При переходе на СЭД компании, прежде всего, автоматизируют процессы канцелярии и договорной работы. Договорные и организационные документы есть во всех компаниях без исключения, и на рынке существует много готовых приложений для автоматизации связанных процессов. Но бывает, после автоматизации типовых процессов делопроизводства возникает необходимость автоматизировать специализированные, а готового приложения нет.
Основная деятельность компании Z — производство и продажа радиоактивной фармацевтической продукции. Покупатели — клиники, которые используют технологии ядерной медицины для диагностики и лечения онкологических заболеваний.
Процесс организации производства и отгрузки проходит в несколько этапов:
Связующую роль в этом процессе играют менеджеры отдела продаж, которые договариваются с клиниками о поставках, выдают задания на производство и контролируют отгрузки выпущенной продукции.
В процессе возникают следующие документы: договор с клиникой, заявка от клиники на поставку продукции, распоряжение на производство продукции, товарно-транспортная накладная на продукцию, счет, счет-фактура. Кроме того, существует график производства, который используют для оптимизации ежемесячного выпуска продукции на основе конкретных радионуклидов.
Основная проблема в том, что при подготовке документов менеджеры отдела продаж вводят большинство данных вручную, по нескольку раз. Все заявки заносят в журнал на продукцию, из которого потом вручную переносят информацию в базу Access. А именно: проверяют действующий договор и соответствие цены (при необходимости пересчитывают), выбирают контрагента, тип и количество препарата, дату отгрузки и дату заданной активности препарата. Далее вручную присваивают каждой фасовке тип и номер контейнера. На основании этих данных формируют товарно-транспортные накладные, распоряжение на производство и бирки для контейнеров. Для того чтобы подготовить нужные формы документов на основании графика производства, вручную подбирают оптимальную дату производства для каждого препарата. Менеджер готовит распоряжения на выпуск по каждому препарату вручную, даже если в одну дату запланировано производство нескольких препаратов на основании различных радионуклидов.
Параллельно менеджер выдает и контролирует исполнение заданий на производство, проверку качества и отгрузку продукции. При этом он ведет дополнительный журнал отгрузки, чтобы контролировать уход-приход многооборотной тары — свинцовых контейнеров для транспортировки продукции. Все в ручном режиме.
Логично, что такой процесс влечет за собой повышенные трудозатраты менеджеров отдела продаж, частым ошибках в документах и, как следствие, снижению эффективности всего процесса.
Кроме того, есть проблемы с безопасностью хранения данных и доступа к ним. Данные по клиентам, перечням продукции, ценам и упаковке на продукцию хранятся в Access-файле на сетевой папке отдела. Это решение не отвечает требованиям безопасности хранения и не дает возможности работать с базой нескольким пользователям одновременно. Нет бесшовной интеграции с договорной системой. Как следствие, менеджеры отдела продаж вынуждены использовать как минимум две системы: СЭД, где есть информация о заключенных контрактах, и базу Access, где есть информация о клиентских заявках по этим контрактам.
Поскольку компания эксплуатирует приложения СЭД на ECM/BPM-платформе, есть возможность на ней же автоматизировать процесс по управлению производством и отгрузками.
Компоненты, которые были созданы для работы приложения:
Во-первых, справочники с данными. Требовалось создать справочники по используемым в производстве радионуклидам, по продукции, по контейнерам, по автомобилям. Кроме того, внести изменения в структуру существующих справочников контрагентов и сотрудников.
Во-вторых, доработать существующие карточки документов и создать новые. С целью интеграции данных по поставляемой продукции с договорной системой доработали имеющуюся карточку договора. В нее добавили необходимые вкладки и поля с возможностью выбора нужной продукции из справочника.
В-третьих, создали новые карточки заявки на поставку, карточку распоряжения на производство, карточку графика производства. Появились нужные состояния карточек, настроили автоматическую маршрутизацию карточек по событиям и автоматическое заполнение данных в карточках из справочников. А также необходимые аналитические отчеты.
Основной принцип при работе сотрудника с приложением — однократный ввод данных. Менеджер вводит недостающие данные для формирования задания на выпуск препаратов в момент регистрации клиентской заявки. Он начинает формировать заявку с выбора контрагента, далее система автоматически подбирает действующий договор и список препаратов, которые по нему поставляют. Сотрудник указывает необходимое количество, дату отгрузки и дату активности препарата. Система автоматически определяет вид упаковки, номер контейнера, способ доставки, рассчитывает общую стоимость заказа.
На основании клиентской заявки система формирует распоряжение на выпуск продукции и выдает задания на производство препаратов. Оптимальную дату производства система подбирает сама на основании утвержденного графика производства. Параллельно система ставит задачи подразделениям, которые проверяют качество и радиационную безопасность продукции. После завершения выпуска препаратов и завершения выданных заданий система переводит карточку распоряжения в архивное состояние. По нажатию кнопки менеджером система формирует необходимые печатные формы товарно-транспортных накладных на продукцию, которые принимает служба логистики вместе с выпущенной продукцией.
