Своя CRM система за 3 часа в Гугл-таблицах

В этом посте хочу поделиться опытом, как с помощью гуглдока можно создать CRM-систему, которая полностью будет закрывать потребности небольшой или средней студии ИТ-разработки.

Я сразу отказался от всех полуготовых решений, типа amoCRM (удобная, но нам рановато пока), ShugarCRM (кривая и медленная, вызывает невроз) и др., потому что я люблю, чтобы софт подстраивался под мой бизнес, а не бизнес-процессы подстраивались под софт (да и на первых порах нужно что-то по проще с низкой стоимостью внедрения). Так что — только гугл-док, только хардкор!



На создание этой системы ушло часа 3 — не больше. Давайте расскажу, как работает:

1. На листе «Активности» у нас исходные данные — мы указываем, все контакты по какому проекту, когда, что обсуждали и как изменился статус проекта. (Проекты, разумеется, выбираются из выпадающего списка — можно сделать кликнув по ячейке правой кнопкой -> проверка данных, и в графе «Правила» указать столбец со списком проектов, который у нас на странице «Лиды»)



2. Лиды — Это сводный лист со всеми проектами и статусами по ним. Взглянув на него сразу понятно, в каком состоянии продажи компании (даты последних контактов подсвечиваются в зависимости от свежести. Чем дольше не пинговал контакт, тем он белее) Это делается «Условным форматированием» во вкладке «Градиент»). Самое удобное, это то, что к каждому проекту подтягивается информация о последнем контакте и всегда видно, чем завершился последний контакт и чего ждать дальше.



3. Ну и, конечно, планирование: лист «План контактов». Тут все просто — пишем проект, дату будущего контакта и тему. Статус указывает, произошел контакт или еще нет, либо плановый контакт отменен.



На листе «Звонки на сегодня» уже поинтереснее в плане формул — выбирается с одной стороны все будущие контакты (а те, что на сегодня подсвечиваем цветом: в условном форматировании ставим, что условие равно =today() ) а во втором столбце подсвечиваем красным те, что просрочены. По формуле видно, что как только статус на странице с плановыми контактами изменится на «Проведен» или «Отменен», из списка пропущенных они уйдут.



Таким образом, чтобы всегда быть в курсе происходящего и видеть картинку по всем проектам, мне достаточно просто записывать результаты всех своих контактов, заполнять план контактов и отмечать, когда они произошли.

Скажу вам, что после начала учета видение бизнеса меняется кардинальным образом, как и подход к продажам. Контакты с лидами становятся периодическими и системными (а не только во время панических атак на тему «Мы скоро разоримся!111!!!!»).

Сам шаблон файла можете скачать тут.

Всем успешного ведения внутренних продаж!
Поделиться публикацией

Комментарии 28

    +7
    Хэштеги в метках. Милота какая :-) Не хватает #яумамыпрограммист #гольнавыдумкихитра
      +3
      Всегда любил простые, минималистичные решения конкретных задач, да еще и реализованных прикладными специалистами, а не программистами. Они есть квинтэссенция программного представления предмета.

      Сейчас вас, автор, будут пытаться убеждать, что вы велосипедодел, но вы не обращайте внимания, на хабре 90% народа болеют «гугломанией» и «современностеканьем».
        +1
        Спасибо за добрые слова!
        Но на сколько успел заметить, публика тут объективная.
        Что касается велосипедов и готовых решений — то тут руководствуюсь такой логикой: На одной чаше весов усилия по решению моей потребности теми инструментами, которые уже знаю, а на другой — поиск, изучение, тестирование и внедрение новых.
        Обычно выбираю то, что наиболее выгодно. Когда в похожей табличке по учету показателей бизнеса моего друга все начало дико тормозить, я переписал фотмулы, чтобы массивы перемножались не все на всех, а чтобы формула динамически считала только заполненные ячейки и перемножала их. Этого хватит на полгода-год, а потом, если сильно тормозить начнет и пределы оптимизации будут исчерпаны, то посмотрим в сторону 1С (убереги боже) или еще какой системы учета. А то гляди, может бизнес попрет, и сможет позволить себе разработку, то и свою напишем уже по-взрослому :-)
          0
          Взрослые дяди так и ведут бизнес: сначала просто и быстро, затем, если дело пошло в гору, переписывают и подстраиваются под требования. Просто среди программистов многие любят преждевременно оптимизировать то, что возможно завтра вообще не взлетит.
          0
          Да, помню деньки, когда программирование еще не было моим делом. Так одной небольшой фирме сделал всю бухгалтерию и учет товара на складах и магазинах в Excel. Было несколько файлов, и данные перетекали из одного файла в другой при необходимости.
          +2
          Вспоминается статья Джоэла Спольски о том для чего писался Excel и что при его написании планы по его доработке и, фактически, весь таск-трекер, велся в том же самом Excel.
          На мой взгляд, люди просто мало представляют себе возможности уже написанного софта и начинают переизобретать то, что уже давно есть.
          Вы, автор, молодец.
            0
            Да вам тут versus баттл можно устраивать https://habrahabr.ru/company/regionsoft/blog/329986/

            Конечно, поделка у вас так себе, и претензий к ней много. Но для первого раза кому-то может и сгодится.
              +1
              Статья интересная, но мне кажется, некорректно сравнивать таблицы и специализированные решения. Это как мерседес и ходули. Все зависит от задачи и ресурсов на ее решение.
              Табличные решения подходят на ранних стадиях бизнеса и могут дать очень много профита и такой контроль над бизнесом, который и в крупных предприятиях с дорогими решениями не всегда достижим.

