Личная База Знаний и организация данных при работе по проекту

    Оригинал публикации доступен по ссылке
    http://www.cmsbitrix.ru/notes/note.php?ID=517

    Введение

    При работе по проекту, например, при разработке сайта на Битрикс, накапливается различная информация: контакты участников проекта; электронная переписка; учетные записи и т.п.
    Основная проблема – сохранить записи и материалы по проекту в удобочитаемом, организованном виде и формате, удобном для обмена данными.
    В данной публикации я расскажу, как у меня организована технология сбора, обработки и хранения информации по проекту.


    Инструментарий для работы с информационным массивом

    Прежде чем начать, вначале приведу список используемых средств:

    TheBat Pro – почтовый клиент для работы с почтой и связи с участниками проекта.
    www.ritlabs.com
    QIP – ICQ-клиент, используется для оперативных переговоров с участниками проекта.
    www.qip.ru
    Microsoft Outlook – для хранения контактов, задач, записей в календаре и заметок.
    office.microsoft.com/ru-ru/outlook/FX100487751049.aspx
    Плагин SaveCHM для Internet Explorer – для сохранения страниц в браузере в CHM-формате.
    www.yarix.by.ru
    Мобильный телефон Sony Ericsson K550i со встроенным Bluetooth, MicroSD-слотом и фотокамерой на 2 МП.
    www.sonyericsson.com/cws/products/mobilephones/overview/k550i?cc=ru&lc=ru
    MyPhoneExplorer – для обмена данными с мобильным телефоном SonyEricsson K550i.
    www.fjsoft.at/en
    Винчестеры Seagate: Momentus 2.5 на 320 Гб для хранения переносимых данных и Barracuda 3.5 на 320 Гб для резервного копирования первого.
    www.seagate.com
    КПК Asus 696.
    ru.asus.com/products.aspx?l1=8&l2=0&l3=0&l4=0&model=1559&modelmenu=1
    Microsoft ActiveSync – ПО для синхронизации данных на компьютере и КПК.
    www.microsoft.com/rus/windowsmobile/activesync/default.mspx

    Основные части информационного массива проекта

    Контактная информация и учетные записи
    Как правило, это контакты заказчиков, их представителей, специалистов и сотрудников, привлеченных к работе над проектом.
    Учетные записи в большинстве случаев: информация для доступа к сайту по FTP, SSH; MySQL-настройки для скриптов, доступ к MySQL-интерфейсу; настройки электронных ящиков для сайта; коды сервисов статистики и партнерских программ и т.п…
    Тематические и нетематические материалы, связанные с работой по проекту.
    При разработке сайта всегда приходится приходится решать различные технические проблемы, связанные с реализацией возможностей сайта. Либо они разрешаются сразу, либо совместно с техподдержкой Битрикс, либо приходится искать информацию для их решения в интернете. Иногда бывает, что во время поиска решения находятся материалы, которые не имеют отношения к проекту, но могут пригодиться в будущем.
    Материалы для сайта. Электронная переписка.
    Техническое задание, дизайн страниц сайта (как правило, в формате графических редакторов), готовая HTML-верстка, документы с описанием разделов сайта, информационные материалы для наполнения сайта и т.п…

    Контактная информация и учетные записи

    Для хранения контактной информации и учетных записей используется Microsoft Outlook 2007.
    Карточки в разделе «Контакты» делятся на 2 группы: «Название проекта (контакты)» и «Название проекта (информация)».
    Первая группа предназначена для хранения информации по людям, участвующим в проекте. Например, заказчик, представитель заказчика, дизайнер, программист и т.п. Вторая — для хранения информации по проекту. Это — учетные записи для доступа по FTP, SSH, MySQL, коды статистик, коды партнерских программ и т.п.

    Названия групп указываются в поле карточки «Компания». Сама группировка карточек и их вывод осуществляется по тому же полю. Таким образом осуществляется группировка вывода всех записей по одному проекту. Но если число карточек менее 7-10, то их можно не разбивать на две группы, а свести все в одну группу «Название проекта».

