Технические риски внедрения корпоративного портала

Статья написана для IT-руководителя, участвующего в проекте запуска внутреннего корпоративного портала в крупной компании. Говорим о задачах, технических рисках и лучших практиках.

Цифровизация в HR-процессах это растущий тренд. Все чаще HR-руководители становятся инициаторами проектов по переносу процессов на цифровые рельсы. Это касается и рекрутинга, и внутренних HR-процессов.

Бизнес-цель такого проекта: повысить эффективность решения HR-задач (ускорить адаптацию, снизить текучку, повысить лояльность, решить проблему недостатка информации на старте, оцифровать рутинные задачи кадрового делопроизводства, сделать HR-процессы прозрачнее в целом).

Задачи проекта

Пример структуры такого проекта мы приводили в статье Дорожная карта внедрения портала в крупной компании. Цели, стадии, место в инфраструктуре.

IT-директор в этой ситуации сталкивается с целым набором технических и организационных вопросов. Важно с одной стороны, не усложнять ИТ-инфраструктуру, а с другой – интегрировать HR-портал с нужными системами.

Типичный проект запуска HR-портала с точки зрения ИТ имеет ряд ключевых этапов:

• Выбор системы

• Настройка процессов

• Интеграция с корпоративными системами, загрузка справочников и общей информации

• Приглашение сотрудников

• Поддержка и развитие системы

На каждом этапе проекта есть риски, для управления которыми ИТ-департаменту надо обратить внимание на компетенции и опыт подрядных организаций.

Выбор системы

Выбор системы для HR-портала в 2021 году сводится к нескольким альтернативам: MS, SAP, Б24 и еще парочка очень специальных нишевых решений.

Мы считаем третий вариант лучшим выбором. Почему? Даже если не смотреть на тренд импортозамещения, ключевой вопрос – стоимость внедрения и владения системой.

Плюсы:

• штатно интегрируется с MS AD и 1С: ЗУП;

• предоставляет большой объем готовых решений для HR-задач;

• имеет комфортный способ лицензирования «наборами пользователей»;

• предоставляет выбор команды внедрения и поддержки более чем из 1000 компаний.

Отдельный плюс – часто в компаниях система уже используется как система управления задачами и проектами бэк-офиса или как CRM-система. Удобно строить корпоративный HR-портал на знакомой людям системе.

Какие вопросы должен задать ИТ-руководитель на этом этапе:

• какова цена лицензии «сейчас» и ежегодного продления поддержки?

• сколько пользователей включено и сколько будет стоить включение всего штата компании? а при двукратном росте?

• включена ли в стоимость проекта интеграция с AD и 1С ЗУП?

• какие модули уже готовы? что будет разрабатываться по индивидуальному проекту?

• можно ли получить отзывы от компаний, уже находящихся на поддержке у поставщика?

• как спрогнозировать нагрузку на собственных инженеров техподдержки после внедрения?

• кто и как будет реализовывать поддержку второго уровня?

Ключевые интеграции

Корпоративный HR-портал, помимо оргструктуры и информации об учетных записях, может быть интегрирован с другими системами:

• система управления проектами вроде MS Project;

• система OKR и KPI;

• система документооборота вроде 1С Документооборот;

• LMS-система;

• HRM-системы.

Важно понимать что если не существует готового решения, то «нестандартные» интеграции потребуется спроектировать и разработать в рамках проекта, что сильно скажется на его стоимости.

Какие вопросы HR-департаменту должен задать ИТ-руководитель на этом этапе:

• зачем нужна каждая интеграция? какие конкретно сценарии нужны?

• можно ли обойтись просто «ссылкой» на связанную систему?

• можно ли каждую интеграцию свести к односторонней (например, выгрузка профилей вовне или получение показателей снаружи)?

У каждого потенциального подрядчика надо спросить:

• какой есть (положительный и отрицательный) опыт внешних интеграций HR-порталов? можно ли получить рекомендации?

• есть ли наработки по интеграции с внешними системами? (например, ИНТЕРВОЛГА имеет опыт интеграции с MS Project, 1С Документооборот, HuntFlow и системой KPI на базе ЗУП);

• как будет реализован каждый вид интеграции? какие ресурсы от ИТ-департамента и смежных подрядчиков потребуются)?

Поддержка и развитие

Стоимость поддержки HR-портала складывается из:

• расходов на серверы и их администрирование;

• расходов на лицензии продуктов;

• цены времени собственного персонала на первую линию консультационной поддержки

• оплаты 2 линии поддержки;

• бюджета развития по новым запросам.

Нужно проверить вашего потенциального подрядчика на готовность не просто разрабатывать HR-портал, но и качественно поддерживать его. Спросите:

• какова лучшая практика поддержки серверного оборудования и ПО для HR-портала?

• как рассчитывается стоимость лицензий для ПО?

• как оценить требуемые собственные ресурсы для первой линии поддержки?

• как подрядчик строит работу по 2 линии поддержки?

• какие есть предложения по развитию? может ли подрядчик предложить готовые решения?

Требуемые компетенции подрядчика

В целом проект внедрения HR-портала похож на другие проекты запуска корпоративных ИТ-систем. Однако особенности этих продуктов требуют внимательно отнестись к наличию у подрядчика опыта и компетенций.

Проверьте:

1. Наличие компетенции по коробочной версии;

2. Присутствие в списке компаний, рекомендованных системой для крупных внедрений;

3. Наличие статуса 1С-Франчайзи и специалистов по 1С ЗУП для проведения интеграции собственными силами;

4. Опыт выполнения редизайна системы в стиле корпоративного брендбука;

5. Наличие готовых решений в области HR-модулей (например, оценки 360, сервисов единого окна для кадровых услуг, готовых бизнес-процессов).