Если вы до сих пор пытаетесь выстроить нормальную работу в таск-трекере — расслабьтесь. Это скучно и неблагодарно.
Гораздо интереснее разобраться, как использовать его по-настоящему — так, чтобы убить процессы, мотивацию и нервы команды.
Я собрал 11 самых проверенных способов. Хотите такой же эффект — достаточно пары пунктов из списка.
№1. Найдите самый навороченный софт
Идеальный таск-трекер — тот, где интерфейс вызывает панику, а функционал напоминает склад в Ашане. Пусть половина опций остается нетронутой, ничего, когда-нибудь пригодится. Главное, чтобы инструмент выглядел солидно и создавал ощущение большого, серьёзного продукта.
№2. Не тратьте время на демо и тесты — сразу покупайте подписку
Не слушайте тех, кто предлагает посмотреть обзор или демо. Это для нерешительных. Если сервис особенно гордится своей «мощной техподдержкой», — отличный знак. Вам действительно придётся вникать, а это повышает дисциплину.
№3. Постройте «идеальный процесс» заранее
Не подключайте команду слишком рано. Вы точно уверены, что ваш процесс уже идеален? Лучше спокойно нарисуйте красивую схему, добавьте побольше этапов, пропишите каждое согласование и обязательно составьте подробный регламент.
Реальная работа у вас, конечно, проще. Но мы же здесь за эффективностью.
И это только половина колонок — в YouGile можно сделать еще больше:
№4. Ставьте дедлайны везде
Если у задачи нет даты — её не существует. Поэтому ставьте дедлайны на каждый пункт даже в чек-листе: «уточнить», «посмотреть», «подумать» и т.д.
Конечно, половина этих задач не требует никакой срочности, но кто сказал, что это важно? Главное — чтобы доска была красной. Когда у людей всё горит, они меньше спорят и быстрее работают.
№5. Пригласите всех подрядчиков в общий проект
Не усложняйте себе жизнь ролями и доступами — зовите всех подрядчиков прямо в рабочее пространство. Пусть видят внутренние обсуждения, незакрытые бэклоги и корпоративные материалы — сразу почувствуют себя ближе к команде. Мы за прозрачность.
№6. Используйте трекер для контроля, а не для работы
Работать лучше в чатах, команда и так там сидит всё время. Так что коллеги точно увидят ваши срочные сообщения в 23:35. А в трекер заходите раз в неделю: заносите туда задачи «для галочки», чтобы видеть цифры, статусы и отчётность.
Обновляйте доску так, чтобы на ней всё выглядело чуть лучше, чем в жизни. Так и команда спокойна, и начальство лишний раз не лезет с вопросами.
№7. Автоматизируйте всё, что движется
Подключите все триггеры: автопереносы, автоназначения, массовые уведомления. Это всё ускорит работу и снимет нагрузку с проджектов.
Если задача прыгает между колонками без участия коллег — супер, автоматизация работает. А если исполнители не понимают, что вообще происходит на доске — значит, пора добавлять ещё один сценарий.
№8. Обсуждайте задачи Telegram, а не в трекере
Если нужно что-то решить — делайте это сразу, в том канале, который удобен в моменте. Получилось договориться — отлично, идём дальше. А оформить детали в системе можно потом, когда появится время.
Если кто-то жалуется, что информация теряется или дублируется — их проблемы, надо привыкать к темпу работы.
№9. Не захламляйте карточки задач деталями
Описание задачи должно быть лёгким, без деталей. При вашей загрузке вы вряд ли успеете расписать подробнее, есть дела поважнее.
Желательно оставить в карточке что-то универсальное в духе «Сделать всё по красоте» или «Разобраться до завтра». Так команда останется в тонусе, творчески интерпретирует смыслы и придёт к неожиданным решениям.
№10. Ставьте все теги на все карточки
Не жалейте меток — задача должна быть описана со всех сторон. Исполнитель, срочность, источник, тип, таймер, продуктовая ветка, приоритет, формат, риск, подтип риска, оценка в рублях — всё важно. В YouGile можно своих насоздавать. Не скупитесь, поставьте все, пусть карточка выглядит как новогодняя ёлка! А захочется что -нибудь найти, фильтруйте!
№11. Не разбирайте бэклог — чем больше идей, тем богаче команда
Бэклог — это живая история команды, трогать его опасно. Каждая старая идея или забытая гипотеза может когда-нибудь выстрелить. Да, список растёт, но в этом тоже есть польза: команда видит, насколько глубока и масштабна её работа.
Приоритизация, конечно, превращается в лотерею, зато какая интрига. И вообще, если что-то пролежало полгода, значит, оно выдержало проверку временем. А что выдерживает время — то заслуживает остаться ещё.
Что ещё можете порекомендовать? Поделитесь в комментариях.
После всех этих советов может возникнуть странное желание — поработать нормально. YouGile подходит и для этого. Команды до 10 человек получают полный доступ ко всем функциям системы управления бесплатно и навсегда.
