За 24 года программирования и внедрения различных систем мне удалось внедрить четыре документооборота, два из которых были внедрены в крупных украинских банках. Поскольку эта тема мне интересна и знакома я также наблюдал за успешными и не неудачными внедрениями моих коллег, а в некоторых прямо или косвенно участвовал на этапе первичной постановки задачи.
Как всегда наиболее сложным является вопрос постановки задачи. Именно для его решения я набросал для себя коротенький опросничек. Думаю он будет полезен прежде всего для руководителей, которые понимают что им нужна СЭД, но не знают с чего начать разбор вопроса и/или выбор имеющихся систем.
Использовать его довольно просто, нужно только вычеркнуть ненужные варианты. Если сомневаетесь — подчеркните пункт для более детального обсуждения с разработчиком/внедренцем. Оставшаяся канва будет давать Вам общее представление о том, что Вам нужно на первом этапе.
Терминология коротко:
СЭД — система электронного документооборота. Далее в документе написание с большой буквы.
Контроль — система проверки исполнительской дисциплины основанная на временных рамках. Далее в документе написание с большой буквы.
Открытие/закрытие Контроля — процедура установления сроков и статуса исполнения документа.
Контролер — сотрудник инициирующий Контроль.
Отправка — предоставление права доступа к электронной записи (для веб-сервиса) и/или передача по электронными каналам совокупности информации из записи/записей БД.
Подпись — личное подтверждение достоверности информации исполнителем. Осуществляется любым из способов предоставления такого подтверждения (наличие ЭЦП, отправка документа с авторизованной учетной записи и т. п.).
Документ — совокупность электронных записей в Базе Данных идентифицируемый как аналог составленного на бумажном носителе документа. Далее в тексте документ используется в значении включающем в себя наличие подписи или отправки электронной записи.
Черновик — незавершённый и/или не отправленный/подписанный документ.
1 Безопасность
1.1 Доступы к СЭД
1.1.1 Доступность системы извне корпоративной сети:
1.1.1.1 система недоступна извне корпоративной сети;
1.1.1.2 система доступна извне корпоративной сети;
1.1.1.2.1 доступ к основному функционалу системы для пользователей;
1.1.1.2.2 полный доступ к функционалу системы.
1.1.2 Вид системы
1.1.2.1 Веб-сервис — не требуется установка на компьютеры пользователей;
1.1.2.2 Толстый клиент — требуется установка на компьютеры пользователей;
1.2 Подписание документов и/или аутентификация в системе осуществляется с помощью:
1.2.1 Электронной цифровой подписи;
1.2.2 Логина и пароля;
1.2.3 Сертификатов.
1.3 Доступы к документам
1.3.1 Все документы доступны всем пользователям. Ограничения в доступе накладываются в случае необходимости.
1.3.2 Пользователю доступны только его документы. Предоставление доступа к документами производится в случае необходимости.
1.3.3 Удаление документов в системе производится:
1.3.3.1 путем физического удаления;
1.3.3.2 путем переноса в архив и/или скрытую область.
1.4 Распределение ролей
1.4.1 Проводится жесткое распределение ролей по пользователям и документам
1.4.1.1 Роль для печати (на толстом клиенте);
1.4.1.2 Роль для создания;
1.4.1.3 Роль для изменения;
1.4.1.4 Роль для удаления;
1.4.1.5 и т.п.
1.4.2 Проводится мягкое распределение ролей по пользователям
1.4.2.1 Сотрудник;
1.4.2.2 Руководитель;
1.4.2.3 Администратор;
1.4.2.4 и т.п.
2 Контроль
2.1 Статусы исполнения:
2.1.1 Открыт:
2.1.1.1 Новый — установлен срок/порядок исполнения документа.
2.1.1.2 Продление — установлен новый срок/порядок исполнения документа по решению контролера (на основании доклада исполнителя о причинах невозможности исполнения в отведенные сроки и т. п.).
2.1.1.3 Как не исполненный (просрочен) — нет исполнения документа, нет сведений о причине неисполнения документа согласно вида Контроля. Статус присваивается документу автоматически.
2.1.2 Закрыт (архивный):
2.1.2.1 Как исполненный — исполнение документа выполнено в срок и/или согласно порядку установленного видом Контроля.
2.1.2.2 Как не исполненный — нет исполнения документа, нет сведений о причине неисполнения документа согласно вида Контроля. Статус присваивается документу контролером (в случае увольнения исполнителя и сокращения должности, отсутствия более необходимости исполнения документа).
2.2 История статусов Контроля:
2.2.1 Сохраняется история статусов Контроля документов (всегда можно собрать информацию о исполненных документах, которые имели нарушения сроков/порядка исполнения).
