Комментарии 26
Done!
У меня на столе перед клавиатурой всегда лежат от одного до нескольких исписанных листочков ("Принцип выделения обработанной информации"):
На этих листочках одному мне ведомым способом написано, что меня мучит, что надо сделать, но по тем или иным причинам мною отложено. Как только я сажусь за компьютер, то волей неволей обращаю внимание на них ("Принцип буферного листа"). Если готов что-то сделать или уже сделал, то этот листочек идет в мусорною корзину ("Принцип пометки выполненных заданий"). А поскольку листочки перед глазами, то они не дают забыть про себя и порой, и идя по улице, я частенько вспоминаю про них и порой нахожу решение.
Как-то так
Пишу на месяц/неделю список задач на бумажке(или в ворде, а затем печатаю). При выполнении зачеркиваю. Помогает.
Насчет важных контактов коллег согласен, но если контактов много, то лучше для этого завести отдельный телефонный рабочий справочник, либо файлик, чтобы не потерять бумажки. Еще круче, чтобы у каждого контакта был свой листик, на котором можно по датам записывать обсуждаемые проблемы (бывает хорошие идеи возникают в процессе разговора).
не программист )
Дельные советы. Многие так и делают, на интуитивном уровне.
Я когда-то давно прочитал книгу
Alan Lakein "How to get control of your time and your life". Перевод Ю. Емельянов, Н. Емельянова. Редактор и корректор А. Медведев М.: Агентство "ФАИР", 1996, ISBN 5-88641-036-8 OCR: М.Свердлов
Она далека от IT (ну и год-то какой!), но в целом весьма сильно действует на мозги, заставляя работать в другом направлении, и помогает предотвратить "безделье" (а, вспомнил "прокрастинация" называется).
Из более новых Тайм-менеджмент для системных администраторов. – Пер. с англ. – СПб:
СимволПлюс, 2007. – 240 с., ил. ISBN 5932860901
Весьма полезна и по сей день.
"Буферные" записи наверное каждый делает в виде листочков, в основном это практически "оперативные" данные, которые надо быстро записать, но которые потом (обычно) не нужны. И они должны быть всегда перед глазами. По мере надобности данные из них можно перенести в трекер задач в компе (да хоть в текстовый файл записать), а мелкие текущие задачи и вопросы по мере решения вычёркивать, по итогу как листок заканчивается - пересматриваю, важное запишу в трекер, или на следующий лист, а этот просто выбрасываю.
Я прочитал пост и заметил некоторую схожесть с тем, к чему я пришел сам… Если кому-то пригодится, пользуйтесь.
Почти не изучал менеджмент или управление временем, но вот как получились мои простые истины:
Если появляется реальная задача (и речь не всегда о работе) — её нужно записать, иначе забудется.
Если задача выполнена и хоть как-то меняет мою жизнь (это не всегда работа), записываю ее как результат выполненных задач на неделе. (Позволяет мозгу понять, что я на этой неделе так же что-то менял и продолжаю менять). Раз в неделю этот список очищается.
Если задача рутинная а-ля «побриться», то после выполнения просто удаляется из задач.
Если задача не имеет решения, она просто исключается из задач. И такое бывает…
Важно не забывать раз в какое-то время садиться за этот список задач и менять приоритеты. Это очень важно! До этой мысли я иногда пытался делать уже не нужные мне вещи.
Декомпозиция. Не потому что «так надо», а потому что наш мозг боится больших задач. Декомпозиция так же позволяет, при правильном разделении, не бояться начать решать задачу, так как она маленькая, и страх «начать что-то делать» уже не кажется таким большим.
Нужно хотя бы раз в неделю садиться и пытаться понять, помимо приоритетов, почему у тебя не решаются важные задачи. Если они не решаются больше 2 недель — можно попробовать переформулировать/декомпозировать/изменить/удалить задачу.
Нужно научиться делить задачи на краткосрочные и долгосрочные. Время — условно для каждого. Но если есть задачи, которые нужно отложить надолго — лучше для них завести отдельный дашборд, чтобы не мазолили глаза бесконечным списком.
Разделять задачи на группы. Мой пример: «развлечения» (фильмы, игры, книги), «дом + семья + друзья», «хобби», «финансы» и «если будет нечего делать», «работа», «питание» (если захочу приготовить что-то новенькое), «здоровье».
Вроде кажется, что все просто, но для меня, как для самоучки, это, на самом деле, показатель того, что я двигаюсь в верном направлении
Есть много инфы по организации себя и времени. Мои наблюдения говорят, что надо быть просто умным, т.е. принимать во внимание много фактороов действующих одновременно, оценивать вероятности событий которые могут произойти, и т.п...
Легко структурируются и выполняются в срок несложные задачи. А сложные и новые - занимают неизвестное количество времени. Я как-то писал одну программу... ну и в какой-то момент обнаружил, что самый важный алгоритм - неправильный, а какой правильный - я не знаю. Т.е. я переоценил свои силы, а точнее мозги и пора паниковать, потому что я оказался отброшен практически на стартовую позицию.
Отличная статья, полезные комментарии. Однозначно в закладки.
Здорово, когда человек ищет способы оптимизации и организации своего рабочего процесса. И уж тем более самому становится приятно, когда эти усилия начинают приносить тебе пользу. Важный момент - не почивать на лаврах, не считать, что какая-то находка является серебряной пулей или высеченной в камне. Проще говоря, не становится заложником собственных идей.