Особые условия
Перед отправкой в клинику радиоактивную фармацевтическую продукцию упаковывают в многоразовый свинцовый контейнер. Всегда важно знать, что на складе есть запас. Для этого необходимо отслеживать отправленные контейнеры и контролировать их возврат из клиник. Для улучшения этого процесса реализовали отчет, который представляет информацию о местонахождении всех контейнеров и количестве свободных на складе. Система выделяет номер контейнера под конкретную поставку в момент формирования распоряжения на производство. Менеджер всегда точно знает, какие клиники и в каком количестве должны вернуть контейнеры.
Для удобства работы службы логистики реализовали отчет, в котором система представляет данные обо всех доставках. Сотрудники службы логистики всегда знают что, куда, когда и как требуется доставить.
По результатам проекта:
— отдел продаж исключил ошибки при подготовке необходимых документов;
— в три раза сократили трудозатраты менеджеров отдела;
— получили централизованный архив документов по отгрузкам.
Срок реализации проекта — 2,5 месяца.
Срок окупаемости с учетом сокращения численности сотрудников отдела продаж — 6 месяцев.
В ближайших планах:
— интеграция приложения с учетной системой для автоматического обмена данными;
— подключение модуля для потокового сканирования, распознавания и регистрации сопроводительных документов, которые возвращают клиники после приемки продукции.
Поскольку в основе любых приложений СЭД лежат три элемента: карточки, потоки работ и отчеты, то для реализации нужной логики потребуются удобные инструменты для работы с этими элементами, а именно:
Конструктор карточек и их состояний. При помощи этих инструментов в короткие сроки возможно разрабатывать новые и оперативно вносить изменения в имеющиеся карточки: рисовать нужные кнопки, вкладки, поля, всплывающие подсказки, — причем как в web, так и в Windows-клиенте; создавать необходимые состояния к карточкам. При помощи гибкой модели выдачи прав оперативно организовать доступ пользователей к нужным карточкам в нужных состояниях — вплоть до конкретных полей и кнопок.
Производительный workflow-модуль, конструктор процессов, коннекторы к внешним системам позволят эффективнее реализовать нужную бизнес-логику по созданию и маршрутизации карточек, управлять созданием и сменой состояний по событиям, автоматически заполнять поля в карточках, обмениваться данными с внутренними компонентами и внешними системами, формировать печатные формы документов.
Конструктор отчетов, который позволит собрать нужные данные из определенных полей карточек и представить их пользователю в нужной форме.
Реальная ситуация
Основная деятельность компании Z — производство и продажа радиоактивной фармацевтической продукции. Покупатели — клиники, которые используют технологии ядерной медицины для диагностики и лечения онкологических заболеваний.
Процесс организации производства и отгрузки проходит в несколько этапов:
- Клиники подают заявки на поставку продукции в рамках заключенных контрактов. Заявки могут быть в виде электронного письма, факса или звонка по телефону, — на усмотрение клиента.
- Менеджеры отдела продаж обрабатывают заявки и на их основе выдают распоряжения производственному отделу на выпуск продукции. Параллельно менеджеры дают распоряжения на проведение контроля качества продукции.
- Производственный отдел выпускает необходимые препараты, а службы контроля качества и радиационной безопасности затем проверяют их.
- В указанный срок служба логистики получает продукцию со склада для доставки клиентам.
Связующую роль в этом процессе играют менеджеры отдела продаж, которые договариваются с клиниками о поставках, выдают задания на производство и контролируют отгрузки выпущенной продукции.
В процессе возникают следующие документы: договор с клиникой, заявка от клиники на поставку продукции, распоряжение на производство продукции, товарно-транспортная накладная на продукцию, счет, счет-фактура. Кроме того, существует график производства, который используют для оптимизации ежемесячного выпуска продукции на основе конкретных радионуклидов.
Основная проблема в том, что при подготовке документов менеджеры отдела продаж вводят большинство данных вручную, по нескольку раз. Все заявки заносят в журнал на продукцию, из которого потом вручную переносят информацию в базу Access. А именно: проверяют действующий договор и соответствие цены (при необходимости пересчитывают), выбирают контрагента, тип и количество препарата, дату отгрузки и дату заданной активности препарата. Далее вручную присваивают каждой фасовке тип и номер контейнера. На основании этих данных формируют товарно-транспортные накладные, распоряжение на производство и бирки для контейнеров. Для того чтобы подготовить нужные формы документов на основании графика производства, вручную подбирают оптимальную дату производства для каждого препарата. Менеджер готовит распоряжения на выпуск по каждому препарату вручную, даже если в одну дату запланировано производство нескольких препаратов на основании различных радионуклидов.
Параллельно менеджер выдает и контролирует исполнение заданий на производство, проверку качества и отгрузку продукции. При этом он ведет дополнительный журнал отгрузки, чтобы контролировать уход-приход многооборотной тары — свинцовых контейнеров для транспортировки продукции. Все в ручном режиме.
Логично, что такой процесс влечет за собой повышенные трудозатраты менеджеров отдела продаж, частым ошибках в документах и, как следствие, снижению эффективности всего процесса.
