Файловое GTD или как правильно работать с файлами без стресса

    Работа с файлами не так уж проста, как может показаться на первый взгляд. Вот вы скачали один файл, вот вам прислали второй файл, а вот кучка документов как-то накопившихся за неделю. И вот через некоторое время становится тяжело найти что-то, что действительно надо, да и к тому же вы уже не можете толком вспомнить, а надо ли вам то что сейчас расстелилось перед глазами унылыми списками имен файлов.

    Да… ситуация более чем типичная, я уже не говорю про объем свободного пространства на диске, которого периодически начинает нехватать. А если же вы дошли до просветления и делаете бекапы, то наверняка эти самые бекапы будут содержать избыточную или ненужную вам информацию, жаль у меня нет статистики по процентам бекапа именно востребованной и нужной информации, и что-то мне подсказывает, что среди всего объема забекапленной информации это будет совсем небольшой процент. Билл, нам нужна система, да-да, простая система для организации файлов. Вполне естественно, что вы сразу не захотите никуда ни перемещать ни отправлять только что просмотренный или только что пришедший, но еще не открытый файл, это нормально, плохо то, что и в последствии с этим файлом тоже ничего не происходит, он остается так и лежать в том месте где однажды появился, и что за файл, зачем он нужен уже и стирается в закоулках памяти. Так было, конечно, и у меня. Потом наступает судный день и почти все файлы отправляются в корзину. Это неправильно. Давайте, я покажу систему, которая работает у меня и оттестирована на текущий момент по самое небалуйся.
    файловая система.

    Нам потребуются каталоги Inbox, Action, Incubate, Archive и Install, которые я рекомендую разместить либо на рабочем столе, либо в My Documents, в общем в самом популярном и удобном для вас месте.

    Inbox — для любой входящей информации.
    Action — каталог для файлов, с которыми вы будете работать в ближайшеее время, типично это файлы текущих проектов.
    Incubator- файлы, которые понадобятся через некоторое, возможно, продолжительное время или файлы, ждущие решения по их надобности.
    Archive — уже «отработанные» файлы, которые необходимо сохранить для истории. Сюда, как правило, попадают файлы закрытых проектов.
    Install — само собой НЕ свалка инсталляционных пакетов программ. Как я уже однажды отмечал, идеальная структура, которая доказала свою жизнеспособность пришла из структуры каталогов портов FreeBSD, типичные каталоги верхнего уровня: archivers, cdrom, finance, multimedia, misc, sysutils, windows. Каждый инсталляционный пакет помещается в соответствующий каталог с указанием версии программы. Например, nero 8 отправится в каталог c:\install\cdrom\Ahead Nero 8.0.4. Таким образом зайдя в каталог достаточно будет одного взгляда чтобы определить насколько свежая программа находится в инсталлах, и, при необходимости будет обновлена. Особенно удобна такая структура, если этими инсталляциями пользуютесь не вы одни.

    Inbox
    Все начинается с Inbox, да, это такой контейнер для хаоса, ежедневно поступающего на наши жесткие диски. В Inbox отправляется все, картинки, инсталляционные пакеты программ, вложения из писем, даже текстовые заметки я бы порекоммендовал также сохранять в Inboxе, т.к. к этим заметкам мы обязательно впоследствии еще вернемся. Итак, в Inbox попадает все что попадает на ваш компьютер в виде файлов. Не волнуйтесь о том что бы сразу сохранять файл в нужное для него место. Во-первых позже вы можете выбрать наиболее подходящее место для файла, во-вторых сэкономите время на выбор нужного каталога(да, я знаю о чем говорю, даже в windows vista навигация по каталогам в диалоге сохранения файла не самая удобная), в-третьих, вы не вырываетесь из текущего контекста работы для того что бы поразмыслить что делать с файлом, ведь в данный момент вы можете просто просматривать почту, а что бы отправить вложение в нужный каталог иногда необходимо открыть и просмотреть содержимое вложения, а это может вас втянуть в другой процесс, и разбор остальной почты либо затянется надолго, либо просто забудется. В общем, не парьтесь и сохраняйте все что к вам приходит в Inboxe.
    Самый ответственный момент наступает позже, когда нам нужно разобрать все входящее. Во-первых вам необходимо назначить четкое время для ЕЖЕДНЕВНОГО разбора Inboxa, пусть это будет время за утренней чашкой кофе, как только вы приходите на работу и садитесь за компьютер. Вы потратите всего 5-15 минут, а ощущение того, что новый день начат с чистого листа у вас будет прямо с утра и придаст силы и энергию для остальных событий дня. Очень важно завести себе это действие привычкой и не забывать и не откладывать в долгий ящик разбор инбокса, иначе в 5-15 минут на разбор вам уложиться будет сложнее и процесс уже не будет таким легким и приятным.

