Карантин пришелся на период подготовки к запуску большой ERP системы на крупном механоремонтном предприятии. Встал вопрос – как обучать пользователей системы, коих было около 600 человек? Проблема в том, что это не те люди, которые «на ты» с компьютером, и которые рвутся учиться работе в новой системе.

При внедрении ERP компания Oracle использует методологию (AIM for BF — Application Implementation Method for Business Flow в прошлом, а ныне OUM — Oracle Unified Method), в которой применяется итеративный подход ко внедрению системы. Этот подход включает в себя несколько ключевых положений:

1. Внедрение начинается с прототипа, в котором уже реализованы цепочки бизнес-процессов, которые могут быть приняты заказчиком в качестве целевых. При этом могут быть и отличия, которые в ходе проекта необходимо устранить.
2. Для работы по проекту создается единая команда состоящая из консультантов, представителей заказчик от бизнеса и ИТ службы. Представители заказчика обучаются в ходе проекта и совместно с консультантами тестируют прототипы системы, формулируют требования к системе и принимают их реализацию. ИТ служба принимает активное участие, реализует часть требований, и по окончанию проекта берет систему на поддержку.
3. В ходе проекта настраиваются еще несколько прототипов, которые с каждой итерацией становятся ближе к требованиям заказчика. В ходе проекта требования несколько раз уточняются и изменяются.

Некоторое время назад мы с коллегами с жаром обсуждали, что такое цифровизация, и чем она отличается от автоматизации, информатизации, внедрения приложений и т.п.

Наиболее опытные и циничные говорили, что это маркетинговый ход «айтишников», позволяющий снять еще одну толстую стружку с бизнеса, заставить его заплатить за новые информационные технологии. Сначала были АСУ, потом ERP и прочие модные темы, а сейчас эти слова уже никого не возбуждают, и нужны новые идеи, которые можно продать.

Соглашаясь, что в этих словах есть доля правды, тем не менее решусь с ними не согласиться.

Начало нового проекта как правило сопровождается решением массы организационных вопросов: как будут взаимодействовать участники проекта, где будут храниться документы и как будет построено их согласование, как будут ставить задачи и выдавать поручения… В каждой компании, у каждого руководителя проектов, уже есть заготовки и предпочтения. Но всегда полезно посмотреть, как это делают другие. Поэтому предлагаю познакомиться с примером из практики, который вышел весьма удачным.

Опыт руководителя проекта проявляется в том числе и в мелочах, которые позволяют ему работать эффективно. Особенно это важно в начале проекта, когда нужно быстро запустить все процессы. Опытный РП приходит на проект с чемоданчиком собственных инструментов и приемов, позволяющих стартовать без долгих обсуждений, как лучше организовать работу.

На тренингах иногда спрашивают о фишечках, приемах и технологиях. Когда долго чем-то занимаешься, то такие вещи становятся само собой разумеющимися, и сложно сразу ответить на вопрос. Тем не менее я попробую выделить некоторые, на первый взгляд незначительные моменты, которые помогают экономить время и силы. Маленькие лайфхаки.

Мой опыт работы в проектном офисе, подсказывает, что для повышения квалификации руководителей проектов наилучший результат дает комбинация методов. Добавление же в эту систему некоторых приемов дает кратную прибавку результата.

Кажущаяся простота

В любом учебнике, включая PMBOK, процедура управления рисками описывается в кристально простых и понятных терминах.

Риск нужно:

• выявить
• подвергнуть качественному и количественному анализу
• поместить в соответствующий раздел матрицы рисков
• принять решение по работе с ним
• отслеживать до наступления или потери актуальности.

Однако в реальной жизни не так часто можно увидеть аккуратное следование этим процедурам и еще реже — пользу от этого.

За кажущейся простотой лежит ежедневная работа руководителя проекта, требующая дисциплины, творческого подхода и интеллектуальных усилий. А поскольку риск — это вероятное событие в будущем, которое может быть и не произойдет, заниматься этим сейчас некогда и не хочется — есть более насущные задачи.

Допустим, руководитель проекта понимает, что управлять рисками необходимо. Убеждать его в этом не нужно. Но как это сделать наиболее эффективным способом? Какие приемы и инструменты стоит использовать, чтобы с минимальными затратами времени действительно снизить потери от наступления рисков?

На нескольких проектах по внедрению корпоративных систем я сталкивался с задачей планирования и контроля задач, которые плохо поддаются прогнозированию. Представьте, необходимо выполнить множество однотипных задач, и в них задействовано большое количество людей, при этом вы точно не знаете, в какой последовательности они будут выполняться и сколько времени они займут.

Привычные в проектном управлении диаграммы Гантта работают в таком случае плохо. Типичный пример — разработка расширений для КИС.

Ниже я расскажу, какой метод мы использовали на проектах для того чтобы контролировать большое количество параллельных задач с минимальными затратами на администрирование.

На большом проекте приходится отходить от методов и инструментов, которыми привык пользоваться на проектах меньшего масштаба. Поделюсь собственными наблюдениями, сделанными на проекте внедрения ERP, где я тружусь в качестве руководителя РМО. И задам вопрос, который может привести к полезной дискуссии об использовании инструментов организации совместной работы большой проектной команды.

С чем сейчас работает руководитель проекта? Какие инструменты использует, чтобы планировать, собирать данные, контролировать ситуацию, готовить отчеты?

Чаще всего это MS Project, Excel и почта. Прекрасные средства, я и сам очень долго ограничивался ими. Но на большом проекте, особенно в распределенной команде, работать становится труднее. Слишком много телодвижений нужно совершить, чтобы поставить задачи, собрать статус по ним, откорректировать план и дать обратную связь.

Но есть и другие средства, и я расскажу о некоторых из них, начиная от самых простых и бесплатных к более сложным и дорогостоящими.

• Asana
• Trello
• SmartSheet
• Мегаплан
• JIRA
• Clarizen