативный, но лаконичный):



    2. «Дороговато».
    Это возражение будет всегда, какую цену ни поставь. Вопреки логике, оно часто появляется параллельно с «А почему так дешево за стольких докладчиков? В чем подвох?»
    Для таких возражений мы сравнили среднюю цену обычного 2-х дневного тренинга или мастер-класса гуру «средней руки» с ценой нашего билета и создали говорящую картинку. Эту картинку размещали в соцсетях, пресс-релизах и рассылках. Ее же положили в основу печатных флаеров.



    3. «Был на прошлой конференции. Не совсем то, что мне нужно».
    Действительно, несмотря на то, что прошлую конференцию оценивали как «очень душевную», часть аудитории прошлогодней конференции осталась с впечатлением, которое можно выразить твитом одного из гостей: «Хотелось бы побольше IT в IT Spring».
    Цели и позиционирование прошлогодней и нынешней конференции отличаются, поэтому для гостей прошлой конференции сформулировали и зарисовали 10 основных отличий двух конференций.



    4. «Я потом посмотрю видео и презентации докладов. Зачем платить?»
    Такое возражение мы встречали реже всего. Обычно люди очень четко разделяют дистанционные и очные мероприятия. На конференции и семинары идут для личного общения, контактов и личных консультаций.
    Поэтому в информационных материалах и пресс-релизах мы стали делать акцент на то, что мы специально продумываем программу и кофе-паузы так, чтобы у участников было больше возможности обратиться напрямую к докладчику с личным вопросом, встретиться с давними друзьями и завести знакомства с новыми.
    Дополнительно мы организовали круглые столы, мастер-классы и – очень важное мероприятие для молодых гостей – StartupMixer: встречу с инвесторами.

    Картинки в разработке
    Ближе к конференции запустим еще несколько картинок для работы с оставшимися возражениями (если реклама еще будет нужна):
    1. Сравнение цены билета на 2-х дневную конференцию и цены одного пивного вечера с товарищами.
    2. Сравнение картинки с видео-файлами на рабочем столе компьютера и живого общения в кофе-паузе с докладчиками.
    3. (Моя любимая) Красочная картинка с жутким прогнозом погоды на 16–17 марта и текстом: «Как провести выходные?» – «В теплом общении с друзьями и коллегами».

    Мораль 8: Узнайте о возражениях покупателей как можно раньше и подготовьте к работе с ними всю команду. Напишите менеджерам скрипты и создайте картинки. Пару возражений придумайте сами. И разбейте их в пух и прах.

    Как искать спонсоров
    На прошлогодней конференции было только 2 вида спонсоров: IT-компании и IT-рекрутинговые агентства (денежные спонсоры, от «генерального» до «серебряного») и информационные партнеры. Вся информация о спонсорах появлялась на сайте и в программе конференции. Лого самых главных помещались на бейджи. Остальные способы продвижения регламентировались спонсорскими пакетами.
    Основная мотивация IT-компаний для участия в конференции – хедхантинг и развитие HR-бренда. Мотивация информационных партнеров – хороший бесплатный пиар.

    В этом году мы сделали два “хода конем”:
    1. Сделали гибкой линейку спонсорских предложений для IT-компаний, и у нас появился очень крупный «Игровой партнер» (угадайте, кто) и «Юбилейный партнер» (крупной белорусской IT-компании в этом году 20 лет).
    2. Пригласили непрофильных спонсоров, учитывая интересы целевой аудитории. Так у нас появился «Фото-партнер», «Вкусный партнер», «Тренинговый партнер», «Полиграфический партнер» и другие. Такое товарно-денежное участие позволило снизить затраты на организацию и добавить больше фана участникам конференции. Так как теперь печеньки стали не просто печеньками – в интересах спонсора осталось сделать тонкое и милое «печеньковое шоу».

    Для неайтишных спонсоров в нашей конференции появился дополнительный интерес: не только пиар продукции для большой аудитории, но и деловые контакты с другими спонсорами. Для некоторых из них самым важным в конференции оказался деловой ужин с другими партнерами и докладчиками.

    К сожалению, из-за сжатых сроков подготовки к конференции, многие спонсоры отказывались участвовать из-за того, что не успевали скорректировать бюджет, или не успевали хорошо подготовиться. Однако, несмотря на это, было несколько случаев, когда спонсоры сами быстро предложили сотрудничество, узнав о конференции.

