С ростом масштабов бизнеса на первый план выходит вопрос регулирования закупок. Его цель — сократить риски поставок для производства, обеспечить прозрачность выбора поставщиков и минимальные закупочные цены для владельцев. Для этого требуется внедрить и автоматизировать конкурентные процедуры выбора поставщиков.

1. Есть как минимум два распространенных способа выбора поставщика: запрос котировок и запрос предложений. Последний часто называют тендером. Отличие их в том, что определение поставщика в первом случае происходит исключительно по цене, а во втором — по более широкому перечню критериев, объявленных публично или скрытых от участников.

Особенности конкурентных процедур

Практика конкурентных процедур за последние десятилетия была принята во всех организациях, имеющих то или иное отношение к бюджетному финансированию (речь о нормах федеральных законов с условным обозначением 44-ФЗ, 223-ФЗ и др.). Для неё характерно широкое применение строгих форм процедур — так называемых «торгов», если говорить терминами Гражданского кодекса РФ: у заказчика возникает обязательство заключить договор с победителем торгов. В коммерческом секторе ту же процедуру называют иначе — «тендер», «запрос предложений» и др.

Выделим основные характеристики процедуры, устоявшиеся в российском коммерческом секторе:

Процесс закупок в средней и крупной компании — это взаимодействие десятка категорий специалистов и руководителей, обработка данных сотен и тысяч товарных позиций, многие гигабайты сопроводительных документов. Правильный подход к автоматизации этих процессов даст компании преимущество за счёт сокращения сроков снабжения и возможности быстрого манёвра в ответ на изменение внешней среды.

Операторы профильных электронных площадок помогают расширить круг потенциальных поставщиков и оперативно с ними взаимодействовать, однако об удобстве работы в таких ситуациях говорить, как правило, не приходится. Собрав и подготовив исходные данные для закупки, их нужно повторно ввести на площадке в требуемом там формате, после получения предложений данные оттуда вручную вставлять в принятые в компании печатные формы документов, а затем направлять их на согласование во внутренней системе электронного документооборота. Существенную часть времени закупщик занимается копированием и адаптацией форматов информации, а не своими непосредственными обязанностями.

Что касается алгоритма проведения закупочной процедуры, здесь закупщик тоже ограничен правилами и возможностями конкретной электронной площадки. Он вынужден совершать ненужные действия или же обходить ограничения, переходя на прямое взаимодействие с контрагентами по телефону или электронной почте. Когда закупка проходит в подобном ключе, разобраться в массиве накопившихся данных может быть непросто даже непосредственному исполнителю, не говоря уже о руководителе или аудиторе.