    Процесс разбора Inbox
    Итак, вот перед вами список файлов пришедших к вам за вчерашний день. Например, вот свежескачанный образ диска Ubuntu 8.04, который мы запланировали установить в конце недели, его еще нужно будет записать на диск. Если временем прямо сейчас мы располагаем, то можем ПЕРЕНЕСТИ образ диска в c:\install\ubuntu и начать запись диска на болванку прямо сейчас, если не сейчас, то ставим себе напоминание на нужный момент и выполняем это действие позже. Так, одним файлом меньше. Что следующее? Ага, вот два файла презентации от сотовой компании с новыми предложениями услуг. Открываем, бегло просматриваем, пока ничего из того что предлагают прямо сейчас нас не устраивает, но в будущем может пригодиться, поэтому переносим и сохраняем в папке archive\mts. А вот и следующий файл, это картинка которую прислал заказчик для публикации на сайте, который мы поддерживаем. Сайт является текущим проектом, по которому мы работаем постоянно, поэтому у проекта есть собственный каталог в каталоге action. Если мы хотим выполнить публикацию изображения прямо сейчас, то делаем ее и переносим файл в каталог action\OurSiteProject, если не сейчас, опять же, переносим файл, ставим напоминание на нужный момент и забываем о нем. Следующий файл. Мы пока не можем решить, нужен ли он нам сейчас или нужен будет завтра, в общем случае когда мы не можем определиться отправляем файл в каталог Incubate. Когда файл понадобиться вы легко сможете его там найти, ну а если через месяц не понадобился, то можете отправлять его смело или в корзину или в архив. Следующий файл, который вам попался на глаза — мусор, который мы сразу же удаляем.… и все, файлов больше нет, мы потратили меньше 10 минут и наш Inbox снова девственно чист и пуст!
    Отдельного упоминания заслуживают способы установки и пользования напоминаниями. Вы можете воспользоваться гениальным изобретением stiky notes, это такие бумажечки с клейким краем которыми как правило обклеены мониторы сотрудников в попытках самоорганизации (примечание — плохо подходит для ноутбуков '). Если вы постоянный пользователь компьютера, то можете выбрать из широкого спектра соответствующих программ-органайзеров, самой популярной из которых на сегодня является Microsoft Outlook, но лично мой выбор на сегодня — MyLife Organized. Если у вас постоянное высокоскоростное соединение с Интернет, то можете воспользоваться любым из онлайновых сервисов, лучшим из которых я для себя выделил сервис Remember the Milk из-за его богатейшего функционала. Если хотите, то можете себе по-старинке поставить крестик на руке шариковой ручкой %) В общем оставляйте напоминания где хотите и как хотите, главное что бы это были места, которые вы регулярно просматриваете.
    Заведите себе за правило заглядывать в Action раз в день, а в Incubator раз в неделю.

    И если после выполнения этих процедур у вас все еще останется гнетущее впечатление по поводу «потерянных» или не там сохраненных файлов — не переживайте, после привыкания и вырабатывания правильной привычки оно пройдет.

    Статья является кросс-постом из блога: nexus.org.ua/weblog/message/848
    Поделиться публикацией

    Похожие публикации

    Комментарии 56

      0
      хабракат
        +3
        спасибо, а то уже минусов нахватался :)
        +10
        скажите - я один такой дурак, что у меня вообще не возникает подобных проблем?

