Аутсорсинг печати: как проверить, что подрядчик не накручивает сумму счета

Экономия – одна из главных причин, по которой компании переходят на Аутсорсинг печати. С этим соображением они выбирают того подрядчика, который предложит самую низкую цену за отпечаток. И сегодня я, Игорь Челебаев, эксперт по оптимизации офисной печати с 27-летним стажем, расскажу, как аутсорсерам удается накручивать сумму счета, и как все-таки рассчитать реальную стоимость печати и узнать правду.

image

Как «считают» аутсорсеры


За 27 лет работы «Бюро офисных машин» мы поняли, что предела человеческой изобретательности нет. Компании-заказчику нужны конкретные цифры: вот столько копий они напечатали за месяц, столько стоит один отпечаток, столько составила общая сумма выплат за покопийную печать. И аутсорсер дает ему эти данные. Но откуда он их берет? Какая разница, ответит руководитель, если в итоге сумма затрат вышла меньше, чем до аутсорсинга.

Но разница есть, когда руководитель вдруг неожиданно узнает, что мог бы экономить в 2-3 раза больше. И экономил бы, если бы аутсорсер для подсчета использовал правильные инструменты. Но об этом позже.

Так как же они считают?

История №1 «Пальцем в небо»


Один из аутсорсеров для работ по замене картриджей, удалению заминов, и подсчета объема печати клиента нанял студента и посадил его в комнатушку на территории компании. По идее студент должен был обходить каждый аппарат регулярно и снимать показания счетчиков. Но он этого не делал и аккуратно каждый месяц заполнял таблицу цифрами по каким-то своим соображениям. Время шло, нашего студента сменил другой студент, потом третий. И если в самом начале и соблюдалась какая-то логика подсчета объема печати, то третий студент уже прописывал цифры наобум. Но рано или поздно правда вскрывается. Руководитель все же узнал, что указанный объем печати в компании превышал реальную цифру в 3 раза! Стоит ли говорить, что студент больше не сидит в этой комнатушке.

История №2 «Обмани меня»


Другой пример. Как-то мы столкнулись с тем, что аутсорсер для увеличения счета за покопийную печать устанавливал в устройство, которое может печатать в формате А3, бумагу А4 узкой стороной вперед. Принтер считал такой лист как А3, так как подсчет копий велся не в листах, а в количестве оборотов валов. И соответственно счет заказчику выставлялся за 1 фактическую копию как за 2 листа А4.

История №3 «Да будет цвет»


Ряд цветных принтеров некоторых производителей не умеют отключать цветные фотовалы при печати черно-белого отпечатка. Этой особенностью и воспользовался недобросовестный подрядчик. Пользователь отправляет документ на печать с цветом, но включая режим печати монохромный. Лист выходит из принтера внешне черно-белый, но по факту он был сделан всеми 4 цветами и в принтере посчитался цветной отпечаток. А стоит он гораздо дороже обычного ч/б листа.

История №4 «Разделенка»


Еще одной особенностью принтеров одного из производителей любят пользоваться аутсорсеры – аппарат в своем отчете показывает пробег каждого фотовала раздельно. И каждая полученная цифра в отчете суммируется как цветная печать. В итоге платеж за один цветной отпечатанный лист выходит как за 4 листа. Не слабая такая накрутка в 4 раза!

История №5 «Сложный расчет»


Используют аутсорсеры и хитрые схемы расчета платежа. Каких только формул для того, чтобы запутать пользователей, я не видел! С дробями, сложными условиями и многими составляющими. И предлагая крайне низкую цену за отпечаток, они «добирают» потери через множественные составляющие этого сложного расчета: базовый платеж, коэффициенты, надбавки и т.д.

История №6 «Упрощенный расчет»


Еще одна хитрость – усредненная цена цветного и ч/б отпечатка. Внешне выглядит здорово – можно не думать какой документ напечатан ч/б или цветной. Но по факту реальный объем цветной печати составляет всего 5-10%, а цену усредняют исходя из соотношения 50 на 50. Таким образом заказчик платит за ч/б отпечаток по цене цветного.

История №7 «Хитрое ПО»


Проблему, вызванную студентом и ручным вводом данных, которую я привел в первом примере, можно решить, установив систему автоматического сбора данных. Со стороны кажется, что профессионально, но хитрый подрядчик устанавливает свою самописную программу, которая уже сама автоматом подкручивает данные не в пользу заказчика.
Все эти шесть историй имеют место быть только по одной причине – заказчик изначально желает добиться от подрядчика самую низкую цену. Тем самым провоцируя аутсорсера придумывать все новые и новые способы получить ту сумму оплаты, которая ему выгодна.