    Кроме стандартных полей карточки контакта, для хранения фрагментов переписки, фотокопий материалов, файлов-приложений используется поле «Заметки» В данном поле у меня хранилось около 0.5-1Мб текста, до 5 файлов-приложений общим объемом до 5Мб, до 5-7 фотографий до 1024x768 пиксель общим объемом до 2-3Мб.

    В Microsoft Outlook 2007 по сравнению с Outlook 2003, более корректно осуществляется перенос из буфера обмена копии фрагмента html-страницы с сохранением стилей, картинок и оформления, улучшены возможности по вставке картинок, файлов-приложений, увеличен объем хранимой информации для поля «Заметки» и др.

    Для учетных записей доступа по FTP, SSH, Mysql и MySQL-настройки для скриптов создается одна карточка с названием вида FTP:SSH:MyQL: Название проекта. В начале поля «Заметки» указываются наиболее часто используемые данные по доступу. Сопутствующая переписка с провайдером и иными лицами по логинам и паролям добавляется в конце этих данных с указанием даты, адреса и темы письма. Для паролей указывается дата, когда он был активирован. При указании нового пароля старый пароль сохраняется.

    Пример карточки для доступа для FTP, SSH и MySQL

    FTP
    Address: XXX.XXX.XXX.XXX
    Login: login
    Current password: password1 2008-05-25
    Old password: password2 2008-05-12
    FAR string: project:password@XXX.XXX.XXX.XXX/

    MySQL
    URL: www.project.ru/phpMyAdmin
    Login: login
    Current password: password1 2008-05-25
    Old password: password2 2008-05-12

    SSH
    URL: www.project.ru
    Login: login
    Current password: password1 2008-05-25
    Old password: password2 2008-05-12

    Для MySQL-скриптов
    $DBType = «mysql»;
    $DBHost = «XXX.XXX.XXX.XXX»;
    $DBLogin = «login»;
    $DBPassword = "*******";
    $DBName = «name»;

    2008-05-25
    hosting@provider.ru
    Provider Info for www.project.ru

    Здравствуйте!

    Сообщаем, что изменены параметры для логина login

    Новый пароль: password1


    Web отдел компании Provider.
    hosting@provider.ru


    Для остальных записей заводятся отдельные карточки. Слова в названии разделяются двоеточием, чтобы можно было осуществлять быстрый поиск по слову.

    Накапливаемая информация в Outlook синхронизируется с КПК. Это дает возможность быстро просмотреть информацию по учетным записям при работе удаленно или с чужих компьютеров.

    Тематические и нетематические материалы, связанные с работой по проекту.

    При работе над проектом периодически возникают проблемы, для решения которых приходится обращаться в Техническую Поддержку (далее ТП). Как правило, проблема благополучно разрешается, все рады – как разработчик, так и ТП.

    Проходит полгода, разработчик чешет в затылке — Что-то такое я уже делал, вспомнить бы только, где это было. Результат – потрачено слишком много времени для поиска решения. А ведь этого можно было бы избежать, если бы после успешного решения проблемы было бы потрачено около 5-10 минут на подведение итогов работы по проблеме. Всего-то – добавить карточку в «Контактах», в названии карточки описать суть проблемы, привязать по полю «Компании» к проекту, а в поле «Заметки» вставить текст обращения в ТП из браузера. Обязательно в самом начале вставить ссылку на само обращение, чтобы, при необходимости, посмотреть оригинал, так так туда может добавлена новая информация.

    Аналогично, если по проблеме была какая-то переписка или обсуждение в других местах: на форуме, частном обсуждении и т.п., то в карточку добавляются фрагменты переписки с указанием ссылки на источник и датой добавления информации.

    Кроме того на рабочих совещаниях по имеющимся в электронном или печатном виде материалам создаются дополнительные материалы. Обычно это наброски от руки, рукописный текст и т.п… Переводить в электронный формат сканером или перепечаткой с перирисовыванием — все это долго и затратно по времени, поэтому проще переснять подобные материалы фотокамерой мобильника.

    Лично я использую SonyEricsson K550i с фотокамерой на 2 мегапикселя. Фотография листа бумаги А4 с текстом, соответствующим Arial, размером 10, вполне читабельна на как на экране монитора, так и в печатном виде. Переснятые документы импортируются через Bluetooth-адаптер с мобильного на компьютер и раскладываются по папкам, вставляются в задачи и контакты.