    Что нужно контролировать со спонсорами:
    1. Спонсоры не всегда выдерживают условия. Излишняя активность в пиаре спонсоров может затмить истинного организатора конференции. Люди даже могут подумать, что спонсор – и есть организатор.
    2. На конференцию могут прийти промо-девушки от компаний, с которыми вообще не было договоренностей. Чтобы этого избежать – вышлите предложение со своими условиями заранее тем компаниям, от которых возможны такие нежданные визиты.
    3. Спонсоры иногда склонны отказываться в самый последний момент.

    Мораль 9: Привлечение спонсоров – это отдельная большая продажа. Продумайте, чем вы можете быть интересны каждому, и начинайте как можно раньше. Используйте обмен товарами и услугами. Если отдать спонсорам все, от кофе до полиграфии и техники, событие получится для вас бесплатным.

    Кого брать в команду
    Наша команда состоит на данный момент из 4-х человек, состав их меняется, большинство привлекается только на часть рабочего времени (не более 4–5 часов в день). Некоторые специалисты привлекаются время от времени, многие из них остаются на стадии советов.
    Важно: не берите в команду консультантов и советчиков – берите тех, кто будет делать все ручками. Если эти же люди будут еще и грамотными и обладать «чувством красоты» – вы в выигрыше.
    Но если есть выбор между делателями и советчиками – делатели должны выиграть в любом случае.
    Итак, для организации конференции нужны, как минимум:
    — фондрайзер
    — продавец
    — копирайтер
    — дизайнер
    — верстальщик
    — пиарщик
    — СММ-щик
    — менеджер по связям с докладчиками
    — менеджер по связям с гостями
    — редактор текстов и презентаций
    — «хозяйка» – человек, который решает все вопросы помещений, кейтеринга, техники и др.
    — руководитель проекта, он же системный интегратор
    — человек «с чувством», который знает аудиторию и «чувствует», что она может захотеть
    Вроде список значительно превышает наших 4,5 человека, но мы справляемся. А оценки в интернете типа “пафоcная конференция”, “хорошо пиарят, черти”, “да вы всерьез взялись, похоже” показывают, что идем верно.

    Мораль 10: конференцию легко можно сделать силами 4-5 человек, только бы каждый работал руками, а не только головой.

    Что учесть на сайте конференции

    1. Кнопка «Купить» или «Зарегистрироваться». Убедитесь, что эта кнопка или вкладка видна на каждой странице сайта, что пользователю всегда легко ее найти. И не забывайте указывать цену. Чем раньше ее увидят, тем лучше.
    2. Программа конференции. Ее важно как можно быстрее разместить, даже если она потом будет меняться. Программа создает ощущение реальности и доступности события, человеку легче планировать свое посещение и принимать решение.
    3. По возможности полная информация о докладчиках и докладах. Мы настоятельно просили докладчиков высылать тематику и тезисы как можно скорее. Далее начиналась работа редактора: тезисы не только вычитывались, но часто переформулировались в более понятные и «продающие» тексты. В том числе, нередко мы предлагали новые названия.
    С одним докладчиком даже вышла ситуация. Его доклад «Как заработать миллион» наш пиарщик предложил переименовать, добавив интригу: «Как заработать миллион и 100 долларов». Но от докладчика мы получили весьма однозначный протест со словами: «Я не учу, как зарабатывать миллион и сто долларов. Я могу рассказать только, как заработать миллион». Что же, нам пришлось уступить.
    3. Рядом с именами докладчиков в программе указывайте компании и страны. Обратите на это внимание: не все гости будут знать поименно всех спикеров. Без указания компаний и стран ваши спикеры превратятся в глазах аудитории просто в «Петь» и «Джонов», которые хотят о чем-то рассказать.
    4. Плагин с обновлением записей на Twitter: твиты появляются на страничке, как новостная лента. Лучше – чтобы отображались актуальные твиты, а не создавалось мнимое движение за счет отображения прошлогодних твитов. Хотя, на период «спячки» между сезонами, возможно, изменить плагин на ретроспективный.
    5. Кнопки соцсетей и YouTube, кнопки “Поделиться” и “Нравится” на каждой странице сайта.
    6. Большой плагин с “витриной” видео, подгружающий видео с видеоканала конференции.

    Мораль 11: Шлифуйте сайт постоянно. Узнавайте у людей, что они на нем не смогли быстро найти, и сразу дорабатывайте.

