Как стать автором
Обновить

Структурированное хранение информации

Управление проектами *
Совершенно случайно набрёл на одно интересное видео под названием Situating Personal Information Management (PIM) Practices within an Organization, почитал документ(создатели PIM подошли к этой проблеме основательно — исследования, тесты, теории, мне кажется, некоторые даже защитили кандидатские и докторские по этой тематике) и оказалось что те guidelines для организации хранения информации и быстрого доступа к ней, которые изложены в статьях, я уже давно и успешно использую в своей повседневной работе. И появились они у меня, как вы понимаете, не от хорошей жизни.
Так уж получилось, что работая ПМом, количество проектов у меня не опускалось ниже 5 и стабильно держалось в диапазоне 5 -10. Проекты были в основной своей массе небольшие, где то 3-5 месяцев длительностью и 2-4 разработчиков (ну и плюс сетевые администраторы, тестеры в проектной команде). Но когда к этому богатству добавился production support и maintenance и количество важных писем перевалило за 50-70 в день, пришлось задуматься насчет эффективного структурированного хранения проектной информации, её поиска, напоминаний о запланированных событиях. Далее описание что и как получилось...


1. Иерархическое хранилище, которое создается сразу — даже до наличия информации, которую потом надо будет сохранять. У меня это выглядит следующим образом на диске:

<Имя\Фамилия\Ник>
 |__<Компания>
     |__<Projects>
          |__<Active>
          |    |__<Project 1>
          |         |__<Documentation>
          |         |__<Specification>
          |         |__<Любые другие проект-специфичные папки>
          |__<Completed>
          |__<Cancelled>  

<Documentation> - проектная документация (project plan, project schedule, requirements, HLD, test plan, operation manual etc.)
<Specification> - внешняя документация (не созданная в рамках  проекта - спецификации и т.п.)

Как только проект заканчивался, он переносился целиком в <Completed> или <Cancelled>. 

Такая же структура создавалась и в MS Outlook 2007, где хранилась вся переписка о проектных активностях.
Для именования файлов думаю можно будет использовать идеи из Способ организации проектных директорий и файлов

2. Динамические папки. В MS Outlook есть возможность задавать Search Folders, которые фильтруют весь поток сообщений на основе заданных критериев.
а) Частный случай использования этой функциональности — Follow up folder. В MS Outlook 2007 есть возможность создавать follow up на произвольную дату и группировать их во View по дате. Таким образом, каждый свой рабочий день я начинал с просмотра заданий на сегодня, потом обрабатывал входные сообщения, расставлял их по follow up датам в будущем, сразу забывая о них :) И новый день с чистого листа, вмещающего обычно 10-20 заданий :)
б) Если структура сообщения вполне определенная (например, defect\suggestion\inquiry сообщения с заданными текстовыми Priority или Area, то с помощью Rules можно настроить установку Категорий (Area) или Цвета (Priority). И потом с помощью Search Folder искать, группировать, сортировать сообщения.

P.S. Старайтесь не оставлять непрочитанных писем в конце рабочего дня. «Если вы не управляете вещью, то вещь управляет вами! Третьего варианта — не дано!» Слова для подстановки вместо слова вещь — письма, проект, жизнь :)
Теги:
Хабы:
Всего голосов 31: ↑26 и ↓5 +21
Просмотры 3.6K
Комментарии Комментарии 10