    Также мной используется плагин для Internet Explorer SaveCHM, который сохраняет страницу в браузере в CHM-формат. Полученный файл легко читается на любом компьютере с операционной системой Windows и на КПК с Windows Mobile. Накопившиеся CHM-файлы сортируются и копируются в папку проекта. Если же в ходе работы попалась интересная информация, не имеющая отношения к проекту, то она тоже сохраняется в виде CHM-файла. В свободное время она прорабатывается, комментируется и информация заносится либо в «Задачи» с напоминанием, либо в «Контакты».

    После окончания работ по проекту, часть записей переводится в группу «Битрикс. Решенные проблемы». Таким образом, у меня формируется личная База Знаний, которая позволяет потом с минимальными затратами времени применить полученные решения при работе над другими проектами. Кроме того, при работе совместно с другими специалистами достаточно просто сохранить карточку в rtf-формате и переслать любым способом. В полученном файле будет сохранена не только текстовая информация, но и графика и приложенные файлы.

    Примечание: Если к записям в Outlook (Задачи, Контакты, Календарь) вставлять как приложения файлы, то встроенная система безопасности может заблокировать к ним доступ, что иногда приводит к их потере. Часто это бывает с CHM-файлами. Поэтому все файлы, которые вставляются в карточки как приложения, также сохраняются и в папке «My Documents».

    Материалы для сайта. Работа с электронной перепиской.

    В большинстве случаев это скриншоты страниц дизайна, исходники дизайна в формате .psd, .cdr, .ai и других форматах. Характеризуются большими объемами, от 2 до 500Мб. Для их хранения используется мобильный винт 2.5. На сегодняшний день это Seagate Momentus SATA-II на 320Гб. Для него пришлось специально покупать мобильный бокс с заявленной поддержкой SATA-II, т.к. из-за повышенного энергопотребления и неполной совместимости с SATA-II до SATA-I мобильные боксы SATA с винтами SATA-II иногда не работают — будучи подключенными к компьютеру, периодически пропадают из списка винтов.

    Организация файловой структуры материалов:

    My Documents
    Название проекта 1
    Backup
    2008-08-11 – Резервная копия БД
    2008-08-10 – Резервная копия сайта
    Materials
    2008-08-04 – Документы по структуре сайта
    2008-08-06 – Новый дизайн главной страницы
    ………
    Название проекта N
    Backup
    ………
    Materials
    ………
    Outlook


    Задачи папок вполне понятны из названий. При добавлении новых материалов в имени новой папки сначала указывается дата добавления и кратко характеризуется ее содержимое.

    Папка Outlook содержит служебные файлы программы Outlook – контакты, задачи, архив и т.п. Сам Outlook был настроен таким образом, чтобы файлы с данными хранились в папке My Documents.

    Рабочий компьютер содержит папку My Documents с вышеупомянутой структурой. В конце рабочего дня вся папка копируется на мобильный винт (каждый день). Дома она же копируется на компьютер в ту же папку My Documents (2-3 раза в неделю или чаще, по мере необходимости). Потом весь мобильный винт 2.5 целиком копируется на винт 3.5 на настольном компьютере (1 раз в неделю).

    Во время работы по проекту накапливается электронная переписка по почте и ICQ. Диалог по аське обрабатывается сразу после окончания, электронная почта тоже сразу или ближе к концу дня. Если это комментарии и замечания по проекту – то все идет в «Задачи». Создается новая задача или добавляется в задачу «Текучка: Проект 1». Если это частный разговор, с полезной информацией – то он добавляется в поле «Заметки» контактной карточки того лица, с кем был разговор. Если же привязать разговор к карточке человека нельзя, то обычно создается карточка по проекту с названием «Общая ситуация» или «Заметки» и все добавляется туда.