Частично прочувствовал это на себе, когда перешёл из администрирования в менеджмент. Да, это всё ещё я и верхнеуровнево задачи остались задачами, пускай и иного содержания. Но характер работы другой, темп другой - и весь свой инструментарий в такой ситуации нужно пересматривать.
Конкретно по тексту у меня к автору один вопрос по самому первому пункту про сортировку писем. Используется ли во входящих/архиве сортировка по папкам и какие-либо другие фичи? Флаги важности, цветовая маркировка и т.п.
Хорошая статья, практически все приёмы использую и сам. Но добавил бы ещё один важный пункт - рефлексию. Невозможно сразу построить хорошую систему работы со сложными задачами. Надо периодически пересматривать как сделанные дела, так и сам процесс их организации. Выкидывать процессы, которые работают плохо, искать новые решения для регулярно всплывающих проблем.
Лучше всего явным образом и регулярно выделять на это время при планировании.
Я обычно на почте по старой привычке сразу-же настраиваю сортировщики, которые раскладывают входящие сообщения по папкам. Одни папки получаются с самыми приоритетными письмами, другие с чем-то что можно посмотреть позже, третьи с чем-то близким к мусору (разные обязательные рассылки с "новостями компании", которые обычно меня вообще никак не касаются).
Это заметно снижает нагрузку от необходимости разбора почты. В течении дня обращаю внимание на срочное, вечером или когда появляется свободное время просматриваю несрочное
в MS Outlook есть возможность отмечать письма флагами и потом снимать их. Плюс категории. Я все активные письма помечаю красными флагами, плюс категории (может быть больше одной, выделяются цветами) - моя задача, я назначил подчиненному, reference (если мне нужно это письмо на предстоящем совещании), on hold - если задача активна, но «мяч не у меня», приоритетная задача. При выполнении задачи флаг снимаю, Outlook его меняет на зеленую «галку».
рабочее время делю на очень короткие интервалы, по 15-30 минут после которых небольшой отдых типа почитать новости и снова работа.
15-30 минут? Мне этого не хватит даже на то что-бы настроиться на задачу, обычно как раз минут 20 уходит только на то что-бы в контекст въехать. Я, как и автор, обычно работаю активно часа три-четыре с утра, разгребаю самые сложные задачи, потом остаток дня добиваю разной спинно-мозговой рутиной, и околорабочими делами (заполнение всякой муры, кодревью, чтение почты и т.п.)
У меня работа специфичная, я скорее аналитик с элементами программирования, и задачи достаточно небольшие и изолированные друг от друга. Плюс наверное особенности организма - в 25 лет мог до двух ночи сидеть код писать, а сейчас получается лучше всего когда на короткий промежуток сосредотачиваюсь и работаю, потом отдых. Примерно это https://en.m.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Technique
Плюс я в полдень сплю пол часа :)
А мне помидорки как-то совсем не зашли, мешает этот ритм, мне комфортнее когда сам решаю когда прерваться, обычно как завершаю сложную часть задачи, а помидорки эти вечно прерывают на полдела, от этого дискомфорт возникает.
я не пользуюсь таймером или каким-то софтом, таймер действительно сбивает и раздражает. Скорее по внутренним ощущениям пришел к такому ритму и он оказался ближе всего к помидоркам :)
Но так или иначе почта у меня единый центр задач (хоть есть и Jira, и Target Process, и Trello). Если задача/вопрос пришли вне а почты (teams, skype, slack, ...) - я сам себе письмо пишу :)
Для правила "пустой inbox" раньше очень помогал inbox от google, но его, увы, закрыли. Благо спустя несколько лет появился спаситель в лице shortwave
Аналогично много лет работаю с почтой. Меня повергают в шок "входящие" с 10к сообщений. И люди просто проматывают их вниз со словами "где-то тут должно быть письмо, когда же оно пришло?"
В остальном - частично Кови, частично - Лимончелли "Тайм-менеджмент для системных администраторов" - горячо рекомендую, кто не читал. Удивительно, как такая старая книга сохраняет актуальность, автору следовало бы написать второе издание, после того, как появились мессенджеры (не знаю, жив ли он).
То, что статья отчасти компиляция, это ок, все течёт, все меняется, многие не читали. К тому же, автор описывает свой опыт
Но рекомендацию про Лимончелли повторю - мало того, что там много здравых идей, так она еще и неплохо написана и перевод также неплохой
Расскажите, как вы потом письма по всем этим папкам ищете? Я один раз попробовал, больше ни-ни. Ибо в Thunderbird поиск работает либо с нормальными фильтрами но в одной папке, либо везде, но вообще без фильтров. А в Outlook он просто показывает мешанину писем в случайном порядке.
На самом деле ужасающие вас "входящие с 10к сообщений" — это и есть архив. Важные письма отмечаются флажками/категориями. И не надо ни что-то куда-то перетаскивать, ни прописывать сортировку писем, ни совершать другие ненужные телодвижения.
А я уже постиг дзен и чётко знаю как всё успеть. Только вот не нахожу ответа на вопрос "зачем".
Зачем всё успевать?
Поэтому успеваю только то, что хочу успеть, а что не хочу - не успеваю.
Спасибо за статью!
Странно, что еще никто не упомянул "Джедайские техники" Дорофеева. Полезная книга для тех, кто желает продвигаться дальше в направлении борьбы с хаосом задач.
Отличная статья, спасибо! Всё чётко и понятно. Где-то укрепился в собственных методах, также услышал пару интересных идей.
Как всё успевать: 10 проверенных принципов борьбы с хаосом задач