RPA в первую очередь это автоматизация бизнес процесса, который делает сотрудник.

Из вашего примера. Сотрудник открывает OUTLOOK, берет письмо, скачивает эксель файл, открывает эксель, берет данные, открывает ERP систему и вносит данные через какую то форму. Далее отвечает в аутлуке на письмо

RPA решение этого бизнес процесса выглядит примерно так

Делается IMAP или Echange запрос к почтовому ящику, в фоне качаются аттачи из писем, далее активностями RPA продукта (обычно через com-объект) содержимое xlsx файла сохраняется в объект типа DataTable. Ведется обработка DataTable. Далее выполняется SQL запрос на внесение в БД новых данных из DataTable. Далее через SMTP или Echange формируется письмо ответ. Исходное письмо либо удаляется либо перемещается в папку обработано.

Конкретно в этом примере вообще не требуется взаимодействие с пользовательским интерфейсом. Но порой есть бизнес процессы, где это нужно. Например если мы работаем со сторонним ресурсом, где есть только web морда и никакого api нет.