Пример XLS-таблицы, которая используется до внедрения системы – и отлично подходит в качестве источника первичных данных.
Есть такой классный тип математических задач — маршрутизация торговых представителей (ТП). Хорошо известный каждому, изучавшему дискретную математику.
На практике дело в том, что ваши любимые шоколадки в супермаркетах, ларьках и кафе появляются не просто так. Сначала выявляются требования потребителей, возможности производителей, а также пожелания конкретной точки и поставщиков в представлении определенной позиции на рынке. На основании этих выявленных параметров появляется пул задач для обслуживания каждой точки торговым представителем. Он привозит на точку товар для демонстрации, договаривается о расширении ассортимента продаж, оказывает сервис продаж, плюс контролирует документооборот и осуществляет расчеты. А мерчендайзер от раза до нескольких раз в неделю наведывается по месту продаж, чтобы поправить выкладку и убедиться, что всё в порядке.
Фактически, задача сводится к двум:
- Обобщенной задаче коммивояжера (TSP).
- И построению оптимального расписания-плана.
При этом в задачах также учитываются доступные ресурсы (например, наличие машин, их вместимость, проходимость дорог и так далее), параметры точек (время ее работы точки, частота посещения, перечень задач, которые требуется решать в данной точке и так далее), изменения, например, внезапный переезд одного ларька на другой конец города. Ну и финальный штрих — довольно часто эта задача решается супервайзером с высшим гуманитарным образованием.
Как это обычно бывает
Представьте себе, что вы — супервайзер по шоколадкам. Вы представляете производителя шоколадок, и вам интересно как можно больше продавать их через разные розничные сети, киоски, мелкие магазины и так далее. К счастью, невидимая рука рынка уже давно показала правильный путь: нужны регулярные обходы точек представителями для договорённостей и мерчендазейрами для контроля обстановки и оперативных правок.
У вас есть 30 торговых представителей — они ездят на ваших/своих машинах, возят с собой шоколадки и различное оборудование (стойки для товара, витрины, рекламные материалы и так далее). Основная их задача — поддержание и расширение сети продаж. Например, для продуктового магазина около вашего дома задачи ТП могут быть такими:
- Проверить выкладку и полноту ассортимента шоколадок на полках. Провести переговоры с представителем точки по поводу расширения ассортимента шоколадок.
- Решить финансовый вопрос по долгам владельца.
- Подготовить все к предстоящей маркетинговой акции: размещение и оформление дополнительных витрин и стоек, и т.д.
В дополнение к торговым представителям есть мерчендайзеры, в обязанности которых входит более узкий круг задач: поправлять выкладку и бить тревогу, если не находят ваши шоколадки именно в том месте полки, которое вы получили по договору с супермаркетом. Но они не договариваются про поставки, а просто всё проверяют.
Итак, у вас 30 ТП, 120 мерчендайзеров, 540 точек (среди которых есть и огромные супермаркеты, и ларьки, и всякие заведения HoReCa, например, кафе). И вам нужно до завтра спланировать работу ваших сотрудников на предстоящий квартал с учетом специфики каждой точки, соглашений по работе с ней, планируемых маркетинговых акций и других факторов. На входе — 5 табличек в XLS, которые вёл ваш предшественник.
Возможные решения
Первый напрашивающийся вариант — вы даёте каждому торговому представителю по 4 мерчендайзера в подчинённые, выделяете район города и говорите: «Совершай возвратно-поступательные движения как хочешь, но спайс должен поступать». И ставите план по прибыли. Это вариант родом из 40-х годов, и он явно неоптимален. Почему? Потому что районы разные, охват точек будет неоптимальным, расход ресурсов непрогнозируемым, да и просто люди имеют свойство действовать в обходе точек по жадным алгоритмам вместо более прогрессивных вариантов наподобие хотя бы имитации отжига. Также высока вероятность неоптимального распределения ресурсов по задачам и точкам, в народе такая ситуация называется «то густо, то пусто».
Второй вариант — попробовать решить эту задачу централизованно, равномерно распределяя нагрузку на сотрудников и охватывая максимально широкий перечень задач. Вы берёте один район, и прописываете основные моменты:
- Задачи, которые надо делать на каждой точке и частоту их выполнения (например: раз в месяц говорить про деньги, два раза в неделю смотреть выкладку, раз в неделю подвозить товар), а также плановая длительность реализации задач (например, поправить выкладку в супермаркете — 20 минут, а в ларьке — 5 минут)
- Затем прописываете параметры работы точек (например, время работы, местоположение и прочее).
- Внимательно смотрите на карту своего района и расчерчиваете граф между этими точками, обозначая время. На всякий случай ещё указываете, когда и какая дорога менее проходима из-за пробок, а также с учетом дорожных ограничений (знаков, скорости, направления движения и так далее).