        порядок должен быть в первую очередь в голове, а не в файлах :)
          +1
          +много, а в статье предложен костыль))
          начинать надо(после головы конечно) с того, каким софтом ты пользуешься, что именно забивает хард, куда программы и ты сладируют эти самые файлы пр.

          мусор надо удалять, а не распределять равномерно по полу
            +1
            конечно, порядок должен быть в голове! Но чтобы он там был, нужно его наводить вокруг. Например, в компьютере :)
            0
            У меня для дистрибутивов отдельный раздел. Там по папкам тип ПО.
            Для музыки отдкльный раздел. Для скачаного с и-нета отдельный раздел. Для фотографий отдельный. плючы такого изза меньшей фрагментации данных. Ну и в FAR удобней нажать Alt+F1 + M чтобы перейти в раздел с музыкой.
            А так то статься полезная. Для тех кто сваливает все в одно место =)
              0
              Как по мне, так лучше substить, чем на разделы разбивать. А то в один прекрасный момент может оказаться, что раздел для фотографий уже забит, а на разделе с музыкой полно свободного места. И посмотрите на плагин Named Folders, возможно он окажется для вас полезным.
                0
                у меня на всех места полно =)
                Плагин посмотрю, спасибо
                  0
                  х, зачем плагины и пр.? юзерское меню в ФАРе для чего? или правый альт+цифра?....

                  а по поводу разделов - согласен. Когда-то и у меня было их штук 6, а сейчас к 2-3 "смержился", а то фильмы приходилось кидать в разные разделы или при нехватке места под что-то временно его высвобождать переносом с раздела на раздел.
                    0
                    х, зачем плагины и пр.? юзерское меню в ФАРе для чего? или правый альт+цифра?....
                    Правый Ctrl+цифра это хорошо, но их не хватает. А меню — мне например удобнее написать cd:alias, чем прыгать по меню, но это дело вкуса.
                      0
                      Только cd::alias, при назначении. А уже потом, да cd:alias.
                      Отличный плагин.
                0
                По мне так это не способ наведения порядка, а скорее способ расстановки приоритетов в процессе работы с файлами. Причём в такой структуре очень хорошо работает интуитивный поиск, т.е. можно с высокой долей вероятности "угадать" где находится тот или иной файл. А предложенные sticky notes или любые другие напоминалки позволяют определить как раз над какими файлами стоит в первую очередь поработать (active), а какие можно сброить "на потом" (Incubate, Archive).

                В этой структуре (при наличии постоянного безлимитного интернета) без надобности лишь папка Install. Ибо обычно новоскачанные программы стразу идут на установку (по крайней мере у меня).
                  0
                  Некоторые искать долго.
                    0
                    И вы их после этого удаляете? Какой ужас. :)
                      0
                      А у меня они иногда ждут установки по месяцу, валяясь на рабочем столе, а через месяц гордо сгнивают в никуда, минуя корзину. СОздал у себя на столе папку INBOX :)
                      +3
                      ... через неделю все эти порядки забываются и снова все как всегда :) помоему все это проходили )
                      можно убраться у меня на столе... все мы прекрасно понимаем, что надо все класть на место... но тем не менее мы регулярно видим на рабочем столе кучу бумаг :)

                      порядок должен быть в голове, да... тогда и на рабочем есте все будет нормально :)
                        0
                        На мой взгляд все проще и видится мне вот так:
                        порядок - в голове
                        на машине - UNIX-подобная ОС
                        под рукой - GNU coreutils
                          0
                          Все проще если у вас файлов нет :)
                          Зато когда они есть в избытке работу с ними необходимо правильно организовать.
                            0
                            Хотел было расписать как у меня устроен каталог ~, бэкапы и как я с этим работаю, но стало ясно, что мы всеравно друг друга не поймем. M$ посадил вас на запутанную fs, вы дальше все это запутываете, тосуя одни и те же файлы из одной файлопомойки в другую, тратя на это драгоценное время и клюкаете мышкой по каталогам в файловом менеджере, опускаясть до 5-ти каталогов в глубь и обратно. Нам определенно друг друга не понять.
                            Скажите хотя бы, почему Вы не хотите фильтровать почту по мейлбоксам автоматически при получении, сохраняя в них письма вместе с вложениями?
                          +2
                          Я обычно придерживаюсь немного не такой схемы. Есть каталог dowloads - там собираются всякие файлы, скачанные или же откуда-то скопированные. Есть каталоги music, video !program (чтобы была вверху списка при сортировке по имени, для дистрибутивов), documents (не люблю хранить документы в стандартных папках)... В результате любой файл/программу я могу найти быстро, не задумываясь о том а куда же я его приткнул.

