На рынке систем электронного документооборота, который традиционно считается зрелым, не наблюдается стагнации. Этот рынок постоянно меняется: новые игроки подталкивают «старожилов» двигаться быстрее.

60 млн документов в месяц — как управлять таким объемом и соответствовать потребностям бизнеса к изменениям? 23 апреля в 12:00 приглашаем на бесплатную онлайн-конференцию «Микросервисная архитектура в управлении корпоративным контентом». Участники встречи обсудят новые требования, решения и возможности ECM-рынка. Основная задача мероприятия — познакомить с трендами трансформации бизнеса в области корпоративного контента, возможностями и ограничениями гигантов рынка и новыми игроками.

В течение следующих двух лет будет создано столько контента, сколько не было создано за всю историю человечества, и 93% его будет в электронном виде. Такой вывод следует из отчёта компании Accenture, опубликованного в 2006 году. Подумайте об этом.

Ныне модно говорить о Web 2.0. В то время как идея коллективного разума, заложенная в это определение его же автором Тимом О’Рейли, по-прежнему остается темой досужих разговоров, нельзя не заметить, что всемирная паутина меняется. Веб-приложения по удобству использования становятся все ближе к настольным приложениям. Данная тенденция с нарастающей прогрессией охватывает Интернет и уже сегодня можно говорить о наступлении эры веб-приложений нового типа, «обогащенных» интернет-приложений или RIA. Впрочем, популярность таких терминов как Web 2.0 и RIA столь высока, что разработчики спешат повесить привлекательные ярлычки на свои продукты, порой толком не разбираясь в том, что подразумевается под этими терминами. Так, что же такое RIA на самом деле?

Стефан Элоп (Stephen Elop) – руководитель отделения Бизнесовых систем (Business Division) Microsoft твёрдо уверен, что в течение следующих пяти лет их офисные он-лайновские системы вместе с Dynamic CRM Online обеспечат не менее половины всех поступлений его отделения (суммарные доходы этого отделения сегодня составляют около $20 млрд.). Один только SharePoint Online, пару недель тому назад презентованный широкой публике, по заявлению Стефана Элопа уже сейчас приносит $1 млрд. при ожидаемом ежегодном приросте в пределах 35%.

Проведенный опрос довольно недвусмысленно показал, что такая аббревиатура хабрасообществу известна мало. Наверняка еще меньше слышали об ECM, CRM, SCM, CPM, BPM и других страшных трехбуквенных аббревиатурах.

Что характерно, другой возможности узнать о современном состоянии дел в области автоматизации предприятий, кроме как покопаться самому или поработать в этой сфере, у начинающих айтишников нет. Вузы этому не учат учат редко. (Меня, к слову, очень заинтересовал предмет «информационный менеджмент», встретившийся в комментариях — чему еще там учили?). Конечно, радует тяга людей к самообразованию, но отсутствие хотя бы начального введения в эту тему в вузах не радует.

Как и обещал, сообщаю, что опубликованы две следующие мои заметки серии, посвящённой продукции семейства SharePoint. В новых заметках приводится краткая истории развития семейства и связанная с ней некоторая специфика его продуктов, сервисов и их имён, вызывающая серьёзные недоразуменья почти у всех, кто впервые сталкивается с указанной продукцией Microsoft. При этом десятилетняя история этого семейства нас будет интересовать меньше с точки зрения голой хронологии, а больше как основа для лучшего понимания концепции SharePoint, его структурных и функциональных особенностей – откуда ноги растут, куда это всё движется и, самое главное, чего дальше от этого семейства можно дальше ожидать.

Материал «исторического» раздела разбит на два подраздела, каждому из которых посвящена отдельная заметка. Первая охватывает период с 1998 по 2006 годы (от Microsoft Content Management Server 2001 до Windows SharePoint Services/WSS 3.0). Этот подраздел предваряется общим обозрением специфики продукции SharePoint.

