Dropbox и совместная работа над документами

    Довольно часто стали писать на Хабре про нестандартное использование Dropbox, особенно меня порадовал вариант использования для синхронизации истории сообщений. Поэтому хочу поделиться с общественностью вариантом использования Dropbox для совместной работы над документами.

    Я работаю в компании, которая занимается разработкой специализированного софта биологической направленности для фармакомпаний. По роду деятельности мне и моим коллегам приходится сталкиваться с написанием научных статей, грантов и прочих документов, над которыми приходится работать сообща.

    В настоящее время совместная работа над документами осуществляется через электронную почту. Схема самая примитивная: один автор вносит изменения и после пересылает остальным соавторам, которые в свою очередь читают и вносят свои изменения и дополнения. Подобный «пинг-понг» порождает большое число писем с содержанием типа «Петя, вот это последняя версия документа», и множество версий. И естественно, рано или поздно кто-то запутывается и начинает править уже неактуальную версию. Что бы отловить подобные оплошности, приходится затрачивать дополнительное время. Еще одной причиной почему используется почта, а не какие-то специализированные инструменты типа SharePoint — это простота использования, не нужно учиться работать в новом софте.

    Не так давно я открыл для себя Dropbox, в который сразу же стал сбрасывать рабочие файлы для работы дома. При этом не нужно каждый раз посылать файл самому себе по почте, и ведь нужно же еще не забывать отправить назад, опять же самому себе, обновленную версию. А позже пришел к идее, что Dropbox можно использовать для совместной работы.

    Шаринг папок


    В ее основе лежит возможность расшаривать отдельные фолдеры для остальных пользователей сервиса. То есть можно создать папку, поместить в нее начальные версии документов, а затем расшарить ее остальным соавторам, при условии конечно, что они являются пользователями Dropbox. Тогда любое обновление файлов будет незамедлительно отображаться у других пользователей, то есть решается задача работы с актуальными версиями. Но есть и ряд недостатков, в частности при обновлении файлов, не показывается с чей стороны было сделано изменение.

    Управление расшаренной папкой

    Трекинг изменений


    Кроме того, чтобы работать только с актуальными версиями документов, нужно иметь возможность отслеживать изменения. Тут Dropbox позволяет, во-первых, просматривать какие изменения в целом происходили в папке: какие файлы были добавлены/удалены/изменены.

    Трекинг изменений

    А во-вторых, для каждого файла можно увидеть историю измений, и при необходимости откатить, или скачать файл нужной версии. Это значит, что любые изменения будут сохранены. Кстати, удаление файла, случайное или преднамеренное, не является бедой, удаленное легко восстановить одним кликом.

    Version History

    Конфликтные ситуации


    Что будет, если один из соавторов оказался в локации, в которой нет интернета, и ему приходится использовать текущую версию документа, а в это время другой соавтор внес свои изменения и проапдейтил документ (точнее, он апдейтится автоматически)? Когда наш первый автор вернется он-лайн, возникнет конфликтная ситуация: попытка обновить файл, версия которого выше, чем того, который есть на руках. В таких случаях Dropbox сохраняет конфликтный файл как копию, чтобы дальше можно было внести изменения в текущую версию документа, правда уже сторонними средствами.

    Итоги


    Подводя итог вышесказанному, можно выделить следующие достоинства:
    • Не требуется каких-то специальных знаний, достаточно заполнить регистрационную форму и установить клиент, а все остальное будет происходить автоматически.
    • Не нужно использовать почту или FTP для обмена версиями документа.
    • Все версии документа сохраняются на сервере Dropbox, потому нужный файл будет доступен из любой точки, где есть интернет и можно не бояться удаления файлов
    Но есть и недостаки:
    • Нет какой бы то ни было системы разрешения конфликтных ситуаций. Сейчас при возникновении конфликтной ситуации, файлы придется сравнивать вручную, хоть и средствами MS Word.
    • Вопросы безопасности — если взломают аккаунт одного из соавторов, ваша информация будет украдена. Кроме этого, не для всех приемлемо, чтобы статьи и прочие документы, которые по сути описывают новейшие изыскания, хранились на руках третьих лиц.
    • Достаточно примитивная система управления версиями.


    В целом идея кажется работоспособной и работает в теории, но нужно попробовать ее в реальных условиях, что я и попытаюсь сделать в ближайшее время.
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее
    Реклама

    Комментарии 14

      +2
      А как на счёт «Google Документов»?
        0
        Я тоже, читая, в первую очередь подумал о google-docs.
        Уже довольно долгое время пользуемся для совместной работы над документами.
          0
          Гуглодоки хороши, я бы тоже их использовал, но не всем нравится хранить доки на третьей стороне, хотя этот недостаток присутствует и в данной схеме.

          Но основной минус заключается в том, что Google Docs на данный момет не интегрированы с менеджерам библиографий типа Endnote, или RefMan, которые позволяют сэкономить кучу времени на вставку ссылок на другие научные труды, на которые опираются утверждения в документе. И позже централизованно управлять форматом как сносок, так и конечного списка литературы.
            0
            мне кажется, такое использование дропбокса это маньячество.
            может пара ссылок поможет:
            www.zotero.org/support/screencast_tutorials/zotero_and_google_tools
            https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/54659
              0
              Спасибо большое!
                0
                Тоже хотел про zotero написать.
                Очень удобный инструмент.
                Я его использую как большую записную книжку.
            +2
            Господи, да сколько ж можно?! Ваш вариант использования Dropbox-а нисколько не оригинален, напротив, что-то подобное написано в Top Frequently Asked Questions.
              +5
              Откройте для себя svn :)
                0
                Вот тоже первая мысль пришла, а потом уже какой-то гугл докс :)
                0
                К слову, если документ открыт в МС Ворде, то дропбокс не может его синхронизировать — «нет доступа к файлу»...(и не в том плане, что вот вы октрыли документ в ворде и стали править, а тут кто-то залил новую версию, нет, вы открыли, стали править, сделали промежуточный сейв… а дроп его залить не может… только когда вы ворд закроете… вот такой ворд жадный)
                  +1
                  Да, есть такой момент, но только в виндовом офисе. Под маком документ апдейтится после каждого сохранения без необходимости его закрывать.
                    0
                    Можете более развернуто объяснить мысль? С чего такая фишка только в маковом офисе от того же микрософта?
                  –2
                  Делаем ставки, как скоро в топике появится персона, ненавязчиво оставившая свою реферальную ссылку на Коробку под видом инвайта.
                    0
                    К сожалению нет у коробки простых checkout/checkin.
                    Имхо лучше поставить VCS и зашарить диск из нее. Некоторые умеют интегрироваться с десктопными текстовыми редакторами типа офиса. Хотя на мой взгляд wiki было бы лучше в плане редактирования больших документов.
                    Приватность решается через свой выделенный сервер.

                    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                    Самое читаемое