2.2.2 Сохраняется только финальный статус Контроля документа (главное исполнен ли документ на данный момент времени, а был ли он когда-либо просрочен или нет не важно).
2.3 Временной интервал Контроля:
2.3.1 Срочный — сроки исполнения по такому контролю устанавливаются с конечной датой исполнения.
2.3.2 Без срочный — сроки создания и исполнения по такому контролю устанавливаются регулярно без ограничения в будущем (постоянные обязанности).
2.4 Виды Контроля
2.4.1 Обычный:
2.4.1.1 срок исполнения семь календарных дней;
2.4.1.2 срок исполнения пять рабочих дней;
2.4.1.3 срок исполнения пять банковских дней;
2.4.2 Срочно:
2.4.2.1 срок исполнения три календарных дня;
2.4.2.2 срок исполнения три рабочих дня;
2.4.2.3 срок исполнения три банковских дня;
2.4.3 Немедленно:
2.4.3.1 срок исполнения один календарный день;
2.4.3.2 срок исполнения один рабочий день;
2.4.3.3 срок исполнения один банковский день;
2.4.4 Согласно графика выполнения:
2.4.4.1 срок исполнения устанавливается контролирующим руководителем в зависимости от вероятных внешних контрольных сроков (исполнение нормативных актов и приказов НБУ, необходимость соблюдения сроков переписки с внешними предприятиями/организациями и/или частными лицами и т. п.);
2.4.4.2 срок исполнения устанавливается контролирующим руководителем вне зависимости от вероятных внешних контрольных сроков;
2.4.4.3 срок исполнения устанавливается в соответствии с внешними контрольными сроками.
2.4.5 Согласно порядка выполнения мероприятий (Project Management):
2.4.5.1 срок исполнения устанавливается согласно порядка выполнения мероприятий после наступления соответствующих событий (открытие/закрытие другого Контроля связанного с текущим цепочкой проекта и т. п.).
2.4.5.2 срок исполнения устанавливается согласованно с другими событиями (параллельные проекты) при наличии соответствующих ресурсов и/или выполнении дополнительных условий/ограничений (наличие в штатном расписании исполнителей и/или в бюджете средств и т. п.).
2.4.6 Постоянный:
2.4.6.1 Срок/порядок исполнения Контроля устанавливается автоматически согласно Приказу о должностных инструкциях и/или другому нормативно правовому документу (в случае если не происходит автоматическое изменение должностной инструкции исполнителя см.Формирование должностных обязанностей) и требует наличия статуса закрытия. Для каждого срока/порядка порождается отдельный документ и Контроль.
2.4.6.2 Срок/порядок исполнения Контроля устанавливается автоматически согласно Приказу о должностных инструкциях и/или другому нормативно правовому документу (в случае если не происходит автоматическое изменение должностной инструкции исполнителя см.Формирование должностных обязанностей) и не требует наличия статуса закрытия. Порождается только один Контроль но сохраняется история статусов его исполнения (см.Сохраняется история статусов Контроля).
2.5 Порядок переноса Контроля
2.5.1 Контроль устанавливается согласно виду Контроля и не может быть изменен по документу и исполнителю. В этом случае единственный способ снять контроль это выполнить поручение без нарушения сроков или с их нарушением. За исполнение Контроля отвечает каждый исполнитель в цепочке.
2.5.2 Контроль устанавливается согласно виду Контроля, но может быть изменен по документу и исполнителю. В этом случае документы объединяются в цепочку:
2.5.2.1 документы в цепочке имеют одинаковый статус Контроля. Если первичный документ не исполнен ввиду переноса сроков и/или изменения исполнителей все документы в цепочке считаются не исполненными. Только исполнение всех документов в цепочке закрывает Контроль. (см.Сохраняется только финальный статус Контроля).
2.5.2.2 все документы в цепочке имеют собственный статус Контроля. Только исполнение всех документов в цепочке закрывает Контроль.
2.5.2.3 все документы в цепочке имеют собственный статус Контроля. Исполнение всех последних документов всех ветвей цепочки закрывает Контроль.
3 Создание документов
3.1 Пользователю доступно создание всех видов документов.
3.2 Пользователю доступно создание только тех видов документов, которые определены его правами.
3.3 Виды документов:
3.3.1 Служебные записки;
3.3.1.1 Отчет — документ, который формируется как ответ на Контроль;
3.3.1.2 Правовой запрос;
3.3.1.3 Правовое заключение;
3.3.2 Приказы;
3.3.2.1 Распоряжения;
3.3.2.2 Разъяснение и указание руководства;
3.3.3 Резолюции;
3.3.4 Должностные инструкции;
3.3.5 Положения;
3.3.6 Инструкции;
3.3.7 TODO задачи;
3.3.8 Мероприятия;
3.3.9 Регистрационная карта Контроля.
