В мае нынешнего года компания Натальи Касперской InfoWatch предложила инновационную систему контроля за хранением корпоративных тайн. Специалисты ИТ-компании разработали «прослушку», позволяющую перехватывать и анализировать разговоры сотрудников по рабочим мобильным телефонам. За инициативой последовало множество вопросов, главные из которых — зачем руководители внедряют технологии контроля рабочего процесса, и приносят ли новые методики оценки производительности пользу сотрудникам?
На рынке «корпоративного контроля» сегодня присутствуют сотни компаний. Сомневающиеся в качестве работы подчиненных работодатели имеют доступ ко множеству высокотехнологичных инструментов. В условиях кризиса количество «внутренних угроз» для компаний возросло, и желание руководства контролировать корпоративные коммуникации и рабочий процесс только усилилось.
Рассмотрим технологии контроля рабочего процесса и выясним, могут ли они приносить пользу не только работодателю, но и сотрудникам.
Трудовая дисциплина и исполнение служебных обязанностей: электронные системы организации рабочего процесса
Во время кризиса работодатели особенно внимательно следят за трудовой дисциплиной персонала: урезанные бюджеты вынуждают отказываться от услуг специалистов, демонстрирующих низкую производительность труда.
«Безусловно, эффективность сотрудников стала играть еще более важную роль: с ухудшением экономики подавляющее большинство работодателей провели оптимизацию численности, сохранив самый квалифицированный, работоспособный и лояльный компании персонал, который сможет работать за двоих, совмещая несколько функций», — замечает руководитель департамента по работе с персоналом Job.ru Инна Державина. «За бортом» рискуют оказаться те, кто срывает дедлайны, регулярно опаздывает на работу или посвящает рабочее время решению личных проблем.
Повысить эффективность командной работы и отследить личный прогресс сотрудников в выполнении заданий помогут системы организации и контроля рабочего процесса. Среди наиболее известных ресурсов — Pyrus, CrocoTime, Wooboard, «Стахановец», «Мегаплан». Все они помогают оптимизировать рабочие нагрузки и отражают реальную «картину дня» сотрудников офиса. Так, работодатель в любой момент может проверить, находится ли тот или иной член команды на своем рабочем месте и выполняет ли он свои прямые обязанности.
«Теперь, если кто-либо из сотрудников не выходит на работу, система учёта рабочего времени фиксирует это», — делится опытом работы с CrocoTime начальник отдела кадров B2B-Center Алина Искендерова. — «Статистика CrocoTime обновляется раз в пять минут, и мы можем оперативно связаться с руководителем отдела и выяснить причину отсутствия подчинённого». Наряду с учетом «посещаемости», ресурсы помогают определить, кто из сотрудников сидит в социальных сетях или играет в онлайн-игры в рабочее время.
Наибольшую пользу внедрение электронных системы организации и контроля рабочего процесса принесет руководителям крупных компаний. По данным аналитиков сервиса «Стахановец», в организациях, штат которых превышает 50 человек, сотрудники тратят на решение деловых задач только 38% рабочего времени, так как личный вклад каждого отдельного члена команды сложно определить.
В «плюсе» остаются и наемные работники — тщательный контроль за рабочим процессом позволяет выделять и премировать наиболее эффективных членов команды, что значительно повышает мотивацию к труду. Кроме того, внимание к личному прогрессу каждого отдельного сотрудника помогает пересмотреть систему оплаты: работники, справляющиеся с большим объемом задач, смогут получать больше, чем их неорганизованные коллеги.
Контроль качества работы выездных сотрудников: системы FSM (field service management)
С рядом сложностей сталкиваются и руководители компании, чьи сотрудники выезжают к клиентам для оказания услуг (например, для сборки мебели, ремонтных и монтажных работ, уборки помещений). В условиях офиса можно контролировать работу подчиненных лично, но следить за нескольким�� выездными бригадами удаленно гораздо сложнее. Эффективным решением этой проблемы может стать сервис управления выездными сотрудниками Planado, который как заявляется, способен повысить производительность труда мобильных бригад более чем на 30%.