В итоге за ночь расчётов у вас получается что-то более-менее оптимальное для одного района. Но поднять все районы города так крайне сложно. Да и не факт, что вы сделали правильное деление в самом начале — ведь очевидно зоны с большим числом точек должны обслуживаться большим числом людей.
Да и на практике людей обычно не 120, а несколько тысяч.
Следующий виток
Вы приходите к производителю шоколадок и говорите: «Мне кажется, тут есть что оптимизировать». И, посчитав на коленке возможную выгоду, вы покупаете лицензию на софт, который специализируется на таких задачах.
В итоге вы хотите:
- Получать за адекватное время (от 10 минут до часа в зависимости от региона, количества ресурсов и пр.условий) оптимальный квартальный/полугодовой план работы ТП и мерчендайзеров.
- Сделать нагрузку на каждого человека в команде равномерной (чтобы он не перерабатывал и не сидел просто так), оптимизировать количество привлекаемых сотрудников и технических ресурсов
- Оптимизировать использование транспорта (например, за счёт более продуманных маршрутов).
- Добиться возможности решения каждой из задач плана в нужное время.
- В случае изменения входных данных можно в краткие сроки производить корректировку планов.
Что на входе?
Во-первых, у вас на входе есть параметры точек: вы их вводили и учитывали раньше, помните? Данные всё те же — время работы, время на решение задачи, тип задачи и ресурс, нужный для её решения (квалификация человека, машина и так далее).
Пример карточки сотрудника с транспортным средством
Параметры ресурса.
Карточка точки. Например, в карточке учтены такие параметры точки, как точный адрес, время работы на ней, возможные дни приема груза, частота визитов представителя и так далее.
Во-вторых, у вас есть электронные карты местности, содержащие данные о дорогах. Самое ценное на картах — это возможность простроить маршруты от точки до точки со знанием времени их прохождения и соблюдением правил дорожного движения. В первую очередь, нас интересует характеристика дорог (покрытие, направление и средняя скорость движения по ним). В некоторых случаях есть статистические данные по пробкам — например, движение вечером будет вестись с коэффициентом скорости 0,3. Многие поставщики карт предоставляют возможность пользователям (с определенным уровнем доступа) вносить изменения, например, появилась информация о ремонтных работах на участке дороги длительностью в месяц.
Обработка
Первым шагом является разделение всей территории на районы обслуживания тем или иным сотрудником, но при этом так, чтобы на выходе получить районы с равномерным распределением нагрузки. Так как специфика работы ТП и мерчендайзеров различная, как и временные затраты каждого из них, то разделение на районы тоже может быть разным.
Такая оптимизация по ресурсам, кстати, может поставить вас перед фактом, что четверть людей в команде просто не нужна: это случается (увы — для них, и радость для того, кто платил им зарплату). Можно менять эти лоскуты руками, можно просто согласиться.
Далее формируется план посещения точек с учетом распределения по зонам. Он может быть передан в корпоративную систему управления или учета, например, посредством файлов формата xml или с помощью web-сервисов.
Контроль за работой персонала можно выполнять:
- в режиме on-line, с целью оперативного контроля и реагирования на ситуации,
- проведением план-фактного анализа за определённый период в разрезе разных интересующих нас критериев, например, сравнение плановой и фактической протяженностей маршрута, определение отклонений от временных показателей (как интервалов посещений, так и длительности), выявление факта нахождения в точке (не со слов ТП) и так далее.
Влияние реальности
Понятно, что план — это ситуация идеальная. Бывает, станции метро закрывают, дороги перекрывают, бывают разные аварии, ЧС, закрытия магазинов и вообще что угодно. Ещё частый случай — когда кто-то увольняется, и ему не успевают найти замену вовремя — нужно перераспределять работу.
В таких случаях нужно пересчитывать тот кусок плана, который был аффектирован в результате воздействия этого фактора. Данные просто довносятся на вход, и софт выдаёт корректировки. Их также можно вносить руками.
Что это дает?
Самое главное – инструмент позволяет экономить время и деньги за счет разных факторов, например:
- более качественного более равномерного распределения зон ответственности ТП,
- построения более оптимальных маршрутов посещения точек ТП и мерчендайзерами. Это позволяет уменьшать затраты на транспорт и увеличивать количество обслуживаемых точек без привлечения дополнительных ресурсов,
- мониторинга работы ТП и мерчендайзеров. За счет этого сокращается нецелевое использование их времени, плюс здесь мы получаем реальные отчеты о фактическом выполнении задач персоналом в режиме онлайн, а не ждем, пока ТП составит свой отчет (также проверяем достоверность его отчета).
- сокращения штата сотрудников, в том числе нет необходимости держать большое количество супервайзеров.
- в среднем можно получить от 15% до 40% экономии средств, которые затрачивались на организацию деятельности торговых представителей и мерчендайзеров.
Вопросы
Всё. Если интересно — задавайте вопросы, готова ответить в комментариях или по почте AGoncharova@croc.ru.