Привет!
Мы делаем системы электронного документооборота для разных компаний. Крупные банки, администрация Перми, разные производственные объединения и госкомпании. Расскажу об особенностях этой сферы и граблях, которые ждут за каждым углом. Преимущества систем электронного документооборота такие, что не поспоришь в сравнении с традиционной бумагой.
Но нет, одна из самых весёлых проблем – саботаж сотрудниками. Почему? Потому что когда внедрение кончится, руководителю будет лучше видно каждый конкретный документ (любой от любого сотрудника). То есть будет больше контроля. Говоря более простым языком – в частности, воровать станет куда сложнее.
Первый пример саботажа – это когда система документооборота вводится вместе с автоматизацией процессов одновременно. В этот момент народ глубоко возмущается «квадратно-гнездовым» способом и другими нововведениями и чуть ли не собирает митинги о том, что всё это от лукавого. Чаще всего наблюдается в удалённых филиалах, где впервые как-то приходит контроль. Решается, естественно, только волей одного из первых лиц компании, иначе все шансы застрять в межведомственных «разборках».
Вторая стадия – после внедрения, когда приходит отчётливое понимание, что надо работать прозрачно. В одной госкомпании пользователи даже писали трактаты, что не плавное открытие экранных форм системы способствует ухудшению зрения и развитию эпилепсии.
Но давайте начну с начала, с того, зачем вообще в России нужен СЭД, когда уже есть пачка бумаги, ручка, печать и дырокол.
Про опыт
Сразу скажу — у нас есть готовые проекты в атомной энергетике, вся бухгалтерия «М.Видео» крутится на базе собранной нами ECM-платформы, есть несколько опенсорсных проектов на базе Alfresco, например, один — для госучреждения с 250 пользователями. Ниже будут примеры решений для разных известных компаний, пока же расскажу про рынок.
Зачем нужен СЭД компании?
Во-первых, контроль. Кто, где и что сделал, кто не работал,. Как и любая автоматизация, СЭД решает такую задачу достаточно эффективно. Плюс видно детализацию того, кто и что делает до последнего человека в компании. Видно, где какой документ застрял и кто виноват.
Во-вторых, избавление от бумаги. На первое место сейчас выходят продукты и решения, которые позволяют экономить здесь и сейчас. Быстрее окупаются, быстрее показывают результат. Логистика бумаги дорогая, и если получается избавиться от печати и пересылки бумажных документов внутри группы компаний (холдинга), это уже существенное яркое достижение. За него инициатору вполне могут дать звезду героя и вообще карьерно отметить. Также многим интересен функционал рукописной электронной подписи (не ЭЦП, а той, когда клиент или сотрудник расписываются на электронном табло поверх изображения подписываемого документа). Это помогает принимать документы с различных мобильных устройств, плюс, как говорят западные коллеги, когда человек расписывается каждый раз, а не клацает кнопкой — это серьёзно повышает ответственность.
В-третьих, доступность информации. Любая важная для компании информация должна быть доступна в системе в любой момент, даже в том случае, когда сотрудник увольняется. Если вы никогда не искали бумажку на отгрузку вагона стали в компании с сотней заводов – вы не понимаете этой боли.
В-четвёртых, информационная безопасность. Сотрудники в принципе не должны хранить файлы, где им захочется, а хранить их в СЭД в нужных разделах. Важно защитить файлы не только, когда они хранятся на диске, но и когда они перемещаются, как внутри, так и за пределы компании. Для этого используются IRM-системы (Information Rights Management), они позволяют защитить документы за пределами периметра организации. Чтобы адресат прочитал файл, у него должны быть соответствующие права на дешифрацию.
Наконец, есть ещё важный аспект требований к СЭД — система должна быть удобной, чтобы сотрудники не бились головой об стену, а нормально в ней работали (иначе растёт уровень саботажа). Люди по умолчанию должны выбирать этот инструмент вместо того, чтобы пересылать файлы по почте или держать на локальном диске.
В частности, в этом направлении идет развитие корпоративных социальных сетей (тот же Jive также может решать эту задачу как корпоративная соцсеть компании). При интеграции корпоративной социальной сети, корпоративной почты и СЭД получается, что пользователям заметно проще сразу поставить документ в системе, чем отправить обычное сообщение.
Вендоры
В проектах СЭД мы строили решения как на западных, так и на отечественных платформах. Из западных ECM есть положительный опыт с EMC Documentum и с Alfresco. Первое — большая коммерческая платформа от большого вендора. Второе — компактная, но от этого ничуть не ограниченная, версия ECM с открытыми исходными кодами.
Из российских продуктов мы работаем с DocsVision и Directum. От западных ECM их отличает богатый специализированный для задач СЭД функционал. То есть стартовать проект внедрения и получить хороший результат можно значительно быстрее. Справедливости ради нужно сказать, что и над западными ECM существуют функционально развитые надстройки, облегчающие реализацию проектов СЭД. В КРОК, например, была построена такая надстройка над Documentum и Alfresco.
