Реализация семейной бухгалтерии при помощи Google Sheets, жевательной резинки и скотча

  • Tutorial
Скоро новый год, и, как и в прошлом году, одним из самых актуальных вопросов для любой семьи остается вопрос «куда уходят деньги?». Все мы периодически задаемся этим вопросом, и очевидно, что для его решения нужна внутрисемейная финансовая отчетность (как для любой организации). Я пытался использовать бухгалтерские программы desktop, а также мобильные приложения, но так и не нашел подходящего решения. Есть хорошие бесплатные программы, но у них, как правило, нет функции совместного доступа, а платные требуют покупки лицензии для каждого пользователя. Полный набор критериев, который сложился у меня, и который хотелось бы видеть в программе для ведений семейной бухгалтерии:

  • должна позволять вносить данные о расходах нескольким пользователям
  • должна обладать гибким набором категорий расходов (да и, в целом, быть гибкой)
  • должна позволять следить за общей суммой расходов по периодам и категориям
  • должна быть бесплатной
  • должна обладать простым интерфейсом

Для формирования критериев выбрал расходы, поскольку, как правило, источники доходов семьи фиксированы и заранее известны (в основном это зарплата), поэтому нет смысла следить за этой категорией бюджета, но при желании, все что верно для расходов применимо к доходам (если есть желание учитывать бонусы по картам, скидочные программы, кэшбэк и прочее).

Не найдя решения удовлетворяющего перечисленным критериям среди существующих приложений, стал думать о своем, но размышляя над этой темой, понял, что нет смысла еще в одном бухгалтерском приложении, когда все что нужно для решения задачи, это пошаренная таблица. Бегло пробежавшись по API Google Sheets, обнаружил функцию SUMIFS, которая полностью удовлетворяла мои бухгалтерские запросы. Но обо всем по порядку.

Шаг 1й. Подготовительный


1. Создаем новый Google Sheets и настраиваем ему нужные права доступа для всех участников.

2. Делаем разметку для ведения статей расходов (доходов). Должно получиться что-то вроде этого:

image

Как вариант, можно добавить графу Person, для указания кто внес запись.

Шаг 2й. Творческий


После первого шага у нас на руках общая таблица куда можно вносить всю необходимую информацию. Конечно, есть нюанс, что по идее, названия категорий расходов должны быть согласованы между всеми участниками, дабы отчетность получилась более строгой, но как показывает практика, в случае неточностей все быстро решается функцией Find&Replace (дополнительным бонусом, оказалось то, что если не можешь придумать адекватного названия, для категории расходов, то скорее всего это что-то что тебе не нужно). Теперь можно воспользоваться функциями SUM и SUMIFS для создания «наблюдателей» (watchers) для нужных категорий расходов. Я остановился на общей сумме, сумме за период, сумме за месяц и тем же суммам для категории «косяки» (траты вызванные забывчивостью, потерей документов и прочим в том же роде). При желании, можно добавить слежение за любой категорией, подсчет процентов относительно общей суммы и другие функции. Несмотря на то, что Google Sheets относительно простой табличный редактор, он обладает мощным набором инструментов (по крайней мере, для большей части распространенных задач), о чем можно почитать тут.

Для представленного варианта разметки у меня получился следующий набор функций

#для общей суммы
=SUM($E$2:$E$100000)

#для суммы за период, начало периода указано в J2, конец в K2
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$A$2:$A$100000,">="&J2,$A$2:$A$100000,"<="&K2)

#для суммы за последние 30 дней
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$A$2:$A$100000,">="&(today()-30))

#для общей суммы по категории записанной в J5
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J5)

#для суммы за период по категории записанной в J6, начало периода указано в K6 конец в L6
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J6,$A$2:$A$100000,">="&K6,$A$2:$A$100000,"<="&L6)

#для суммы за период по категории записанной в J7, за последние 30 дней
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J7,$A$2:$A$100000,">="&(today()-30))


Суммирование ведется по первым 100000 строк таблицы (чего вполне должно быть достаточно, по крайней мере, на год).

