Управление знаниями. C чего начать

    Сотрудники приходят и уходят, переключаются с проекта на проект, переходят из отдела в отдел. И каждый раз приходится затрачивать большое количество ресурсов на введение нового сотрудника в курс дел. В конце концов, человеческая память несовершенна и все имеет свойство забываться. Причем это может относиться как к пониманию бизнес-процессов, так и к техническим/технологическим вещам.

    Избежать этого никак не получится, но можно уменьшить затраты на передачу знаний. Для этого служит дисциплина под названием Управление знаниями.


    Управле́ние зна́ниями (англ. knowledge management) — это систематические процессы, благодаря которым распознаются, создаются, сохраняются, распределяются и применяются необходимые для успеха организации знания. С 1995 года, управление знаниями стало установившейся научной дисциплиной, с преподаванием университетских курсов и посвящёнными данной теме профессиональными и академическими изданиями.

    В полном объеме управление знаниями объемная научная дисциплина, но на практике достаточно использовать небольшое подмножество – Базу Знаний.
    Сегодня база знаний — один из самых важных активов современной организации. Знания — это информация в контексте, способная произвести побуждающее к действиям понимание.

    Для того, чтобы организовать и развивать Базу Знаний есть всего лишь одно условие: необходим “Человек, Которому Больше Всех Надо”. Т.е. у кого-то в компании должно хватить сил взять на себя ответственность продавить и начать такую инициативу, а затем постоянно контролировать и мониторить процесс наполнения.

    Для тех, кто считает что у него есть силы начать организацию приведу несколько правил, следование которым значительно повысит успешность внедрения Базы Знаний.

    1. Начинайте с малого

    В некоторых компаниях сотрудники не обмениваются даже информацией, не говоря уже о знаниях. Для изменения ситуации к лучшему, сначала можно предоставить доступ к основной информации о работе и продукции других отделений, к их бизнес-планам, а также к формализованным знаниям (отчетам, показателям па перспективу, материалам семинаров).

    Простые базы знаний могут использоваться для хранения данных об организации: документации, руководств, статей технического обеспечения. Главная цель создания таких баз — помочь менее опытным людям найти существующее описание способа решения какой-либо проблемы предметной области.

    2. Не следует слишком увлекаться информационными технологиями.

    На самом деле, главное в вашей работе — культура, методы управления и, что самое важное, люди. Тем не менее, доказавшие свою эффективность технологии нужно использовать. Однако требуется постоянный анализ их применения на основе полученной в порядке обратной связи информации от сотрудников. Это поможет усовершенствовать технологии в случае необходимости.

    3. Избегайте излишней формализации

    Очень важно чтобы накопление знаний не превращалось в чисто формальный, а фактически — бесполезный процесс, которым тяготятся сотрудники.

    4. Будьте избирательны!

    Не стоит пытаться выявить и систематизировать всю имеющуюся информацию. Если собранная вами информация окажется слишком подробной, то из нее будет крайне сложно выбрать что-то действительно ценное для сотрудников, и она превратится в огромный, неуправляемый бюрократический кошмар.

    5. Регулярно оценивайте достижения.

    Как далеко вы продвинулись? Не столкнулись ли вы с чем-то неожиданным? Что удалось, а что — нет? Как вы должны скорректировать свою стратегию с учетом знаний, полученных вами в процессе работы?
    Когда я рассказываю о своем опыте внедрения Базы Знаний, то мне всегда задают одни и те же вопросы, так что попробую на них ответить.

    1. Какое ПО использовать для Базы знаний?

    Какое вам удобно. Я использую Mediawiki.

    2. Кто и в каких случаях вносит записи в Базу Знаний?

    “Человек, Которому Больше Всех Надо”, начинает где-то вести заметки, рассказывает об этом коллегам, которые тоже начинают пользоваться и вносить правки. (В моем случае занесение новых статей в Базу Знаний вначале было обязательное условие для сотрудников моего отдела при изучении любого нового материала, где-то через полгода наполнение продолжилось уже без моего участия).

    3. Какая используется структура статей (даже если особой структуры нет, то все равно есть некие сложившиеся правила)?