    Продвижение, пиар и реклама
    1. Мы минимально тратимся на рекламу. Точнее, пока мы вложили пару копеек в продвижение новостей в Facebook, и все. Грубой рекламой идти не хочется – мы уверены, что сделаем больше за счет остроумных и необычных ходов: хочется, чтобы конференция ассоциировалась у гостей не с наглыми продвижением, а с чем-то интеллектуальным и интересным.
    2. Не забывайте про социальные сети. В прошлом году мы не использовали соцсети вообще, в этом году выбрали такие каналы:
    Facebook – создание официальной странички, группы и события; размещение новостей в группах, близких по тематике. Здесь наша основная задача – ежедневное размещение полезного контента о докладчиках и докладах, видеообращения, программы, новости, розыгрыши и конкурсы.
    LinkedIn – новости и пресс-релизы размещаются в основных профессиональных и тематических группах.
    Twitter – периодические новости о конференции и репосты из Facebook. Используем хештег #itspring при личном размещении новостей. Завести собственный канал конференции оказалось не так просто: название купил кто-то из Турции и отказывался вступать в переговоры. Пришлось выдумывать близкое название – получилось неплохо. Планируем разместить экраны с трансляцией актуальных твитов в реальном времени во время конференции.
    YouTube – мы создали собственный канал конференции, на котором размещаем видеообращения докладчиков. Это хороший ход. Люди хотят “видеть товар лицом”. В нашем случае видео достаточно, чтобы оценить, понравится ли докладчик вживую.
    Особенно это хорошо работает с американцами. На канале размещали не только их обращения, но и вырезки из их «побед». Например, отрывки из фильма «Startup.com», в котором снялся один из наших докладчиков

    В этом году мы сознательно исключили ВКонтакте, так как видели своей ЦА людей постарше. В следующем году, я полагаю, ВК нужно будет активно включать. Об Одноклассниках не говорим вообще.
    3. Размещение события на Хабре (только размещение события привело на сайт сразу в 4 раза больше новых уникальных посетителей).
    4. Прямая рассылка по e-mail адресам IT компаний.
    5. Прямая рассылка по e-mail адресам прошлогодних посетителей конференции (с запросами на обратную связь и предложением специальной цены).
    6. Привлечение инфопартнеров (у нас их на данный момент 26).
    7. Привлечение прессы: интервью докладчиков в журналах, интервью организаторов на радио, пресс-конференция и эксклюзивные интервью зарубежных спикеров, приглашение телевидения и газет (с обязательным размещением интервью на сайте и странице в FB).
    8. Размещение плакатов формата А3 в коридорах учебных заведений (на плакате – обязательно размещение программы конференции, дата, место, контакты и QR-код).



    9. Раздача веселых листовок в кафе рядом с местом проведения и поблизости с крупными ИТ-компаниями.
    10. Создание внеконкурсных вирусов.
    Вирусы в пиаре – вещь неоднозначная. Особенно учитывая такую тонкую аудиторию, как IT. Поэтому с вирусами мы особенно не активничали.
    Обсуждая разницу в цене на типичный мастер-класс одного гуманитария, который учит бизнесу, и более 30 инвесторов и собственников бизнеса, мы решили визуализировать это различие.
    И вот как-то само собой получилось, что мозг гуманитария оказался в нашей картинке в несколько раз меньше по размеру мозга IT-инвестора. Вполне визуально и очевидно. В другой аудитории шутка, наверное, прошла бы. В некоторых – никто не заметил бы подвоха.
    Но не в IT. И нам пришлось отказаться от «говорящих и оскорбительных аналогий», заменив основной смысл только лозунгом об эволюции.

    Хотели:



    Получилось:



    Мораль 12: Используйте максимум каналов для продвижения информации. Делайте записи и новости полезными и значимыми. Выделите для этого отдельного человека. Не бойтесь скандалов, негативных отзывов и критики – все это приводит к расширению аудитории.