Так результат выглядит в итоговой таблице:

image

Приятной особенностью оказалось, что в условиях функции SUMIFS можно указывать не только ячейки, но и выражения наподобие ">="&(today()-30) (просто хотел заострить на этом внимание).

Шаг 3й и самый трудный. Рекламный


Теперь, когда все готово, надо убедить родственников во всех преимуществах и возможных благах ведения домашней бухгалтерии и строгой финансовой отчетности. Тут может понадобиться скотч, для стенгазеты, описывающей все выгоды подобного решения, жвачка в качестве первого вознаграждения и другие законные средства, которые вам по карману.

Заключение


Google Sheets удобная платформа для реализации семейной бухгалтерии (и других сходных задач), главными преимуществами которой являются доступность, простота использования, совместный доступ, бесплатное использование, а также невероятная гибкость и расширяемость.

P.S.


Сразу хочется сказать, что сама по себе, общая финансовая отчетность дисциплинирует и ведет к снижению расходов (до 10% и более) за счет снижения трат на «плохоназываемые» категории, «косяки» и прочие проявления энтропии в нашей жизни и характере. Дополнительным бонусом можно назвать то, что видя как трэкер суммы ежемесячных расходов приближается к отметке Х можно вернуться и разобраться в ситуации. И последнее, всегда есть ответ на вопрос «где деньги Зин?», что не может не радовать, особенно в наше непростое финансовое время.

Ссылка на шаблон таблицы
AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

Подробнее
Реклама

Комментарии 38

    –1
    Сам пользуюсь гуглотаблицами, но таким простым шаблоном обойтись сложно. Во первых у меня таблица в трех валютах. UAH/USD/RUB. дальше я в отдельную категорию выделяю, например, путешествия/отдых. Как-то очень глупо смотрится +- ровные расходы и резкий всплеск в киллобакс в мае.
      0
      Думаю, можно попробовать считать общую сумму в SUMIFS с указанием (<>) категорий по которым не нужно считать. Разделять записи по категориям так утомительно. Хотя, конечно, специфические задачи требуют специфических решений.
      0
      У гуглотаблиц есть готовые шаблоны для месячного и годового семейного бюджета.
        0
        Спасибо не знал. Буду благодарен за ссылку.
          –1
          Бесплатная версия Money Pro для смартфона полностью покрывает задачи домашней бухгалтерии.
            0
            Никому не рекомендую Money Pro (продавали доп.функционал, а затем всё заблокировали в v.2)
            +1
              0
              Спасибо
          –1
          «прохоназываемые» :D
            0
            Спасибо. Поправил.
            +1

            Уже больше 3 лет использую для этих целей гугл таблицы, но шаблон у меня сложнее, начинал с простого и постепенно вносил изменения. Сейчас у меня есть: доходы(все же они не всегда одинаковые), категории(ежемесячные — то, что из месяца в месяц, продукты, личные расходы мои и жены, машина, путешествия и остальные. Но, пожалуй, главной особенностью является наличие плана расходов, что позволяет прикинуть сколько денег "останется" в конце месяца или сколько можно потратить на большие покупки. По итогу для каждой категории у меня есть 2 колонки — план и факт, можно проводить анализ насколько мы хорошо планируем свой бюджет. Также есть аналитика по каждому месяцу по ключевым значениям.

              0

              Здорово. Жалко, однако, что держите это все в секрете. Информационные технологии должны служить людям (большому количеству людей). Мне Google таблицы в этом отношении понравились гибкостью и простым совместным доступом. Но, соглашусь, что более сложное устройство более специфично.

