Персональный проектный менеджмент: повышаем точность управления.

    Одним из важнейших профессиональных качеств менеджера является умение укладываться в сроки, а также — умение прогнозировать сроки, давать четкий ответ на вопрос: «к какому моменту вы могли бы это завершить?» Кроме того, ему необходимы навыки распределения бюджета своего времени, для принятия решений типа «стоит ли браться за это дело, не нанесет ли это ущерб своевременности выполнения других дел?»

    Сейчас мы остановимся на методах, позволяющих учитывать при принятии решений не только приоритетность дел и сроки их исполнения, но и затраты времени на исполнение дел, их место в общем бюджете времени.

    Ресурсно-календарный график планирования времени. Как и раньше, богатый набор инструментов дает нам применение аналогии «управление личным временем — управление фирмой». Календарно-ресурсный график планирования, или, точнее, бюджетирования времени родился как результат перенесения в технику личной работы таких широко известных инструментов проектного менеджмента, как график Гантта и ресурсный график.

    График ГанттаНапомним суть этих инструментов (они изображены на рисунке). На графике Гантта отмечаются работы, которые необходимо сделать, с их длительностями и взаимосвязями. Масштаб может быть различным — можно просматривать взаимосвязи и отдельных элементарных операций, и целых фаз проекта. Программы для управления проектами позволяют легко манипулировать расписанием и отвечать на вопросы типа «Как измениться дата окончания проекта, если операция такая-то займет на столько-то больше времени, чем мы расчитывали?»

    Ниже графика Гантта изображен ресурсный график, отражающий расходы различных ресурсов на каждую операцию. Этот график позволяет нам работать не только с расписанием, но и с имеющимися в нашем распоряжении ресурсами. «Если такую-то операцию мы совершим не сами, а закупим соответствующую услугу, окупятся ли эти расходы общим выигрышем времени по проекту?» «Как возрастут расходы ресурсов, если мы захотим компенсировать задержку по такой-то операции и завершить проект вовремя?», и т.п.

    Ясно, что для личной работы этот инструментарий тяжеловат, хотя для укрупненного планирования график Гантта может быть очень даже полезен. Предлагаемый вашему вниманию график сочетает в себе черты ресурсного и календарного графиков, и достаточно прост в использовании. Создается он следующим образом.

    Первый график1. Определяем бюджет времени, имеющийся в нашем распоряжении (иначе говоря, имеющееся количество ресурсов). Всего у нас 24 часа в сутках. Из них сколько-то нужно выделить на сон и прочее, столько-то мы можем планировать под рабочие дела. При этом как правило советуют планировать не более 60% рабочего времени, что полностью стыкуется с концепцией резервов в проектном менеджменте, позволяющих спокойно реагировать на непредвиденные обстоятельства. В принципе, части дня, связанные со сном и отдыхом, тоже можно рассматривать в качестве резервов на экстремальные случаи. Но после благополучного преодоления экстремальной ситуации нужно не забывать восстанавливать соответствующие резервы здоровья, не допускать накопления долговременной усталости.

    Скорее всего, время, которое вы можете бюджетировать исходя из этих соображений, не превышает 6-8 часов в сутки, а при большом количестве мелкой текучки — и 4-6 часов. Следующий шаг — внесение в этот по сути ресурсный график элементов календарного графика.

    Второй график2. Намечаем deadline'ы (критические сроки). Здесь следует сказать, что предлагаемый график наиболее всего полезен в следующих обстоятельствах:

    а) Упорядочению во времени подлежат несколько достаточно крупных дел, имеющих сравнительно жесткие сроки выполнения и конкурирующих друг с другом за ваше время.

    б) Вы можете хотя бы очень приблизительно оценить расходы времени на каждое из этих дел.

    Ресурсно-календарный график — вещь достаточно трудоемкая в использовании, поэтому если описанной ситуации нет, лучше обойтись описанным выше методом «планирования через приоритеты».