                          Честно говоря был немного в шоке, когда знакомый искал недавно редактированные документы с помощью поиска по всему винчестеру о_О
                            0
                            Вас, вероятно, удивит тот факт, что ищущих недавно редактируемые файлы по диску большинство :)
                              0
                              Однако, у меня накопилось столько html информации, что не помешал бы добротный индексированый поиск по компьютеру.
                              Ставил googleDesktop - не помогает. 8-(
                              Пока побеждаю создавая тяжелые ветви каталогов.
                              0
                              Фишечку с восклицательными знаками я тоже использовал некоторое время. Пока после папочки !sort не появилась папочка !new, а потом папка !1, потом !!!1 и т.д. Неудобно.

                              А так я много раз пытался разобрать бардак на винчестерах - никак не получается :(
                                0
                                Я ее использую исключительно для !program :) и больше не тянет... Весь бардак собирается локально в downloads где периодически и чистится
                                  0
                                  Аналогично. Пробовал сначала в /tmp всё кидать, но частенько забывал потом в домашнюю копировать. На рабочем столе --- только иконки с ntfs-разделами, больше ничего.
                                  (ubuntu)
                                  0
                                  Помечаю важные каталоги цифрами, не более пяти:
                                  1_Входящие
                                  2_Буфер файлов
                                  3_Исходящее
                                  4_Библиотека данных
                                0
                                Работаю пока не на UNIX ОС. Но процесс таков:
                                Для Inbox у меня пространство рабочего стола - более быстро находится путь в любых диалоговых окнах, сбрасываются туда все файлы, что снимаю с почты или скачиваю с иннета.
                                В конце дня всегда разбираю эту кучу, взяв это за правило.
                                  0
                                  В *nix подобных системах есть достаточно развитые команды для поиска и работы с группами файлов фильтруя по всевозможным признакам прямо из командной строки. Однако правильная работа с файлами не зависит от выбора операционной системы, ибо в любой ОС можно из файлов создать хаос.
                                  +1
                                  У меня всё проще. Все входящие файлы сохраняются на рабочем столе. Далее я с ними либо работаю, либо складываю туда — где им место, либо удаляю.
                                    0
                                    Почему только я подумал о том, что если захламлять профиль пользователя, то станет тормозить даже мощный компьютер? Кроме того, увеличивая объем профиля, вы уменьшаете свободное пространство на системном разделе, что, опять же, приводит к тормозам.
                                      0
                                      Не вы один :) Еще одна неприятность, которая может подстерегать здесь: при переустановке системы и при удалении все относящихся к ней папок, можно легко потерять что-нибудб ценное... как-то сам потерял Избранное, после чего долго жалел и восстанавливал
                                        0
                                        Давайте обратим наш светлый взор на корпоративный сектор.

                                        * админских прав на комп нет, лишнего софта для захламления соответственно тоже.
                                        * как определить что именно бекапить из документов, если у одного документы на C у другого на D, у третьего на Z?
                                        * переустановка windows для таких машин дело крайне редкое. Один юзер ушел, другой пришел, сел за рабочее место, создал новый профиль автоматически и вперед, работать. И ничего переформатировать не надо.

                                        Ну а если взглянуть на домашний комп - то тут уже каждый сам себе злой Буратино.
                                        0
                                        Отказался от концепции раздельных системного раздела и раздела для документов в пользу оптимального использования дискового пространства, о чем даже у себя заметку написал http://nexus.org.ua/weblog/message/391/.