    Основные риски конференции
    В организации массовых мероприятий рисков полно. К форс-мажорам прибавляется человеческий фактор всех занятых в мероприятиях людей.
    Люди ненадежны. Старайтесь не ставить на них. Но как без них обойтись?
    Отказ команды. Быстрый темп и работа в стиле “все задачи важны и все должно было быть сделано вчера” демотивируют. Больше других “выкашивают” людей задачи, связанные с прямыми продажами или телефонными звонками, а также поиск спонсоров. На этих задачах люди выгорают стремительно (вдруг появляются незапланированные срочные отъезды, больничные, забытые телефоны и прочие «детские болезни»). На эти задачи сажайте самых проверенных. Уточните заранее, что у человека впереди нет сессий, отпусков и других событий, которые он может использовать, чтобы вас подвести.
    Отказ спонсора в тот момент, когда на нем уже сосредоточена часть работы. Самое неприятное – когда спонсоры затягивают время принятия решения, настаивая на том, чтобы вы не обращались к аналогичным компаниям, а потом отказываются от участия или начинают «выкручивать руки», предлагая новые условия. Имейте “в рукаве” несколько запасных вариантов.
    Отказ спикера. Спикеры “откалываются” и до конференции, когда их имена уже есть в программе, и во время конференции. Самый “пожарный” случай у нас был, когда докладчика не могли вызвонить вплоть до 1 часа до его доклада. В итоге дозвонились до его сотрудников, которые уведомили, что он все еще не вернулся из заграничной командировки. Для таких случаев предусмотрите лояльного докладчика, который сможет быстро подвинуться и заполнить выступлением “окно”.
    Незаполнение зала. Незаполнение зала грозит не только финансовым фиаско. На зал делают ставку спонсоры, к залу готовятся докладчики, на зал ориентируются гости. Поэтому, если не удается во время продать все билеты – пригласите важных для вас людей бесплатно. Используйте это как подарки клиентам и партнерам компании. Не оставляйте зал незаполненным ни в коем случае. Ни при каких условиях.

    Мораль 13: Продумайте «План Б» для каждой возможной угрозы вашему мероприятию. «Осведомлен = вооружен».

    Динамика продажи билетов
    Помните книгу Дж. Мур “Преодоление пропасти” про разные стратегии продвижения на разных этапах развития продукта? В нашем случае случилось то же, о чем писал ее автор, – случилась пропасть.
    Наши гости четко разделились на 2 группы: тех, кому очень важна была цена пониже и тех, для кого скидка в 11% не представляла особенного значения.
    Первую группу покупателей мы привлекали, максимально информируя всех о скидке, и делая на нее упор. Стоит ли говорить, что ближе к последнему скидочному дню (за 25 дней до начала конференции!) кривая продаж выросла почти вертикально? В этот период мы продали более трети от запланированного максимума билетов.
    На следующий день продажи резко упали. Мы исчерпали первую группу и попали в «пропасть». Пропасти этой не надо бояться. Она естественная. Главное здесь (читайте книгу) – полностью изменить способы продвижения и сориентироваться на вторую группу. Что мы и начали делать. Продажи снова начали расти.

    Мораль 14: Четко осознавайте, на какую аудиторию направлена ваша пиар-активность. Не ожидайте плавной кривой от продаж: большинство склонно покупать билеты в последний момент (до окончания скидки и до старта события).

    Как проводить оценку конференции
    Прошлогодняя конференция была экспериментом, стартом. Конечно, нам нужно было понять, как он прошел, и что нужно делать в следующем году.
    Мы исследовали получившееся следующими методами:
    1. Анкетные опросы после выступления каждого докладчика.
    Мы подтвердили свою точку зрения: люди не мотивированы отвечать на анкеты и не обращают на них внимания. Чтобы собрать достаточное количество анкет, мы дополнительно напоминали о них до и после каждого выступления, после чего выставляли по 2 сотрудника в дверях с просьбой не забыть сдать анкету, если она заполнена.
    В итоге, хотя анкеты были собраны, сведения из них были полезны лишь частично. Так, если просить оценить докладчика в баллах, люди в основном склонны оценивать хорошо независимо от того, понравилось ли им выступление.
    Так, девушка, убегавшая с доклада через 8 минут после его начала, сдала нашему сотруднику анкету, где были только высокие оценки. На вопрос сотрудника, «Почему вы уходите, раз так высоко оценили докладчика?» она ответила, что доклад не для нее, но она очень не хочет обижать докладчика.
    Так что, анкеты – это способ собрать неадекватную положительную обратную связь. Анкеты нужны, чтобы отчитаться перед инвестором, но не для того, чтобы узнать истинное отношение гостей.
    Единственный способ получить полезную информацию из анкет – это вопросы про то, что больше всего понравилось в докладе и что автору следовало бы развивать, а также о том, что автору следовало бы улучшить. Здесь люди, действительно, искренне пишут полезные вещи.
    2. Итоговые анкеты о конференции. Будьте внимательны – не раздавайте анкеты в первый день конференции: ко второму дню их никто не донесет. Чтобы мотивировать заполнять итоговые анкеты, мы разыгрывали электронную читалку среди заполнивших анкету. За счет конкретных вопросов о недостатках и преимуществах отдельных пунктов в организации конференции мы получили из этих анкет действительно полезные советы. Важно: не формулируйте вопросы в общем и не просите людей оценивать что-то по баллам. Обычно ответы на такие вопросы оказываются бесполезными.
    3. Съемка видео-отзывов участников на конференции.
    4. Сбор обратной связи о конференции по почте и путем обзвона гостей после конференции.

