Плюсы и минусы Atlassian инструментов. Использование в не IT бизнесе



    Всем привет, сегодня попробую расписать плюсы использования Atlassian и рассказать о паре кейсов использования.

    Все знают JIRA, как баг-трекер, ну в лучшем случае как систему для управление проектами, но это далеко не вся ее мощь. О таком использовании мы сегодня и поговорим.

    Понятно, что у Atlassian огромное семейство продуктов, поэтому попробуем сузить то, о преимуществах которых будем говорить: это будет Jira Core, Service Desk, Confluence и Jira Software, как бы странно это не звучало, учитывая слово Software для.

    Я попробую быть кратким, потому что обычно такие разговоры затягиваются и происходят часами. Итак.

    Что это такое и особенности, о которых нужно знать на старте.





    Начну с того, что связка Jira-Service Desk-Confluence идеальный вариант для организации Support отделов и процессов для любого бизнеса, это, наверное, самый популярный кейс на рынке сейчас. Но не отчаивайтесь, если нужно настроить процессы для проектного отдела, HR, Безопасности, IT и чего-то еще, то это все еще можно сделать. Начнем с плюсов использования Atlassian.

    Варианты использования


    Тут я имею в виду Cloud, Server, DataCenter решения. Каждому свое, у кого-то есть подозрительность к Cloud системам, кому-то, например банкам или госструктурам, необходимо хранить все данные на территории страны, в силу законов, поэтому нужно использовать Server версию. А кому-то проще не беспокоиться о собственных мощностях, да и гибкость, скорость развития клаудной версии привлекает все больше и больше клиентов.

    Низкий порог входа


    Я помню, как мы начинали внедрять Service Desk и Jira Software для IT отдела большого агрохолдинга в Украине, после пары месяцев работы ИТшников, их коллеги из отделов АХО, надо сказать, люди совсем не ITшные, попросили себе этот же инструмент. Они просто ходили рядом, смотрели на какой-то новый инструмент, ну и все. Достаточно несколько часов тренингов, чтобы ваши сотрудники могли использовать Джиру и пользоваться всем встроенным функционалом, а его тут довольно много. О нем еще поговорим дальше.

    Цена


    Вы видели цены на HPшный сервис деск? А IBM? ZenDesk просто оставляет желать лучшего. Кроме функционала и стоимости, вы еще получаете качественный support от Atlassian. Да, для энтерпрайза не проблема потратить пару сотен тысяч долларов на софт, который потом ВОЗМОЖНО будет использоваться, но даже эти ребята задаются логичным вопросом «А зачем?». Начиная сравнивать оказывается, что Atlassian может покрыть ITIL, ITSM процессы, да еще и обеспечить отчетность и позволяет держать руку на пульсе компании.

    Гибкость


    Когда мне говорят, что компания решила объединить два отдела, поэтому в каком-то (да практически любом) ентерпрайз софте, нужно изменять процессы, интерфейс и настройки, и что занимает это по полгода, меня начинает типать. Да, тут, конечно, тоже нужно время на реорганизацию и изменения, но как правило, для больших и автоматизированных процессов это недели, а для чего-то простого и вовсе дни.

    Модульность


    У Jira, Service Desk, Confluence есть большой встроенный функционал, он, как мы уже выяснили, не дорогой, но довольно часто, его не хватает. (Atlassian не был бы Atlassian если бы было иначе). Поэтому существуют плагины, то есть дополнительный функционал, который позволяет делать какую-то небольшую или наоборот, большую вещь. С помощью плагинов можно сделать практически все, и это все в той же системе, едином пульте управления. Ну а если быть честными, чего нельзя сделать плагином – можно сделать другими способами=)

    То, что нужно помнить при использовании Jira


    1. Использование Jira и Service Desk не починит ваши процессы само по себе. Вам все еще нужно здраво подходить к организации работы, к построению бизнес-процессов и уровню бюрократии в вашем бизнесе.
    2. Возможности настроек коррелируют с экспертизой. Я имею в виду, что чтобы построить сложный процесс, автоматическим созданием/закрытием задач, копированием комментариев и прочих радостей, вам нужно достаточно глубоко разобраться в инструментах, плагинах, подходах, и, наверное, главное – Best practice по организации того или иного процесса.