Кроме того, есть проблемы с безопасностью хранения данных и доступа к ним. Данные по клиентам, перечням продукции, ценам и упаковке на продукцию хранятся в Access-файле на сетевой папке отдела. Это решение не отвечает требованиям безопасности хранения и не дает возможности работать с базой нескольким пользователям одновременно. Нет бесшовной интеграции с договорной системой. Как следствие, менеджеры отдела продаж вынуждены использовать как минимум две системы: СЭД, где есть информация о заключенных контрактах, и базу Access, где есть информация о клиентских заявках по этим контрактам.
Решение
Поскольку компания эксплуатирует приложения СЭД на ECM/BPM-платформе, есть возможность на ней же автоматизировать процесс по управлению производством и отгрузками.
Компоненты, которые были созданы для работы приложения:
Во-первых, справочники с данными. Требовалось создать справочники по используемым в производстве радионуклидам, по продукции, по контейнерам, по автомобилям. Кроме того, внести изменения в структуру существующих справочников контрагентов и сотрудников.
Во-вторых, доработать существующие карточки документов и создать новые. С целью интеграции данных по поставляемой продукции с договорной системой доработали имеющуюся карточку договора. В нее добавили необходимые вкладки и поля с возможностью выбора нужной продукции из справочника.
В-третьих, создали новые карточки заявки на поставку, карточку распоряжения на производство, карточку графика производства. Появились нужные состояния карточек, настроили автоматическую маршрутизацию карточек по событиям и автоматическое заполнение данных в карточках из справочников. А также необходимые аналитические отчеты.
Как стало
Основной принцип при работе сотрудника с приложением — однократный ввод данных. Менеджер вводит недостающие данные для формирования задания на выпуск препаратов в момент регистрации клиентской заявки. Он начинает формировать заявку с выбора контрагента, далее система автоматически подбирает действующий договор и список препаратов, которые по нему поставляют. Сотрудник указывает необходимое количество, дату отгрузки и дату активности препарата. Система автоматически определяет вид упаковки, номер контейнера, способ доставки, рассчитывает общую стоимость заказа.
На основании клиентской заявки система формирует распоряжение на выпуск продукции и выдает задания на производство препаратов. Оптимальную дату производства система подбирает сама на основании утвержденного графика производства. Параллельно система ставит задачи подразделениям, которые проверяют качество и радиационную безопасность продукции. После завершения выпуска препаратов и завершения выданных заданий система переводит карточку распоряжения в архивное состояние. По нажатию кнопки менеджером система формирует необходимые печатные формы товарно-транспортных накладных на продукцию, которые принимает служба логистики вместе с выпущенной продукцией.
Особые условия
Перед отправкой в клинику радиоактивную фармацевтическую продукцию упаковывают в многоразовый свинцовый контейнер. Всегда важно знать, что на складе есть запас. Для этого необходимо отслеживать отправленные контейнеры и контролировать их возврат из клиник. Для улучшения этого процесса реализовали отчет, который представляет информацию о местонахождении всех контейнеров и количестве свободных на складе. Система выделяет номер контейнера под конкретную поставку в момент формирования распоряжения на производство. Менеджер всегда точно знает, какие клиники и в каком количестве должны вернуть контейнеры.
Для удобства работы службы логистики реализовали отчет, в котором система представляет данные обо всех доставках. Сотрудники службы логистики всегда знают что, куда, когда и как требуется доставить.
По результатам проекта:
— отдел продаж исключил ошибки при подготовке необходимых документов;
— в три раза сократили трудозатраты менеджеров отдела;
— получили централизованный архив документов по отгрузкам.
Срок реализации проекта — 2,5 месяца.
Срок окупаемости с учетом сокращения численности сотрудников отдела продаж — 6 месяцев.
В ближайших планах:
— интеграция приложения с учетной системой для автоматического обмена данными;
— подключение модуля для потокового сканирования, распознавания и регистрации сопроводительных документов, которые возвращают клиники после приемки продукции.
Рекомендации при выборе СЭД
Поскольку в основе любых приложений СЭД лежат три элемента: карточки, потоки работ и отчеты, то для реализации нужной логики потребуются удобные инструменты для работы с этими элементами, а именно:
Конструктор карточек и их состояний. При помощи этих инструментов в короткие сроки возможно разрабатывать новые и оперативно вносить изменения в имеющиеся карточки: рисовать нужные кнопки, вкладки, поля, всплывающие подсказки, — причем как в web, так и в Windows-клиенте; создавать необходимые состояния к карточкам. При помощи гибкой модели выдачи прав оперативно организовать доступ пользователей к нужным карточкам в нужных состояниях — вплоть до конкретных полей и кнопок.
Производительный workflow-модуль, конструктор процессов, коннекторы к внешним системам позволят эффективнее реализовать нужную бизнес-логику по созданию и маршрутизации карточек, управлять созданием и сменой состояний по событиям, автоматически заполнять поля в карточках, обмениваться данными с внутренними компонентами и внешними системами, формировать печатные формы документов.
Конструктор отчетов, который позволит собрать нужные данные из определенных полей карточек и представить их пользователю в нужной форме.