Planado не только облегчает коммуникацию между руководителем и выездными сотрудниками, но и помогает бригадам придерживаться единых стандартов работы, что значительно повышает качество оказываемых услуг. Кроме того, ресурс позволяет следить за «невидимыми работниками»: благодаря Planado сотрудники не смогут в течение дня заниматься своими делами под предлогом «затянувшейся работы». Поможет ресурс и тем руководителям, которые подозревают свои сотрудников в подработке «на стороне» в рабочее время, — благодаря грамотной оптимизации задач, у нечестных работников просто не останется времени на то, чтобы выполнять личные заказы.
« [...] Проблема актуальна в разных областях: у компаний, которые устанавливают окна, обслуживают охранно-пожарную сигнализацию, занимаются клинингом, сбором мебели, ремонтом техники на дому и др. У всех организаций, использующих выездных сотрудников, одни и те же проблемы, которые можно решить внедрением новых технологий — замечает руководитель Planado Вадим Захариков. — Эффективность инструментов для управления доказана различными исследованиями. Судя по нашему первому опыту, работает это и в России — в среднем внедрение приложения позволяет повысить продуктивность выездных сотрудников на 31%».
Выигрывают от использования Planado и сами выездные работники. Так, диспетчер всегда посылает к клиенту бригаду, которая находится ближе всего территориально, что позволяет существенно сэкономить время на дорогу. Контроль за выполнением поставленных задач позволяет избежать временных накладок и стрессовых ситуаций — до тех пор, пока текущее задание не будет выполнено, бригада не получит новых срочных вызовов.
Внедрение системы контроля за работой выездных сотрудников Planado облегчает и процесс трудовой адаптации новичков: выполняя заказы, они могут опираться на пошаговый план работы. Фотографию результата можно отправить в офис, чтобы получить оценку более опытных коллег.
Безопасное хранение корпоративной информации: DLP-системы
По данным масштабного исследования компании Zecurion, максимальный размер ущерба, который понесла отечественная компания в результате «слива» корпоративных тайн, составил в $30 млн. Средний же финансовый ущерб крупных коммерческих организаций от одной утечки — $820 тыс. Чаще всего инсайдеры похищают и продают персональные данные сотрудников и акционеров (74,3%), списки клиентов и поставщиков (70,2%), а также персональные данные клиентов (69,2%).
Защитить корпоративные тайные помогут DLP (Data Leak Prevention) — системы. Чаще всего они выполняют сразу несколько задач — отслеживают и анализируют деловую и личную переписку с рабочих компьютеров, «перехватывают» сообщения в социальных сетях и мессенджерах, фиксируют копирование данных в облако или на внешние носители, проверяют историю запросов в браузере. Отдельное внимание уделяется переводу внутрикорпоративной информации на бумажные носители. Невероятно, но в 10% случаев краж производственных данных инсайдеры просто распечатывают необходимое на офисном принтере.
«Мы не можем контролировать всех сотрудников, мониторим в первую очередь группы риска — 85% нарушений и утечек приходится на увольняющихся сотрудников, — утверждает руководитель аналитической службы Solar Security Галина Рябова. По мнению эксперта, в «список подозрения» должны попадать и сотрудники, чьи расходы очевидно не совпадают с зарплатой. Например, те, кто неожиданно для коллег приобретает автомобиль или недвижимость.
Контроль за поведением в социальных сетях и запрет на мессенджеры
Особое внимание сотрудники служб безопасности крупных компаний уделяют и содержанию страничек сотрудников в социальных сетях. «Пост сотрудника может разрушить репутацию компании, если он напишет о задержке зарплаты, сорванной сделке или готовящихся сокращениях,» — уверен основатель компании Sidorin Lab Дмитрий Сидорин — «сейчас каждый сотрудник в социальной сети, указавший название своей компании, является носителем торговой марки».