Как безошибочно рассчитать объем печати


Единственный способ точно рассчитать фактический объем печати – установить ПО, разработанное независимым производителем. Программа сбора и подсчета данных должна иметь репутацию и документы, подтверждающие то, что она дает верные данные. Компания может сделать это сама, выбрав и установив программу на печатное устройство, либо обратиться за помощью к специалистам, которые на этом специализируются.
AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

Подробнее
Реклама

Комментарии 24

    +3
    Все эти шесть историй имеют место быть только по одной причине – заказчик изначально желает добиться от подрядчика самую низкую цену. Тем самым провоцируя аутсорсера придумывать все новые и новые способы получить ту сумму оплаты, которая ему выгодна.

    Что? Может по такой логике и мошенничества по всему миру происходят только по одной причине — жертвы изначально почему-то не хотят просто так отдавать свои деньги каким-то случайным людям. Тем самым провоцируя мошенников придумывать все новые и новые способы украсть чужие деньги.
      0
      Нет, указанная Вами логика переходит в гипертрофированную философию, оправдывающих себя мошенников. Все на самом деле проще. Заказчики хотят видеть лишь самую низкую цену, аутсорсеры это понимают и поэтому демпингуют, лишь бы урвать заказ. Но не могут же они работать в убыток себе, следовательно выход — обман заказчика. Вывод: дорого аутсорсинг печати обходится или дешево, клиенту все равно надо вникать в то, что ему предлагают исполнители.
        0
        Все таки демпинг и обман разные вещи. Одно дело заманить клиента низкими ценами и, возможно, со временем увеличить цену, если договор позволяет, другое — заниматься мошенничеством. Под откровенное мошенничество конечно не все истории выше подходят, но половина точно.
          0
          В данном случаи именно у вас гипертрофированная философия- тут явно обман с целью извлечения личной/финансовой выгоды — т.е. мошенничество (погуглите есть такая статья). В независимости какие красивые оправдания вы для этого придумали — это мошенничество.
          0
          Девять из десяти мошеннических схем базируются на жадности жертвы.
        • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
            0
            Интереса ради: в каких случаях используется подрядчик для печати?
            Там где необходимо распечатать буклеты, флаеры, чертежи и тому подобное?
            Насколько мне видится, ежедневная печать для внутреннего оборота всегда будет происходить в офисе.
              0
              Все верно, печать остается в офисе. Аутсорсинг печати — это не печать за клиента на стороне. Это когда компания снимает с себя все вопросы организации печати в офисе и передает их подрядчику. Не нужно выбирать и закупать расходные материалы, не нужно звонить в сервисную службу, если сломался принтер (если, конечно, аутсорсинг хороший, то принтер сам «сообщит» о возникшей проблеме в сервис), не нужно самостоятельно менять картриджи, и даже сам принтер не нужно покупать — его можно взять в аренду. И в принципе, это еще не все возможности аутсорсинга. Хороший аутсорсер поможет и расходы компании на печать сократить. Надеюсь, что подробно ответил на Ваш вопрос) Но если остались вопросы и хотите разобраться в теме, то в четверг можете послушать бесплатный вебинар по теме
                +1

                Это все здорово, но есть нюанс вида: современные мфу могут отправлять задания печати на сторонние сервера (для контроля кто, что печатал) или в локальное хранилище. Ограничить доступ к принтерам нельзя т.к. диагностическая информация отвалится и аутсорсер не поймет что пора менять картридж. То же касается и HDD на МФУ. Сервис-мен может по КД забирать всю инфомацию с МФУ.


                Вопрос, какие-то гарантии(кроме честного слова) даются?

                  0
                  Безусловно, многие компании беспокоятся за свои данные и поэтому аутсорсер со своей стороны должен подписать NDA (соглашение о неразглашении). В «Бюро офисных машин» это обязательная процедура. Кроме этого, программное обеспечение имеет как правило white paper. На режимных объектах при установке такого ПО его дают на проверку специалистам «первых отделов» или ограничивают функционал (инфраструктурно или программно аппаратным способом закрывают доступ к интернету) в зависимости от требований по безопасности. Вопрос безопасности при организации печати не такой простой. Проще объяснить на примерах и кейсах. Завтра как раз у меня будет такая возможность – доступно и подробно все объяснить и ответить на вопросы. Пожалуйста, можете там еще в рамах онлайн трансляции задать свои вопросы – полностью в вашем распоряжении.
                0