Есть ещё отдельный класс платформ, с помощью которых можно решать задачи электронного документооборота. Речь про BPM-платформы. Например, у нас договорооборот автоматизирован на K2+Documentum. BPM-платформа K2 Blackpearl отвечает за маршрутизацию электронных документов, которые размещаются в хранилище Documentum.
Кому нужен СЭД в РФ
Изначально в России систем электронного документооборота не было. Был дырокол. Потом появилась электронная нумерация входящих-исходящих (какой-никакой, а учёт), затем – хранение образов, потому что бумага часто терялась. То есть главным поводом тогда было создание электронного архива бумаг, бекап. Только в начале 2000-х началось движение по постановке именно процессов в электронном виде – того, что станет современными СЭД. Как раз в 2005 году начался наш проект в Перми, где всех чиновников надо было пересадить на СЭД. Поначалу там за руководителей работали секретари, потому что мало кто вообще понимал, что это и зачем, но железная воля самых главных приводила к тому, что постепенно каждая бумага и каждая копейка (утрирую) стали учитываться (представьте себе «радость» всех причастных). Поколение сменилось, — а система работает, но руководителям уже привычно. Кстати, там же мы внедрили юридически-значимую ЭЦП, что было достаточно сложно в то время.
У многих объём документов разросся настолько, что старый СЭД просто не тянет базу. Звучит смешно, но это достаточно часто – большая проблема для компаний со старыми внедрениями.
Довольно мало компаний сейчас ставят с нуля. Как правило, у крупного бизнеса уже есть какое-то решение. Если СЭД нормально внедрён, то он – подспорье для бизнес-процессов, либо вообще основанная система поддержания процессов. На нём всё держится в компании, и потому если вы стали большим бизнесом – у вас автоматически что-то такое уже есть. Если в системе электронного документооборота проблемы, то проблемы у всей организации.
Был, например, случай, когда компания осталась жить на СЭДе, который перестал развиваться 2-3 года назад. Нужны новые функции – а вендор их сделать не может. Где-то забивали костыли, где-то приколупывали внешние модули, где-то просто теряли часть процессов.
Одна из новых причин модернизации СЭД – это интерфейсы. Люди привыкли к фейсбукам-контактам, и СЭД для них должен быть таким же простым. Бывает, что затраты на обучение в какой-то момент перевешивают стоимость модернизации. А большая часть новых СЭД почти всегда уже юзабельные.
Примеры
Для федеральной службы государственной статистики (Росстата) мы делали модернизацию СЭДа, который у них уже был. Проект в Росстате был реализован КРОК на основе первого решения на базе EMC Documentum. Этап обучения сотрудников работе с системой был организован с помощью «облака» — Виртуального дата-центра КРОК. Из важного было достигнуто:
- Переход на безбумажный оборот (есть ряд особо важных документов, подписывающихся вручную, но их немного).
- Контроль статуса исполнения документов (что очень важно для большой организации). Благодаря принципу сквозного контроля руководящий состав получил возможность контролировать исполнение своих поручений на любой стадии и ступени организационной иерархии;
- Повышение производительности труда персонала (всё под рукой плюс подсказки-напоминания). Экономический эффект на каждого из них составляет 144 тыс. руб. в год;
Для Росавтодора мы внедрили систему электронного документооборота, рассчитанную на более чем 2000 пользователей. Решение имеет полный набор функций, необходимых для осуществления делопроизводства и архива. С помощью системы «Контроль исполнения договоров» сотрудники Росавтодора ведут учет заключенных государственных контрактов, контролируют выполнение подрядчиками своих обязательств, отслеживают сроки и объемы выполняемых работ, учитывают претензионно-исковую деятельность по контрактам. Важное: эффективная групповая работа по подготовке документов, налаженная коммуникация между центральным аппаратом и региональными подразделениями, высокая степень защиты информации, интеграция системы документооборота с системой поточного сканирования.
Для одного очень крупного банка мы внедрили систему на более чем 4000 пользователей центрального аппарата и территориальных филиалов. Система позволяет создавать и согласовывать различные формы заявок и маршруты их прохождения. В рамках проекта система интегрирована с HP OpenView ServiceDesk для синхронизации справочников информационных ресурсов, а также статусов инцидентов на исполнение заявок. Главный приоритет — сокращение времени подготовки и обработки документов.
В ОАО «НЛМК» мы сделали первое в России внедрение системы электронного документооборота под Linux. Это вообще наше первое внедрение, очень-очень давнее. Бизнес-приложение автоматизировало 100 рабочих мест административного аппарата. Единый формат документов и правильное архивирование и резервирование – тогда это было счастье для них.
Для одной очень крупной производственной группы из нефтегазовой сферы мы делали СЭД на более чем 4000 человек (примерно 6,5 миллиона документов в год).