    Пример


    Что ж, давайте попробуем разобрать, на примере, как можно использовать эти продукты в не IT бизнесе. Вообще, это достаточно старый миф или мнение, о том, что подобного рода системы подходят только для ИТшников, или что хуже, только для разработки ПО. На самом деле, все это лишь инструменты, которые можно адаптировать под любой бизнес, любой процесс, любые потребности. Вопрос желания и потраченного времени.

    Итак, вернемся к примерам. Для начала возьмем, скажем, банк. Вот есть банк, у него есть департаменты, это и Проектный офис, Хозяйственный, HR, Безопасность, Информационная безопасность, Риски, конечно же IT отдел, Саппорт, Финансовый отдел, Юристы, даже кассы. Все это требует какого-то контроля, системы учета задач, времени, опять же Сервис Деск для внутренних и внешних пользователей. Места, где руководители отделов, департаментов, подразделений могут собирать отчетность и строить планы.

    Теперь смотрим на то, как работает какой-то отдел. Например, вот бизнес-процесс обработки заявок пользователей.



    Тут и апрувы от руководителей, и ожидания исполнения, SLA. Разрозненные источники требований и знаний, хранение данных в куче локальных файлов, которые никак не синхронизируются. Видно конечно плохо, но оно и работало так же, поэтому не страшно:)



    А вот, как это организовано в Jira:

    1. Построенный сервис деск с формализованными процессами и формами для создания запросов;
    2. Настроенный воркфлоу в Jira Service Desk, Jira Software;
    3. Огромное количество автоматизации (копирование комментариев между линиями, автозакрытие заявок, автосоздание заявок, синхронизация статусов, и еще куча всего);
    4. База знаний и инструкций на Confluence.



    Отчетность




    Отчетность в Jira это тоже по большому счету отдельная тема, но, если попробовать объяснить по-быстрому разницу сбора и предоставления отчетности в не IT бизнесе (по крайней мере там, где я это видел) до и после Jira: Представьте, что вам нужно ездить на машине раз в неделю, но эту машину нужно собирать по кусочкам каждый раз. Каждый раз, вы идете в отдел, который занимается двигателями, и он вам его отдает, но не весь, потому что цилиндры делают в другом месте. Вы просите достать вам цилиндры, пока идете за шасси, там вас тоже ждет сюрприз, все в общем-то есть, но вот колес нет, а когда находите колеса, то они без покрышек, и вот вы пробегали весь день, вроде бы уже собрали машины, но ребята дали вам не те ключи, а руль вообще ни к чему не прикреплен. И вот вы не можете поехать к руководству, чтобы показать ему машину, вы делаете фотографии машины, и рассказываете какая она хорошая. Понимаете, о чем я? Отчетность не соответствует действительности, а ее сбор сущая мука. Так вот Jira это уже построенный завод по сбору, вы задаете параметры, какой отчет вам нужен, и получаете его тут же, по последним актуальным данным в системе.

    В завершение


    В следующих своих темах я планирую рассказать об использовании Agile, SAFe, бизнес-анализе и управлении проектами в Atlassian стэке для разного бизнеса, типовые варианты процессов и настроек, которые можно использовать, а если повезет, то и подробные описания кейсов.

    Спасибо!
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее
    Реклама

    Комментарии 11

      +2

      А минусы где?

