Процесс документирования эволюционно прорастает из скупых комментариев в коде по мере роста компании. Где-то в середине пути обычно появляются люди, которые говорят, что знают, как правильно, и что «в этой книжке написано, как надо делать документацию», и приносят в компанию какой-нибудь тяжелый процесс. Дальше идут обсуждения, споры, ссылки на разные источники с противоречивыми подходами и так далее. На самом деле всё это не случайно. Каждый раз, когда мы сталкиваемся с такими моментами, это значит, что есть культурные различия. Тренды меняются, и каждая эпоха дает свои учебники.

Под катом вместе с Максимом Цепковым будем разбираться, какие уроки можно вынести из разных подходов, как проектировать документы проекта, что занести в wiki, для чего подойдет Google Docs, а что обязательно должно все время находиться перед глазами. Да и вообще, зачем нужна это вся документация. Заодно и тему управления знаниями затронем.

«Матрица» — фильм братьев сестёр Вачовски — насыщен смыслами: философскими, религиозными и культурными, а иногда в нем находят теории заговора. Есть еще один смысл — командный. В команде есть матёрый тимлид и молодой специалист, которого нужно быстро обучить, влить в команду и отправить выполнять задачу. Да, присутствует специфика с кожаными плащами и солнцезащитными очками в помещении, но в остальном кино про командную работу и знания.



На примере «Матрицы» расскажу, зачем управлять знаниями в команде, как вписать управление ими в рабочий процесс, что такое «компетентность» и «модели компетенций», как оценивать экспертность и передавать опыт. А еще разберу кейсы: уход ценного сотрудника, хочу больше получать, управление знаниями в процессе разработки.

В современном мире продукты выпускаются все быстрее, а люди задерживаются в компании в среднем всего на пару лет. О том, как эти факторы влияют на участие сотрудников в процессе обмена знаниями, мы поговорили с одним из ключевых спикеров KnowledgeConf Алексеем Сидориным, руководителем направления «Управление знаниями и корпоративными коммуникациями» в КРОК.

Что ни говори, а управление знаниями (Knowledge Management, KM) все еще остается в среде айтишников этаким диковинным зверьком: Вроде бы понятно, что знание – сила (с), но обычно под этим понимаются некие личные знания, собственный опыт, пройденные тренинги, прокачанные скилы. Про общекорпоративные системы управления знаниями задумываются редко, вяло, и, в основном, не понимают, какую ценность могут нести знания конкретного разработчика в масштабах всей компании. Исключения, разумеется, есть. И тот же Алексей Сидорин из КРОК недавно давал прекрасное интервью. Но это все же пока единичные явления.

Вот и на Хабре до сих пор нет хаба, посвященного управлению знаниями, так что пишу свой пост в хаб конференций. Вполне обоснованно, если что, ведь 26 апреля, благодаря инициативе «Конференций Олега Бунина», состоялась первая в России конференция про управление знаниями в ИТ – KnowledgeConf 2019.



Мне посчастливилось поработать в Программном Комитете конференции, увидеть и услышать много такого, что перевернуло в какой-то мере мой уютный мирок менеджера по управлению знаниями, и понять, что ИТ до управления знаниями уже дозрело. Осталось понять, с какой стороны к нему подступиться.

Кстати, 10 и 17-19 апреля прошли еще две конференции про управление знаниями: Quorum CEDUCA и II молодежная конференция KMconf’19, на которых мне довелось выступать в качестве эксперта. Уклона в ИТ эти конференции не имели, но зато мне есть с чем сравнивать. В своем первом посте хочу поговорить о мыслях, на которые меня, специалиста управления знаниями, натолкнуло участие в этих конференциях. Можно считать это как советами для будущих докладчиков, так и для причастных к knowledge management по роду деятельности.

В апреле мы провели первую профессиональную конференцию по управлению знаниями в IT-компаниях. Было много докладов с большим количеством практических кейсов для тех, у кого «наболело».

Под катом взгляд на мероприятие глазами члена программного комитета, спикера конференции и простого участника: о топовых докладах, тяжелой доле спикера и практических фишках, которые удалось вытащить для себя с мероприятия.

