Структурированное хранение информации

    Совершенно случайно набрёл на одно интересное видео под названием Situating Personal Information Management (PIM) Practices within an Organization, почитал документ(создатели PIM подошли к этой проблеме основательно — исследования, тесты, теории, мне кажется, некоторые даже защитили кандидатские и докторские по этой тематике) и оказалось что те guidelines для организации хранения информации и быстрого доступа к ней, которые изложены в статьях, я уже давно и успешно использую в своей повседневной работе. И появились они у меня, как вы понимаете, не от хорошей жизни.
    Так уж получилось, что работая ПМом, количество проектов у меня не опускалось ниже 5 и стабильно держалось в диапазоне 5 -10. Проекты были в основной своей массе небольшие, где то 3-5 месяцев длительностью и 2-4 разработчиков (ну и плюс сетевые администраторы, тестеры в проектной команде). Но когда к этому богатству добавился production support и maintenance и количество важных писем перевалило за 50-70 в день, пришлось задуматься насчет эффективного структурированного хранения проектной информации, её поиска, напоминаний о запланированных событиях. Далее описание что и как получилось...


    1. Иерархическое хранилище, которое создается сразу — даже до наличия информации, которую потом надо будет сохранять. У меня это выглядит следующим образом на диске:

    <Имя\Фамилия\Ник>
     |__<Компания>
         |__<Projects>
              |__<Active>
              |    |__<Project 1>
              |         |__<Documentation>
              |         |__<Specification>
              |         |__<Любые другие проект-специфичные папки>
              |__<Completed>
              |__<Cancelled>  
    
    <Documentation> - проектная документация (project plan, project schedule, requirements, HLD, test plan, operation manual etc.)
    <Specification> - внешняя документация (не созданная в рамках  проекта - спецификации и т.п.)
    
    Как только проект заканчивался, он переносился целиком в <Completed> или <Cancelled>. 
    

    Такая же структура создавалась и в MS Outlook 2007, где хранилась вся переписка о проектных активностях.
    Для именования файлов думаю можно будет использовать идеи из Способ организации проектных директорий и файлов

    2. Динамические папки. В MS Outlook есть возможность задавать Search Folders, которые фильтруют весь поток сообщений на основе заданных критериев.
    а) Частный случай использования этой функциональности — Follow up folder. В MS Outlook 2007 есть возможность создавать follow up на произвольную дату и группировать их во View по дате. Таким образом, каждый свой рабочий день я начинал с просмотра заданий на сегодня, потом обрабатывал входные сообщения, расставлял их по follow up датам в будущем, сразу забывая о них :) И новый день с чистого листа, вмещающего обычно 10-20 заданий :)
    б) Если структура сообщения вполне определенная (например, defect\suggestion\inquiry сообщения с заданными текстовыми Priority или Area, то с помощью Rules можно настроить установку Категорий (Area) или Цвета (Priority). И потом с помощью Search Folder искать, группировать, сортировать сообщения.

    P.S. Старайтесь не оставлять непрочитанных писем в конце рабочего дня. «Если вы не управляете вещью, то вещь управляет вами! Третьего варианта — не дано!» Слова для подстановки вместо слова вещь — письма, проект, жизнь :)
    Поделиться публикацией

    Комментарии 10

      +1
      У меня тоже есть некоторая система по наименованию и организации файлов/папок. И практически в каждой попке, находящейся в работе, присутствует папка под название «Хлам» в которую я перемещаю ненужные файлы/папки из текущей папки. По сути корзина, из которой можно что то ошибочно «удаленное» восстановить.
        +11
        Ничего себе по Фрейду опечаточка!
          0
          да :) типа смотрю на эти структурированные папки — а думаю о каждой женщине :)
            +3
            а внимание к подобным опечаткам без фрейда не обходится? мне пришлось 6 раз перечитать, чтобы ее найти
              0
              генитально!
            +1
            Мне понравился подход к структурированию информации у PIM The Brain
              0
              и что он представляет собой? в нескольких словах…
              +1
              Кстати, по поводу MS Outlook. Есть средства синхронизации базы между двумя десктопами? Очень хочется чего-то типа imap.
              • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                  0
                  Только вот где его поставить? Если бы был сервер для unix, и не сильно дорогой, было бы отлично. Ну или чужой сервис по подписке.
                  МС недавно опубликовали доку на формат файлов аутлука, я все жду, может гугль напишет сервер синхронизации…

              Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

              Самое читаемое