        0
        Хороший вопрос, надо было указать. Из самых больших недостатков с которыми я сталкивался это:
        1) Резистанс людей, когда вы внедряете систему. Люди работали в чем-то, работали как-то и они не хотят меняться
        2) Сложность настройки. Минус в этом пункте в том, что нужно разбираться в системе, довольно плотно, у Atlassian есть пачка сертификаций даже. В общем не совсем нативно для админов, но весьма просто для юзера. Этот пункт я зацепил в статье
        3) Из последнего еще это смена упора Atlassian в сторону клауда. Если раньше клауд и сервер разработка была плюс минус одинаковой, то с октября 2019 они решили развиваться клауд намного больше, чем сервер, и это выльется в стагнацию сервера через год-два, если комьюнити не продавят их
          +3

          +1 На вскидку:


          • Цена, которая может быть достаточно большой
          • Джира впоне может тормозить на большом количестве проектов и задач
          • Часто в базе нет нужной функциональности (например, шаблоны в Джире) и предоставляется через плагины, которые опять же могут быть дорогими
          • Мелочи, которые могут оказаться не такими уж и мелочами для вас. В Конфлюенсе убрали вики-разметку и нет нормальных (friendly) URL для страниц, а Джире из коробки только (?) LDAP для SSO
          • Практически нет поддержки Markdown. В Конфлюенсе только импорт, а в Джире вообще своя plaintext-разметка
          • Коммерческие решения часто приподносятся как нетребующие штата для их поддержки. Так вот в компаниях со стеком Атлассиана, обычно как минимум пара человек на их поддержке.
            0
            Немного так добавили:)
            Пару комментов по пунктам
            • Вот не знаю, для энтерпрайща цена меньше раз в 10 от других тулов, для смол бизнеса и того меньше
            • Сам пока не сталкивался, что в сервере много ресурсов выделили, что в клауде работало ок. Много понятие растяжимое, у меня сейчас где то 80 проектов заведено, ну и задач от 10 до 300 в каждом
            • Про разметки согласен полностью, странное решение, но видимо отголоски прошлого
            • А точно речь не про клауд и поддержку? В целом как в любом инструменте наверное, он да, нужен человек который и в аналитике хорош и инструмент знает
            0

            Лично меня бесит в ней, что облачный интерфейс жутко тормозной. Такое впечатление, что напрямую с Австралией связываешься. Пока задача загрузится, потом ждешь, чтобы комментарии подгрузились.
            Ну неужели в 2019 году нельзя сделать легкие страницы, а не десятки мегабайт? Это ж чистый текст.

            +1
            Здравствуйте. Из добрых побуждений — нужно уменьшать количество воды и разговорного слэнга. Читается сложно, много громких фраз, но аргументов катастрофически не хватает.

            Озвученные Вами тему будущих статей интересны, но хотелось бы хоть какой-то конкретики, а не просто личные рассуждения, не подтверждённые фактами.
            Надеюсь, на Ваше понимание, обидеть ничем не хотел.
              0
              Добрый день, не знал что можно апрувать/деклайнить комментарии)
              Спасибо за конструктивную критику, учту в следующих статьях. Согласен насчет аргументов, тоже думал что можно было бы вырезать кусок в начале и добавить больше про практические кейсы. Думаю, что в будущем буду писать статью на отдельный кейс, чтобы сохранить и подробность, и интерес, и полезность. Спасибо!
              0
              Интересная тема, ждем продолжения статей, спасибо.
              Есть ли возможность гибких настроек воркфлоу в Jira Softwsre в контексте кастомизации полей и валидации их значений при изменениие статуса тикета? Например, перевели его из in progress в review, необходимо показать попап, где бы обнулилось имя исполнителя, чтобы установить его новое значение.
                0
                Спасибо! По поводу кастомизации:
                Да, это можно сделать, нужно в режиме редактирования workflow выбрать нужный транзишн, например из To Do в In Progres, там есть Screen и выбрать экран, который будет показываться при этом транзишн. Экран нужно предварительно сделать) Для этого нужно иметь права администратора всей Jira
                  0
                  Небольшое замечание, при необходимости и корректной настройке Jira — администраторам проекта доступно редактирование workflow(в части статусов есть ограничение — добавлять можно только имеющиеся в инстансе статусы), экранов(screens).

                  Jira достаточно гибкий инструмент в этом плане.
                0
                Представьте, что вам нужно ездить на машине раз в неделю, но эту машину нужно собирать по кусочкам каждый раз.
                Какая прелестная метафора!

                Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                Самое читаемое