                                        В висте, например, основные пользовательские папки уже организованы по-дефолту: Музыка, Видео, Документы. Профиль для того, собственно и создается, чтобы отделить документы и настройки разных пользователей.
                                        0
                                        Спасибо за статью, есть интересные мысли.

                                        У меня примерно аналогично организован сам рабочий стол ОС:
                                        Верхний левый угол - аналог Inbox - сюда "сваливаются" скачанные и только что созданные временные файлы. Не обязательно чистить каждый день, визуально по мере накопления.
                                        Шапка рабочего стола - Incubator. Простой drag'n'drop мышкой и ждет расправы. Недалеко от него - в верхнем правом углу находится корзина, что бы далеко не ходить от инкубатора.
                                        Правый край - папки с какими-то проектами, долгосрочно-текущими делами (либо ярлыки к соответсвующим папкам на диске).
                                        Центр - Action.
                                        Архива как такового нет, нет времени что-то откладывать "на потом". Половина файлов для долгосрочного хранения перекидывается на винт другого компа.
                                        Ну а внизу располагаются ярлыки к программам.
                                          0
                                          А где можно взять структуру каталогов портов ФриБСД? Не предлагайте пожалуйста для этого ставить фрю, на это я пойти не готов )
                                          И сходная тема - не знает ли кто-нибудь Идеальной Структуры Каталогов Для Музыкального Архива? В особенности, если это файлопомойка не личная, а некоторого небольшого коллектива людей, т.е. их взгляды насчет жанра определенных исполнителей вполне могут отличаться
                                            0
                                            Близкую к Идеальной Структуре Музыки создает iTunes если выберете в меню пункт "Организовать библиотеку", что расфасует файлы по каталогам вида Artist->Album->Songs, а если у вас есть сборники песен, то галочка "Сборник" не даст Songs из Сборника забиться в другие каталоги.
                                            0
                                            вот только, имхо, хранить данные на системном разделе (как у вас сказано, в Моих документах, например) нельзя - в случае крэша все попортится
                                            а так довольно толково... только это ведь время от времени надо дефрагментацию проводить
                                              +1
                                              Тема так себе, но возможно кому-то будет полезен мой шоткат для Фара. На Ctrl-D создаёт папку с текущей датой.

                                              REGEDIT4

                                              [HKEY_CURRENT_USER\Software\Far\KeyMacros\Shell\CtrlD]
                                              "Sequence"="F7 $Date \"%Y-%m0-%d\" Enter"
                                              "DisableOutput"=dword:00000001
                                                0
                                                Инструкций: Сохраните текст, начиная с REGEDIT4 в файл с расширением .reg и запустите. После внесения изменения в реестр перезапустите Фар.
                                                0
                                                Не пойму, зачем так сложно сортировать дистрибутивы. И вообще, зачем большинство из них хранить.

                                                Одно дело - файловый сервер компании, например. Другое - собственный ПК. С огромной вероятностью, к моменту когда понадобится переустановить программу, уже будет новая её версия. Соответственно - дистрибутив будет заново скачан. "Крупного" ПО, которое тяжело скачивать заново, будет не так уж и много, соответственно его достаточно просто найти в каталоге с дистрибутивами БЕЗ какой-либо сортировки.
                                                  +2
                                                  А у меня рабочий стол — полная жопа и разбираю я его раз в три месяца, когда становится мало места.
                                                  Рабочий стол — очень удобное место, для хранения мусора, потому что я вижу его 1 раз — после загрузки компьютера, а компьютер я перезагружаю редко.

                                                  Для таких как я не нужны wallpapers — мы не видим рабочий стол :-) Мы работаем с файлами без стресса. Мы предпочитаем качать второй раз с инета, чем искать что-то на рабочем столе. Мы полностью довольны таким положением дел :-)
                                                    0
                                                    >Мы предпочитаем качать второй раз с инета, чем искать что-то на рабочем столе.