3.4 Лист рассылки формируется на этапе создания документа.
3.5 Документ, вносящий изменения в другие документы создается с прямыми ссылками на изменяемые части других документов (с целью автоматизации системы версионности документов и внесенных в них изменений).
3.6 Этапы создания документа:
3.6.1 шаблон:
3.6.1.1 выбор по подразделениям адресатам;
3.6.1.2 выбор по перечням решаемых вопросов;
3.6.1.3 автоматическое заполнение листа рассылки и согласования;
3.6.1.4 выбор собственных/общедоступных шаблонов;
3.6.2 черновик;
3.6.3 не подписанный создателем документ;
3.6.4 документ подписанный создателем.
3.7 Прикрепляемые документы в форматах .html .doc .rtf .odt .xls .pdf .ods, а также других легко распознаваемых форматов распознаются системой:
3.7.1 для формирования поисковых мета-данных;
3.7.2 и вносятся непосредственно в документ, а не как прикрепленные файлы.
4 Изменение документов
4.1 Изменение документа производится непосредственно в электронной записи документа:
4.1.1 изменение производится путем редактирования записи документа и логирования факта внесения изменения.
4.1.2 изменение производится путем редактирования записи документа и логирования измененных данных.
4.2 Изменение документа производится в копии документа (ревизии):
4.2.1 однажды созданный документ никогда не изменяется, для внесения изменений в документ создается копия документа, которой присваивается очередной номер ревизии документа. Только последняя ревизия документа имеет статус и Контроль документа, все предыдущие ревизии считаются в системе историческими.
4.2.2 однажды созданный документ никогда не изменяется, для внесения изменений в документ создается копия документа, которой присваивается очередной номер ревизии документа. Любая ревизия документа может иметь статус и Контроль документа. (см.Слияние ревизий документа).
4.3 Изменение черновика документа производится на любом этапе его разработки. История изменения Черновика формируется:
4.3.1 вручную пользователем — путем сохранения изменений;
4.3.2 автоматически — через установленные интервалы времени;
4.4 Слияние ревизий документа производится:
4.4.1 вручную;
4.4.2 полуавтоматически;
4.4.3 автоматически;
4.4.3.1 согласно старшинству сроков;
4.4.3.2 согласно старшинству табеля о рангах исполнителей;
4.4.4 не производится никогда.
5 Ознакомление и мониторинг
5.1 Ознакомление с документами, Контролями, TODO списками и т. п. производится аналогично почтовым системам:
5.1.1 Получение сотрудником на сервере/почте уведомления считается «доставкой» (пользователь имеет возможность ознакомиться документом/Контролем и т. п.).
5.1.2 Открытие документа не контролируется.
5.1.3 Подтверждение получения (принятия ко вниманию/исполнению) документа формируется:
5.1.3.1 автоматически — при порождении наследующих документов, поручений ссылающихся на полученный документ, Контролей и т. п;
5.1.3.2 вручную — путем явного указания (нажатия кнопки и т. п.) адресатом.
5.2 Система ознакомления предполагает:
5.2.1 отправку сообщения на почту;
5.2.2 отправку SMS;
5.2.3 формирование сообщения в папке входящий документов СЭД.
5.3 Система мониторинга дает возможность контроля состояний документа/цепочки на всех стадиях исполнения:
5.3.1 путем составления листа исполнения:
5.3.1.1 по документам;
5.3.1.2 по исполнителям;
5.3.2 путем информирования контролера/исполнителя:
5.3.2.1 по почте;
5.3.2.2 по SMS;
5.3.2.3 сообщением во входящую папку.
6 Согласование документов
6.1 Порядок согласования и подписания документов:
6.1.1 документ доступен для согласования всем сотрудникам по списку согласования:
6.1.1.1 сразу после отправки на согласование;
6.1.1.2 согласно порядку согласования;
6.1.2 документ доступен для подписания руководством:
6.1.2.1 только после получения согласования всеми согласующими лицами;
6.1.2.2 руководитель подписывает документ путем его согласования на этапе согласования.
6.2 Состав реквизитов согласования:
6.2.1 лист рассылки создается при создании документа и до формируется в процессе согласования.
6.2.2 Контроль создается при создании документа и до формируется в процессе согласования, но вступает в силу после подписания.
7 Поиск
7.1 Глобальный поиск по системе — предполагает возможность поиска по всем видам доступных для пользователя системам СЭД.
7.2 Поиск в рамках вида документа — предполагает возможность поиска по определенному виду документов.