Во второй заметке даются общие данные о продуктах, выпущенных в 2007 и 2008 годах (Microsoft Office SharePoint Server 2007 и SharePoint Online). Указываются особенности их поставки и приводятся основные стоимостные характеристики. Там же делается первая попытка в самом общем виде спрогнозировать некоторые тенденции дальнейшего развития SharePoint.

При подготовке этих заметок я опирался на многочисленные источники (приводятся). Не все их мне удалось проверить, а здесь, к сожалению, встречались и достаточно противоречивые. Поэтому заранее благодарю всех, кто сделает поправки, уточнения и дополнения по изложенному материалу.

С развитием информационных технологий успешность компаний и организаций все больше зависит от эффективности методов работы с неструктурированной информацией – документами, электронной почтой, электронными формами, всем тем, что является основными информационными сущностями в современном бизнесе. Сегодня происходит революция мировоззрения в рамках которого неструктурированная информация перестает быть продуктом бизнеса, и становится высокоэффективным бизнес-инструментом.
От эффективности и дальновидности стратегии в области управления неструктурированной информации во многом зависит и продуктивность организации в целом. Так, уже сейчас для многих крупных и средних организаций решение задач по управлению неструктурированной активный контент вкупе с технологией бизнес-процессов, можно существенно информацией однозначно ассоциируется с использованием функционала специализированной Enterprise Content Management платформы.

Приглашаем вас на первую в России специализированную техническую конференцию, посвящённую продуктам и технологиям Microsoft SharePoint.

Программа будет состоять из двух секций: для разработчиков и ИТ-профессионалов. Так же, организована секция блиц-докладов по 30 минут, которая включает в себя доклады по обоим направлениям.

Основная часть докладов будет посвящена платформе, которая планируется к выпуску в первой половине этого года: SharePoint 2010. В заключение конференции будут организованы круглые столы, на которых можно будет обсудить наиболее острые вопросы разработки и администрирования с коллегами и приглашёнными экспертами.

Здравствуй, ХабраЮзер!

Это наш первый пост на Хабрахабре. Мы – компания «Электронные Офисные Системы», сокращенно — ЭОС. Возможно, кто-то о нас слышал, кто-то (мы очень на это надеемся!) знаком или даже работает с нашими продуктами – мы занимаемся разработкой систем электронного документооборота, ECM-решений и других продуктов для управления информацией.

Термины «электронный документооборот» и Enterprise Content Management звучат очень внушительно и солидно, и поэтому кому-то, возможно, тема покажется академичной и нудной, но мы знаем, что это не так – мы в этом очень даже уверены.

Возможность самостоятельной настройки системы «под себя», пожалуй, один из важных параметров, влияющих на выбор решения для управления бизнесом. Однако далеко не все системы позволяют сделать все самому и именно так, как это нужно для конкретной компании.
Под катом – пример того, как настроить систему eDocLib для управления прайсами компании, не зависимо от масштабов бизнеса и компетенции сотрудников, занимающихся закупками.

Поиск по Хабру не нашел подробных статей по системе Alfresco. В данной статье попробую убить сразу двух зайцев: рассказать что представляет из себя система Alfresco и как мы используем ее в нашей работе.

Как хранятся документы в небольшой организации? Самое простое — на локальном диске. А если необходима совместная работа — пересылаются по почте, либо, самый популярный вариант, на сетевом диске. Еще прекрасный вариант — Google Docs, но не уверен что он широко используется в Российской практике.

Не знаю, какого размера должна достигнуть организация, чтобы в ней задумались о внедрении системы электронного документооборота, но думаю примерно это цифра в районе 50-100 сотрудников, работающих с документами.

При мысли о системе электронного документооборота первыми на ум приходят дорогие решения от известных вендоров, таких как Microsoft, EMC, 1С и т.д. Но есть и альтернатива закрытым решениям — система управления документами с открытым исходным кодом Alfresco. Или, если по-английски, то Open Source Enterprise Content Management System (ECM, CMS).