                                                    +1
                                                    К этому все идет.
                                                      0
                                                      есть такое )
                                                      рабочий стол начинаю разбирать когда не могу обнаружить на нем файл, помомучто он не влез на экран
                                                      0
                                                      Если постоянно что-то качается, что мешает раскладывать СРАЗУ файлы по местам где они могут хранится долго.
                                                      То есть по тематическому каталогу-архиву.

                                                      От дистрибутивов и программ, до рабочих макетов или смет.

                                                      А как будет внутри архива организована иерархия - уже другое вопрос.


                                                      И еще, очень полезны функции программ вроде DownloadMaster-а запоминать папки куда последние файлы сохранялись (выпадающий список последних) и делать текстовые описания для каждого скачанного файла.

                                                      Кстати в описании, помимо вашей ремарки или копи-паста описания с сайта источника, пишется еще и дата-время + источник (урл + реферрер) закачки.
                                                        0
                                                        IMHO если в инбоксе всего 3-5 файлов в день, такая система не нужна, их можно вместо инбокса и по другим путям раскидать :)
                                                        также, как и картинку, которую на сайт поместить надо - не всегда есть возможность оставить эту работу до следующего дня.

                                                        Тут есть важный момент - в вашей модели описано индивидуальное размещение объектов, но не учитывается, что вы можете (и скорее всего) быть связаны с другими людьми, командой. И Вам нужно оперативно этими фалами с ними делиться, не забывая соответствующие комментарии раздавать )
                                                          +2
                                                          Меня каталогизация по дате, типам и задачам давно уже не спасает, хочется как-то «семантизировать» процессы работы с файлами, добавить описания, тэги и связи на уровне файловой системы. У M$ был раньше подобный проект – WinFS, что с ним сейчас стало – неизвестно.
                                                          • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                                              0
                                                              Скорость современного интернета позволяет скачивать быстрее чем разбирать... И уже к вечеру не помнишь бывает -"нафига же я это скачал". И составление TODO по разбору текстов, файлов и книжек только засоряет TODO общий. Хотя конечно стараюсь сразу аккуратно все складировать. В результате вместо огромной мусорки "Download" у меня все разложено по полочкам и хорошо описано, только вот практической пользы от этого - нет особо... Красиво. И раз в год позволяет быстро скопировать и поставить софт кому-нить из друзей. :( Мозг не в состоянии все это усвоить, глаза прочесть, а руки понажимать :(
                                                              • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                                                  0
                                                                  Чем вам каталоги не теги?
                                                                    0
                                                                    Тем, что файл не может принадлежать сразу нескольким каталогам.
                                                                      0
                                                                      Очень даже может. Откройте для себя хардлинки.
                                                                        0
                                                                        Под NTFS символические ссылки как-то странно работают.
                                                                        Некоторые приложения, включая Windows Explorer при удалении софтлинка на каталог грохают все его содержимое, а при обращении к каталогу, содержащему символическую ссылку в зависимости от приложения возможно разное поведение: включение только этой ссылки или ее содержимого (например, при архивации будут включены все файлы из символических ссылок на каталоги).
                                                                        Так что пока в интерфейс Windows не встроят официальную поддержку символических ссылок – пользоваться ими не желательно. Неизвестно как себя поведет программа дефрагментации или антивирус и др. приложения, работающие с файловой системой.
                                                                          0
                                                                          Я говорил про жесткие ссылки, а не про символические ;) Хотя символические тоже работают хорошо, во всяком случае, если работать с ними софтом, который о них знает. Правда по отзывам под Vista и Explorer отлично работает с симлинками. Программа дефрагментации (Diskeeper) и антивирус (Symantec) отлично себя ведут у меня :)
                                                                    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                                                        0
                                                                        Во-первых, опять же, не симлинки, а хардлинки. Во-вторых, с помощью GNU Utils, которые есть под Windows тоже, можно достаточно удобно сэмулировать себе теги из каталогов. Безусловно, с помощью Windows Explorer работать с каталогами как с тегами не получится.

                                                                  Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                                                  Самое читаемое