Вот схема:
Использовано: СУБД Oracle Database 11.2.0.3, контент-сервер EMC Documentum Content Server 6.7 SP1, сервер приложений ORACLE WebLogic Server 11g 10.3.5, также EMC Documentum xPlore 1.2, ABBYY Recognition Server 3.5, WSO2 Enterprise Service Bus 4.5.1 и Pentaho Data Integration 4.4.0, плюс система управления бизнес-правилами IBM ODM 8.5. Интеграция с информационными системами заказчика: SAP ERP, 1С, АСВ НСИ, БОСС-Кадровик, ИСУП, банк клиент, система сканирования, почтовый и факс-сервер, Active Directory, OeBS, ЕСУИД (Oracle OIM).
Раньше там не было единой системы обмена, и поэтому производительность часто упиралась в бумажный обмен, конвертацию и вообще странные логистические вопросы. Плюс появились все прелести контроля и точного отслеживания.
Для себя (у нас более 2000 сотрудников и до 3000 проектов в работе в год, из которых – около 20% с бюджетом больше миллиона долларов) мы используем СЭД на базе Documentum и K2. Для упрощения согласования документов топ-менеджментом организована система напоминалок по почте с возможностью согласования по нажатию кнопки.
Параллельно для совместной работы над документами, их обсуждения и хранения, а также подгрузки напоминалок о днях рождениях используется корпоративная соцсеть Jive.
СЭД и Jive вполне могут быть интегрированы между собой для упрощения работы с документами (у нас этот процесс на начальной стадии). Соцсеть внедрялась примерно вот так:
Вот вид профиля:
И проектный вид:
Про рынок
Если смотреть на западную ситуацию, там рынок ECM растёт примерно на 8-10% в год. У нас похожий курс, но есть два больших принципиальных отличия: во-первых, по миру достаточно велика доля опенсорсных решений (а у нас к ним только-только начинают присматриваться), во-вторых, в среднем доля систем электронного документооборота в продажах ECM — примерно 40%, а у нас — 50%.
У нас в стране на начало 2014 г. насчитывалось более 6,25 млн рабочих мест, которые могут быть автоматизированы при помощи функционала ECM-систем. То есть конкретно в России потребности в платформах электронного документооборота еще не закрыты, рынок ещё будет развиваться и расти до стадии насыщения как минимум пару лет (с учётом текущей ситуации – больше, процесс замедлился).
Почему так? Достаточно просто, дело в том, что на этот рынок выходит средний бизнес. Лет, скажем, 10 назад был только вариант писать что-то своё, небольшое прикладное. Лицензия на готовый продукт была просто неподъёмной по цене. Сейчас есть возможность купить что-то вполне доступное и при этом полнофункциональное, либо собрать из опенсорс-компонентов (при наличии необходимой квалификации). Естественно, очень сильно на развитие систем электронного документооборота в России повлиял госсектор — там идёт большая движуха по электронному обмену между ведомствами, и в сравнении, опять же, с ситуацией 10 лет есть разница. Плюс работает естественный фактор географического распределения — далеко не на каждое предприятие в России из-за расстояний можно часто ездить лично, поэтому для крупных компаний становится важным повышать эффективность управления. То есть в первую очередь — видеть всех ответственных и избавляться от неконтролируемого бумажного обмена, сокращать срок поиска документов.
В кризис есть шансы на рост — внедрение СЭД может сократить затраты на печать, и существенно повысить эффективность процессов. Для кого-то кризис будет шансом наконец-то «протолкнуть» давно необходимую программу внедрения.
Резюме
Сейчас почти все понимают, что электронный документооборот важен. Многие хотят поставить систему ради экономии на той же логистике бумаги, многие — заместить дорогой импорт новым более доступным по цене решением. На практике замещают один импорт другим. Часто переходят с громких брендовых этикеток на опенсорс. Вендоры заворачивают опенсорс в российскую этикетку и называют это исконно русским продуктом. Рынок растёт (по крайней мере, рос до недавнего времени), поэтому приходит много игроков, рождающих целые группы косяков во время внедрений — от банального непонимания масштабов и нагрузок на разные точки инфраструктуры до недостаточных возможностей реагировать на изменение процессов заказчика.
Мы часто видим, как небольшие игроки пытаются пройти квест по состыковке данных в госкомпаниях при интеграции — там одна только задача получения данных в нужном формате может поставить крест на всей затее. Умеем работать, умеем показывать прототипы раз в неделю, умеем правильно договариваться — без опыта тут никуда. Умеем выдерживать огромную волну первых дней звонков в саппорт после внедрения, в конце концов. И только после полугода-года мучений видно, как процент просроченных документов, например, в госкомпании, начинает влиять на премию руководителя или чиновника — и как все процессы вдруг магически начинают крутиться быстрее.
Как-то так. Вот тут еще можно найти интересную статистику. Если интересно – задавайте вопросы, постараюсь рассказать о конкретных особенностях. Либо пишите на почту SPlaunov@croc.ru, если вопрос не для комментариев.
Ссылки
- «Тяжёлый» прикладной софт: будни разработки и внедрения
- Процесс постоянных изменений в компании: как это автоматизируется