    Третий график3. Делаем «раскройку скатерти» — распределение имеющегося бюджета времени между различными делами. Делим предполагаемые трудозатраты в часах на количество дней, в течение которых мы можем заниматься этим делом (исходя из того, сколько дней осталось до критического срока, насколько трудно это дело «концентрируемо» во времени — важный показатель для творческих задач, и т.п.) Получаем количество часов в день, которые мы должны затрачивать на это дело, чтобы успеть к нужному сроку. Располагаем более приоритетные дела повыше, т.е. выкраиваем на них время в первую очередь, остальные «финансируем» по остаточному принципу. Стараемся оставлять резервы — 40% непланируемого времени на непредвиденные внешние обстоятельства и собственную спонтанную активность. Учитываем при этом принципы гармонизации расходов времени, описанные выше.

    4. Пользуемся графиком для управления собственной деятельностью. Следует особо отметить: этот график — не план, а бюджет. То есть вы не обязаны выполнять задачи именно в той последовательности, которая обозначена на графике. График показывает, что в течение дня необходимо выделить на такое-то дело столько-то времени, а в какое именно время суток вы его выполните — определите по ходу дела, исходя из разных соображений и обстоятельств. Заметим, что можно вести еще и второй график — график исполнения бюджета, т.е. оперировать двумя графиками, вместе дающими связку «план-факт» и подсказывающими необходимые коррективы и плана, и способов его исполнения.

    Нормирование, планирование и контроль времени проектов. Необходимым условием эффективного применения ресурсно-календарного планирования является неплохое знание структуры собственного времени, умение хотя бы приблизительно определять продолжительность и трудоемкость работ. Здесь вполне применимы методы, существующие для решения той же задачи в масштабе фирмы.

    Карточка проектаНормирование затрат времени является основой для планирования и контроля. Если вы ведете сплошной или выборочный хронометраж, постепенно у вас будет накапливаться база нормативов по различным видам задач. В личной работе было бы слишком трудоемким нормирование элементарных операций, как это делается в проектном менеджменте; но очень неплохие результаты может дать нормирование затрат времени на типичные проекты. Например, работая над ежеквартальным отчетом, вы заводите соответствующую «карточку проекта», в которую записываете все ваши расходы времени по этому проекту, а также длительность работы над ним. Последнее не менее важно, чем расходы времени, т.к. многие работы, особенно творческого характера, требуют определенного уровня «размазанности» по времени, и это необходимо будет учитывать при планировании. Кроме того, в «карточке проекта» уместно отразить разбиение работ на несколько основных классов. Определение необходимых для планирования нормативов может производиться как по каждому из этих классов отдельно, так и упрощенно, по отношению к объему проекта. Например, в приведенной на рисунке карточке можно было не вычислять отдельные нормативы на схемы, а связать объем времени, необходимого на схемы, с объемом проекта в знаках — в предположении, что в других подобных проектах доля затрат времени на схемы будет примерно такой же, как и в этом.

    Планирование затрат времени на новый проект производится исходя из нормативов, выработанных в предыдущих проектах. При этом можно использовать известный в проектном менеджменте «метод аналогий». Например, при планировании работы над презентацией к выставке (пусть объем работ здесь исчисляется в количестве слайдов) мы можем сделать первый слайд, определить исходя из потраченного времени примерный норматив и время, необходимое на изготовление всех слайдов; а затем предположить, что вспомогательные операции (разработка плана презентации, раскачка, т.е. втягивание в работу, и т.п.) займут в структуре расходов времени на проект примерно такую же долю в процентах, как и в проекте «Отчет». Заметим, что закладку резервов времени можно производить как на этом этапе, так и при планировании всей структуры времени с помощью ресурсно-календарного графика.

    Корректировка бюджета времениКонтроль исполнения проекта осуществляется сравнением достигнутого с запланированным, в частности — реальной производительности труда с нормативной. В проектном менеджменте в рамках технологии анализа освоенной стоимости (Earned Value Analysis) существует большое количество показателей, позволяющих оценить степень отклонения фактических показателей выполнения проекта от запланированных. Для целей личной работы вполне достаточно интуитивно понятного метода: оценив свою производительность труда на исполненном этапе проекта, вы пересчитываете предположительное количество времени, необходимое вам для выполнения оставшихся этапов. Поскольку затратам времени чаще свойственно увеличиваться, чем уменьшаться, на ресурсно-календарном графике пересчет затрат времени на проект скорее всего отразится «утолщением» соответствующего «лоскута», что потребует корректировки общего бюджета времени, и, возможно, перестраивания программы действий. Например, на рисунке второй проект, вытесняемый первым, может потребовать делегирования (в т.ч. покупки внешней услуги), и т.п.