Конкуренты Alfresco — это закрытое ПО, такое как EMC Documentum, Open Text, Sharepoint. Сами разработчики Alfresco пишут о своих конкурентах, как о наследии 90-х годов, которое:

• слишком дорого стоит
• слишком сложно использовать, разворачивать, масштабировать
• слишком сложно модифицировать под свои нужды
• слишком “проприетарно”

Попробую рассказать о системе, а вы уже решайте правы ли были разработчики.

Давно признано, что модель аренды приложений у провайдера SaaS – достаточно мощная альтернатива традиционным схемам продажи лицензированного ПО. Системы управления контентом (ECM) также активно предлагаются в формате SaaS, однако если объективно, то данный сегмент пока развивается не такими быстрыми темпами, как бы этого хотелось. Причины, по которым «облачная» аренда ECM до сих пор не стала массовой, можно условно разделить на субъективные (страхи и опасения клиентов) и объективные (экономические и технические). Причем влияние первых оказывается пока решающим.

Хочу рассказать о семилетнем опыте ведения курса Enterprise content management (ECM) в питерском электротехническом универе.

Предмет: СЭД и ECM

Последние годы отмечены весьма интенсивным развитием ECM-рынка. Многие государственные и коммерческие организации переходят на электронный документооборот и электронное хранение документов. В этой связи возрастает потребность в специалистах, обладающих актуальными знаниями и умениями в области ECM.
Инженеры и программисты должны уметь обеспечить техническую сторону вопроса. Документоведы должны знать специфику электронного документооборота. Финансистам и экономистам нужно знать тонкости работы с электронными финансовыми документами. Переход на электронный документооборот влечет за собой и изменения в юридической практике — следовательно, возникает необходимость дать соответствующие знания будущим юристам.
Задачи преподавания курса ECM в вузе можно сформулировать следующие образом: во-первых, это формирование у студентов представления о теоретико-методологических основах управления информацией, а во-вторых — изучение специфики использования современных средств и методов управления информацией в конкретных предметных областях.

От переводчика. В настоящее время наша компания ведет активную работу по созданию и внедрению систем электронного архива проектной и конструкторской документации. Начиная публикацию цикла статей по данной тематике, в который войдут как оригинальные тексты, так и переводные материалы, мы хотели бы предложить вниманию наших читателей статью Лена Аспри, австралийского специалиста в области ECМ, посвященную проблемам использования ECM-систем для работы с чертежами. Статья написана в 2006 году, но затрагиваемая в ней проблематика не утратила своей актуальности и сегодня: автор ведет речь о специфике чертежей как особого вида документов, о проблемах совместимости форматов хранения технической информации, о практических аспектах внедрения ECM-решений для работы с чертежами.
При переводе текстов по ECM-проблематике неизбежно встает проблема адекватной передачи терминологии. Для многих терминов достаточно сложно подобрать адекватные русские эквиваленты. Поэтому в переводе данной статьи мы в некоторых случаях сознательно отказываемся от калькирования английских выражений и передаем их при помощи уже закрепившихся в русском языке оборотов. Так, в некоторых случаях мы передаем аббревиатуру ECM (Enterprise Content Management) как СЭА (система электронного архива). Мы считаем этот шаг вполне оправданным, так как: (1) системы электронного архива принадлежат к классу ECM-систем; (2) в статье чертежи рассматриваются как записи (records), а термин «системы управления записями» (ERM, electronic records management) в русском языке не прижился, и для обозначения ERM-систем в русскоязычных публикациях гораздо чаще употребляется термин СЭА.