Новый сотрудник в компании это стресс как для новичка, так и для компании. Для него все вокруг незнакомое: офис, продукт, команда, технологический стек, процессы. Ко всему этому нужно адаптироваться и разобраться побыстрее так, чтобы не замучить окружающих.

Процесс адаптации можно пустить на самотек. Учитывая затраты отдела HR, руководителя отдела, тимлида и других сотрудников на поиск подходящих кадров, это неэффективный подход. Когда новичок поймет, что ему никто не помогает влиться в коллектив, просто уйдет на испытательном сроке. Если останется, то адаптация займет слишком много времени, ее же никто не контролирует.



Поэтому процесс адаптации важно настроить. Отлаженная система экономит время и ресурсы компании и сотрудников, позволяет ввести новичка в курс дел максимально быстро и начать получать от него результат.

Настроить систему поможет адаптационный чек-лист. Он содержит в себе ключевые аспекты адаптации на разных этапах введения в должность: зоны адаптации, какие навыки и в какой последовательности должен изучить новичок, система наставничества, аттестация и обратная связь. Подробнее о том, что такое чек-лист и как он работает, расскажет Алексей Петров (pifagor_mc).

Видов e-learning курсов для обучения сотрудников в компаниях бывает много. Они начинаются с простых презентаций и заканчиваются интерактивными курсами с элементами геймификации и сложной программой обучения, которые можно проходить даже на телефоне. Вне зависимости от сложности, у большинства корпоративных курсов есть общая черта — они одноразовые. Это значит, что они линейны: трудно найти определенный блок, страницу или вопрос, не пройдя весь курс целиком, поэтому у сотрудников нет ни возможности, ни желания пройти курс второй раз. Курс мог бы помогать сотруднику обновлять знания и получать новые, использоваться в системе управления знаниями, но он лежит мертвым грузом на сервере.



На корпоративные курсы компании тратят много ресурсов. Собрать информацию у экспертов, структурировать, написать план, вопросы, тесты, добавить интерактив, анимацию — на все это уходит время и силы разработчиков. Естественно, что компания ожидает получить максимальную пользу от вложенных сил. Но когда к курсам не возвращаются после прохождения, «инвестиции» не оправдываются.

Как получать максимум от «инвестиций» и создать e-learning курс, который будет использоваться много раз и работать как база знаний, развиваться, дополняться и формировать вокруг себя активное сообщество, расскажет Елена Тихомирова. Елена — CEO eLearning Center, архитектор систем обучения, педагогический дизайнер, автор книги «Живое обучение: как заставить e-learning работать» о стратегии внедрения и развития электронного обучения.

Каждая команда рано или поздно сталкивается с проблемой управления знаниями. Когда не приживаются новички, когда уходит опытный сотрудник и это вызывает панику, когда тяжело найти в общей папке важный документ или продуктовая команда постоянно опаздывает со сроками — всё это задачи управления знаниями. При этом мы не говорим об IT, проблемы в любой индустрии практически идентичны. Решение здесь — внедрение системы управления знаниями (СУЗ).



На KnowledgeConf 2020 Online мы рассказываем и обсуждаем, как внедрить СУЗ лучше, удобнее, дешевле и быстрее. Всё это на примерах и историях, на чужих ошибках и удачных методиках, чтобы взять себе хорошие идеи и практики, а ошибки не повторять. Поэтому программа KnowledgeConf 2020 Online — это пошаговый план создания системы управления знаниями с нуля до уровня крупнейших компаний. 

• Сначала смотрим кейсы, истории ошибок и успехов других компаний.
  
• Переходим к современным технологиям и методам обучения, например, к удаленному.
  
• Изучаем и применяем ПО и платформы для создания СУЗ.
  
• Вовлекаем сотрудников и создаем культуру постоянного обмена знаниями.
  
• Тренируемся и оцениваем эффективность того, что сделали.
  

План реализуем 18 и 19 мая через 24 онлайн-доклада, знания с которых закрепим на митапах. Благодаря онлайн-формату всё это станет доступнее. Как и сама конференция: стоимость организации снизилась, при этом контента стало в два раза больше, а цена билетов — меньше. Для юрлиц цена уменьшилась в два раза, а для физических в четыре — до 4900 рублей (до 13 мая). 