7.3 Поиск по критерию и/или совокупности критериев и/или контекстному содержанию.
7.4 Поиск осуществляется в рамках выбранных политик безопасности (см.Безопасность).
8 Формирование должностных обязанностей
8.1 Формирование должностных обязанностей производится вручную так же как и создание обычных документов.
8.2 Формирование должностных обязанностей производится на основе включения в должностные инструкции выдержек из приказов, инструкций и распоряжений, а также иных документов, которые порождают в СЭД Контроль.
8.3 Формирование должностных инструкций производится на основе приказов и изменений к приказам. Контроль должностных обязанностей устанавливается только на основании таких приказов. Порождение Контроля без внесения изменения в приказ по должностной инструкции не допускается.
9 Справочники, каталоги и информационный портал
9.1 С целью обеспечения сотрудников дополнительной информацией система предоставляет ряд справочников:
9.1.1 Календарь:
9.1.1.1 для каждого сотрудника персональный календарь в который формируются автоматически все Контроли, TODO задачи и т. п., а также вручную назначенные события;
9.1.1.2 для каждого подразделения календарь событий и Контролей сотрудников подразделения, особые события для общего календаря организации и/или других подразделений;
9.1.1.3 для организации общий календарь событий;
9.1.2 Контакты включает в себя:
9.1.2.1 по каждому сотруднику:
9.1.2.1.1 Ф.И.О.;
9.1.2.1.2 фото;
9.1.2.1.3 телефоны;
9.1.2.1.4 офис каждого сотрудника;
9.1.2.1.5 общий круг обязанностей;
9.1.2.1.6 текущий статус (принят на работу, в декрете, кто/кого подменяет, отпуск, увольнение и т. п.);
9.1.2.1.7 дополнительную информацию (вплоть до создания корпоративной социальной сети).
9.1.2.2 по подразделениям:
9.1.2.2.1 структуру;
9.1.2.2.2 общее описание круга решаемых задач;
9.1.2.2.3 офисы;
9.1.2.2.4 новости для сотрудников подразделения;
9.1.2.3 по структуре:
9.1.2.3.1 информацию о назначениях/увольнениях и т.п.;
9.1.2.3.2 информацию о тренингах и мероприятиях;
9.1.2.3.3 новости;
9.1.2.4 заполнение справочника производится:
9.1.2.4.1 управлением по работе с персоналом;
9.1.2.4.2 сотрудниками лично.
9.1.3 Справочники/Форумы общедоступной информации:
9.1.3.1 всякая информация, которая доступна о банке извне (официальные данные отчетности, сообщения информационных агентств, официальные и неофициальные выступления руководителей банка и т. п.) должны быть доступны сотрудникам банка для ознакомления и обсуждения внутри банка;
9.1.3.2 система сбора и обсуждения рациональных предложений, с системой голосования по критериям:
9.1.3.2.1 важности;
9.1.3.2.2 личного предпочтения.
9.2 Система быстрого оповещения сотрудников — для различного рода экстренных и обычных частных и массовых оповещений сотрудников (регулярная информация, поддающаяся или не поддающаяся каталогизации в справочник), а также сбора структурируемой информации (опросники рейтинговых агентств, аудиторов и т. п.).
9.2.1 TODO список в виде древовидной архитектуры разделенной в соответствии с предоставленными правами:
9.2.1.1 каждый сотрудник (группа, подразделение и т. п.) имеет доступ на чтение и формирование ответа (делегирования по цепочке) в соответствии с указанным создателем TODO правом.
9.2.1.2 все имеют право просмотра TODO списка и ответов, но ответы могут давать только сотрудники, которым предоставлено право создателем TODO списка.
9.2.1.3 TODO список имеет субъективную систему взвешенности заполнения — процент важности и/или веса готовности указывается создателем/сотрудником.
9.2.1.4 TODO список имеет объективную систему взвешенности заполнения — процент заполненности высчитывается от общего числа заданий списка.
9.2.1.5 Связи TODO списка и Контроля:
9.2.1.5.1 формируются:
9.2.1.5.1.1 автоматически (контролер указывает необходимость создания TODO списков);
9.2.1.5.1.2 вручную (при получении Контроля сотрудник имеет опцию создания и/или делегирования TODO списка по Контролю);
9.2.1.5.2 закрывают Контроль:
9.2.1.5.2.1 заполнение TODO листа автоматически закрывает Контроль;
9.2.1.5.2.2 никогда не закрывает Контроль.
9.3 Информационный портал (база знаний) — для работы справочной службы банка, как основная система ЧаВо для всех сотрудников банка.
10 Оно Вам нужно вообще?