    Для получения и хранения электронной почты используется IMAP-протокол. В результате почта хранится у провайдера на сервере, а на различных компьютерах (работа и дома) через TheBat осуществляется синхронизация с почтовой базой хранящейся у провайдера. Также важно наличие веб-интерфейса для почты у провайдера, чтобы иметь возможность просмотра почты практически с любого компьютера. Также очень хорошо, если есть доступ по https-протоколу – этим повышается уровень безопасности работы с почтой. Таким образом, отсортировав и разложив письма по папкам на работе, я дома получаю то же самое, в отличие от почты для хранения которой используется POP-протокол. Для ограничения доступа сторонних лиц в почтовых клиентах TheBat на используемых компьютерах для почтовой базы включено шифрование и доступ по паролю.

    При завершении работы по проекту в соответствующую папку в My Documents копируется резервная копия почты, содержащую переписку по проекту. Поскольку TheBat не позволяет делать резервные копии отдельных папок почтового ящика, то приходится сначала делать резервную копию всего ящика, затем удалять все письма, не относящиеся к проекту, затем создается резервная копия ящика для хранения в архиве и только после этого почта восстанавливается из первой резервной копии. После этого папка с перепиской по проекту удаляется. К таким вывертам приходится прибегать, так как иногда приходится передавать почту другим сотрудникам и нежелательно давать доступ к другой почте, помимо проекта. В материалы также копируется вся история переписки по QIP.

    Итоги

    При такой организации дела у меня:

    Всегда есть в наличии все текущие материалы по проекту.
    Готов предоставить всем или отдельным участникам проекта необходимую информацию по проекту с минимальными затратами времени.
    Есть быстрый доступ ко всем учетным записям проекта как с компьютера, так и с КПК.
    Возможность работы практически на любом компьютере.
    Надежность хранения информации – максимум, что я могу потерять – это материалы за 1-2 рабочих дня.

    Рекомендуемая литература

    Данная организация получения, обработки и хранения информационного массива организовывалась и развивалась не на пустом месте. В этом мне немалую помощь оказали книги Глеба Архангельского:

    Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007
    Тайм-драйв: Как успевать жить и работать
    Организация времени
    На мой взгляд, практическую работу можно начинать с книги «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007», далее обобщить накопленный опыт в ходе ее освоения при помощи «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать». И уже потом, для общего развития и применения в работе, ознакомиться с книгой «Организация времени».

    Если хотите повысить эффективность организации времени и своей работы, то их лучше прочитать не по «диагонали», а проработать серьезно, с ручкой и маркером для пометок. Не романы Дарьи Донцовой читаете, в конце концов. ;-)

    Конечно, перестроить всю свою работу по-новому непросто, поэтому лучше начинать с малых шажков. Например, перевести контакты в удобоваримый вид, затем приучиться организовывать хранение данных в удобном виде и т.д. и т.п. Как говорят китайцы – «Путь в 1000 ли начинается с первого шага».
    Поделиться публикацией

    Похожие публикации

    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее
    Реклама

    Комментарии 5

      0
      неплохо конечно все описано, расписано, но много воды и мало нового, честно говоря ожидал увидеть от вашего блога нечто большее, ну например какую-то программку, которая импортирует данные за весь день из e-mail'а из qip'а, указанные папки, файлы… и делает ежедневный архив..., но, честно говоря, даже не представляю есть такая прога(
        0
        На сегодняшний день такая задача недоступна никаким программам. С этим справиться может только искуственный интеллект.
        Ну какая программа сможет определить, что в диалоге по аське вырезать, а что пропустить, без помощи человека?
        Кроме того, речь шла об _организации работы_. Но никак уже не о программах-архиваторах.
          +1
          … конечно это не простая программка получается, но вполне реальная.
          как определить что в диалоге в аське вырезать? — просто возможность выбора из этой программки юзера icq, далее показать историю сообщений за день и выбрать из нее нужное…
          эта прога ничего сверхъестественного делать не должна, — просто возможность сбора информации и ее структуризация, ну и хранение.)
            0
            Ну а что мешает использовать тот же самый jabber, свой почтовый сервер и SVN. Написание соответствующей тулзы займет конешно время, но эффект будет достигнут. Ну и внутренний WIKI для инфы по проектам.
            0
            Да, целиком проприетарный набор: через строчку идут варианты борьбы с ограничениями софта :)
            Впрочем, очень интересно было почитать про рабочий вариант ГТД+вики.

            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

            Самое читаемое