Чертежи являются носителями важной информации во многих государственных и коммерческих организациях, однако им еще не уделяется должного внимания при внедрении СЭА.
Чертежи важны уже потому, что они представляют такие активы предприятия, как здания, машины и оборудование. Вместе с технической документацией чертежи описывают эти активы.
Чертежи вполне можно рассматривать как записи, свидетельствующие о проектной и конструкторской активности, но при этом специалисты в области управления информации нередко недооценивают их важность, что зачастую подвергает организацию серьезному риску.
Нередко бывает так, что чертежам не уделяют внимания до возникновения чрезвычайной ситуации. К сожалению, в таких ситуациях нередко имеет место и потеря капитальных активов (Прим. перев.: работа по систематизации и переводу в электронный вид документации Саяно-Шушенской ГЭС началась лишь после печально известных событий августа 2009 года. В это же время наша компания оцифровывала проектные и технические документы Богучанской ГЭС).

По специфике своей профессиональной деятельности (разработка системы электронного архива, а также преподавание Enterprise content management в ВУЗе), я на протяжении последних 10 лет пристально изучаю ресурсы российского интернета по тематике электронного документооборота. Лично меня ситуация несколько удручает: с одной стороны, имеется много информации рекламного характера, с другой — мало независимой аналитики и образовательных ресурсов. Давайте попытаемся разобраться в этом тухляке и его причинах, проанализировав российские ресурсы.

Начнем с «независимых»

CNews

От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы системы электронного архива, мы уделяем достаточно большое внимание проблемам теории и методологии ECM. Недавно на сайте консалтинговой компании Doculabs мы нашли интересную статью, посвященную организационно-методологическим аспектам проблем внедрения ECM-решений. Автор выделяет типовые случаи неудачного внедрения ECM и пытается проанализировать их причины. Многие из описываемых проблем актуальны и для современной российской практики.
Приглашаем к обсуждению всех, чья профессиональная деятельность так или иначе связана с ECM-проблематикой.

Неудачи, с которыми приходится сталкиваться при внедрении ECM-решений, можно условно разделить на 3 группы:

1. Неспособность адаптировать ECM-систему под нужды и потребности конкретной организации.
2. Неспособность уложиться в конкретные сроки: внедрение ECM-решений обычно занимает больше времени, чем это изначально предполагалось.
3. Невозможность уложиться в рамки планируемого бюджета.

От переводчика. Начало Нового года — прекрасный повод для подведения итогов и анализа дальнейших перспектив. Не так давно на сайте компании Doculabs нами была найдена интересная статья Джо Шепли (часть 1 и часть 2). Мы не могли не обратить внимания на эту статью: занимаясь разработкой и внедрением собственной системы электронного архива, мы стараемся отслеживать все актуальные мировые тенденции и изменения. Предлагаем несколько сокращенный перевод этой статьи вниманию наших читателей. Автор статьи размышляет о текущих трендах на зарубежном рынке ECM-систем. Приглашая наших читателей к дискуссии, предлагаем поразмышлять о том, какими будет тенденции развития ECM в России в ближайшие несколько лет.

От переводчика. На собственном опыте мы знаем, что грамотно выстроенное взаимодействие с клиентом является залогом успешного внедрения ECM-систем. Как адекватно оценить положение дел в организации клиента? Как выявить существующие проблемы и наметить пути их решения? На какие моменты в общении с клиентом следует обратить внимание в первую очередь? Публикаций, посвященных проблемам организации работы по внедрению ECM-решений, в русскоязычном Интернете практически нет. Предлагаем вниманию наших читателей переводной материал, в котором затрагиваются данные вопросы.

От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы электронного архива, мы стараемся уделять особое внимание вопросам организационного-методологического характера. К сожалению, публикаций, посвященных вопросам методологии внедрения ECM-систем, очень и очень мало. Мы хотели бы предложить вниманию наших читателей переводной материал, являющийся продолжением нашего предыдущего поста. На первом этапе внедрение ECM-решений осуществляется первичное обследование организации клиента. Какая информация должна быть получена в результате обследования? На что следует обратить особое внимание? Надеемся, что статья заинтересует представителей самых разных областей деятельности, так или иначе связанных с ECM: технических специалистов, менеджеров, архивистов, документоведов .

Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям.
Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.