Однако, заинтересованные в сохранении деловой репутации руководители интересуются не только постами о компании и селфи с рабочего места (на них по невнимательности нередко запечатлевают рабочую документацию), но и списками «друзей» и подписками подчиненных. Если в друзьях присутствуют сотрудники конкурирующих фирм и журналисты из профильных изданий, работник может попасть в «группу риска».
Немало подозрений вызывает и деловая переписка в мессенджерах. Так, руководитель компании «Мегаплан» Сергей Козлов предпочел закрыть доступ сотрудников к Telegram, чтобы «история общения и обсуждения оставалась в компании».
«Да, в конце прошлого года я был вынужден закрыть доступ к Telegram из офиса, чем вызвал волну негодования. Как и любой гендиректор, я хотел знать, чем заняты мои люди и есть ли проблемы в работе. Что я мог предложить? Только достойную замену. Поэтому поставил перед разработчиками задачу — сделать чат, в котором было бы не менее удобно общаться. Теперь обсуждаем задачи, не выходя из «Мегаплана», а история общения остается в компании» — заявляет Сергей Козлов.
Пряник: как избежать негативной реакции сотрудников
Далеко не все сотрудники готовы работать под постоянным контролем со стороны руководства. Наиболее негативно воспринимается желание отслеживать звонки с корпоративных сим-карт и переписку с рабочих компьютеров. Отечественные правозащитники считают подобное нарушением конституционных прав трудящихся и называют любую «офисную прослушку» незаконной. Однако, даже внедрение field management — систем может вызвать недовольство подчиненных.
Главным механизмом борьбы с негативной реакцией эксперты считают открытый и честный диалог с коллективом. «Желательно, конечно, провести анкетирование среди сотрудников и дать возможность им высказаться, чтобы точно понять, чем именно они не довольны», — советует Сергей Ожегов, коммерческий директор компания SearchInform.
Работники должны знать, какие механизмы контроля будут внедрены, и как это отразится на оценке их деятельности. Большинство руководителей считает, что сотрудники компании должны быть в курсе того, что за их работой наблюдают. Так они не смогут скомпрометировать себя случайно и успеют перестроить свою работу в соответствии с новыми требованиями.
«Как правило, сотрудники не любят нововведения, поэтому имеет смысл и материально заинтересовать их». — уверены создатели сервиса Planado. Один из возможных способов мотивации — проведение сертификации команд или офисов, которые соответствуют высоким стандартам работы и поддерживают их на протяжении долгого времени. Сотрудников-«чемпионов», которые показывают наиболее высокие результаты в работе с новой системой оценивания, можно наградить прибавкой к зарплате или премией. Важно объяснить подчиненным, что внедрение новых систем контроля рабочего процесса выгодно для них ничуть не меньше, чем для руководства. Если сотрудник справляется со своими задачами в срок, по результатам проверок он получит поощрение.
Для того, чтобы внедрение новых механизмов контроля рабочего процесса прошло «безболезненно» для коллектива, необходимо:
- Заранее сообщить сотрудникам о введении новых методик оценки их деятельности. Рассказать, что именно будет анализировать электронная система (посещаемость, количество часов работы, использование рабочего компьютера и офисной техники для личных нужд, своевременность выполнения рабочих задач и т.д.). В идеале — провести общее собрание, посвященное только этому вопросу.
- Объяснить, что нововведение принесет пользу не только руководству, но и коллективу (сотрудники, привыкшие прятаться за спинами коллег, перестанут «тормозить» работу команды, наиболее трудолюбивых и ответственных ждет награда).
- Быть готовым неоднократно ответить на вопросы подчиненных о нововведении.
- Разработать программы поощрения для сотрудников, демонстрирующих в новых условиях наибольшую производительность труда (премии и прибавки к заработной плате).
- Повысить мотивацию работников, устраивая корпоративные соревнования между отделами и сотрудниками, занимающими одинаковые должности. Вознаграждать тех, кто продемонстрирует наилучшие результаты.