    Не требуется никакой утвержденной структуры. Есть такое замечательное понятие — самоорганизация, “Человек, Которому Больше Всех Надо”, за всем приглядывает.
    Более того, как только в дело вмешиваются Процедуры, Правила, Регламенты и прочее, народ к написанию сразу охладевает. Тем более структура wiki позволяет в любой момент все перетасовать.

    4. Кто и как в дальнейшем пользуется этими записями.

    Тестировщики, программисты, аналитики, менеджеры — когда что-то забывают или чего-то не знают.

    Новые сотрудники — это значительно уменьшает время вхождения новичков в ход работы. Когда приходит новый сотрудник, то первым делом сажаю его читать определенный набор статей в Базе Знаний. И при этом он не отвлекает дорогостоящих специалистов от работы.

    В этой статье я, исходя из собственного опыта, постарался привести рекомендации по организации Базы Знаний как инструмента по повышению эффективности работы как отдельных сотрудников, так и всей компании в целом.

    В процессе подготовки статьи были использованы следующие источники:

    Алёна C++. Система контроля версий, багтрак и wiki

    С высоты птичьего полета /блог Сергея Орлика/. Средства Web 2.0 внутри предприятия — кому это надо?

    Wikipedia. Управление знаниями
    Реклама
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее

    Комментарии 14

      –1
      Если Вы учились в университете, то наверное должны хорошо знать, что ни одна, даже самая полная база данных не заменит живой передачи опыта и навыков.
        +1
        Живое общение не заменяется, а дополняется. По крайней мере внутренние документы должны лежать в определённом месте и рядом, что бы не выискивать у кого есть бумажная копия.
          +3
          Учился. Я нигде не писал что не нужна живая передача знаний. Но если знания хранятся только в головах, то ни к чему хорошему это не приводит.
            0
            Согласен. Возможно я не так выразился :)
            На моей практике выходило так, что данные собирались и копились, что, конечно, помогало новичкам. Но со временем актуальность базы поддерживать стало сложно, а у "Людей, Которым больше всех надо", как правило появлялись более важные задачи.

            Особенно заметна потеря актуальности в молодых, бурно развивающихся компаниях.
              0
              Это первая статья из цикла. В ней я написал следующее: Для того, чтобы организовать и развивать Базу Знаний есть всего лишь одно условие: необходим “Человек, Которому Больше Всех Надо”.
              На самом деле это не совсем так и я постараюсь осветить этот момент в дальнейшем.
              И уж точно управлять разросшейся БЗ на одном энтузиазме не получится.
              0
              Эмоции, единое эмоциональное поле - самый лучший транспорт для перемещения знаний.
            0
            расскажите подробнее о каталогизации собранных знаний. по каким критериям производится структуризация знаний? Особенно интересен вариант обширной базы.
              0
              Тут, как говорится, нет "серебряной пули". На текущий момент в процессе написания статья о моих наработках, но сроки ее публикации пока рано озвучивать.
              0
              Про ПО.
              Наверное лучше предварять Картами Ума.
              Сделанными любым ПО.
              Но с минимумом "графических рюшечек".
              Мне нравится минималистский http://www.bubbl.us
              Для быстрого "везда" в тему.
              А за ней уже Wiki.
                0
                  0
                  Еще бы найти ее в продаже
                  0
                  автор пишите еще! википедистов и "тех кому больше всех надо", причем в одном флаконе, немного. Но они есть! :)
                    0
                    Хороший проект для айтишников запустили: Прагматичный гайд по управлению знаниями
                      0

                      Я определённо "Человек которому больше всех надо" =) Инстинктивно каждый раз собираю информацию и раскладываю по полочкам. На текущем месте у меня есть уже целый свой собственный гугл-сайт по работе с рубрикатором и гиперлинками =)
                      Иногда коллеги пользуются моей информацией. Но пока, ни в одной компании я не встречался с серьёзным намерением создать базу знаний. Всегда "есть более важные дела", а платить целую ставку целому человеку "за такую мелочь", которая и денег то не приносит… =)
                      А потом: "Я же на позапрошлом собрании 2 недели назад — сказал" ну сказал и сказал =)))
                      Или: "Это есть в чате" — ага — каких-то полдня и я обязательно найду! =)

                      Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                      Самое читаемое