                0

                Да, секрета никакого нет. Просто не думал, что это может подойти кому-то кроме меня :)

              +1

              В таких штуках самое главное это удобство занесения информации.
              Если для каждой покупки нужно заходить в гуглодок и ручками добавлять, это очень быстро надоест.
              Тут выигрывают мобильные приложения, которые автоматически считывают СМС с банка или на ходу добавляются ручные покупки.
              Я не знаю, что там по бесплатным решениям, но я купил аккаунт ради того, чтоб поддержать ребят из дзенмани. Это дешевле, чем тратить время на гуглодок.

                0
                Лучше использовать приложение, которое по QR-коду из чека вытащит данные с сайта ФНС.
                  0

                  И это тоже могёт.
                  Но когда само по смс все равно удобнее

                    0
                    Как-то стрёмно приложению давать доступ к СМС от банка. Попросит как-нибудь заплатить карточкой владельца и код подтверждения из СМС само вставит. Плюс из СМС оно только общую сумму проставит и время, а если разбивку чека надо сделать по категориям?
                      0

                      Постфактум можно разделить.

                        0
                        А откуда оно, мне интересно знать, получит номер карточки владельца?

                        И, к слову, в одном популярном аппе для домашнего бюджета все это есть — и внесение расходов через SMS, и импорт данных из ФНС по QR-коду, и возможность разбиения чека после внесения его данных.
                          0
                          Есть разные варианты развития событий, я просто указываю на риск, излишний на мой взгляд.

                          И это прекрасно, что такие возможности есть в том самом популярном аппе! Это дзен-мани или коин-кипер? Я просто ищу сервис, пусть даже платный, с устраивающими меня возможностями и сканером QR-кода, но упомянутые мной приложения не очень подошли.
                            0
                            Дзен
                  +1

                  У дзенмани, кстати стоит 500 рублей в год или 1250 за бессрочную лицензию. За любое количество пользователей.
                  Соррян за рекламу. )

                    0
                    Что нибудь доработали из перечисленного?
                      0
                      Вообще, экспорт там, по-моему, с рождения был.
                    0
                    Это сначала так просто, потом появляются другие валюты, проекты (отпуск, хобби и т.д.), потом включается бюджетирование на месяц/год, постановка финансовых целей, дальше учет сбережений и составление календаря выплат процентов, учет инфляции и расчет реальной скорости накоплений на дальние цели, потом денег становится больше, переходишь на инвестиции (формирование портфеля, календарь выплат дивидендов/купонов, оценка прибыльности позиций/счетов etc, сравнение доходностей с различными бенчмарками). Потом хочется видеть данные с разных углов зрения начинаешь думать, как прикрутить BI… Остановитесь, пока не поздно :)
                      0
                      Двоякая ситуация. С одной стороны, инициатива вести учёт, создание своими руками решения — гуд. С другой, сильно велосипедно. Пункт «должна быть бесплатная» напомнил башорговское «в мире софт делят на обычный и пиратский, а у нас на обычный и лицензионный». Ну почему программа (тем более напрямую способствующая росту прибыли!) должна быть бесплатной? Тем более, опять же, время на создание своего решения дороже покупки готового (мне как фрилансеру очень хорошо видна связь время-деньги). Ну и кроме денег, имхо, свои способности стоит направить на решение новых, а не давно решеных задач. К слову, у меня самого есть похожая дока (только не гугловая, а просто Эксель), но теперь я окончательно убедился, что нужно прикупить софт, возможностей таблицы не хватает.
                        +1

                        Тоже начал вести учёт в гуглотаблицах, правда, разбил всё на три отдельные книги: справочники, сырые данные (расходы) и планирование+аналитика. Расходы вводятся через гуглоформу — это вообще маст-хев, без неё вся затея давно бы умерла. Справочники вынесены в отдельную книгу, т.к. на них навешан триггер, который апдейтит форму при редактировании категорий затрат. Форма сохраняет значения в книгу "сырые данные".