              По поводу несовершенности решения — тут полностью согласен. Давно заметил, что лучший для меня путь — это создать первую версию с хоть какими-то показателями, а дальше в течении нескольких месяцев таблицы начинают перерождаться, оптимизироваться, дополняться. В общем, Agile — в действии
                0
                +1 коробочную\заказную CRM ещё надо внедрить, и этот процесс никогда не бывает безкровным, о чём интеграторы и разработчики предпочитают молчать в тряпочку…

                Сколько видел я акксессно-ёксельных велосипедов, у всех была общая черта, при всей своей неказистости. они таки ездили! В смысле ускоряли, а не тормозили бизнес…
              +1
              Что будете делать когда Гугл скажет, что больше не сможет добавить новых строк на лист «Активности»?
              Что будете делать когда выпадающий список проектов в столбце «Проект» не сможет вместить ещё одну строку?
              Список проектов для столбца «Проект» генерируется полностью автоматически или приходится поправлять формулу так, чтобы она при добавлении нового проекта включала нужный диапазон?
                0
                это совсем простые вопросы :-)
                1. Когда список активностей станет слишком большим, его можно будет скрыть. А если насколько большим, что не вместит один лист гугла (но я не видел еще нижнего края гугл-таблицы), то их можно будет просто вынести в другую таблицу, ведь список активностей актуален в небольшом временнОм горизонте.
                2. Проекты в выпадающем списке уже сейчас в шаблоне, который по ссылке, выбираются из справочников, а туда попадают только те, чей статус «Активен» :-)
                  +1
                  Сколько человек работает в этой «CRM»? Если больше одного, то как система себя ведёт при одновременном редактировании?
                    0

                    Сейчас редактирую только я, смотрят все посвещенные. Есть другая таблица, которую одновременно ведут 5 человек, проблем не было. Гугл показывает, что ячейка занята, значит нужно выбрать следующую

                      +1
                      Задумывались над созданием аналитики, воронки продаж или лога по одному проекту для анализа почему он застрял или соскочил?
                        0

                        Лог есть, для этого на листе активности можно отфильтровать записи по конкретному Лиду. Воронку ещё не считал, думаю, позже прикручу

                0

                Значения для подстановки Проекта в листе Активности почему-то ссылаются на диапазон в листе Справочники, хотя эти данные уже есть на самом листе Проекты.


                То есть сейчас, когда я добавил новый проект, я должен продублировать его название на листе Справочники чтобы я мог выбрать его на листе Активности.


                Но это только начало. Когда вы разберетесь, как подставлять данные, обнаружите, что в результате многократных вставок/удалений строк в таблице-источнике диапазон подстановки, который сейчас указан как 'Справочники'!A2:A1000, собьется на что-то типа 'Справочники'!A10:A986 и при добавлении в эту таблицу новых строк вы их опять не увидите в подстановке. В экселе это решается тем, что можно указать диапазон как 'Справочники'!A2:A$, но в гуглдоках такой возможности нет. А там придется вляпаться в Google Apps Script...

                  0

                  Значения для подстановки берутся из справочников, а туда попадают формулой с листа "лиды" и берутся только те, которые отмечены как "активные". Это сделал для того, чтобы проще было выбирать и список был короткий.
                  Также я сделал инструмент для своей ит-студии, у нас цикл продажи 4-6 месяцев. Не будет у нас 1000 проектов ближайшие 5 лет, а если будет, мы на совсем другие решения перейдем. Это же статья о том, как сделать CRM за три часа дня малого и среднего бизнеса, а не о том, как создать универсальную лучшую CRM на годы вперёд

                  0
                  Эл.таблицы — до сих пор самая популярная БД в мире. Добавлю, что файл того же OpenOffice — это БД с доступом по UNO API.
                    0

                    Примерно тоже можна сделать на phpmyadmin. Пойдет

                      0
                      Бедный ваш продавец
                        +1

                        Продавец это я

                        –1

                        Все начинают с таблиц
                        А вот когда вас станет несколько (ещё лучше конкурирующих), да каждый решит применить свои фильтры, а руководитель захочет отчёты, то вы планово перейдете в таблицы в какой-либо бд.
                        Причем одной из важных задач будет не перенос данных, а перенос сложившейся логики, которая притянута к гуглотаблицам.
                        Хотите делать своё — это хорошо. Даже свой велосипед — он свой и любимый. А вот в будущее лучше смотреть из расчета, что эти таблицы — это прототип, с помощью которого вы определите стартовый функционал вашей будущей crm