Данный опросник не претендует на награду «Самый всеобъемлющий», но тем не менее хорошо зарекомендовал себя на практике.
Буду благодарен за дополнения.
Как всегда наиболее сложным является вопрос постановки задачи. Именно для его решения я набросал для себя коротенький опросничек. Думаю он будет полезен прежде всего для руководителей, которые понимают что им нужна СЭД, но не знают с чего начать разбор вопроса и/или выбор имеющихся систем.
Использовать его довольно просто, нужно только вычеркнуть ненужные варианты. Если сомневаетесь — подчеркните пункт для более детального обсуждения с разработчиком/внедренцем. Оставшаяся канва будет давать Вам общее представление о том, что Вам нужно на первом этапе.
Терминология коротко:
СЭД — система электронного документооборота. Далее в документе написание с большой буквы.
Контроль — система проверки исполнительской дисциплины основанная на временных рамках. Далее в документе написание с большой буквы.
Открытие/закрытие Контроля — процедура установления сроков и статуса исполнения документа.
Контролер — сотрудник инициирующий Контроль.
Отправка — предоставление права доступа к электронной записи (для веб-сервиса) и/или передача по электронными каналам совокупности информации из записи/записей БД.
Подпись — личное подтверждение достоверности информации исполнителем. Осуществляется любым из способов предоставления такого подтверждения (наличие ЭЦП, отправка документа с авторизованной учетной записи и т. п.).
Документ — совокупность электронных записей в Базе Данных идентифицируемый как аналог составленного на бумажном носителе документа. Далее в тексте документ используется в значении включающем в себя наличие подписи или отправки электронной записи.
Черновик — незавершённый и/или не отправленный/подписанный документ.
1 Безопасность
1.1 Доступы к СЭД
1.1.1 Доступность системы извне корпоративной сети:
1.1.1.1 система недоступна извне корпоративной сети;
1.1.1.2 система доступна извне корпоративной сети;
1.1.1.2.1 доступ к основному функционалу системы для пользователей;
1.1.1.2.2 полный доступ к функционалу системы.
1.1.2 Вид системы
1.1.2.1 Веб-сервис — не требуется установка на компьютеры пользователей;
1.1.2.2 Толстый клиент — требуется установка на компьютеры пользователей;
1.2 Подписание документов и/или аутентификация в системе осуществляется с помощью:
1.2.1 Электронной цифровой подписи;
1.2.2 Логина и пароля;
1.2.3 Сертификатов.
1.3 Доступы к документам
1.3.1 Все документы доступны всем пользователям. Ограничения в доступе накладываются в случае необходимости.
1.3.2 Пользователю доступны только его документы. Предоставление доступа к документами производится в случае необходимости.
1.3.3 Удаление документов в системе производится:
1.3.3.1 путем физического удаления;
1.3.3.2 путем переноса в архив и/или скрытую область.
1.4 Распределение ролей
1.4.1 Проводится жесткое распределение ролей по пользователям и документам
1.4.1.1 Роль для печати (на толстом клиенте);
1.4.1.2 Роль для создания;
1.4.1.3 Роль для изменения;
1.4.1.4 Роль для удаления;
1.4.1.5 и т.п.
1.4.2 Проводится мягкое распределение ролей по пользователям
1.4.2.1 Сотрудник;
1.4.2.2 Руководитель;
1.4.2.3 Администратор;
1.4.2.4 и т.п.
2 Контроль
2.1 Статусы исполнения:
2.1.1 Открыт:
2.1.1.1 Новый — установлен срок/порядок исполнения документа.
2.1.1.2 Продление — установлен новый срок/порядок исполнения документа по решению контролера (на основании доклада исполнителя о причинах невозможности исполнения в отведенные сроки и т. п.).
2.1.1.3 Как не исполненный (просрочен) — нет исполнения документа, нет сведений о причине неисполнения документа согласно вида Контроля. Статус присваивается документу автоматически.
2.1.2 Закрыт (архивный):
2.1.2.1 Как исполненный — исполнение документа выполнено в срок и/или согласно порядку установленного видом Контроля.
2.1.2.2 Как не исполненный — нет исполнения документа, нет сведений о причине неисполнения документа согласно вида Контроля. Статус присваивается документу контролером (в случае увольнения исполнителя и сокращения должности, отсутствия более необходимости исполнения документа).
2.2 История статусов Контроля:
2.2.1 Сохраняется история статусов Контроля документов (всегда можно собрать информацию о исполненных документах, которые имели нарушения сроков/порядка исполнения).
2.2.2 Сохраняется только финальный статус Контроля документа (главное исполнен ли документ на данный момент времени, а был ли он когда-либо просрочен или нет не важно).