    В заключение отметим, что предложенные методы, несмотря на их внешнюю механистичность, вполне справедливы и для людей творческих профессий: топ-менеджеров, консультантов, брэнд-менеджеров, и т.д. Несмотря на сложно формализуемое содержание творческого труда, его форма, в частности затраты времени, оказывается неплохо предсказуемой и управляемой по мере накопления базы личных нормативов.

    Проект и программаОбобщаем и систематизируем. Для максимальной эффективности применения различных подходов к планированию, описанных в статье, остается показать их логические взаимосвязи. Для этого сначала введем различение проекта и программы, как оно обычно понимается в системомыследеятельной методологии (СМДМ). Проект (на схеме справа) можно изобразить в виде «сходящейся» воронки, устремленной к конкретной цели. Стрелками изображены сходящиеся к этой цели средства, ресурсы, подзадачи. Программу (на схеме слева) можно изобразить в виде «расходящейся» воронки. У программы нет конкретной цели, есть лишь набор надцелей, достаточно абстрактных ориентиров. Стрелками показаны внутренние и внешние возможности, которые задают направление движения из исходной точки.

    Нетрудно заметить, что проект оптимален для действия в задачных ситуациях, когда желаемый результат достаточно точно определен. Программа хороша в проблемных ситуациях, т.е. когда есть некое общее направление движения, но нет четкого представления о желаемом результате. Такой ситуацией, в частности, является ситуация планирования будущего любой развивающейся системы в условиях конкуренции и неопределенности. В частности — выработка личной стратегии и стратегии фирмы.

    МСВ-план как программаПримером программы является личный стратегический план, оформленный с помощью метода структурирования внимания. Чем дальше от фокуса внимания, тем менее «проектными» становятся содержащиеся в системе указатели на дела, тем больше появляется замыслов, надцелей, и т.п. конструкций, задающих не четко определенный результат, но некий набор возможных направлений движения и развития, далеко не каждому из которых суждено стать воплощенным в жизнь. Но существование этого набора позволяет легко соотносить возможности, предоставляемые внешней средой, с собственными желаниями, и выбирать оптимальный путь дальнейшего движения; в частности — формулировать конкретные цели на ближайшую перспективу.

    Связь МСВ-программы и проектовЭтот «стратегический» программный подход на основе метода структурирования внимания естественным образом сочетается с «тактическим», проектным подходом. На рисунке оперативный уровень программы, близкий к исходному моменту планирования, заполнен четкими проектами (взаимоувязанными в календарно-ресурсном плане). Более далекие проекты, находящиеся в зоне «стратегического предсознания», еще не оформлены, скорее всего это только замыслы и папки с копящимися по поводу замыслов мыслями. И наконец, «стратегическое подсознание», далекая перспектива, пока не ясна. Ее задают только достаточно абстрактные надцели и ключевые области, и, возможно — дерзкая стратегическая цель. К ней пока нет проложенных четких измеримых ступенек (иначе она не была бы дерзкой), но благодаря программному подходу вы не пропустите возможностей, которые ее приближают, а благодаря проектному подходу — используете эти возможности на 100%.
    Поделиться публикацией

    Комментарии 23

      0
      А под кат спрятать?
        +1
        Уже:)
      • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
          +1
          Ссылка на интересующий Вас материал.
            0
            Собственную голову, что ж еще.
            Лично мной замечено, что практика переноса процессов из головы на "оутсорсинг" не к чему хорошему не приводит.
          • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
              +1
              Похоже остальные считают по другому:)
                0
                вроде "80% работы занимают 20% времени, а на оставшиеся 80% времени приходится 20% работы" - при автоматизации работы вроде всё наоборот ;)
                  0
                  Если мне дадут шесть часов на то, чтобы срубить дерево, первые четыре часа из них я потрачу на затачивание топора. (Авраам Линкольн, поставьте ему плюсик)
                    +2
                    я бы сразу взял заточенный топор ;) а мне с десяток плюсиков, а то патроны больше не выдают ;)
              0
              Я вот в последнее время заинтересовался данной темой а именно софтом по управлению проектами. Пока вырисовывается такая картина что большинство менеджеров делают это по email-у, какой то популярностью в определенных кругах пользуется basecamp. Мне например не нравится он, но есть определенный круг людей которым нравится.
              Вопрос в том чем пользуется народ для управления проектами, больше интересуют онлайн сервисы.
                0
                Я пробовал http://www.phprojekt.com/ Мне очень понравилось, но до внедрения дело пока не дошло. Еще изучал MicrosoftProject 2002. Впечатление - монстр из монстров. Использовал его только индивидуально, графики рисовал. Серверную версию поставил, настроил, но использовать не стали - слишком велик для наших задач.

