Как стать автором
Обновить

Моя безбумажная технология

GTD *
Я имею дело со множеством бумажных документов. Как ни стараюсь избавляться от бумаг, мне все равно приходят выписки из банка, извещения из пенсионного фонда, официальные письма, я заключаю договора в частном порядке, не говоря уже о работе, где количество изводимой бумаги зашкаливает.

Я отдаю себе отчет, что перебирание бумажек не главное в моей жизни, так что разбор корреспонденции у меня по приоритету болтается где-то на последних местах. В принципе, дела и так делаются, жизнь продолжается, так что можно было бы и не париться насчет бумажек. Как там говорится, «джентльменам верят на слово», что ли, но, к сожалению, далеко не все вокруг меня подпадают под категорию людей, слову которых стоит верить. А существенная часть бумажек, оседающая у меня, может быть классифицирована как «договор в простой письменной форме», или как акты исполнения обязательств. Соответственно, хотя бы до полного выполнения обязательств, их стоит хранить.

Пару раз поимев острое желание дотянуться зубами до своих локтей как раз из-за отсутствия/потери/уничтожения заветной бумажки формата А4, я задумался о создании своей технологии обращения с бумагами, которая позволит иметь нужные бумаги всегда под рукой, в тоже время не обременяя себя лишними телодвижениями и умственным напряжением. Вариант с кучей папок с наклейками, по которым я должен рассовывать отсортированную макулатуру, у меня не прижился, несмотря на все мои героические усилия.

Вниманию предлагается новый метод, учитывающий мою крайнюю лень и неорганизованность. Приводимый ниже конспект существует у меня в Google Docs, а причина, почему я выкладываю его на всеобщее обозрение, является желание получить ценные отзывы и обменяться опытом с теми, кто испытывает такие же проблемы.

Цели:


Избавиться от гор бумаги на столе и в разных других местах.
Исключить утерю документов.
Сделать это максимально удобным способом.

Задачи:


Сканировать все бумажные документы, попадающие к мне.
Сохранять оригиналы важных документов.
Классифицировать сканы документов.
Иметь возможность быстро найти оригинал документа.
Исключить вероятность потери документа.

Процедура:


Сканировать все документы.
Распихивать сканы по папкам на компьютере.
Записывать имя файла и дату на стикере и наклеивать на документ.
Складывать все документы в одну коробку по порядку (согласно номеру на имени файла).

Проблемы:


Некоторые документы нужно будет извлекать для каких-то действий с ними, например, учредительные документы на фирмы, договора банковских счетов и пр.
Не все оригиналы документов имеют одинаковую ценность. Не все документы нужно хранить одинаковое время.
Невозможно индексировать для поиска.
Документы бывают личные и рабочие.

Пути решения:


Завести 4 лотка на столе: 2 лотка для личных и 2 — для рабочих документов: в один складывать документы, призванные храниться более года, в другой — до года. По мере заполнения перекладывать в одноименные коробки.
Через произвольные периоды времени распознавать сканы FineReader'ом в pdf (без проверки орфографии) и сохранять под тем же именем в той же папке.

Ещё проблемы:


Документы могут попадать в дом через меня и через жену. Как обрабатывать документы жены, относящиеся к рабочим, например?
Ответ: Договориться, кто какие документы вводит.

Мало места на столе, куда ставить сканер?
Ответ: www.ikea.com/ru/ru/catalog/products/50086690

Что, если на документ нельзя лепить стикер (всякие учредительные документы и т.п.)?
Ответ: 1) Лепим Post-It и на нем ставим штамп с датой и номером или 2) вкладываем в папку-карман и на нее лепим стикер.

Как понять, в какой из коробок (до года или дольше) лежит документ?
Ответ: видимо, из содержания документа.
Теги:
Хабы:
Всего голосов 48: ↑33 и ↓15 +18
Просмотры 2.1K
Комментарии Комментарии 28