2.3 Временной интервал Контроля:
2.3.1 Срочный — сроки исполнения по такому контролю устанавливаются с конечной датой исполнения.
2.3.2 Без срочный — сроки создания и исполнения по такому контролю устанавливаются регулярно без ограничения в будущем (постоянные обязанности).
2.4 Виды Контроля
2.4.1 Обычный:
2.4.1.1 срок исполнения семь календарных дней;
2.4.1.2 срок исполнения пять рабочих дней;
2.4.1.3 срок исполнения пять банковских дней;
2.4.2 Срочно:
2.4.2.1 срок исполнения три календарных дня;
2.4.2.2 срок исполнения три рабочих дня;
2.4.2.3 срок исполнения три банковских дня;
2.4.3 Немедленно:
2.4.3.1 срок исполнения один календарный день;
2.4.3.2 срок исполнения один рабочий день;
2.4.3.3 срок исполнения один банковский день;
2.4.4 Согласно графика выполнения:
2.4.4.1 срок исполнения устанавливается контролирующим руководителем в зависимости от вероятных внешних контрольных сроков (исполнение нормативных актов и приказов НБУ, необходимость соблюдения сроков переписки с внешними предприятиями/организациями и/или частными лицами и т. п.);
2.4.4.2 срок исполнения устанавливается контролирующим руководителем вне зависимости от вероятных внешних контрольных сроков;
2.4.4.3 срок исполнения устанавливается в соответствии с внешними контрольными сроками.
2.4.5 Согласно порядка выполнения мероприятий (Project Management):
2.4.5.1 срок исполнения устанавливается согласно порядка выполнения мероприятий после наступления соответствующих событий (открытие/закрытие другого Контроля связанного с текущим цепочкой проекта и т. п.).
2.4.5.2 срок исполнения устанавливается согласованно с другими событиями (параллельные проекты) при наличии соответствующих ресурсов и/или выполнении дополнительных условий/ограничений (наличие в штатном расписании исполнителей и/или в бюджете средств и т. п.).
2.4.6 Постоянный:
2.4.6.1 Срок/порядок исполнения Контроля устанавливается автоматически согласно Приказу о должностных инструкциях и/или другому нормативно правовому документу (в случае если не происходит автоматическое изменение должностной инструкции исполнителя см.Формирование должностных обязанностей) и требует наличия статуса закрытия. Для каждого срока/порядка порождается отдельный документ и Контроль.
2.4.6.2 Срок/порядок исполнения Контроля устанавливается автоматически согласно Приказу о должностных инструкциях и/или другому нормативно правовому документу (в случае если не происходит автоматическое изменение должностной инструкции исполнителя см.Формирование должностных обязанностей) и не требует наличия статуса закрытия. Порождается только один Контроль но сохраняется история статусов его исполнения (см.Сохраняется история статусов Контроля).
2.5 Порядок переноса Контроля
2.5.1 Контроль устанавливается согласно виду Контроля и не может быть изменен по документу и исполнителю. В этом случае единственный способ снять контроль это выполнить поручение без нарушения сроков или с их нарушением. За исполнение Контроля отвечает каждый исполнитель в цепочке.
2.5.2 Контроль устанавливается согласно виду Контроля, но может быть изменен по документу и исполнителю. В этом случае документы объединяются в цепочку:
2.5.2.1 документы в цепочке имеют одинаковый статус Контроля. Если первичный документ не исполнен ввиду переноса сроков и/или изменения исполнителей все документы в цепочке считаются не исполненными. Только исполнение всех документов в цепочке закрывает Контроль. (см.Сохраняется только финальный статус Контроля).
2.5.2.2 все документы в цепочке имеют собственный статус Контроля. Только исполнение всех документов в цепочке закрывает Контроль.
2.5.2.3 все документы в цепочке имеют собственный статус Контроля. Исполнение всех последних документов всех ветвей цепочки закрывает Контроль.
3 Создание документов
3.1 Пользователю доступно создание всех видов документов.
3.2 Пользователю доступно создание только тех видов документов, которые определены его правами.
3.3 Виды документов:
3.3.1 Служебные записки;
3.3.1.1 Отчет — документ, который формируется как ответ на Контроль;
3.3.1.2 Правовой запрос;
3.3.1.3 Правовое заключение;
3.3.2 Приказы;
3.3.2.1 Распоряжения;
3.3.2.2 Разъяснение и указание руководства;
3.3.3 Резолюции;
3.3.4 Должностные инструкции;
3.3.5 Положения;
3.3.6 Инструкции;
3.3.7 TODO задачи;
3.3.8 Мероприятия;
3.3.9 Регистрационная карта Контроля.