    Для того чтобы подтвердить и дополнить данные из анкет, мы организовали дополнительное наблюдение:
    5. Привлекли «тайных курильщиков» и «агентов» на кофе-паузах. Наши агенты слушали и фиксировали отзывы гостей в личных беседах. Известно, что в курилках и кофе-паузах люди бывают откровенны и преувеличенно критичны, поэтому эта информация была для нас особенно ценной.
    6. Обязательные наблюдатели и слушатели в залах. Их работа была аналогичной работе “курильщиков”.

    Мораль 15: Проверяйте на информативность методы, которые вы используете для оценки мероприятия. Простые анкеты обратной связи малоэффективны, их заполняют 10%, и те пишут не всю правду.

    Итак, мы стоим на финишной прямой. До конференции осталось чуть более 2-х недель. Билеты продолжают продаваться. Спонсоры продолжают привлекаться. Продвижение еще не остановлено.

    Итоговые финансовые подсчеты делать рано. Сейчас уже видно, что мы не банкроты и выходим «в ноль». Это при учете неоспоримой выгоды в развитии бренда компании-организатора и бренда конференции с точки зрения ее инвестиционной привлекательности в последующие годы.
    Наша следующая цель – целенаправленно расширить географию, создать однозначно узнаваемое ежегодное событие для тусовки и развития молодых управленцев в IT из Беларуси, России, Украины, Казахстана и других близких соседей.
    Выбранное время – холодное начало марта, когда людям ехать особенно некуда и заняться особенно нечем, – отлично подходит для того, чтобы съездить «пообщаться и развиться» в Минск.
    Выбранное место – недорогая и уютная страна с привлекательной для туристических целей постсоветской аутентичностью – тоже подходит отлично.

    Мораль 16:
    Проект очень зависит от вовлеченных в его подготовку людей. Люди ломаются и подводят, когда встречают отказы спонсоров, критику гостей, капризы спикеров и слабые продажи. Поэтому стоит браться за конференцию только в том случае, если вы уверены в этих людях.

    Мораль 17:
    Ежегодная IT-конференция – это проект с коротким периодом окупаемости, но более длительным периодом получения устойчивой финансовой прибыли.
    Поделиться публикацией

    Комментарии 10

      +8
      Флаг Украины перевернутый.
        –8
        А, да, похоже :) Как-то не обращали внимания даже
          0
          Это наверное мораль 18 — внимание к мелочам на презентационных материалах ;)
          +1
          Спасибо за статью.

          Не везде понятна связь между ошибками и рекомендациями.
            0
            Тамара, а почему вы называете конференцию, где было больше 300 участников, крупной?
            В Белоруссии всё, что больше 100 — крупное?
              0
              В такой тематике (управление в IT) и для такой целевой аудитории — да, 300 человек — это крупная.
              В этом году ожидается 600-700. Это будет вообще самая крупная по такой тематике для Беларуси.
                0
                Analyst Days по ещё более узкой теме собрали 250 — и ничего, не говорят, что крупная :)
              +1
              > Этого фотографа выбирали специально по необычному стилю. Так у нашей конференции получится необычный стильный фото-отчет.

              Хорошая фишка.
                0
                выгоды в развитии бренда компании-организатора

                Стало интересно, но не увидел название компании в статье.
                  0
                  Цель конференции — в том числе — развитие бренда компании
                  Но цель статьи — частично описать и задокументировать процесс. Здесь не стояло цели пиара компании.

                Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                Самое читаемое