                        В последней книге помесячно ведутся предполагаемые доходы и обязательные расходы (план/факт). Аналитика считается запросами в книгу с сырыми данными с помощью функций importrange и query. Вот, например, подсчёт трат по категориям:


                        =query(
                        IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx"; "B:E"); 
                        "select Col2,sum(Col3) where year(Col1) = "&B1&" and month(Col1) + 1 = "&B2&" group by Col2 order by sum(Col3) desc label sum(Col3) 'Сумма'";
                        1)

                        Картинки



                        С красивостями и графиками не заморачивался — пока и так всё устраивает.

                          0

                          Скрипт для добавления данных в таблицу Google из командой строки


                          Хотя я не понимаю, зачем все это, когда есть прекрасный пакет ledger. Да, нельзя внести данные онлайн (хотя существуют паллиативные решения), но это с лихвой компенсируется удобством и возможностями.

                            +1
                            Я для себя решил вопрос Гугол-формой, которая уже записывает данные в Гугол-таблицу. Форма расшарена внутри семьи. С таблицей уже можно работать дальше — делать выборки, графики и так далее.
                              0
                              Сколько на это ушло времени 1-2-3 час, а теперь если посчитать сколько стоит час вашей работы, то лучше купить готовый софт. Основное требование так понимаю это доступность для всей семьи, так решения есть, причем более красивые и удобные.
                                +2
                                а теперь если посчитать сколько стоит час вашей работы, то лучше купить готовый софт

                                При условии, что тратится время, в которое можно было бы заработать, а не свободное. У меня есть 3 часа свободных. Либо я смотрю сериал какой-нибудь/играю/плюю в потолок, либо я делаю табличку
                                  0
                                  Если это делается в свободное время и в своё удовольствие, то «выгоднее» не будет. Лично для меня, например, написание таких штук (так же, как работа своими руками с инструментом и некоторые другие вещи) — скорее, отдых, развлечение и необходимое переключение головы с рабочих задач. Допускаю, что ТС исходил из схожих предпосылок.
                                    0
                                    Если это действительно нравится, то почему бы и нет. Согласен. Но в плане удобства все же существующие сервисы/программы поудобнее получаются. Было бы интересно узнать кто и как убеждает вести бюджет других членов семьи. Как по мне это самая сложная задача.
                                  0
                                  Тут главное начать вести учёт хоть как нибудь. Со временем он вырастет и разовьётся.
                                  Лет 5 назад я начинал с экселькиного файлика. Потом перепробовал кучу программ как десктопных, так и мобильных и онлайновых.
                                  Сейчас пришёл к тому что сами траты записываю в онлайн програмке, а анализ, планирование и прочее делаю в гугловской таблице. Которая, ксати, за последние пару лет значительно выросла и усложнилась.
                                  Основная причина почему я пришёл к такому набору это то, что он заточен под меня. Я знаю как он работает и могу что нибудь поменять.
                                  Про значительную экономию, внезапные несметные богатства рассказывать не буду, это неправда. Правда, что ведение бухгалтерии дисциплинирует и кое какую копеечку всё таки экономит. Ну хотя бы направляет на что-то полезное, а не на очередную бутылочку пива по акции.
                                    +2
                                    Несколько дополнений, которые, возможно, будут полезны автору и другим комрадам, изобретающим велосипед:

                                    1. В гуглотаблицах есть классный способ задавать «бесконечные» диапазоны.
                                    Вместо
                                    =SUM($E$2:$E$100000)
                                    надо написать
                                    =SUM($E$2:$E)
                                    И будут просуммированы все значения со второй строки и до конца столбца. Не важно, сколько строк у вас на листе. Это гораздо удобнее, чем всякие 999999, 100500 и прочие большие числа.
                                    Естественно, что работает такая запись в любых формулах, принимающих диапазоны. Не только в суммировании.