                        Ps crm — это не таблица и не бд, это в первую очередь идеология

                          0

                          Про идеологию согласен, именно поэтому сделал ее сам и так, как вижу правильным дня своего бизнеса. По сути важно только то, как вводятся исходные данные и какой уровень детализации этих данных. Все остальное это только удобное их представление, которое можно переделывать хоть каждый месяц, пока не найдется оптимальная модель для работы, а вот уже ее можно будет прогать по взрослому, либо настаивать под нее специализированные решения

                            +1

                            Дальнейшее следование идеологии повлечет за собой планирование (в том числе действий, необходимых для привлечения необходимого дохода/оборота), например на основании воронки продаж, и разработки вашей методики оценки затрат на каждого клиента (цифры показывают, что некоторые мозгоклюи — очень выгодные клиенты, а вот от некоторых зайчиков лучше бы отказаться)
                            В табличках это делается витиевато )

                              0
                              да, я жду с нетерпением того дня, когда таблица с клиентами, средний чек которых от 3 до 10 млн начнет не выдерживать переполнения, и придется переводить этот шестизарядный семистрел на полноценную CRM платформу :-)
                              Такие сложности не страшные :-)

                              А если серьезно, то считаю, что все должно быть своевременно. Страшнейший грех айтишников (а я сам из них и у меня целая студия) — это преждевременная оптимизация. Так хочется все заранее и наперед и по-хорошему сделать. А бизнесу в данный момент нужно совсем не много
                          +2
                          В середине-конце девяностых в Саратове был такой опсос — Саратовская Система Сотовой Связи. Абонентов у них на максимуме было что-то около четырех тысяч.

                          Биллинг был на Excel.
                            0
                            У меня такая была в эксцеле, 2001-2003 год. Как только вырастаешь -сразу ищешь более удобное решение. Но вариант да, приемлем и прост. Вполне может закрыть ИП или мелкий бизнес.
                              –1
                              Огромное спасибо! Я сам перепробовал множество разного софта в своей работе.
                              И сейчас перебираюсь полностью на инструменты гугла. ОТ использования продуктов микрософт отказался почти полностью.
                              С точки зрения системологии и инженерии продукты (сервисы) гугла построены оптимально.
                              Мне нужна система для лабораторного журнала при разработке сложной химической продукции — за 2-3 часа я сделал такую систему и тоже на таблицах Гугла. Специализированные решения от Agilent и иных *удаков имеют меньший функционал и крайне неудобны в работе.
                              Управление проектами уровня 2-3 млн рублей, государственное дофинансирование R&D работ 5-10 млн рублей, технические проекты уровня предприятия (5-10 млн рублей) — все прекрасно реализуется на GSuite.
                              Это с точки зрения бизнес-процессов. Инструмент модульный, простой, оптимальный.
                              В Аспекте работы командой или одиночкой: сначала есть таблицы и документы, делай сам. Потом я перешел на корпоративный вариант (платный, по 4 евро на рыло) — инструменты остались те же самые, просто возрос функционал. Читал недавно про более продвинутые планы — тот же подход. Все просто, ясно и шаг за шагом.
                              Главное — можно работать командой, дистанционно, одновременно. и НЕ НАДО «пердолить осла» с информатиками, чтобы получить такую возможность. Все работает БЕЗ приглашения каких то специалистов и танцов с софтом и железом.
                              в Аспекте функционала: есть все, что НЕОБХОДИМО. Рюшечки — можно допилить. Кстати, я вчера задумался (пока этап анализ идеи) над программой, которая бы реализовала систему MRP и остальной учетный функционал типа 1С, только на инструментах гугла. Не бух учет! А именно контролинг! В виде открытой платформы, модульной, причем со встроенными системами работы с технологиями финтех (блокчейн, DAO). Было бы очень прикольно нужно.
                              в Аспекте программирования:
                              основа — nonSQL базы данных. Что еще нужно лучше? А что ЕСТЬ реально лучше?
                              проблемы масштабирования решаются модернизацией инструмента до более высокой версии. Гугл, если что, вроде работает, как система, с немаленькой нагрузкой…
                              фреймворки для архитектуры — все есть
                              языки — какие не лень, те и применяй
                              работа на таблетах и телефонах — вроде как реализовано.
                              более-менее все стандартизировано — да.
                              система безопасности — тоже есть. Вопрос тут спорный, но есть простой критерий: проведите аудит своей локальной системы на том же уровне, что гугл — тогда можно сравнивать, кто лучше.
                              Как-то так…
                              Еще раз, огромное спасибо!

                              Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                              Самое читаемое