3.4 Лист рассылки формируется на этапе создания документа.
3.5 Документ, вносящий изменения в другие документы создается с прямыми ссылками на изменяемые части других документов (с целью автоматизации системы версионности документов и внесенных в них изменений).
3.6 Этапы создания документа:
3.6.1 шаблон:
3.6.1.1 выбор по подразделениям адресатам;
3.6.1.2 выбор по перечням решаемых вопросов;
3.6.1.3 автоматическое заполнение листа рассылки и согласования;
3.6.1.4 выбор собственных/общедоступных шаблонов;
3.6.2 черновик;
3.6.3 не подписанный создателем документ;
3.6.4 документ подписанный создателем.
3.7 Прикрепляемые документы в форматах .html .doc .rtf .odt .xls .pdf .ods, а также других легко распознаваемых форматов распознаются системой:
3.7.1 для формирования поисковых мета-данных;
3.7.2 и вносятся непосредственно в документ, а не как прикрепленные файлы.
4 Изменение документов
4.1 Изменение документа производится непосредственно в электронной записи документа:
4.1.1 изменение производится путем редактирования записи документа и логирования факта внесения изменения.
4.1.2 изменение производится путем редактирования записи документа и логирования измененных данных.
4.2 Изменение документа производится в копии документа (ревизии):
4.2.1 однажды созданный документ никогда не изменяется, для внесения изменений в документ создается копия документа, которой присваивается очередной номер ревизии документа. Только последняя ревизия документа имеет статус и Контроль документа, все предыдущие ревизии считаются в системе историческими.
4.2.2 однажды созданный документ никогда не изменяется, для внесения изменений в документ создается копия документа, которой присваивается очередной номер ревизии документа. Любая ревизия документа может иметь статус и Контроль документа. (см.Слияние ревизий документа).
4.3 Изменение черновика документа производится на любом этапе его разработки. История изменения Черновика формируется:
4.3.1 вручную пользователем — путем сохранения изменений;
4.3.2 автоматически — через установленные интервалы времени;
4.4 Слияние ревизий документа производится:
4.4.1 вручную;
4.4.2 полуавтоматически;
4.4.3 автоматически;
4.4.3.1 согласно старшинству сроков;
4.4.3.2 согласно старшинству табеля о рангах исполнителей;
4.4.4 не производится никогда.
5 Ознакомление и мониторинг
5.1 Ознакомление с документами, Контролями, TODO списками и т. п. производится аналогично почтовым системам:
5.1.1 Получение сотрудником на сервере/почте уведомления считается «доставкой» (пользователь имеет возможность ознакомиться документом/Контролем и т. п.).
5.1.2 Открытие документа не контролируется.
5.1.3 Подтверждение получения (принятия ко вниманию/исполнению) документа формируется:
5.1.3.1 автоматически — при порождении наследующих документов, поручений ссылающихся на полученный документ, Контролей и т. п;
5.1.3.2 вручную — путем явного указания (нажатия кнопки и т. п.) адресатом.
5.2 Система ознакомления предполагает:
5.2.1 отправку сообщения на почту;
5.2.2 отправку SMS;
5.2.3 формирование сообщения в папке входящий документов СЭД.
5.3 Система мониторинга дает возможность контроля состояний документа/цепочки на всех стадиях исполнения:
5.3.1 путем составления листа исполнения:
5.3.1.1 по документам;
5.3.1.2 по исполнителям;
5.3.2 путем информирования контролера/исполнителя:
5.3.2.1 по почте;
5.3.2.2 по SMS;
5.3.2.3 сообщением во входящую папку.
6 Согласование документов
6.1 Порядок согласования и подписания документов:
6.1.1 документ доступен для согласования всем сотрудникам по списку согласования:
6.1.1.1 сразу после отправки на согласование;
6.1.1.2 согласно порядку согласования;
6.1.2 документ доступен для подписания руководством:
6.1.2.1 только после получения согласования всеми согласующими лицами;
6.1.2.2 руководитель подписывает документ путем его согласования на этапе согласования.
6.2 Состав реквизитов согласования:
6.2.1 лист рассылки создается при создании документа и до формируется в процессе согласования.
6.2.2 Контроль создается при создании документа и до формируется в процессе согласования, но вступает в силу после подписания.
7 Поиск
7.1 Глобальный поиск по системе — предполагает возможность поиска по всем видам доступных для пользователя системам СЭД.
7.2 Поиск в рамках вида документа — предполагает возможность поиска по определенному виду документов.
7.3 Поиск по критерию и/или совокупности критериев и/или контекстному содержанию.