                Там где надо печатать много и в сжатые сроки. Например, подготовить к отгрузке 10 копий 15 документов, общим объемом под 1000 листов. Печатать то это все не долго, а вот сшивать, раскладывать. Да еще если и форматы разные и часть страниц в цвете…

                0
                Кто хочет обмануть — обманет, проблема от того, что репутацию стало отслеживать сложнее. Раньше в деревне было три мастера, которые, скажем, колёса для телег делают, и все знали кто делает лучше кто хуже. Сейчас в мегаполисах 100500 заказчиков и исполнителей, в интернете ещё все анонимные, приватность, все дела (а то вдруг кто узнает, каких котиков вы на ютубе смотрите), и негодяям стало проще скрываться в толпе. А по законам экономики, раз негодяям стало проще, значит больше людей будет становиться негодяями. Нужно воссоздать систему репутации, тогда описанные в статье ситуации сойдут на нет.
                  0
                  Согласен, поэтому и поднял такую тему. Часто компания-заказчик не до конца понимает все нюансы данного сервиса и полностью доверяет аутсорсеру. Хоть мы сами и выступаем со стороны аутсорсинга, но для нас это тоже проблема. Нам потом приходится разгребать ошибки предыдущих подрядчиков и выстраивать инфраструктуру печати с нуля, восстанавливая репутацию самой услуги.
                  0
                  Единственный способ точно рассчитать фактический объем печати – установить ПО, разработанное независимым производителем.

                  А можно несколько примеров такого рода ПО? А лучше напишите статью, где будут описаны плюсы и минусы нескольких версий такого ПО.
                    0
                    Да, спасибо за запрос! Если интерес к данной теме есть, продолжу разговор о ПО в следующей статье.
                      0
                      Ну конечно, именно для этого и нанимают аутсорсеров:
                      — чтобы самим устанавливать ПО, разработанное независимым производителем.
                      — чтобы самим собирать с принтеров счётчики по SNMP.
                      — и т.д.

                      А так да — аутсорсеры снимут головную боль и все заботы связанные с печатью
                        0
                        Вариант «самим установить ПО» — это конечно не про аутсорсинг. Это вариант для тех компаний, которые по каким-то своим причинам не работают с аутсорсерами. Таких причин может быть много, услуга нужна не всем.
                          0

                          Сбор данных с счётчиков не такая и проблема. А на счет ПО — да, ставить самим такой себе вариант, но как вариант, можно рассматривать те фирмы, которые умеют работать не только со своей самопиской.

                        0
                        .
                          0
                          «Единственный способ точно рассчитать фактический объем печати – установить ПО, разработанное независимым производителем».

                          Да. А распечатать в начале и в конце месяца служебную страницу принтера с серийником и счётчиками или попросить завхоза, чтобы пустые пронумерованные пачки были сложены в течение недели на отдельную полку, нельзя.
                            +1
                            Нельзя.

                            Первый закон IT — оператор ВСЕГДА ошибается.

                            Елси у вас 50, 100 принтеров?
                            Если принтеров зоопарк? Все принтера в разных видах выдают страницы, некоторые вообще не выдают точных данных.
                            Сколько человеко часов вы спустите в унитаз? Сколько бумаги вы отправите туда же?
                            Как вы будете это считать? Посадите студента который будет заносить данные с бумаги в эксель?
                            Успехов. Знаем, плавали.

                            Из личной практики, одна модель Canon выдаёт среднее количество за последний месяц. СРЕДНЕЕ! А сколько всего отпечатано, с панели принтера узнать нельзя.

                            У одного из принтеров от HP, наблюдал просто враньё встроенного счётчика. Принтер печатает, всё ок. А счётчик считает непонятно какой ногой, так и не смог определить, отчего одно задание на печать считается, а другое нет. Встроенным счетчиком принтера! Карл!
                              0
                              или зайти через браузер на страничку принтера в локалке.
                              Впринципе «крутое ПО аутсорсера» это:
                              1. распарсить по сети данные с вебморды/snmp принтера
                              2. положить данные в субд
                              3. приправить красивым дашбордом
                              0

                              Вопросы к автору будут и далее возникать, пока он сам не заметит, что приведено семь историй, а не


                              эти шесть историй
                                0
                                Я рад, что это единственное, что Вас зацепило в статье – значит проблем с офисной печатью у Вас нет)

                              Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                              Самое читаемое