На конференции добавили новые форматы. Например, экспертная комната, где участники делятся идеями со спикером, и lightning talks — короткие доклады с ответами на вопросы. Не забываем, конечно, о нетворкинге через совместное решение задач, круглые столы, мозговые штурмы и воркшопы с демонстрациями экрана. Посмотрим, что нас ждет.

Toyota — мировой лидер автомобилестроения, один из самых дорогих автомобильных брендов и синоним слова «качество». Toyota известна своей сложной производственной системой, благодаря которой она стала мировым лидером. На её описание потребовалось 10 лет и 20 версий, в итоге появился документ «Философия Toyota 2001». Часть принципов из этой книги — кайдзен и канбан — используются в IT. Но эти принципы лишь часть системы постоянного обучения и непрерывного совершенствования, которая плотно интегрирована во все процессы корпорации.



В системе обучения много разных принципов и техник. Например, перед разработкой новой модели инженеры Toyota изучают передовые разработки поставщиков и технологии конкурентов: разбирают их автомобили, изучают и фиксируют удачные технические решения. При этом обучаются не только инженеры, но и вся компания. Для этого используются контрольные листки, матрицы качества, ретроспективы, таблицы навыков, базы данных стандартов и всех прошлых проектов. Всё это помогают сохранять и систематизировать знания, расти, обучаться и выпускать качественные продукты. Другими словами, в Toyota реализована почти идеальная система управления знаниями. Поэтому они лидеры.

История Toyota — отличный пример управления знаниями. Но что будет, если знаниями не управлять, а систему не выстраивать? Велосипеды, сломанные конвейеры, автобусы, «сжигание» денег на онбординге и legacy — все это случается с компаниями, когда они не задумываются об управлении знаниями.

Гарри Клейн — американский психолог, исследователь интуитивных решений в экстремальных ситуациях. В своей книге «Источники силы» Клейн описал один случай: пожарная команда приехала вызов, в жилом доме горела кухня. Команда вошла в помещение и начала тушить огонь, но он не затухал. В какой-то момент командир почувствовал тревогу и приказал срочно уходить. Когда все вышли из дома, пол на кухне провалился. Оказалось, что пожар начался в подвале, а потом перекинулся наверх, поэтому погасить его на кухне не удавалось.



Позже Гарри Клейн опрашивал командира, чтобы собрать материал для книги и ему удалось разобрать его интуитивное решение на части: огонь на кухне был слабым, но при этом слишком много жара и дыма для такого пламени. Командир почувствовал, что ситуация опасная и вывел команду. Это пример «неявного знания», которое спрятано так глубоко, что оно проявляется только в реальной ситуации.

Вытягивать «неявные знания», которые особенно помогают в экстренных ситуациях — одна из задач менеджера по управлению знаниями. Например, упал продакшн, серверы отказываются работать, но никто не знает почему. При этом полгода назад случалось что-то подобное и проблему решил Петя: «подшаманил», подкрутил и все заработало. Правда, Петя ушел в другую компанию, а ретроспективу не проводили, в базу знаний происшествие и решение не добавляли, потому что и базы-то никакой нет. Но если бы в команде был управляющий знаниями, возможно, последствий было бы меньше, а проблема бы решилась быстрее.

Онтико давно проводит классические офлайн-конференции, HighLoad++, KnowledgeConf или РИТ++. Это мероприятия на несколько сотен или тысяч человек с привычным паттерном действий: можно физически ходить на доклады, сидеть в кресле, слушать, а после общаться со спикером за кружкой кофе. Но в марте ввели ограничения на массовые мероприятия и оставался единственный выход — переходить в онлайн. До этого мы думали, что онлайн-конференции это скучно и никому неинтересно, но оказалось, что это не так.



Почему онлайн это не скучно и каково перестраиваться с офлайн на онлайн, расскажем на примере конференции по управлению знаниями KnowledgeConf, которую мы провели в мае. Будет полезно тем, кто собирается выступать или участвовать в онлайн-конференциях, чтобы отличать посиделки в Zoom от полноценного онлайн-мероприятия.