7.4 Поиск осуществляется в рамках выбранных политик безопасности (см.Безопасность).
8 Формирование должностных обязанностей
8.1 Формирование должностных обязанностей производится вручную так же как и создание обычных документов.
8.2 Формирование должностных обязанностей производится на основе включения в должностные инструкции выдержек из приказов, инструкций и распоряжений, а также иных документов, которые порождают в СЭД Контроль.
8.3 Формирование должностных инструкций производится на основе приказов и изменений к приказам. Контроль должностных обязанностей устанавливается только на основании таких приказов. Порождение Контроля без внесения изменения в приказ по должностной инструкции не допускается.
9 Справочники, каталоги и информационный портал
9.1 С целью обеспечения сотрудников дополнительной информацией система предоставляет ряд справочников:
9.1.1 Календарь:
9.1.1.1 для каждого сотрудника персональный календарь в который формируются автоматически все Контроли, TODO задачи и т. п., а также вручную назначенные события;
9.1.1.2 для каждого подразделения календарь событий и Контролей сотрудников подразделения, особые события для общего календаря организации и/или других подразделений;
9.1.1.3 для организации общий календарь событий;
9.1.2 Контакты включает в себя:
9.1.2.1 по каждому сотруднику:
9.1.2.1.1 Ф.И.О.;
9.1.2.1.2 фото;
9.1.2.1.3 телефоны;
9.1.2.1.4 офис каждого сотрудника;
9.1.2.1.5 общий круг обязанностей;
9.1.2.1.6 текущий статус (принят на работу, в декрете, кто/кого подменяет, отпуск, увольнение и т. п.);
9.1.2.1.7 дополнительную информацию (вплоть до создания корпоративной социальной сети).
9.1.2.2 по подразделениям:
9.1.2.2.1 структуру;
9.1.2.2.2 общее описание круга решаемых задач;
9.1.2.2.3 офисы;
9.1.2.2.4 новости для сотрудников подразделения;
9.1.2.3 по структуре:
9.1.2.3.1 информацию о назначениях/увольнениях и т.п.;
9.1.2.3.2 информацию о тренингах и мероприятиях;
9.1.2.3.3 новости;
9.1.2.4 заполнение справочника производится:
9.1.2.4.1 управлением по работе с персоналом;
9.1.2.4.2 сотрудниками лично.
9.1.3 Справочники/Форумы общедоступной информации:
9.1.3.1 всякая информация, которая доступна о банке извне (официальные данные отчетности, сообщения информационных агентств, официальные и неофициальные выступления руководителей банка и т. п.) должны быть доступны сотрудникам банка для ознакомления и обсуждения внутри банка;
9.1.3.2 система сбора и обсуждения рациональных предложений, с системой голосования по критериям:
9.1.3.2.1 важности;
9.1.3.2.2 личного предпочтения.
9.2 Система быстрого оповещения сотрудников — для различного рода экстренных и обычных частных и массовых оповещений сотрудников (регулярная информация, поддающаяся или не поддающаяся каталогизации в справочник), а также сбора структурируемой информации (опросники рейтинговых агентств, аудиторов и т. п.).
9.2.1 TODO список в виде древовидной архитектуры разделенной в соответствии с предоставленными правами:
9.2.1.1 каждый сотрудник (группа, подразделение и т. п.) имеет доступ на чтение и формирование ответа (делегирования по цепочке) в соответствии с указанным создателем TODO правом.
9.2.1.2 все имеют право просмотра TODO списка и ответов, но ответы могут давать только сотрудники, которым предоставлено право создателем TODO списка.
9.2.1.3 TODO список имеет субъективную систему взвешенности заполнения — процент важности и/или веса готовности указывается создателем/сотрудником.
9.2.1.4 TODO список имеет объективную систему взвешенности заполнения — процент заполненности высчитывается от общего числа заданий списка.
9.2.1.5 Связи TODO списка и Контроля:
9.2.1.5.1 формируются:
9.2.1.5.1.1 автоматически (контролер указывает необходимость создания TODO списков);
9.2.1.5.1.2 вручную (при получении Контроля сотрудник имеет опцию создания и/или делегирования TODO списка по Контролю);
9.2.1.5.2 закрывают Контроль:
9.2.1.5.2.1 заполнение TODO листа автоматически закрывает Контроль;
9.2.1.5.2.2 никогда не закрывает Контроль.
9.3 Информационный портал (база знаний) — для работы справочной службы банка, как основная система ЧаВо для всех сотрудников банка.
10 Оно Вам нужно вообще?
Данный опросник не претендует на награду «Самый всеобъемлющий», но тем не менее хорошо зарекомендовал себя на практике.
Буду благодарен за дополнения.