                Вот-вот в нашу контору должны нанять проджект-менеджера (это такое приложение к софту, которое ходит по офису и стучит по головам тех, кто плохо планирует и отчитывается, как называется по-русски – не знаю) и внедрять систему.
                На каком софте это будет основано, не знаю, решать как раз мне и этому проджект-менеджеру.

                Если придется ставить MicrosoftProject - кисло, только год как избавился от Windows серверов.
                По MicrosoftProject есть (были два года назад) неплохие сообщества. По открытым системам на русском языке не видел, но очень нужно, может где-то соберемся?
                  0
                  Вот есть российский проект www.pmbox.ru - ibn. Возможно как онлайн юзать, так и локально у себя сервер поставить.
                    0
                    Для внутренних бизнес процессов онлайн сервисы? :-)
                      0
                      А где речь про внутренние бизнес процессы?
                    +1
                    все хорошо и красиво. но только в теории. на практике в проект вмешивается огромное число рисков. а о них нет ни слова в этой статье. а значит - тот график, что вы нарисовали с вероятностью, близкой ко 100%, не будет выполнен.
                      0
                      Очень научно, но какое это имеет отношение к управлению?
                      Как мысль имеет право на жизнь, но пока это лишь теория. Практика вополщенная через методику управления и как следствие некий программынй продукт покажет, что тут хорошо, а что плохо.
                      Но вот чего я не понял: на что заострена эта методика? На достижения качества или количества?
                        0
                        Качество и количество - тут не при чем! :)
                        Это схема на достижение порядка (то есть административно-системных функций).

                        На самом деле есть четыре разных измерения
                        Качество (поиск свободных решений)
                        Количество (немедленные действия)
                        Система (порядок)
                        Мотивация (люди)

                        Все эти качества ортогональные и НЕ МОГУТ применяться одновременно.
                        Данная схема - функциональная и системная, подходит для структурирования деятельности там, где это нужно и возможно. И, как любая другая схема, совершенно неэффективна в других случаях.
                          0
                          Так... так.. Я уже лет 5 занимаюсь непосредственным руководством в разработке проектов, но вот когда сталкиваюсь с таким подходом перестаю верить в то, что вообще способен кем-то управлять. :)
                          То, что описывается выше есть теория системы расстановки задач. Но кроме расстановки задач еще и контроля. Фактически это план и факт планируемого времени.
                          Система управления никак не может быть отделена от мотивации, количества и качества. Это она и есть. Если на выходе задания не качественный продукт, система должна вернуть его обратно в работу, т.е. обратно в задачу.
                          По сути своей простые вещи описываются оччень сложно и оччень умно.
                        +1
                        Вообщем касательно инструментария который используется достаточно успешно:

                        Team:
                        общая система для управления задачами, проектами, учетом времени команды: Jira
                        Хранение полезной информации для всей команды и ваааще: Confluence

                        Personal:
                        прошу обратить внимание на точто пользуюсь MacOS X

                        Общее планирование проектов и распределение по подчиненным и времени: Omni Plan omnigroup.com (более простой и удобный аналог MS Project)
                        Детализация задач, сбор и сортировка relative информации: Process (Jumsoft.com)
                        Структурные схемы, mindmaps etc....: Mindjet MindManager
                        Календарик: iCal
                        Почта: Mail
                        + блокнотик для зарисовок и записей

                        касательно продуктивной организации своего рабочего времени и команды советую почитать "Тайм-Драйв" Глеба Архангельского.
                          0
                          Если кому то поможет - есть такой софт - MindManager Pro, все наглядно и просто..
                          0
                          Полезная статья, вот только изложение, на мой взгляд, немного странное - простые вещи объясняются каким-то очень уж сложным языком...

                          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                          Самое читаемое