                                    2. Вместо ручного ввода категорий сделайте выпадающие списки.
                                    В меню «Данные -> проверка данных...» можно настроить, что значения для определенных ячеек будут браться с другого листа.
                                    Диапазон ячеек — указываете те ячейки, в которых должен быть выпадающий список.
                                    Правила — ставите «значения из диапазона» и рядом в поле вводите диапазон на соседнем листе таблицы, из которого будут подставляться значения.
                                    Конечно, во всех местах, где надо указывать диапазоны, можно их делать «бесконечными», как было описано в п.1.
                                    Ставите галку «Показывать раскрывающийся список в ячейке»
                                    Для неверных данных можете запретить ввод (чтоб домашние не выдумывали новые категории, а выбирали из имеющихся). А можете показывать предупреждение для неверных данных. Но по опыту лучше первый способ. Т.к. домашние, если очень надо, могут в список категорий на соседнем листе добавить нужную категорию. А если надо, но не очень, то вводить новую категорию лень и проще подобрать имеющуюся. Это сильно сократит перечень категорий.

                                    Не благодарите :)
                                      0
                                      Предлагаю присмотреться к google-формам. Для некоторых это может стать удобной формой ввода расходов. Они также сохраняют все данные в таблицы, из которых их(данные) можно уже переносить(авто) в более удобные.
                                      На IOS, я для каждой формы создавал отдельную иконку(понятно, что это просто открывало браузер со страницей формы). Так удобнее для быстрого ввода расходов «в поле». Дабы не скролить большие списки, можно создать несколько форм по категориям.
                                      Но лично я всё это запросил.
                                        0
                                        Если кто-то заинтересуется решениями на основании гугл таблиц или екселя — пишите в личку, специализируюсь на создании кастомной автоматизации, делаю отличный дизайн.

                                        Рад что кто-то делает статьи на эту тему — но это детский уровень, подобный проект можно сделать минут за 20 с учетом более приятного форматирования.

                                        Если же подходить к вопросу серьезно, то на разработку по-настоящему функционального решения даже у проф разработчика может легко уйти 10-20-50-100++ часов.

                                        Навскидку опишу неполный перечень функционала который я реализовал для аналогичного проекта:
                                        1. Деление расходов на одноразовые и повторяющиеся
                                        2. Отображение количество срабатывания повторяющихся платежей, общей их суммы
                                        3. Дропдаун для выбора категории платежа + возможность вписать новую. Новая категория присутствует в следующем дропдауне.
                                        4. Возможность остановить повторяющиеся платежи
                                        5. Поддержка будущих и отмененных платежей (с соответствующей визуализацией)
                                        6. Небольшой дешборд по текущим и будущим платежам с разбивкой на типы
                                        7. Кнопки для автоматического добавления платежей с частично заполненной информацией
                                        8. Поддержка возможности хранить платежи на разных листах (для удобства, каждый лист имеет свой мини дешборд, а данные со всех листов идут в общий детальный дешборд)
                                        9. Детальный динамический дешборд (выглядит отлично при любом количестве данных) с делением по времени/категориям/типом платежей, динамические графики и форматирование.
                                        10. Возможность задать определенны настройки на специальном листе (конечному пользователю не нужно копаться в формулах)

                                        Все при этом очень здорово оформлено, максимально автоматизировано и информативно.

                                        Возможности автоматизации с помощью екселя и гугл таблиц чрезвычайно широки. Любой каприз за хороший рейт.

                                        Преимущества по сравнению с обычными приложениями очевидны — это и решение конкретно вашей задачи, хранение информации вне сторонней конторы (у себя локально/в облаке либо на серверах гугла), возможность интеграции с другими проектами/сервисами, возможность шарить доступ к проекту, табличный интерфейс, возможность обработки данных с определенным шаблоном для автоматической конвертации в нужный формат, возможность в любой момент допилить нужную фичу и тд.
                                          0
                                          Давно собирался заняться этим. Спасибо!

                                          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                          Самое читаемое